5 modi in cui Xero può aiutarti con le tue finanze

Contabilità può essere fonte di confusione Top 12 Corsi di contabilità online per chiudere il tuo Skill Gap Top 12 Corsi di contabilità online per chiudere il tuo Skill Gap Grazie a corsi online di alta qualità gratuiti e poco costosi, è più facile che mai essere il proprio CFO per il tuo business nuovo o esistente . Leggi di più, richiede molto tempo e (se devi pagare un contabile professionista) costoso.

Non sorprende, quindi, che il software di contabilità abbia iniziato ad aumentare la popolarità tra freelance e piccoli imprenditori.

Tale software è tipicamente adattato al paese in cui viene utilizzato, può gestire tutti gli aspetti del processo di contabilità ed è molto più conveniente rispetto al pagamento di un professionista.

Una delle soluzioni più popolari disponibili è Xero. Daremo un'occhiata a cosa è e cosa puoi fare con esso.

Cos'è Xero?

Xero è stata fondata in Nuova Zelanda nel 2006 e da allora è cresciuta fino ad avere più di 600.000 utenti. Offrono il loro prodotto basato sul comunemente usato “software come un servizio” (SaaS), quindi non è necessario scaricare nulla per poterlo utilizzare.

Hanno ricevuto numerosi riconoscimenti nel settore, tra cui due Webby Awards nel 2009 e uno nel 2010, un Fast Company Innovation by Design Award nel 2012 e, in modo straordinario, il primo posto in Forbes Magazine “100 aziende di crescita più innovative” lista nel 2014.

Il prodotto stesso è uno dei software di contabilità più multi-presenti sul mercato oggi, che offre quasi tutto ciò che una piccola impresa o un libero professionista deve avere successo.

Le sue caratteristiche principali includono:

• • Gestione dei flussi di cassa (contabilità online, riconciliazione bancaria, rapporti di budget e gestione dell'inventario)

Fatturazione (invio, pagamento e emissione di preventivi)

• Gestione dei pagamenti (richieste di spesa, fatture e ordini di acquisto)
• Gestione delle buste paga (inclusi tempi e retribuzioni standard)
• Assistenza fiscale (W-2, 1099, calcoli delle imposte sulle vendite e dichiarazioni di deposito)

Ma quali sono le sue cinque funzioni più utili? Indagiamo.

Imposta

Ah, tasse ... 940 federali, W-2, 1099, tasse di occupazione, tasse di disoccupazione - cosa significa tutto?!

Mentre Xero non può insegnarti tutti i codici e le forme fiscali federali e statali (sebbene abbiano una grande guida di aiuto di base), può fare calcoli e inviarli molto più facilmente.

Ad esempio, ti consentirà di calcolare immediatamente quanto dovrebbe essere archiviato su W-2 e 1099. Rimuoverà persino la confusione senza fine su 1099 classificazioni del fornitore, consentendo di eseguire un report e quindi apportare le modifiche necessarie.

Ecco uno sguardo al processo:

Per poter presentare un W-2 (probabilmente il modulo fiscale più comune negli Stati Uniti), devi prima creare un dipendente. Fai questo cliccando Payroll> Aggiungi dipendente e compilando i necessari dettagli personali.

Successivamente, dovrai inserire i loro dati di lavoro, compresi i dati relativi al salario e il loro numero di previdenza sociale. Ovviamente dovresti già avere le informazioni di tutti i tuoi dipendenti, ma la mancata aggiunta qui risulterà nella tua incapacità di aggiungere l'individuo al tuo libro paga.

Infine, è possibile aggiungere i propri dati fiscali federali e statali. Va notato che questo può essere ancora un potenziale campo minato per i non professionisti. Potrebbe essere saggio pagare un contabile per assicurarsi che tutto sia impostato correttamente - è autosufficiente da allora in poi, quindi continuerai a risparmiare parecchio sulle tariffe a lungo termine.

Una volta che hai completamente impostato un dipendente, dovrai anche impostare le tasse della tua azienda. Non sarai in grado di creare un libro paga (e quindi generare dati di dichiarazione dei redditi) finché non lo avrai fatto.

Navigare verso Impostazioni> Tasse e inserisci le informazioni federali e di stato:

Questo è tutto. Esegui semplicemente il tuo libro paga ogni mese e il software tratterrà automaticamente le tasse laddove appropriato e registrerà tutto nel sistema. Alla fine di ogni anno fiscale sarai in grado di emettere gli W-2 necessari e qualsiasi altro modulo di stato che potrebbe essere richiesto.

Puoi seguire esattamente la stessa metodologia per gli appaltatori indipendenti, solo che questa volta dovrai emettere un modulo 1099.

Soprattutto, non devi nemmeno preoccuparti di inviare i moduli di imposta 1099 6 Miglior software di tasse gratuite per archiviare il tuo prossimo reso 6 Miglior software di tasse gratuite per archiviare il tuo prossimo reso Se sei stanco di pagare per presentare le tue tasse, amerete queste sei opzioni gratuite per il deposito delle vostre forme statali e federali. Per saperne di più, una volta che li hai riempiti puoi salvarli dal software utilizzando Track1099.

Ci sono in realtà molti più problemi fiscali con cui Xero può aiutarti, a parte i moduli IRS.

Ad esempio, calcolerà automaticamente l'imposta sulle vendite in base alle impostazioni locali e l'integrazione di Xero con Avalara TrustFile significa che puoi preparare e inviare le dichiarazioni dei redditi delle vendite quasi istantaneamente (vai a Impostazioni> Impostazioni generali> Impostazioni finanziarie inserire i tuoi dati).

È anche possibile esportare i file Xero in copie cartacee, se si preferisce un altro “Fai da te” approccio ai documenti fiscali Fare le tasse? 5 formule di Excel che devi conoscere facendo le tue tasse? 5 formule di Excel da sapere Sono due giorni prima che le tasse siano dovute e non si vuole pagare un'altra tassa di deposito tardiva. Questo è il momento di sfruttare la potenza di Excel per ottenere tutto in ordine. Leggi di più .

Libro paga

L'esecuzione di buste paga su base settimanale, bisettimanale o mensile può essere quasi confusa e dispendiosa in termini di tempo rispetto all'elaborazione delle tasse!

Ci sono diversi aspetti di Xero che aiuteranno a rendere meno dolorosi i tuoi libri paga.

In primo luogo, include il software della scheda attività dei dipendenti. I dipendenti possono inserire i propri dati oppure l'utente (o un altro dipendente) può farlo per loro conto e viene fornito con ampi strumenti di reporting che consentono di visualizzare i dati in base a guadagni orari, tipo di reddito e denaro speso per dipendente o per volta periodo.

In secondo luogo, viene fornito con il software di pagamento. In pratica, ciò significa che è possibile eseguire e approvare la busta paga dei dipendenti a una data fissa, a metà del ciclo di lavoro dipendente, e avviare depositi diretti nei conti bancari del proprio dipendente. È anche possibile stampare assegni e buste paga, entrambi personalizzabili con il marchio della propria azienda.

Essere consapevoli, è necessario impostare dipendenti, informazioni fiscali, luoghi di lavoro, programmi di pagamento e informazioni sul conto bancario prima di poter eseguire libri paga completi.

Infine, ci sono un sacco di app di terze parti che possono fornire funzionalità aggiuntive. Ad esempio, se hai dipendenti che lavorano in Paesi che non sono coperti in modo nativo da Xero, puoi utilizzare i plug-in in modo da poterli comunque pagare.

Spese

Okay, quindi il periodo d'oro di usare i conti delle spese aziendali per pagare tutto, dalla cena alle vacanze esotiche potrebbe essere finito da molto tempo, ma sono ancora una parte vitale di un moderno business set-up.

La gestione delle spese 10 Usi unici di Trello oltre alla gestione del progetto 10 Usi unici di Trello oltre alla gestione del progetto Trello è una delizia per gli amanti delle liste. Il suo approccio in stile Kanban non era pensato solo per la gestione dei progetti. Non ci credi? Guarda questi dieci usi unici di Trello. Leggi di più La funzione di Xero è molto impressionante, consentendoti sia di gestire le tue spese personali sia di rimborsare i tuoi dipendenti per i loro costi.

Dal punto di vista dell'utente, consentirà a te (e ai tuoi dipendenti) di aggiungere le spese mentre sei fuori e semplicemente scattando una fotografia di una ricevuta e inviandola tramite l'app mobile, rendendo meno probabile che i costi vengano trascurati.

Dal punto di vista gestionale, le entrate dei viaggi sono raggruppate in modo da poter vedere facilmente il costo totale e puoi approvare e rifiutare il reclamo come ritieni opportuno.

Tutti questi dati possono quindi essere esportati nella funzione buste paga per rendere il giorno di paga ancora più semplice.

I freelancer possono anche superare le loro spese (e la loro più ampia situazione di flusso di cassa) utilizzando la funzione di riconciliazione bancaria.

In primo luogo, dovrai aggiungere un conto bancario. Per farlo, vai a Account> Conti bancari> Aggiungi conto bancario. Le banche popolari vengono elencate automaticamente e puoi anche aggiungere servizi come PayPal e carte di credito.

Inserisci il tuo numero di conto e dai un nome all'account, poi ti verrà presentata una schermata che ti permetterà di importare tutti i tuoi feed bancari.

Una volta fatto, puoi importare tutti i dati della tua banca e si riconcilierà automaticamente con Xero. È possibile accedere ai dati tramite l'app mobile per la riconciliazione in movimento, è possibile creare regole personalizzate per consentire l'abbinamento a transazioni più complesse e oltre 160 valute sono supportate.

Resoconti finanziari

È molto difficile avere una chiara comprensione di quanto sia sana la tua attività senza rapporti finanziari chiari ed efficaci.

Fortunatamente, Xero fornisce oltre 40 rapporti finanziari di base e avanzati. Questi includono tutti i più comuni, come profitti e perdite, dichiarazioni dei redditi delle entrate e bilanci, ma anche quelli più insoliti (ma ugualmente utili) come i guadagni e le perdite in valuta estera Evitare di essere derubati durante lo scambio di valute o l'invio di denaro all'estero Essere derubati durante lo scambio di valute o l'invio di denaro all'estero Se hai inviato denaro all'estero o scambiato valute prima di una vacanza, probabilmente hai un pessimo affare. Ecco alcune alternative migliori alle banche e ai cambi di valuta. Ulteriori informazioni e programmi di ammortamento.

I report offrono anche tracker budget 5 App di bilancio che dovresti utilizzare se vuoi davvero risparmiare 5 app a budget da utilizzare se vuoi davvero risparmiare denaro Ecco le app di budget più efficaci attualmente disponibili. Scegli quello che ti piace di più. Ulteriori informazioni (in modo da poter preparare profili e confrontare il rendimento effettivo con le prestazioni previste) e la possibilità di aggiungere categorie di monitoraggio (offrendo così un modo semplice per confrontare e confrontare singole sezioni della tua attività).

Tutti questi rapporti possono essere preparati e stampati in pochi clic.

fatturazione

A cosa servono tutte queste fantastiche funzionalità se non riesci a gestire facilmente le fatture? Sono il pane e il burro di gestire un'impresa, ma possono diventare rapidamente complicati Come usare Internet per inseguire le fatture non pagate Come utilizzare Internet per inseguire le fatture non pagate Se lavori per te stesso c'è la costante preoccupazione che alla fine uno dei tuoi clienti sta per non riuscire a pagare una fattura. Ecco alcuni consigli online per recuperare i soldi persi. Leggi di più se hai molti clienti.

La funzione di fatturazione di Xero vanta molte funzioni interessanti. Ad esempio, è possibile aggiungere note di credito e ricaricare facilmente le spese per i clienti utilizzando un tag speciale, e le note di credito possono essere rilasciate, se del caso.

I tuoi clienti saranno anche in grado di pagare le fatture con un solo clic tramite carta di credito o PayPal, e sarai avvisato quando i clienti apriranno le loro fatture (in modo da sapere se ti stanno semplicemente ignorando!).

Infine, come il software del libro paga, potrai personalizzare e personalizzare tutte le tue fatture con i tuoi loghi e il tuo marchio.

Hai usato Xero?

Hai usato Xero? Quali funzioni e caratteristiche ti sono piaciute? Che aveva bisogno di più lavoro? Manca qualcosa che ti piacerebbe vedere presentare agli sviluppatori?

Puoi farci sapere i tuoi pensieri e feedback nella sezione commenti qui sotto.

Scopri di più su: Finanza personale.