6 modi per convincere le persone a rispondere alle tue e-mail

Quando cammini vicino a qualcuno per la strada e saluti, come ti fa sentire quando non dicono un ritorno? È incredibile quanto piccola possa essere la mancanza di riconoscimento per far sentire una persona, ma è anche sorprendente quanto tu possa fare per incoraggiare una risposta. Lo stesso vale per le e-mail.

Ora, immagina lo scenario inverso. Stai passando qualcuno per strada e loro ti guardano brevemente, salutalo e poi distolgono rapidamente lo sguardo. Quante probabilità hai di salutare? Ora immagina una persona che ti guarda dritto negli occhi, sorridendo in modo ampio e dicendo ciao, anche usando il tuo nome! Le probabilità sono molto migliori che sarai ispirato a rispondere in natura.

Lo stesso di nuovo, è vero con le email. Tranne che, al posto delle espressioni facciali o del tono della voce, c'è un insieme di regole completamente diverse quando si tratta di inviare e-mail che incoraggerà o scoraggerà una persona a colpire il “rispondere” bottone e rispondi. In questo post, condividerò alcuni trucchi che ho imparato nel corso degli anni: suggerimenti che aumenteranno enormemente il tuo successo nell'ottenere risposte via email, anche da persone molto impegnate.

Perché hai bisogno di una risposta?

Quando ho cambiato lavoro alcuni anni fa, ho iniziato a lavorare in un'azienda in cui le persone erano più occupate rispetto al mio ultimo lavoro. Le persone hanno appena avuto il tempo di terminare il lavoro del progetto, quindi rispondere alle email è diventato un compito prioritario di 5 filtri Gmail per aiutare a prioritizzare e organizzare la posta in arrivo 5 filtri Gmail per aiutare a stabilire la priorità e organizzare la posta in arrivo Quali filtri dovrebbero avere ognuno nel proprio arsenale la loro casella di posta è ordinata come la mia? Sono qui per aiutarti a iniziare a configurare i tuoi primi cinque filtri, o ... Per saperne di più. Ho imparato presto che se non avessi seguito un certo formato e approccio durante l'invio di email alle persone, potrei non ottenere una risposta per molti giorni, se non del tutto.

La prima cosa che devi fare quando invii un'email a qualcuno, in particolare qualcuno che è estremamente occupato, è di fare un rapido inventario dei tuoi motivi per inviarli via email. Se sono occupati e la tua e-mail non è un problema con priorità abbastanza alta, probabilmente verrà nascosta da qualche parte in una lista di cose da fare, solo per essere gestita quando c'è più tempo per concentrarsi sul problema (se non del tutto ). Le persone impegnate hanno difficoltà a gestire la posta elettronica. Più sono occupati, meno è probabile che tu riceva una risposta se non giochi correttamente le tue carte.

Se puoi giustificare l'importanza del problema abbastanza da giustificare un'e-mail, allora con tutti i mezzi, cominciamo.

Fai una domanda - Preferibilmente su di loro

Nel 2012, i ricercatori dell'Università di Harvard hanno condotto uno studio piuttosto approfondito che ha coinvolto anche le scansioni cerebrali e ha rilevato che le persone effettivamente ottengono un “ronzio biochimico” dal parlare di se stessi. Più una persona è potente - come molte persone estremamente occupate - più amano parlare di se stesse. Dopotutto, c'è solo così tanto per dire, giusto?

Ciò significa che se poni la carota di una domanda personale all'interno della tua email, stai praticamente tentando quella persona con un alto personale: l'opportunità per un po 'di “ronzio” condividendo qualcosa su di sé con te. E ad alcune persone piace davvero molto l'opportunità di avere una scatola di sapone. Quindi dagli a loro.

Puoi solo chiedere come sta andando il progetto su cui stanno lavorando. Se sei molto vicino a loro e parli abbastanza spesso della famiglia, chiedi come sta la famiglia. Se c'è un grande gioco di cui tutti parlano - chiedi loro cosa ne pensano. Offri loro l'opportunità di rispondere a te e “fare una pausa” dal pensare tanto al lavoro. Puoi seguire la tua domanda con la domanda relativa al lavoro che volevi porre in primo luogo, ma la sollecitazione per un'opinione farà scattare quella necessità di un “I-get-to-talk-about-me” alto.

Bonus extra: usa qualcosa che entrambi avete in comune. Bambini. Un amore per il baseball. Qualunque cosa sia, fai prima quella connessione personale. La persona avrà meno probabilità di archiviare rapidamente l'email per dopo.

Scegli un oggetto urgente

Le persone indaffarate iniziano naturalmente ad assegnare la priorità alle e-mail e talvolta non aprono nemmeno l'e-mail per farlo. Loro guarderanno rapidamente alla linea dell'oggetto. Quindi, se vuoi una risposta veloce da queste persone, puoi solo immaginare quanto sia importante la linea dell'oggetto. Se hai bisogno di consigli su come farlo, ti consiglio vivamente i consigli di Aaron su come mettere in risalto la tua linea tematica Come far risaltare il tuo messaggio di posta elettronica in una posta in disordine Come far risaltare il tuo messaggio di posta elettronica in una posta in disordine? hai mai mandato una mail che ritenevi importante solo per avere una risposta molti giorni dopo, o peggio dimenticato? Certo, a volte è fuori dal tuo controllo, ma ci sono cose che puoi fare ... Leggi di più in una casella di posta ingombra.

La linea di fondo è questa: se hai bisogno di una risposta subito, allora perché la linea dell'oggetto non è preceduta da “IMPORTANTE:” o “URGENTE:” ? Non c'è niente di sbagliato in questo, ed è in realtà utile per le persone impegnate che usano tali righe di soggetto come un indicatore visivo di cosa attaccare per primi nella casella di posta elettronica. Basta non farlo per questioni sciocche, senza importanza, o diventerai il “ragazzo che piangeva il lupo”, e le tue e-mail saranno infine completamente ignorate!

Keep It Short and Sweet

Questa è la parte dell'articolo in cui divento ipocrita. Il tizio che scrive 2000 articoli di parole sta per dire agli Stati Uniti di tenerlo breve e dolce? Sì. Questo è esattamente quello che io”sto andando a fare. Stiamo parlando di e-mail qui, ed ecco la lezione che Mr. Wordy qui ha imparato il primo anno nel suo nuovo lavoro: PILE. È un acronimo che ho appena inventato. Sta per People Ignore Long Email.

Dopo circa sei mesi di persone che ignoravano le mie e-mail lunghe ed elaborate, ho provato qualcosa di nuovo. Ho iniziato a scrivere e-mail molto, molto brevi, che hanno solo indicato il punto. Non ho fornito dettagli extra, ma alla fine delle e-mail mi sono offerto di fornire maggiori informazioni se lo volevano.

Ho iniziato a scovare le mie email. Quando ho pensato che fossero abbastanza corti, sono passato e ho tagliato ancora un po '. Devi chiedertelo, questa linea è semplicemente superflua? Stai condividendo le informazioni per far sapere alla gente quanto sai - o non è davvero importante per il problema in questione? Riduci le parole. Arrivare rapidamente al punto. Quando ho iniziato a farlo, ho notato che il tasso di risposta è salito alle stelle. Se riesci a ridimensionare la tua email su una singola riga - le probabilità sono abbastanza buone otterrai una risposta immediata.

Corromperli

Se saremo onesti qui, devi ammettere che, per loro natura, gli umani sono un gruppo egoista. Quando le persone vedono che potrebbe esserci “qualcosa in esso” per loro, si sentono più costretti ad agire. Puoi approfittare di questo in una email chiudendo la tua email con qualcosa di simile, “Quindi, torna da me con un buon tempo quando puoi parlarne con un caffè - su di me!”

Una tazza di caffè gratis solo per il tasto di risposta? Questo è un buon incentivo. E se il problema è ancora più importante - ad esempio, stai cercando di vendere qualcosa o ottenere un nuovo cliente - vai avanti e offriti di comprare il pranzo. Quel piccolo investimento ne varrà la pena. La gente ama un pranzo gratis.

Coinvolgere una seconda parte

Se hai mandato un'email a qualcuno un paio di volte, hai provato tutte le tattiche elencate sopra, e non hai ancora ricevuto alcuna risposta, quindi è il momento di tirare fuori i pezzi grossi. Di solito riservo queste ultime due tattiche per le persone che ignorano cronicamente le email. Il primo “grande pistola” approccio è quello di tirare in qualcuno che può essere correlato alla situazione. Questo potrebbe essere il tuo capo o una persona aggiuntiva con cui stai lavorando sul progetto che viene trattenuto perché la persona non risponde alla tua email.

Questo non è qualcosa che vuoi fare sulla prima, seconda o terza email. Tuttavia, se ti viene ignorata in modo clamoroso, scrivi un'e-mail più educata e condividi una persona coinvolta. Se è qualcuno più in alto, come il tuo capo, e l'altra persona sa di essere in una posizione di autorità, sarà pronta a rispondere. Tra tutti gli ignoranti cronici con cui mi sono occupato negli anni, questo “cc” approccio richiede una risposta 99 percento del tempo. C'è qualcosa nell'avere un pubblico che trasforma il dialogo e improvvisamente lo rende una priorità più alta.

Promuovi costantemente promemoria

Se hai mai visto il film Shawshank Redemption, o hai letto il romanzo scritto da Stephen King, allora potresti ricordare la parte in cui Andy Dufresne manda una lettera ogni settimana al Senato dello Stato, chiedendo soldi per una biblioteca del carcere. Dopo aver ricevuto alcune centinaia di dollari e una donazione di libri, Andy inizia a spedire due lettere alla settimana per chiedere ancora più denaro.

Il punto della storia è che la persistenza funziona. Chiamalo fastidioso, irritante o irritante, ma se hai davvero bisogno di una risposta a qualcosa di importante, chiedi in modo educato alla persona se ha ricevuto la tua ultima email avrà uno dei due effetti desiderati. Sposterà la persona a scavare attraverso la loro casella di posta in arrivo alla posta elettronica di cui si sta parlando, o farà capire che l'unico modo per farti andare via è rispondere alla tua email. Questa è chiaramente una soluzione di ultima istanza, ma è anche una soluzione che funziona.

Quali tecniche usi per ottenere una risposta più veloce alle tue e-mail? Cosa funziona per te? Condividi i tuoi suggerimenti e consigli nella sezione commenti qui sotto!

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