Automatizza la tua vita e il lavoro con Todoist e IFTTT

Conta quante volte hai dimenticato qualcosa nelle ultime 24 ore. Quante volte hai avuto l'opportunità di automatizzare.

L'automazione consiste nel rimuovere la necessità di ricordare le cose che fai spesso. Si tratta di semplificare la tua vita e lavorare in un modo in cui le persone ti danno credito per essere molto più produttivo di quello che realmente sei - perché hai “il sistema” facendo tutto il tuo lavoro per te.

Arrivarci è la parte difficile. Pensa a tutti i piccoli compiti che fai. Ce n'è qualcuno che fai ogni singolo giorno? Ci sono cose che devi ricordare di fare alla stessa ora del giorno, ogni settimana o ogni mese? A volte, non si tratta nemmeno di automatizzare completamente l'attività, ma di creare un sistema che, almeno, ti consente di svolgere più rapidamente l'attività..

Questo può fornire tutte le informazioni necessarie a te stesso in una e-mail alla stessa ora ogni settimana, inviare automaticamente via email un rapporto al tuo capo o trasferire automaticamente i file dalla tua area di archiviazione cloud alla tua memoria privata. Le possibilità sono limitate solo dalla tua immaginazione.

Automazione con ToDoist e IFTTT

Ho un rapporto di amore-odio con ToDoist. In realtà, con elenchi e servizi da fare in generale. Sono persino arrivato al punto di passare a ToDoist Premium quanto più produttivo è ToDoist Premium? Ecco 6 buoni motivi per aggiornare quanto è più produttivo ToDoist Premium? Ecco 6 buoni motivi per aggiornare Ho continuato a usare ToDoist gratuitamente per un po '. Ma continuava a venire contro cose che volevo fare e non potevo fare. Promemoria via email. Aggiunta di note all'attività. Cose che aggiungerebbero davvero molto ... Per saperne di più. Non molto tempo dopo, penso di essere andato a gTasks Usa gTasks per sincronizzare le tue attività con Google [Android] Usa gTasks per sincronizzare le tue attività con Google [Android] In questi giorni, ci sono un milione e un ottimo modo per gestire una cosa da fare elenco online e tramite app mobili. Detto questo, spesso ci sono ancora alcune persone che non stanno ancora utilizzando uno dei ... Leggi di più e poi provato tutte le altre app di produttività. Smetti di calpestare l'acqua e fai progressi nella vita con il grande fermo immagine Calpesta l'acqua e fai progressi nella vita Big Picture Sono sicuro che molti di voi hanno pensato se si stanno facendo le cose giuste ogni giorno, se si sta andando da qualche parte, e se si sta andando nella giusta direzione. Gli elenchi di cose da fare e le app organizzative aiuteranno ... Per saperne di più .

Mi piace l'idea di un sistema online in cui è possibile memorizzare elenchi e progetti delle cose da fare, ma non posso sopportare il fatto che pochissimi sistemi di cose da fare online 5 nuove app di produttività per gestire l'elenco delle cose da fare e ottenere le cose Fine 5 Nuove app di produttività per gestire la tua lista di cose da fare e ottenere risultati La migliore app per la produttività sarà sempre ciò che funziona per te. In questo elenco, potresti trovarne uno che ti aiuterà a fare le cose. Leggi di più sono davvero personalizzati per come voglio usarli.

Ecco perché amo ToDoist anche per l'automazione - ti offre la possibilità di emettere notifiche via email o SMS.

Ciò significa che è possibile collegare le notifiche via e-mail o SMS tramite IFTTT a una sorta di attività di output che si desidera eseguire in un determinato momento in futuro. Puoi anche utilizzare il sistema di pianificazione ricorrente creativo di ToDoist per impostare qualsiasi attività ripetitiva.

Quando imposti le attività to-do in ToDoist come parte della normale pianificazione, inizia a pensare al tipo di attività, in particolare quelle ricorrenti, che potresti essere in grado di automatizzare. Creare un'e-mail o un output SMS da tale attività a IFTTT (come indicato di seguito),

Automatizza un rapporto Email al tuo capo

L'email è probabilmente il trigger ToDoist più semplice da inviare a IFTTT per qualsiasi automazione. In questo primo esempio, vedrai come automatizzare l'invio di un rapporto al tuo supervisore ogni giorno.

Per prima cosa, crea un'attività ricorrente in ToDoist.

Quindi, fare clic sull'icona delle notifiche (una sveglia), impostarla per “Via Posta Elettronica” e imposta il ritardo a 0 minuti.

Nell'esempio sopra, un'e-mail verrà emessa per questa attività ogni venerdì alle 15:00. L'email utilizzata è quella che hai impostato nel “Impostazioni ToDoist” sezione del tuo account. La cosa importante da ricordare qui è che qualunque testo tu abbia messo per il titolo dell'attività apparirà nel corpo di quell'email.

Ora vai nel tuo account di posta elettronica e imposta un filtro per quel corpo di testo. Per il filtro, chiedi al tuo client di posta elettronica di applicare un'etichetta all'e-mail. In questo caso, applicheremo l'etichetta “Weekly-Report-to-Boss”. Per il filtro, verrà da “[email protected]”, e poi qualsiasi parola dal nome del tuo compito entra nel “Ha le parole” campo.

Quindi, applica l'etichetta (potrebbe essere necessario creare l'etichetta).

Ora, ogni volta che il tuo compito ricorrente di ToDoist prende il via, attiverà un'email alla tua casella di posta, il tuo client di posta elettronica applicherà l'etichetta e tutto ciò che devi fare ora è impostare IFTTT per controllare quell'etichetta e poi inviare il messaggio rapporto. Il trigger IFTTT avrà un aspetto simile a quello seguente.

Infine, per il trigger utilizzerai anche l'E-mail: chiedi a IFTTT di inviare un'e-mail con un oggetto e un corpo fissi, ma rendi l'allegato un URL fisso per il file di rapporto che hai salvato in Dropbox.

Quindi ora tutto ciò che devi fare è ricordarti di aggiornare quel file di report settimanale in Dropbox con i dati più recenti (o, meglio ancora, trovare un modo per automatizzare un rapporto di un foglio di calcolo di Google Come creare un rapporto di foglio di calcolo di Google automatizzato dai dati di Analytics Come Crea un rapporto di foglio di calcolo automatizzato di Google Dai dati di Analytics Leggi di più e non devi fare alcun lavoro! Tempo il foglio di calcolo per aggiornare il giorno prima di questa email automatica, e puoi prendere un caffè - lasciando che il sistema faccia tutto il tuo lavoro per te.

Pianifica un post su Facebook da ToDoist

Okay, quindi sei come me e hai le migliori intenzioni per mantenere i tuoi fan aggiornati con post e aggiornamenti costanti, ma poi la vita diventa piena e la prossima cosa che sai è che è passato un mese senza post di Facebook. Non fantastico.

Perché non programmare una serie di attività di Facebook Post in ToDoist? È facile. Per prima cosa, crea un nuovo progetto in ToDoist chiamato “Aggiornamento rapido” per tutti i post di Facebook. Quindi, imposta un'attività e rendi il titolo il testo del tuo post.

Proprio come nella prima automazione di cui sopra, creerai un filtro email usando il “Aggiornamento rapido” all'inizio della riga dell'oggetto. Imposta il filtro e applica l'etichetta “Todoist-Facebook-Post” come mostrato sopra. Perché la riga dell'oggetto? Bene, la cosa bella è che la tua notifica ToDoist aggiunge il nome del progetto alla parte anteriore dell'e-mail in arrivo, come mostrato qui.

Ciò che è bello di questo è che non solo puoi usare il “Aggiornamento rapido” frase nell'oggetto per filtrare l'email in arrivo, ma puoi usare IFTTT per postare l'intera riga dell'oggetto di quell'email su Facebook! In un trigger di Facebook IFTTT, è facile come selezionare il soggetto in arrivo come ingrediente da pubblicare.

Questo è tutto! Ora pianifichi il tuo compito / post in ToDoist sotto il “Aggiornamento rapido” progetto usando il titolo dell'attività come post di Facebook. Assicurati che la notifica dell'attività sia impostata per accedere al tuo account di posta elettronica. Questo è tutto. La tua e-mail etichetterà l'e-mail in arrivo, IFTTT pubblicherà su Facebook per te, e ora sei un ninja della produttività!

Emettere Meeting Promemoria a più persone

Uno svantaggio di ToDoist è che i promemoria via email vengono inviati a una sola e-mail. Quindi, che cosa succede se si desidera impostare un messaggio di posta elettronica ricorrente nel proprio team che funge da promemoria per una riunione o un'attività che è necessario collaborare tutti?

È possibile impostare un avviso di riunione ricorrente in ToDoist e impostare semplicemente la notifica per andare al proprio indirizzo email.

Ancora una volta, imposta un filtro per cercare la riga nel titolo del tuo compito, crea un'etichetta per esso e poi in IFTTT, usa quell'etichetta per attivare un trigger Email su più indirizzi email.

Questo è un modo molto semplice ed efficace per estendere la limitazione di ToDoist da una notifica e-mail a più, grazie a una ricetta IFTTT con un trigger di posta elettronica e un'e-mail di output!

Trigger File Transfer con SMS

Un'altra caratteristica interessante di ToDoist è che offre anche notifiche SMS. Per fortuna, IFTTT offre la possibilità di attivare ricette via SMS. Basta scegliere SMS come trigger e scegliere “Invia a IFTTT un SMS taggato”. Per trasferire un file tramite SMS, utilizzare un tag come #TransferReport.

Una volta creato questo trigger, IFTTT ti fornirà il numero di SMS che devi inviare.

L'unico problema qui è che ToDoist per inviare notifiche direttamente a IFTTT, dovresti fare il “a partire dal” numero di telefono il tuo numero SMS ToDoist. Non funzionerà, perché IFTTT richiede di inviare un SMS di prova e rispondere con un PIN.

Il modo più semplice per impostare il tuo telefono cellulare - configurato come telefono SMS con IFTTT e ToDoist - con qualsiasi app di inoltro SMS disponibile Pansi SMS semplifica la gestione dei messaggi di testo su Android Pansi SMS rende semplice per gestire i messaggi di testo su Android Ci sono app là fuori che trasformano il testo da una routine quotidiana in una brezza assoluta. Pansi SMS è una di quelle app. Leggi di più . Ce ne sono molte disponibili sia per Android che per iOS. Configura l'app per inoltrare le notifiche SMS in arrivo da ToDoist al tuo numero IFTTT e il gioco è fatto.

Ora, imposta l'attività ToDoist per attivare il trasferimento di file assegnando un nome all'attività con il tag che desideri utilizzare per attivarlo in IFTTT.

L'SMS in arrivo da ToDoist avrà un aspetto simile “Promemoria | #TransferReport | Segnala nome”

Poiché hai impostato un trigger SMS IFTTT per cercare il tag #TransferReport, questo messaggio di testo attiverà quella ricetta.

Ora, per fare in modo che IFTTT trasferisca un file da Dropbox a Google Drive, devi semplicemente impostare il trigger IFTTT per utilizzare Google Drive e selezionare “Carica file dall'URL”.

Come puoi vedere, devi semplicemente impostare l'URL del file sull'URL del file in Dropbox. Denominare il file usando il “ReceivedAt” data dell'SMS in modo che ogni volta che il file viene caricato riceverà una nuova data, quindi seleziona il percorso di Google Drive in cui desideri che il rapporto vada.

Il vantaggio di questa automazione è che puoi avere uno dei tuoi collaboratori che inserisce il loro ultimo rapporto nel tuo URL Dropbox pubblico, sostituendo il vecchio file e mantenendo lo stesso nome. Quindi, ad intervalli settimanali, il tuo sistema automatizzato raggiungerà, acquisirà quel rapporto o file di dati e lo caricherà nel tuo account Google Drive, dove potrai vedere il nuovo rapporto.

Aggiungi una riga a Google Spreadsheet con SMS

L'ultima idea di automazione sta attivando una nuova riga di immissione dei dati in un foglio di calcolo di Google. Un esempio del perché questo potrebbe essere utile è se tu avessi un team di tecnici sul campo o qualche altro personale remoto. Forse stanno raccogliendo le risposte dei sondaggi dai clienti o raccogliendo letture dei contatori da postazioni remote.

Puoi far loro mandare un messaggio SMS al tuo telefono usando un tag unico per ogni tecnico. Ad esempio, Bob potrebbe inviarti messaggi “#bobdata 779 Church Street, 4021”, e John ti manderebbe un messaggio “#johndata 76 Main Strett, 6543”.

Desideri in qualche modo automatizzare l'inserimento di tali dati in un unico foglio di calcolo di Google. Sembra pazzo complicato? Bene, non lo è.

In realtà, non hai nemmeno bisogno di ToDoist per questa soluzione. Innanzitutto, assicurati di avere quell'app di inoltro automatico che funziona sul tuo telefono in modo che i messaggi in arrivo da questi tecnici vengano automaticamente inoltrati al tuo numero SMS IFTTT. Quindi, imposta i trigger in IFTTT per ciascun tag.

Quindi crea un'azione utilizzando Google Drive e seleziona “Aggiungi riga al foglio di calcolo”.

La creazione di un trigger individuale per ogni tecnico, utilizzando lo stesso nome del foglio di calcolo, caricherà tutte le informazioni in entrata in un singolo foglio di calcolo.

Quando inizi a giocare in modo creativo con le funzionalità di notifica di ToDoist e l'abilità di IFTTT di prenderle e realizzare automazioni davvero fantastiche con loro, diventa molto ovvio che la combinazione dei due è una cosa molto potente.

Riesci a pensare ad altri modi interessanti per combinare ToDoist e IFTTT per automatizzare altre attività? Condividi le tue idee e pensieri creativi nella sezione commenti qui sotto!

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