5 strumenti critici che ti servono per un ufficio virtuale più produttivo

Un ufficio virtuale è un ufficio mobile che si trova sul tuo computer o nel Cloud. Se il tuo lavoro non ti lega a una posizione specifica, puoi impostare i tuoi strumenti per lavorare da qualsiasi parte del mondo. Per un numero sempre maggiore di persone, lavorare da remoto sta diventando un'alternativa realistica e stimolante per spostarsi al lavoro in un ufficio tradizionale.

Mentre offre un'incredibile quantità di libertà, lavorare virtualmente e possibilmente sulla strada richiede anche grande disciplina ed eccellenti capacità organizzative. Ho lavorato e viaggiato per oltre un anno e quindi posso dirti una cosa o due di lavorare da un 'ufficio virtuale'.

Comunicazione e-mail

Una comunicazione efficace è la chiave per essere produttivi. L'email rimane uno strumento essenziale per l'ufficio virtuale per la comunicazione professionale e non sembra che verrà sostituito in qualsiasi momento. Il tuo client di posta elettronica dovrebbe essere impostato per filtrare automaticamente la tua posta, dovrebbe rendere più facile per te taggare e ordinare i messaggi, e dovresti essere in grado di accedere alla tua posta online in caso succeda qualcosa al tuo computer.

Per me, Google Mail con alcune impostazioni personalizzate e diverse funzioni di Google Labs abilitate soddisfa tutti questi requisiti. Abbiamo scritto innumerevoli articoli su GMail su MakeUseOf.

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Organizzazione e pianificazione

Nessun ufficio virtuale è completo senza un calendario per ricordare scadenze, eventi e appuntamenti. Grazie alla sua perfetta integrazione con GMail, utilizzo Google Calendar.

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Se hai bisogno di più aiuto di quanto possa fornire un semplice calendario, prendi in considerazione la possibilità di configurare il tuo sistema di assistente virtuale. Una soluzione eccellente per la gestione delle bollette, i dettagli di viaggio e altro ancora è Pageonce. Un altro ottimo strumento per mantenersi organizzati è Remember the Milk, uno strumento per gestire elenchi, attività e promemoria online o ovunque si desideri, ad esempio in GMail.

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Comunicazione diretta

È importante connettersi con le persone. La comunicazione diretta tramite chiamate vocali, vocali, telefoniche o video aiuta anche a trasmettere le informazioni in modo più efficiente che tramite una e-mail. In entrambi i casi, dovrai comunicare direttamente con colleghi o clienti.

Skype copre l'intera larghezza di banda della comunicazione diretta. Puoi usarlo per chattare con messaggi istantanei, vocali o video e chiamare un numero di telefono.

Consulta i seguenti articoli per suggerimenti e trucchi per Skype:

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In alternativa a Skype puoi anche considerare Google Talk o ooVoo.

Archiviazione e condivisione di file online

Se il tuo ufficio non è solo virtuale, ma anche in The Cloud, hai bisogno di uno strumento affidabile per l'archiviazione di file online. Potrebbe anche essere necessario uno strumento per lo scambio o lavorare in modo collaborativo sui documenti con i propri partner. Dropbox può fare tutto questo e altro.

Guarda cosa ti consigliamo di fare con Dropbox:

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Hardware

Infine, vorrei menzionare brevemente l'hardware che sarà utile. Ovviamente hai bisogno di un computer e possibilmente di un telefono cellulare. La scelta del dispositivo dipenderà in gran parte dalle preferenze personali o forse farai affidamento esclusivamente su computer pubblici. Ad ogni modo, ci sono due componenti hardware che dovresti prendere in considerazione:

• Backup e Trasferimento file
  Per i dati che non è possibile o non si desidera archiviare online, procurarsi una scheda SD o un'unità flash USB con capacità di archiviazione sufficiente. È inoltre possibile installare app mobili su questi dispositivi nel caso in cui si debba fare affidamento su computer pubblici.
• Cuffie e / o cuffie
  Quando lavori in un luogo pubblico occupato e rumoroso, le cuffie buone possono essere fondamentali per la tua concentrazione e sanità mentale. Quando occasionalmente è necessario effettuare chiamate tramite il computer, assicurarsi di ottenere cuffie multifunzione che raddoppino anche come cuffie.

Conclusione

Un ufficio virtuale è una configurazione altamente individuale di hardware del computer, software desktop e servizi online. Come in un ufficio tradizionale, gli strumenti per l'ufficio virtuale che scegli dipendono molto dalle tue esigenze e preferenze personali. È possibile mantenere l'organizzazione semplice ed efficace, ma non dimenticare mai di proteggere i dati e di eseguire il backup religiosamente.

Quali app e hardware utilizzi nel tuo ufficio virtuale?

Crediti immagine: EDHAR

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