Cutting edge yaM Imposta lo standard per gli strumenti di gestione delle riunioni online

Se si organizzano riunioni senza ordini del giorno o si conservano minuti in semplici documenti in Word, le riunioni e i resoconti dei minuti non sono probabilmente così utili come potrebbero essere. Mentre molti di noi non aspettano con ansia di partecipare alle riunioni, ci sono comunque fantastici strumenti online 10+ Grandi strumenti online per la coordinazione e gli incontri di gruppo 10+ Grandi strumenti online per la coordinazione e gli incontri di gruppo Come gestisci una squadra di persone che sono distribuite geograficamente? Come si coordinano i fusi orari internazionali? Il concetto di lavorare via Internet ha iniziato a insinuarsi nel posto di lavoro quotidiano, ... Leggi altro che può aiutare a rendere le riunioni più produttive e meno dispendiose in termini di tempo per chi li pianifica e li facilita.

Recentemente mi sono imbattuto in un'applicazione web per la gestione di riunioni online all'avanguardia chiamata yaM (che sta per Yet Another Meeting). yaM è come un assistente virtuale per produrre agende e resoconti minuti dall'aspetto professionale, fornendo allo stesso tempo strumenti che aiutano i partecipanti a confrontarsi con idee, fare analisi di prodotto e costi e integrarsi con account cloud online come Dropbox, Google Calendar e Evernote.

yaM può essere utilizzato con entrambi gli spazi di riunioni online come Google Hangouts Suggerimenti sulla pianificazione e sulla partecipazione di riunioni efficaci con Google Hangouts Suggerimenti sulla pianificazione e sulla partecipazione di riunioni efficaci con Google Hangouts Con la tecnologia Internet di oggi, tenere riunioni online può essere sia efficiente che conveniente soprattutto se li pianifichi preventivamente e fai uso di strumenti per risparmiare tempo. Negli ultimi due mesi ho partecipato a riunioni online ... Leggi di più o nelle impostazioni offline tradizionali. Come applicazione web, è simile a Agreedo Agreedo: Scrivi e gestisci i tuoi minuti di riunione d'affari gratuitamente online Agreedo: scrivi e gestisci i tuoi minuti d'incontro d'affari gratuitamente online Da diverse settimane cerco un sito web facile da usare o applicazione che mi consenta di conservare e archiviare i verbali delle riunioni. L'approccio tradizionale del documento di testo non è più produttivo ... Leggi altro, ma è molto più avanzato senza essere complicato.

Creare gli ordini del giorno

Dopo aver registrato un account con yaM, puoi immediatamente iniziare a sviluppare un'agenda per la tua prossima riunione. È sufficiente aggiungere gli elementi dell'agenda sul lato sinistro dell'area di lavoro, insieme alla durata e il nome della persona responsabile di quell'elemento.

È possibile assegnare facilmente nomi agli elementi dell'agenda, ma i partecipanti devono registrare un account con yaM, che è possibile inviare loro un invito a farlo dall'interno dell'area di lavoro. Avere partecipanti registrati rende lo strumento di gestione delle riunioni molto più collaborativo, poiché ogni partecipante può aggiungere contemporaneamente note nello spazio di lavoro durante la riunione. Mentre è più efficiente avere una persona assegnata come una persona che tiene al minuto, ci sono altri strumenti utili in yaM che lo rendono ideale per la collaborazione.

Una volta creata la tua agenda, puoi stamparla o farla circolare ai partecipanti alla riunione. Ogni partecipante registrato riceverà un rapporto sulla riunione via e-mail, che ovviamente include la logistica dei media, l'elenco degli elementi dell'agenda e un link allo spazio di lavoro online yaM. Meglio di tutti, l'agenda circolare è professionalmente formattata e facile da leggere. Gli elementi dell'ordine del giorno possono anche essere copiati e aggiunti a una nuova riunione. Sarebbe anche meglio, tuttavia, se gli sviluppatori potessero creare un modo per creare elementi di agenda standard che fanno automaticamente parte di ogni nuova riunione.

Assunzione minuta

Aggiungere note e azioni in yaM è tanto facile quanto creare agende. Il resoconto è composto da quattrotipi di contenuto: note, elementi di azione, file allegati e strumenti di collaborazione in tempo reale.

Il modo in cui yaM è impostato potrebbe aiutare i partecipanti a rimanere concentrati, soprattutto se tutti hanno lo spazio di lavoro aperto sul proprio computer durante la riunione. Il beneficiario minuto può facilmente aggiungere un elemento di azione, con una data di scadenza e il nome della persona responsabile. Stranamente, tuttavia, solo una persona può essere elencata come responsabile di ogni azione.

Where yaM brilla anche la sua raccolta di strumenti di collaborazione integrati che consentono ai membri di fare analisi Pro / Con, analisi del prodotto, brainstorming di idee o votare decisioni importanti. C'è anche uno strumento per quella che viene chiamata un'analisi SWAT, che implica discutere e registrare i punti di forza, i punti deboli, le opportunità e le minacce di un particolare progetto, idea o decisione.

Vedrai che questi strumenti di collaborazione e di gestione delle riunioni possono essere molto utili per mantenere i partecipanti coinvolti, e possibilmente aiutarli a fare migliori analisi e decisioni. È anche possibile stampare o inviare via e-mail il contenuto dei singoli strumenti di collaborazione ai partecipanti durante la riunione. (Nota: le idee per altri strumenti di collaborazione online sono esaminate qui I 6 migliori strumenti gratuiti per riunioni online per collaborare con il tuo team I 6 migliori strumenti gratuiti per riunioni online per collaborare con il tuo team I piccoli team non hanno bisogno di costose app aziendali per la collaborazione. sei fantastici strumenti che puoi utilizzare per gestire i dati del tuo team, la comunicazione e altro ancora. Per saperne di più).

Come per gli ordini del giorno, i report dei minuti di yaM possono anche essere stampati o diffusi via e-mail. I minuti sono così ben formattati che i partecipanti alla riunione non avranno scuse per non averli rivisti. Anche gli ordini del giorno e i minuti vengono archiviati su yaM, in modo che i partecipanti possano accedere al proprio account e rivederli in qualsiasi momento.

Altri strumenti

yaM include strumenti aggiuntivi per il monitoraggio del tempo durante le riunioni, l'impostazione delle date delle riunioni nel calendario integrato (che si integra con i feed di Google Calendar, Exchange e Outlook / iCal) e una rubrica.

Gli sviluppatori di yaM hanno incluso diverse funzioni utili nella loro applicazione web, ma hanno prestato particolare attenzione per assicurarsi che l'interfaccia utente sia accessibilee facile da imparare entro pochi minuti dalla registrazione di un account.

yaM ha un account gratuito di base che include tutte le funzionalità principali e la capacità di contenere fino a10 riunioni al mese, con un massimo di cinque partecipanti per riunione. Un account premium consente riunioni e partecipanti illimitati, un'interfaccia personalizzabile e la crittografia SSL.

yaM a mio avviso definisce lo standard per gli strumenti di gestione delle riunioni online. Ma facci sapere cosa ne pensi di questa applicazione online. Ci sono funzionalità aggiuntive che vorresti vedere aggiunte?

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