7 ricette IFTTT da impostare per una facile collaborazione con gli altri

Se la pulizia è vicina alla divinità, allora l'automazione ti porterà in paradiso. Perché? Perché quando la tua vita è automatizzata, è più semplice, è più pulita ed è più felice.

Ci sono pochi servizi altrettanto potenti quando si tratta di automatizzare la produttività come IFTTT. IFTTT ti aiuta a risparmiare denaro Usa IFTTT per risparmiare e guadagnare Usa IFTTT per risparmiare e guadagnare denaro Forse il modo migliore per tenerti informato sulle offerte speciali online è abbracciare IFTTT, il popolare servizio di combinazione di dati che ti consente di elaborare i dati da siti Web e RSS si nutre di qualcosa di utile per ... Leggi di più, trasforma la tua e-mail e SMS in un tabellone sportivo Trasforma la tua email, casella di posta in arrivo, o qualsiasi cosa in un tabellone con IFTTT e ESPN Trasforma la tua posta elettronica, casella di posta in arrivo, o qualsiasi cosa in un tabellone con IFTTT e ESPN Resta aggiornato con la tua squadra sportiva preferita, a tuo piacimento. Il nuovo canale ESPN per If This Then That (ifttt) significa che puoi facilmente impostare SMS, e-mail e persino notifiche telefoniche per i tuoi preferiti ... Leggi di più, o ottimizza l'automazione di Google Calendar 9 Hack IFTTT per superare la tua vita con Google Calendar 9 IFTTT Hacks Per superare la tua vita con Google Calendar Il tuo calendario è una parte importante della tua produttività, e gestirlo nel modo giusto può fare la differenza. Le giuste ricette IFTTT ti possono aiutare a gestire il tuo Google Calendar e farlo eseguire ... Leggi altro .

Questa è solo la punta dell'iceberg con IFTTT. Proprio quando pensi di aver coperto tutto, arrivano nuove idee per le ricette. Quando collabori con un gruppo di persone, IFTTT offre ancora più opportunità per automatizzare e semplificare il processo di collaborazione con gli altri. Le seguenti sono 7 ricette utili per qualsiasi attività o progetto che stai gestendo che coinvolge un gruppo di persone.

Email al calendario

Quando lavori con un gruppo di persone che non puoi sempre dipendere dal fatto di essere al computer nello stesso momento durante il giorno, l'e-mail è lo strumento di comunicazione più efficace.

Oltre alla comunicazione, è anche uno dei migliori trigger di automazione in circolazione, perché puoi inviare un'email da qualsiasi luogo. Le persone hanno quasi sempre l'email configurata per i loro telefoni. Pertanto, la prima ricetta che puoi utilizzare sta attivando gli eventi di Google Calendar con la tua email.

Ecco come funziona. Nella tua email (l'esempio qui è Gmail), imposta un'etichetta chiamata qualcosa di simile “Calendario di gruppo”.

Crea un filtro in modo che ogni email ricevuta con l'oggetto “Calendario di gruppo” viene contrassegnato con questa etichetta. Successivamente, in IFTTT, crea un trigger email che cerca quell'etichetta.

Usando IFTTT, prendi il corpo di quell'email e inseriscilo nel tuo calendario condiviso. Basta scegliere il trigger del calendario e configurarlo per “Aggiungi evento veloce”, e mostrare al testo l'indirizzo email e il corpo del testo.

Ecco cosa c'è di bello in questo trigger - Se qualcuno scrive “Cena di lavoro domani alle 20:00” nel corpo, IFTTT pone questo evento in modo intelligente alle ore 20:00 di domani sul tuo calendario!

Ecco qua. Qualsiasi evento può essere aggiunto automaticamente al calendario di gruppo con l'oggetto giusto nell'email.

L'unico problema è che l'email di Google che usi IFTTT deve essere quella utilizzata per il calendario di gruppo condiviso. Finché l'hai configurato con lo stesso account Google, questa ricetta funzionerà benissimo.

Crea un evento in Google Calendar via SMS al numero IFTTT

La prossima ricetta è un altro modo per inserire un evento nel Google Calendar condiviso, tranne che questa volta tramite SMS. Basta impostare un trigger SMS IFTTT con un messaggio con tag e rendere l'hashtag qualcosa di simile #GroupEvent.

Il trigger sarà di nuovo un evento di Google Calendar e tutto ciò che devi includere è il messaggio di testo stesso.

La stessa regola si applica. Se il testo menziona un determinato giorno e ora, IFTTT è abbastanza intelligente da inserire quell'evento nel periodo temporale corretto nel tuo calendario. È un modo più comodo per creare quegli eventi di gruppo nel calendario tramite SMS piuttosto che tramite e-mail, il che richiederebbe l'apertura dell'app di posta sul telefono quando sei in viaggio.

Invia email al foglio di calcolo

Un'altra delle mie ricette preferite per la collaborazione di gruppo è la ricetta Email to Spreadsheet. Questo è perfetto per quei progetti che coinvolgono un gruppo di persone che si dirigono verso il campo per raccogliere i dati.

Tutti i membri del tuo gruppo hanno bisogno è il loro telefono cellulare con connettività e-mail. Mentre raccolgono informazioni, tutto ciò che devono fare è inviare una email con l'oggetto “addss: ” seguito dal nome dei dati raccolti.

Proprio come con lo strumento email-to-calendar, ti consigliamo di impostare un filtro nel tuo account email per cercare quel testo all'interno dell'oggetto.

Utilizzare il “Ha le parole” campo piuttosto che Oggetto, poiché il soggetto includerà anche altre informazioni. Rendi questo filtro applica l'etichetta “ADD-FOGLIO DI CALCOLO” a quella email.

Ora, in IFTTT, crea un trigger email che cerca email con quell'etichetta che arrivano nella tua casella di posta.

Quindi, crea un trigger di Google Drive da aggiungere a un foglio di lavoro. Digita il nome di un foglio di lavoro di gruppo che hai creato in Google Drive e inserisci i dati che vengono inseriti utilizzando i tre campi: la data di ricezione, l'oggetto (che include l'elemento di raccolta dati) e il test del corpo (che sarà il dati stessi).

Questo richiederà una email in arrivo dai membri del tuo gruppo e inserirà automaticamente i loro dati nel foglio di calcolo del gruppo senza alcuno sforzo da parte tua.

Questo è un modo conveniente per raccogliere tutti i dati in un unico posto mentre tutti sono in movimento. Pensa ai lavoratori delle centrali che vanno nelle unità di campo per raccogliere informazioni dalle macchine; impiegati IT dell'ufficio che girano e raccolgono informazioni sul PC; o politici che prendono informazioni elettorali dai cittadini locali. Queste situazioni potrebbero beneficiare di uno strumento automatico come questo.

Notifiche Dropbox

Certo, a volte semplici righe di testo non lo taglieranno. I membri del tuo gruppo potrebbero dover inviare interi moduli o documenti PDF alla posizione di archiviazione del team. Questa è una situazione che richiede sicuramente una soluzione Dropbox automatizzata. Con Dropbox, tutto ciò che devi fare è creare una cartella condivisa, fare in modo che tutti i tuoi compagni di squadra colleghino i loro dispositivi mobili a quella directory condivisa con un'app Dropbox e il gioco è fatto.

Ma come si ottiene una notifica quando i membri del team hanno inviato nuovi documenti alla cartella condivisa? Ah, ora c'è un lavoro per IFTTT! Innanzitutto, crea un trigger Dropbox per la cartella che hai creato in cui i membri del tuo team sono in grado di inserire i documenti.

L'azione sarà un SMS per il tuo telefono, che ti fornirà il nome del file e un link URL direttamente al percorso del file su DropBox.

Nel momento in cui i membri del team lanciano un documento nella cartella condivisa, tu come amministratore saprai immediatamente che il documento è pronto per te. Questo è un buon strumento per un insegnante che gestisce compiti per una classe di grandi dimensioni; un editore che sta aspettando degli articoli; e molti altri scenari.

Dropbox può anche notificare le modifiche nelle cartelle cloud. Questa semplice ricetta ti aiuta ad ampliare le tue opzioni con altri strumenti di notifica.

Data di notifica e SMS

Un'altra esigenza comune per gruppi di persone che lavorano insieme sono incontri costanti. È una sfortunata necessità, ma non esiste un modo migliore per tenere un gruppo in pista rispetto alle riunioni regolari in cui tutti si registrano per segnalare i progressi. Il problema è che ci sono sempre persone che dimenticano le riunioni.

Se si desidera porre rimedio a questo, un approccio interessante consiste nell'utilizzare il trigger Data / Ora in IFTTT. Puoi usarlo per attivare qualsiasi cosa, dalle notifiche e-mail a iPhone, ma nell'esempio seguente sto usando uno scenario in cui il gruppo comunica attivamente tramite una pagina Facebook. Puoi attivare una notifica su una pagina Facebook con IFTTT, ma prima devi creare il trigger giorno / ora.

Quindi crea il messaggio personalizzato che vuoi lanciare sulla pagina di Facebook quando il tempo per la riunione si avvicina.

Se il gruppo sta usando attivamente quella pagina, allora non dovresti avere una sola persona assente alla riunione.

Pagina Facebook #Aiuta Hashtag a Group Email

Ecco un altro scenario. Supponiamo che gestisci un sito Web di hosting aziendale e che hai una base crescente di clienti che hanno bisogno del tuo supporto tecnico. Il tuo team di supporto tecnico è eccellente, ma i tuoi clienti si lamentano che non è sempre facile entrare in contatto con il supporto tecnico.

Ecco un modo per far divertire i tuoi clienti sul supporto tecnico. Offri di pubblicare qualsiasi domanda di help desk sulla tua pagina Facebook con l'hashtag #Aiuto, e invia questo messaggio immediatamente all'intero gruppo di supporto tecnico.

Il trigger su IFTTT è un trigger di pagina di Facebook in cui si imposta l'hashtag.

Questo trigger andrà all'output di notifica email. Rendi il soggetto un po 'come una bandiera “GRUPPO-AIUTO” e inserire il messaggio del post nel corpo.

Questo andrà al tuo indirizzo e-mail, quindi basta creare un filtro nel tuo account e-mail e farlo inoltrare automaticamente a tutto il tuo team di staff di supporto tecnico. Facile!

La prossima volta che uno dei tuoi clienti si accorge che i tuoi server non funzionano, puoi fidarti che tutto il tuo gruppo di supporto tecnico ne sentirà parlare esattamente nello stesso momento - nel momento in cui un cliente lo segnala!

Toodledo per e-mail quando le attività sono state completate

Una delle migliori aggiunte a IFTTT secondo me era Toodledo. Avrai bisogno di una sorta di elenco di cose da fare per gestire completamente un gruppo e, con Toodledo integrato in IFTTT, potrai fare ogni tipo di automazione con esso.

Ad esempio, non sarebbe bello ricevere una notifica ogni volta che qualcuno nel tuo team completa il proprio compito?

Nessun problema. Crea un trigger in IFTTT per ogni attività completata.

Sul lato di uscita, scegli la posta elettronica. La cosa fantastica è che questa email può essere inviata a più persone, non solo al tuo account e-mail registrato con IFTTT. Puoi digitare fino a cinque indirizzi di persone che devono sapere quando le attività sono completate dal team.

Ci sono altre cose che puoi fare con Toodledo, come puoi vedere dall'elenco dei trigger sopra. È inoltre possibile attivare quando vengono create nuove attività o solo nuove attività con determinati tag.

Condividi i tuoi trucchi e ricette

Con un po 'di creatività, è straordinario quanto tu possa automatizzare la collaborazione dei singoli membri in un gruppo. Lavorare con altre persone può essere una serie complessa di compiti, sfide e successi, quindi perché non semplificare l'intero processo automatizzando tutte le comunicazioni, la programmazione e la gestione possibili? In questo modo, puoi concentrarti sul progetto a portata di mano, che a sua volta produrrà un risultato finale molto migliore.

Hai mai utilizzato IFTTT per automatizzare le attività di gruppo? Condividi alcuni dei tuoi trucchi e ricette nella sezione commenti qui sotto!

Crediti immagine: sostenibilità creativa tramite Flickr

Scopri di più su: Strumenti di collaborazione, Computer Automation, IFTTT.