10 suggerimenti per aiutarti a inviare email in modo più efficiente

Il miglior consiglio che ho sentito sulla produttività della posta elettronica e della posta elettronica è: non rispondere alle e-mail come prima cosa al mattino. È un po 'paradossale, ma è vero che email e produttività sono ai ferri corti l'una con l'altra. Se siamo troppo ossessionati da questo, la nostra casella di posta diventa un enorme sbalzo di velocità sull'efficienza dell'autostrada. Ma non deve essere. Con le giuste abitudini e metodi possiamo domare la bestia che giace innocentemente ad aspettarci dal momento in cui ci svegliamo. Anche in periodi di liste di amici sociali e aggiornamenti di 140 caratteri, il “anziano” l'e-mail rimane il mezzo di comunicazione preferito, forse solo collo e collo con SMS.

Questi suggerimenti non sono pensati per portarti al Santo Graal di Inbox Zero, ma hanno lo scopo di introdurre piccole modifiche all'abitudine via email che, si spera, ti renderanno più efficiente la tua posta elettronica. Apri casella di posta.

agisci adesso!

La tua casella di posta è una catena di montaggio. Elabora ciò che hai di fronte e spediscilo. Vale a dire, il tuo motto dal momento in cui ti connetti dovrebbe essere letto - rispondi - cancella (o archivia). Molti di noi effettuano l'accesso ai nostri account e-mail e leggono le e-mail senza intraprendere alcuna azione. Prima o poi dobbiamo tornare ad esso, e questo significa solo raddoppiare il lavoro e raddoppiare il tempo sprecato. Quindi, c'è sempre il rischio di perdere un'e-mail importante nella seconda esecuzione. Quindi, è più efficiente leggere e rispondere immediatamente. Archivia le e-mail in modo che la posta in arrivo contenga le più importanti e utilizzabili.

Le email non sono cose da fare

Le email possono essere trasformate in oggetti utilizzabili con etichette come in Gmail o flag come in Microsoft Outlook. Ma è facile perderli nella confusione della casella di posta. È più efficiente archiviare gli importanti punti utilizzabili in un luogo separato e archiviare l'e-mail per qualsiasi riferimento futuro. Puoi trasformare le email in elementi utilizzabili in due modi:

Utilizza le attività in Gmail: Apri il riquadro Attività facendo clic sul menu a discesa accanto a Posta. Tasks è una semplice lista di cose da fare, ma uno strumento di gestione del progetto molto efficace. Basta fare clic e digitare per aggiungere nuove attività, impostare date di scadenza o aggiungere note e spuntarle quando hai finito. È possibile aumentare la produttività con i tasti di scelta rapida. Ad esempio, con Maiusc + T, puoi creare un'attività in base al messaggio aperto.

Utilizza un documento Google: Puoi abilitare la funzione Crea un documento nei lab di Gmail. Apri una email Clicca su Altro - Crea un documento. Il corpo dell'email viene automaticamente copiato nel Google Doc. Se hai le scorciatoie da tastiera in Gmail, puoi colpire sol e W per aprire un documento Google vuoto mentre sei in una email.

Crea la tua personalità in una firma

Ecco come appare la mia firma ufficiale di Gmail. Questo è stato creato con WiseStamp Come aumentare le tue firme e-mail con WiseStamp Come aumentare le tue firme e-mail con WiseStamp WiseStamp ti consente di creare più firme e-mail personalizzate per tutti gli account webmail standard, inclusi Gmail, Windows Live / Hotmail, Yahoo! Mail e posta AOL. Oltre ai dati personali standard e al profilo dei social network ... Leggi di più; l'account gratuito ti consente di creare due firme, quindi ne ho una per le e-mail personali e una per il lavoro. La mia firma ha collegamenti ai miei profili Twitter, LinkedIn, Facebook e Google+. Con una semplice firma, non sto solo offrendo il mio ID e-mail come referenza di contatto, ma anche altri dove posso essere contattato. Una firma basata sul profilo aiuta a creare un'e-mail più professionale e funge da ponte per il social networking. Puoi persino promuovere il tuo lavoro I 2 semplici modi per promuovere il tuo post sul blog più recente con una firma email I 2 semplici modi per promuovere il tuo post sul blog più recente con una firma email Ulteriori informazioni con solo una firma e-mail.

Hai sentito parlare di modelli?

Un bel po 'di e-mail che possono essere risolte possono essere gestite con risposte standard. Gmail Labs ha una funzione denominata Risposte predefinite che, come suggerisce il nome, può essere utilizzata per dare risposte immediate e standard alle e-mail comuni.

Attiva risposte predefinite da Impostazioni - Labs - Risposte predefinite. Clicca su Salva I Cambiamenti. Scrivi una nuova email o una risposta, fai clic sul pulsante Risposte predefinite che si trova appena sotto la riga dell'oggetto. La tua prima risposta predefinita è impostata. È possibile impostare più risposte predefinite che possono essere utilizzate come modelli per le e-mail comuni. Mark ha iniziato a utilizzare le risposte in scatola in due articoli alcuni anni fa, che rimane valido oggi:

• Risparmia tempo con i modelli di email Gmail usando “Risposte predefinite” Risparmia tempo con i modelli di email Gmail usando "Risposte predefinite" Risparmia tempo con i modelli di email Gmail usando "Risposte predefinite" Ulteriori informazioni
• Crea una risposta email automatica con il nuovo filtro di Gmail Crea una risposta email automatica con il nuovo filtro di Gmail Crea una risposta email automatica con il nuovo filtro di Gmail Ulteriori informazioni

Non disturbare - disattiva le notifiche

L'efficienza dell'email riguarda ciò che invii e anche ciò che inviti. Ogni sito a cui accedi con una e-mail ha le notifiche abilitate per impostazione predefinita. Non c'è nulla che sia tanto un killer della produttività quanto il flusso costante di notifiche da Facebook, Twitter, Google+, Pinterest e simili. Spegnerli. Hai bisogno di notifiche quando visiti i siti stessi? Renditi conto che è facile perdere la concentrazione e molto difficile recuperarlo.

Siediti un giorno ... e disiscriviti

Uno dei maggiori responsabili della confusione di e-mail è costituito da newsletter, abbonamenti professionali e fonti di notizie. Se esegui un controllo di tutto ciò a cui ti sei abbonato, potresti scoprire che la maggior parte di essi non è necessaria. Ma sono diventati la foresta per la quale ti mancano gli alberi. Posta prioritaria di Gmail Posta prioritaria di Gmail risolve il problema Bacn La Posta prioritaria di Gmail risolve il problema Bacn Ulteriori informazioni sono utili. Ma il modo migliore è cancellarli manualmente. È una perdita di tempo, ma ottieni una casella di posta più pulita. Puoi anche gestire le tue iscrizioni utilizzando servizi come: Unroll.me e Swizzle

Abbandona i fili

Le conversazioni con thread sono grandiose. Rendono più facile leggere le e-mail, ma hanno anche l'abitudine di trasformarsi in una lunga catena a volte poco maneggevole. Avrai notato che la maggior parte delle e-mail di solito ha l'intera conversazione nell'ultima email inviata / ricevuta. Quindi, puoi conservare solo l'ultima email e cancellare il resto precedente.

Keep It Brief

Uno dei miei animaletti è la risposta a una sola parola che non dice altro che a “ok”, o a “Grazie”. L'apertura e la lettura li porta via una frazione di minuto e in una giornata impegnativa, potrebbe aggiungere. Sì, ma tieni brevi le email. Aiuta il mittente e il ricevitore. Taglia la tua e-mail in modo che indirizzino l'essenziale. Inoltre, struttura la tua posta per una migliore leggibilità. L'utilizzo di punti puntati o di paragrafi ben definiti aiuta a scansionare una e-mail più velocemente. È bene ricordare la regola di cinque frasi di Guy Kawasaki -

“Tutto quello che dovresti fare è spiegare chi sei, cosa vuoi, perché dovresti prenderlo e quando ne hai bisogno.”

E poi, il prossimo consiglio è sempre sacrosanto.

Soggetto ... soggetto ... soggetto

Nella mia esperienza, ho dimenticato le e-mail importanti. Ho anche aperto e-mail che sembrava importante. Entrambi avevano una cosa in comune: una linea tematica mal costruita. Ci vogliono alcuni secondi per pensare a una linea tematica intelligente che rifletta il messaggio. Ancora una volta, aiuta sia il mittente che il ricevente in quanto diventa più facile recuperare l'e-mail in seguito con una ricerca o anche manualmente. Ricorda - “LOL” non è un soggetto!

Guarda ma, senza mani!

L'efficienza dell'e-mail richiede purtroppo il contrario. La tua efficienza migliorerà drasticamente se impari le scorciatoie da tastiera invece di fare affidamento sul clic del mouse. I client desktop come Outlook e Thunderbird supportano le scorciatoie da tastiera, e con loro è facile passare attraverso i thread di conversazione. Che mi dici di Gmail? Questi consigli dovrebbero riguardare tutto e altri ancora:

• SCARICA Utili scorciatoie di Gmail
• Scorciatoie per Gmail: un'estensione utile che ti guida su scorciatoie da tastiera per il tuo account Gmail [Chrome]
• Scopri rapidamente le scorciatoie da tastiera di Gmail con KeyRocket per Gmail Scopri rapidamente le scorciatoie da tastiera di Gmail con KeyRocket per Gmail Scopri rapidamente le scorciatoie da tastiera di Gmail con KeyRocket per Gmail Ottieni il massimo da Gmail imparando tutte le scorciatoie da tastiera. Con Keyrocket per Gmail ti verrà mostrata una notifica ogni volta che utilizzi il mouse al posto di una scorciatoia da tastiera, aiutandoti ... Ulteriori informazioni

Le email sono forse come il tipo di partner con cui non vuoi vivere, ma non puoi vivere senza. Ma proprio come ogni partner, può essere anche uno per la tua produttività. Dobbiamo giocare bene. Gestione e-mail 6 Semplici trucchi per ridurre lo stress dell'email 6 Semplici trucchi per ridurre lo stress dell'email La gestione della posta elettronica è la parte migliore della mia giornata. Nessuno ha mai detto. Hai bisogno di tutti i consigli che puoi ottenere per gestire la tua casella di posta elettronica? Siamo in grado di aiutarti! Leggi di più è stato un nostro argomento preferito qui su MakeUseOf.com. Non sarai a corto di consigli, ma più di questo non vediamo l'ora che arrivi il tuo. Due caveat qui - Ho basato la maggior parte di questo post su Gmail in quanto è la scelta popolare, e inoltre ho evitato di menzionare l'uso di cartelle, etichette e filtri e altri suggerimenti del flusso di lavoro più ovvi.

Quindi, qual è il consiglio migliore che puoi aiutare tutti noi e-mail in modo più efficiente?

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Scopri di più su: Suggerimenti per l'email.