7 Suggerimenti di Google Calendar per una migliore gestione del tempo in ufficio

Google Calendar è un'app essenziale per chiunque debba gestire il proprio tempo. Indipendentemente dal fatto che tu stia lavorando, studiando o addirittura provando a organizzare una festa, l'app ti aiuterà a tenerti in pista.

Se lavori in un ufficio o vuoi semplicemente migliorare le tue capacità di gestione del tempo 9 Surefire Ways per seguire i tuoi obiettivi di gestione del tempo 9 Surefire Modi per seguire i tuoi obiettivi di gestione del tempo Vuoi raggiungere i tuoi obiettivi di gestione del tempo ma puoi solo ' t sembrano seguire. Questi suggerimenti e strumenti ti aiuteranno a prenderli più sul serio. Per saperne di più, ci sono alcune funzioni di Google Calendar che troverai utili. Diamo un'occhiata più da vicino.

1. Invia una risposta fuori sede

Le risposte fuori sede non sono certo una nuova idea. Sono stati un punto fermo di servizi di posta elettronica da quando la tecnologia è esistita; sono una delle migliori funzionalità di Gmail 9 Funzionalità di Gmail fantastiche Probabilmente non le usi 9 Funzionalità di Gmail fantastiche Probabilmente non usate Varie funzionalità di posta elettronica di Gmail esistono da molto tempo senza che nessuno si preoccupi di usarle. Cambiamolo oggi. Leggi di più .

Tuttavia, la funzione è meno comune nelle app di calendario. Significa che la gestione del tempo è sempre stata un po 'un incubo, specialmente se stai cercando di trovare slot gratuiti tra i diari di più persone.

Google Calendar offre ora impostazioni fuori sede. Quando lo abiliti, qualsiasi riunione che ricevi durante il periodo verrà automaticamente rifiutata. Puoi personalizzare il messaggio che gli altri vedranno e anche controllare quali utenti riceveranno il messaggio.

Puoi impostare un messaggio fuori sede selezionando il tag corrispondente quando stai facendo un nuovo evento.

La funzione è attualmente disponibile su G Suite. Sebbene Google non abbia ufficialmente confermato la notizia, è ampiamente scontato che la funzione verrà implementata per tutti gli utenti nei prossimi mesi.

2. Gestisci le tue ore lavorative

Un'altra nuova funzionalità che gli utenti di G Suite possono apprezzare è la possibilità di gestire le ore di lavoro.

L'idea fa parte della recente più ampia spinta di Google per promuovere il benessere digitale attraverso le sue piattaforme. La società ha anche introdotto strumenti che gestiscono l'utilizzo delle app su Android, ricordati di fare una pausa su Android e dedicare meno tempo alla modifica su Google Foto.

La funzione Orario di lavoro consente agli utenti di personalizzare i loro giorni lavorativi su base giornaliera. L'approccio attuale ti consente solo di impostare un orario di inizio e di fine dal lunedì al venerdì.

Google può persino dare suggerimenti sul tuo orario di lavoro in base alla tua attività precedente. La funzione intelligente è utile per i liberi professionisti che sono alla ricerca di modi per tenere sotto controllo la gestione del tempo.

Se qualcuno ti invita a un evento aziendale o a una riunione durante i tuoi orari non lavorativi, Google Calendar comunicherà all'inventore che non sei disponibile.

Per impostare l'orario di lavoro su Google Calendar, vai a Impostazioni> Generale> Orario di lavoro.

3. Distribuire la tecnica di blocco temporale

È una trappola facile a cui cadere. Guardate il vostro Google Calendar e vedete un paio di incontri con un sacco di tempo libero tra loro.

Ma che dire del viaggio nel tempo da e verso la sede di una riunione? E che dire di rispondere a tutte quelle e-mail? E ricorda che hai ancora bisogno di mangiare anche tu.

Blocco orario è una tecnica semplice per gli impiegati e le persone che vogliono migliorare la gestione del tempo. Nella sua forma più semplice, si riferisce all'assegnazione di ogni minuto del giorno a un'attività particolare.

Abbiamo analizzato più dettagliatamente il concetto di Time Blocking. Time Blocking - The Secret Weapon per una migliore messa a fuoco Time Blocking - The Secret Weapon per una migliore messa a fuoco Stai cercando un modo più efficiente per organizzare i tuoi giorni di lavoro? Prova Time Block. Questa tattica di gestione del tempo può aiutarti a tenerti in pista mantenendo a bada distrazioni, procrastinazione e multitasking improduttivo. Leggi di più altrove sul sito se desideri imparare come rimanere in linea con i tuoi compiti.

4. Dì a tutti che sarai in ritardo per un incontro

Non importa quanto siano buone le tue capacità di gestione del tempo; tutti sono in ritardo per un incontro di volta in volta. La contabilità per ogni treno ritardato o il blocco del traffico è impossibile.

Per fortuna, se sei in ritardo, non dovrai preoccuparti di far sapere a ogni altra persona individualmente. Google offre due modi per dire allo stesso tempo a tutti i tuoi colleghi partecipanti la tua situazione.

1. Puoi rispondere a tutti via email utilizzando il modulo di invito originale.
2. Puoi inviare un messaggio all'interno di Google Calendar modificando l'evento in questione.

Per una spiegazione più dettagliata di entrambi gli approcci, consulta il nostro articolo su come utilizzare Google Calendar per dire a tutti che sarai in ritardo per una riunione Usa Google Calendar per dire a tutti che sarai in ritardo per una riunione Usa Google Calendar per dire a tutti Sarai in ritardo per una riunione Google Calendar può aiutarti a far sapere ai membri del tuo team se sarai in ritardo per una riunione. Leggi di più .

5. Utilizzare gli spazi per appuntamenti

Se hai un account Google di lavoro o scuola, sarai in grado di utilizzare il Slot di appuntamento caratteristica.

È una variazione dell'idea dell'orario di lavoro. Invece di rendere l'intera giornata lavorativa disponibile per le persone da vedere, puoi designare periodi di tempo in cui le persone possono organizzare riunioni e appuntamenti con te.

È utile per i boss che desiderano ospitare una politica di porte aperte per poche ore alla settimana o medici, veterinari e avvocati che potrebbero ospitare i loro ambulatori e le cliniche all'interno di una stretta finestra ogni giorno.

Ovviamente, la funzione ti aiuta anche a gestire il tuo tempo. Non verrai trascinato per una riunione fuori dallo slot accidentalmente.

Puoi impostare uno spazio per appuntamenti scegliendo il tag corrispondente mentre crei un nuovo evento.

6. Utilizzare un modello dei minuti di riunione

La giuria è ancora fuori su come siano effettivamente utili le riunioni. Molte persone aderiscono all'idea che si trascinano troppo a lungo. Sostengono che nulla viene concordato e distruggono persino i piani di gestione del tempo meglio definiti.

Altri pensano che siano una parte essenziale della gestione del progetto; senza di loro, i piani scenderanno rapidamente nel caos.

La verità è da qualche parte nel mezzo. Ma ciò che è assolutamente chiaro è che per avere la possibilità di avere una riunione tempestiva e produttiva, è necessario disporre di note di riunione. Disegneranno i contorni di ciò di cui prevedi di parlare in una determinata sessione e forniranno un record storico nelle riunioni future.

Esistono alcuni modelli di minuti per le riunioni di Google Documenti I 12 migliori modelli di riunioni per i professionisti I 12 migliori modelli di riunioni per i professionisti Ecco i migliori modelli di riunioni per Microsoft Word, Microsoft OneNote, Evernote e Google Documenti. Leggi di più . Puoi allegarli al tuo evento di Google Calendar facendo clic sull'icona della graffetta nella vista della riunione estesa. I minuti saranno quindi disponibili per tutti i partecipanti.

7. Accedere al calendario di qualcun altro

La possibilità di accedere, condividere e, in alcuni casi, modificare i calendari di altre persone è una parte essenziale della vita di un impiegato.

Ad esempio, forse un intero team deve modificare un singolo calendario su un progetto in corso, o forse un segretario deve essere in grado di gestire il diario del proprio capo.

È facile accedere al calendario di qualcun altro, a condizione che chi possiede il calendario lo abbia reso condivisibile con altre persone. Come condividere Google Calendar con altri Come condividere Google Calendar con altri Per condividere Google Calendar, puoi rendere pubblico il calendario in modo che tutti puoi vederlo o puoi condividerlo con una persona o persone specifiche. Leggi di più .

Per aggiungere un calendario, è necessario l'indirizzo di posta elettronica dell'altra persona o l'URL univoco del calendario. Il calendario apparirà sul lato sinistro sotto “Altri calendari.”

• Per aggiungerlo tramite e-mail, individuare l'elenco dei calendari nel riquadro di sinistra, digitare l'indirizzo e-mail nel Aggiungi il calendario di un amico o Aggiungi il calendario di un collega campo, quindi premere accedere.
• Se si desidera aggiungerlo utilizzando un collegamento ICAL, andare a I miei calendari, clicca il Inserisci + icona, e scegliere Dall'URL dal menu.

Migliora la gestione del tempo con Google Calendar

Questi sette consigli e trucchi dovrebbero aiutare gli impiegati a migliorare il modo in cui utilizzano Google Calendar quotidianamente, mentre contemporaneamente ti offrono un modo per tenere sotto controllo la gestione del tempo.

Se desideri conoscere altri modi in cui Google Calendar è più potente di quanto sembri, consulta il nostro articolo su come utilizzare Google Calendar come diario personale. Come utilizzare Google Calendar come diario personale da oggi Come utilizzare Google Calendar come diario personale da oggi Puoi utilizzare Google Calendar come diario, diario o un semplice tracker. Con questi suggerimenti e trucchi del calendario, può essere anche più di una pianificazione. Leggi di più e contrassegna il tuo miglioramento personale alle date sul calendario.

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