Libera la tua casella di posta elettronica in modo semplice e automatico per assegnare priorità alle email con questi strumenti gratuiti

L'e-mail ha quasi completamente sostituito la comunicazione con la posta ordinaria. Ora tutti stanno cercando di entrare nella tua casella di posta. Dalla famiglia e dagli amici alle aziende e agli inserzionisti, tutti richiedono una parte della vostra attenzione. Se non hai gestito la tua casella di posta con i filtri e altri strumenti per la definizione delle priorità, è necessario fare un casino. E con sempre più e-mail che ingombrano, è facile perdere traccia. Hai mai perso un'e-mail importante??

Circa un anno fa ho salutato il mio client di posta elettronica desktop e sono passato all'interfaccia online di Gmail per sempre. È stato un grande cambiamento, ma da allora ho imparato un paio di cose sulla gestione delle e-mail. Questo articolo ti mostra tre modi pratici e automatici per assegnare la priorità alle email, inclusa una che non richiede Gmail. Questi strumenti ti garantiranno che non perderai più un'email importante.

Ricominciare con l'email o la prima volta organizzando la tua casella di posta

Quando passi a un nuovo indirizzo email, a un client di posta elettronica o non hai mai messo troppo impegno nell'organizzare la tua casella di posta, ti consiglio vivamente di provare OtherInbox Organizer. Cioè se usi AOL, GMail, Yahoo !, o iCloud con la loro interfaccia nativa / web o IMAP. Organizzatore analizza tutte le tue e-mail e le ordina in diverse cartelle. Elimina la confusione e lascia solo le email più importanti nella tua casella di posta.

Ho provato Organizer con il mio account Gmail. Dopo la registrazione, Organizer procede con la scansione delle e-mail per organizzare i mittenti. Questo può richiedere un po 'di tempo e non devi restare in attesa che finisca.

Il giorno dopo ho notato che nuove etichette erano spuntate nel mio account Gmail. In Gmail, Organizer imposta un'etichetta radice OIB con diverse sotto-etichette, che vanno da Business a Travel e tutto il resto. Le e-mail riconosciute da Organizer, ma non sono sicure che sembrino etichettate come Home. Nel mio caso sono incluse le notifiche di Doodle, Dropbox e Skype. Dopo un'attenta ispezione, ho scoperto che Organizer aveva ordinato oltre 30.000 email nel mio account Gmail.

Fin dall'inizio, Organizer ha riconosciuto quasi tutte le mie newsletter, le notifiche sui social network, le mail di gruppo o di elenco e molto altro. Rispetto alle etichette e ai filtri che avevo creato in precedenza - tutto in noioso lavoro manuale - Organizer ha funzionato molto bene. Si è persino preso cura di alcuni nuovi mittenti che non avevo ancora inviato a nessun filtro. E ogni giorno, c'è un riassunto giornaliero che riassume ciò che l'organizzatore ha fatto con le e-mail in arrivo.

L'organizzatore non è necessariamente perfetto, tuttavia è flessibile. Se ci sono e-mail che si desidera ordinare in modo diverso, è possibile tornare all'interfaccia Web OtherInbox, trovare il rispettivo mittente e modificare la modalità di trattamento. È possibile creare una nuova cartella / etichetta o disabilitare l'ordinamento per i mittenti selezionati.

Ciò che non è immediatamente evidente è che l'organizzatore può imparare. Se trovi un mittente che Organizer non riconosce automaticamente, trascina la rispettiva email in una cartella OIB o etichettala manualmente. Questo insegnerà a Organizer a ordinare tutte le future email da quel mittente nella cartella selezionata e dovresti ricevere una rispettiva email di notifica, che può richiedere del tempo.

OtherInbox Organizer è uno strumento davvero impressionante. Disimballerà la tua casella di posta e ti aiuterà a concentrarti sulle e-mail che contano in pochissimo tempo. E dove non è perfetto, puoi aiutarlo a migliorare. Se non avessi messo tanto impegno nella creazione di etichette complesse e filtri e-mail, mi basterei con Organizer in un batter d'occhio. La mia unica preoccupazione sarebbe affidarsi a uno strumento esterno e cosa succederebbe se smettesse di essere un servizio gratuito o cessasse l'attività. In questo senso, sono felice di avere già un sistema che funziona per me.

Verdetto: Strumento perfetto se non hai idea di come gestire il casino nella tua casella di posta!

Risolvere un account Gmail esistente con Posta prioritaria e filtri

Nel mio account di posta elettronica di lavoro ho utilizzato Posta prioritaria di Gmail dall'anno scorso. Questa è l'unica casella di posta che sono riuscito a cancellare ogni giorno. Non ti piacerebbe che la tua posta in arrivo assomigli in qualche modo allo screenshot qui sotto? Posta prioritaria posta importante e non letto e-mail in cima, ha recitato o importante e-mail o altre etichette selezionate (fino a due) sedersi proprio sotto e tutto il resto è in fondo.

Puoi attivare Posta prioritaria nelle impostazioni della Posta in arrivo. È uno dei cinque tipi di posta in arrivo. Abbiamo già scritto su Priority Inbox qui Posta prioritaria di Gmail risolve il problema Bacn La posta prioritaria di Gmail risolve il problema Bacn Ulteriori informazioni .

Ho trovato che Priority Inbox è molto affidabile. In alcuni rari casi sono arrivate e-mail importante e non letto, anche se non erano da un contatto regolare e non erano nemmeno stati inviati a me personalmente. Tuttavia, su base giornaliera, trovo solo le email che contano in cima alla mia casella di posta. In realtà avevo dimenticato di aver attivato Priority Inbox: è così che ha funzionato per me!

Verdetto: Impostalo e scopri che funziona. Potrebbe comunque essere necessario impostare i filtri e-mail, comunque.

Ovviamente Priority Inbox non è tutto ciò che sto usando per gestire il mio account di posta elettronica di lavoro. Ho anche creato un sacco di filtri per mantenere la mia casella di posta, in particolare il tutto il resto sezione, lontano dalla confusione. Questo torna a uno dei nostri articoli chiave di Gmail, 3 cose che gli utenti Gmail Pro hanno impostato nei loro account 3 cose che gli utenti Gmail Pro hanno impostato sui loro account 3 cose Gli utenti Pro Gmail si sono impostati sui loro account Ulteriori informazioni. Potresti anche voler controllare i 5 filtri Gmail per aiutare a stabilire la priorità e organizzare la tua casella di posta 5 Filtri Gmail per aiutare a definire le priorità e organizzare la tua casella 5 Filtri Gmail per aiutare a stabilire la priorità e organizzare la tua casella di posta Quali filtri dovrebbero avere ognuno nel proprio arsenale che la loro casella di posta è ordinata come la mia? Sono qui per aiutarti a iniziare a configurare i tuoi primi cinque filtri, o ... Per saperne di più .

Gestione di più account di posta elettronica in Gmail con più caselle di posta

Con Gmail puoi gestire più account di posta elettronica Come importare e gestire più account di posta elettronica in Gmail Come importare e gestire più account di posta elettronica in Gmail Non è raro avere diversi account di posta elettronica, ma controllare più account in luoghi diversi è noioso. Quindi, molte persone si rivolgono a un client di posta elettronica desktop come Thunderbird o Outlook per gestire tutti i loro ... Leggi altro da una singola interfaccia. Tuttavia, può diventare piuttosto confuso se le email di diversi account finiscono in una singola casella di posta. Mentre le etichette offrono un ottimo modo per ordinare e-mail e distinguere tra diverse categorie, non forniscono necessariamente una buona panoramica. Inserisci più caselle di posta, una funzione di Gmail Labs che ti consente di visualizzare fino a cinque caselle di posta in arrivo aggiuntive nel riquadro Posta in arrivo di Gmail.

Nel corso dell'ultimo anno, ho utilizzato più caselle di posta in arrivo per ottenere una panoramica della posta in arrivo, delle e-mail speciali, delle bozze e delle e-mail con diverse etichette. Ammetto che le e-mail Starred sono andate un po 'fuori controllo. Oltre a questo, ha funzionato come un fascino.

Posta in arrivo multipla è facile da configurare e l'ho spiegata in dettaglio e con molte schermate qui Come importare e gestire più account di posta elettronica in Gmail Come importare e gestire più account di posta elettronica in Gmail Non è raro avere diversi account di posta elettronica, ma controllare più account in posti diversi è noioso. Quindi, molte persone si rivolgono a un client di posta elettronica desktop come Thunderbird o Outlook per gestire tutti i loro ... Per saperne di più; basta scorrere verso il basso fino all'intestazione Gestisci più account di posta elettronica in Gmail.

Verdetto: Ottimo strumento per mantenere una panoramica su più etichette o account di posta elettronica. Richiede che tu imposti filtri / etichette.

alternative

Un altro strumento che ho stancato era l'app desktop Inky, abilitata per il cloud. Sembra pulito, ma non sembra molto utile quando si tratta di dare la priorità alla posta elettronica. Non ho trovato il Ordina per pertinenza funzione molto utile, ma invece ha trovato l'applicazione un po 'troppo semplice e dolorosamente lenta. Abbiamo menzionato Inky in questo articolo: L'email diventa moderna: tre app di posta elettronica di Windows 8 L'email diventa moderna: tre app di posta elettronica per Windows 8 L'email diventa moderna: tre app di posta elettronica per Windows 8 Con il tuo nuovo dispositivo Windows 8 o l'aggiornamento avviato, le piastrelle ti scintillano e facendo l'occhiolino con informazioni utili, potresti prendere alcuni minuti per dare un'occhiata in giro prima di avere la possibilità ... Leggi altro

Per coloro che utilizzano Outlook o Yahoo e desiderano gestire più account di posta elettronica, questo articolo Combina i tuoi account di posta elettronica in una singola casella di posta: ecco come combinare i tuoi account di posta elettronica in una singola casella di posta: ecco come stai controllando più caselle di posta giornaliera? Smetti di perdere tempo! Combina i tuoi account e-mail in un'unica casella di posta. Ti mostriamo come utilizzare Gmail, Outlook e Yahoo. Leggi di più potrebbe essere utile.

Conclusione

Essendo completamente venduto su Gmail e avendo investito molto tempo nella configurazione dei filtri, ho scoperto che gli strumenti nativi di Gmail Posta prioritaria e Posta in arrivo multipla (tramite Gmail Labs) funzionano ancora meglio per me. Tuttavia, se hai appena iniziato con l'assegnazione di priorità alle e-mail, se hai un account e-mail che non è Gmail e se la tua casella di posta è un pasticcio terribile, allora OtherInbox Organizer sarà un risparmiatore di vita!

Usi strumenti o tecniche per gestire le tue e-mail che dovremmo sapere? Per favore condividi nei commenti!

Crediti immagine: Vector Mail via Shutterstock

Scopri di più su: Suggerimenti per l'email.