Diventa un capo alla posta elettronica non lasciarlo tutto il giorno

182.900.000.000 di email.

182,9 miliardi.

Questo è più di 25 email per ogni mente umana sul pianeta.

Ed è proprio quello che inviamo in un giorno (PDF).

Data la quantità pazzesca di e-mail che vengono inviate e ricevute ogni giorno, non c'è da meravigliarsi se questa comunicazione elettronica è diventata troppo difficile da gestire per molti di noi. Ma non preoccuparti, ecco alcuni segreti di produttività che possono aiutarti a domare la bestia.

Usa risposte predefinite

Non posso sottolineare l'importanza di questo. È probabile che tu risponda a molte e-mail allo stesso modo, che si tratti di un rifiuto di una presentazione, di un impegno di un collega o di un semplice saluto. L'unica cosa che devi assolutamente fare è creare risposte predefinite per le tue email più usate.

E 'davvero facile impostare risposte predefinite in Gmail Email Più veloce e migliore con risposte predefinite Email più veloce e migliore con risposte predefinite Non hai tempo per cucinare il pranzo? Nessun problema, prendi una lattina. Hai bisogno di un po 'di campeggio che non andrà male? Facile, prendi del cibo in scatola. Stanco di digitare le stesse risposte e-mail? Prova le e-mail in scatola! Pensa ... Leggi altro o qualsiasi altro client di posta elettronica. Non importa quanto velocemente sei un dattilografo, non sei più veloce di due clic del mouse, giusto? Risparmia un po 'di tempo e fallo ora.

Imposta filtri ed etichette / cartelle

Il modo migliore per affrontare un sovraccarico è quello di risolverlo. Ciò significa utilizzare filtri ed etichette / cartelle nella tua casella di posta. Outlook ha cartelle, Gmail ha etichette ed entrambi hanno filtri che puoi impostare per indirizzare automaticamente la tua email a queste cartelle ed etichette. Puoi impostare filtri avanzati 5 Filtri Gmail per aiutare a stabilire la priorità e organizzare la tua casella di posta 5 Filtri Gmail per aiutare a stabilire la priorità e organizzare la tua casella di posta Quali filtri dovrebbero avere ognuno nel proprio arsenale in modo che la loro casella di posta sia ordinata come la mia? Sono qui per aiutarti a iniziare a configurare i tuoi primi cinque filtri o ... Leggi di più su Gmail in base alle tue esigenze personalizzate. Infatti, Gmail ti offre automaticamente l'ordine sulla tua email 6 modi per recuperare la tua casella di posta elettronica 6 modi per recuperare la tua casella di posta elettronica C'è qualcos'altro che sia utile, prevalente e frustrante come una casella di posta elettronica? È in giro da sempre e continuiamo ad usarlo, e finché continueremo ad usarlo, le persone come me ... Leggi di più con la sua nuova Posta prioritaria.

Prendono un po 'di tempo per impostare e categorizzare bene, e il primo mese richiede un input costante da parte tua. Ma a lungo termine ne vale la pena. Non limitarti a mettere le cose sotto etichette e filtri, pensaci su e categorizza bene perché questa è l'automazione che la tua casella di posta utilizzerà per il resto della tua vita.

Trovo che sia meglio fare un controllo in 3 passaggi prima di filtrare un'email:

1. Chiediti quale sarebbe il miglior nome etichetta / cartella (esistente o no) per questo messaggio.
2. Controlla se quel nome esiste già, e in caso contrario, crealo.
3. Chiediti se quel nome dovrebbe essere un'entità separata o sotto-categorizzata sotto una delle cartelle esistenti.

Fallo regolarmente e la tua casella di posta sarà magicamente più pulita.

Prendi la tua lista delle cose da fare altrove

Dillo con me gente: “La tua casella di posta non è la tua lista di cose da fare.” Vivek Haldar di Google ha scritto su questo un po 'di tempo fa e non potrei essere più d'accordo. Ecco la versione di Haldar:

L'email è un posto terribile per una lista di cose da fare. Davvero non capisco come si possa fare affidamento su GTD per e-mail. Un'e-mail non è perseguibile. Una volta che lo hai letto e capito, potresti finire con un'azione chiara, ma la tua casella di posta non è il posto giusto per inserirla.

La tua email riguarda la comunicazione, quindi lascia che sia su questo. Ci sono un sacco di fantastiche app per le liste di cose da fare e consiglio vivamente Any.do o Wunderlist Wunderlist: la migliore applicazione della lista delle cose da fare su iPhone [iOS] Wunderlist: la migliore applicazione della lista delle cose da fare su iPhone [iOS] Wunderlist è uno dei modi più semplici per tenere traccia di ciò che devi fare. Ha un'interfaccia utente elegante che ha senso. Chiunque può prenderlo e capire come ... Per saperne di più .

Annulla iscrizione a Junk

Non crederai a quante newsletter e altre email indesiderate blocchino la tua casella di posta, nonostante un filtro spam. E una volta che il disordine inizia a crescere, può rapidamente perdere il controllo. Per fermarlo, devi iniziare a disiscriverlo e c'è un trucco davvero facile da fare.

Nel tuo client di posta elettronica, cerca la parola “Annulla l'iscrizione”. Viene aggiunto alla fine di ogni newsletter, quindi vedrai improvvisamente un elenco di tutte le mail di massa nella tua casella di posta. Ora basta aprirli uno a uno e annullare l'iscrizione. Ti consiglio di utilizzare il riquadro di anteprima di Gmail quando lo fai per velocizzare le cose.

Sono inoltre disponibili componenti aggiuntivi e servizi per annullare rapidamente l'iscrizione alle mailing list. Cancellare la posta in arrivo: cancellarsi rapidamente da più newsletter con questi strumenti Cancellare la posta in arrivo: cancellarsi rapidamente da più newsletter con questi strumenti L'annullamento dell'iscrizione dalle newsletter non è solo spam. La maggior parte delle newsletter che riempiono la nostra casella di posta non vendono medicine o offrono premi in denaro: sono autentiche newsletter di società affidabili che noi stessi abbiamo sottoscritto ... Leggi di più o li raggruppano in email digests.

La domanda d'oro per chiedere ad ogni e-mail

Questo è il biggie ed è quello che mi ha aiutato a mantenere il mio sovraccarico di posta in arrivo nel corso dell'ultimo anno. Tom Stafford di BBC Future ha offerto una domanda d'oro da chiederti quando hai aperto un messaggio:

“Se non avessi queste informazioni nella mia casella di posta, dovrei uscire a cercarlo?”

Se la risposta è no, non rispondere o premere elimina senza nemmeno aprirlo. È così semplice. No, non ti perderai nulla di enorme - lo sto facendo da un anno e funziona davvero. Ecco la spiegazione di Stafford per questo:

Da nessuna parte questo è più evidente dell'email di gruppo e della valanga di risposte che invariabilmente segue. Colpiscilo ricordando a te stesso che non tutte le e-mail devono essere replicate, che molti problemi saranno - e dovrebbero essere - affrontati da altre persone. Chiedilo a te stesso: “Se non avessi queste informazioni nella mia casella di posta, dovrei uscire a cercarlo?” Il più delle volte la risposta è probabilmente “no”, e questo è un segno che qualcun altro sta controllando la tua attenzione.

Condividi i tuoi Hack Email

Ognuno ha i propri hack e-mail per gestire la confusione e il modo migliore per imparare è condividerli. Abbiamo anche la nostra guida di Gmail per tutti. Aiuta, così come i consigli degli utenti professionisti. Se Stafford non avesse scritto quell'articolo, sarei ancora affogato nei messaggi e gli sarò per sempre grato per questo.

Dimmi, come gestisci il sovraccarico della tua e-mail 3 Suggerimenti per gestire il sovraccarico dell'email in Gmail [Mostra e racconta] 3 suggerimenti per gestire il sovraccarico dell'email in Gmail [Mostra e leggi] Molti di noi soffrono di sovraccarico di informazioni. Essere sopraffatti dalle e-mail private potrebbe non essere un grosso problema e ignorare la metà delle e-mail è in realtà accettabile in una certa misura. Tuttavia, in una vita professionale, ... Per saperne di più? Non ci sono risposte sbagliate qui, gente.

Crediti immagine: Pete, Lars Plougmann

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