Come diventare super-produttivi esternalizzando le attività quotidiane

Sappiamo tutti che una persona che sembra scivolare nella vita ottenendo di più in un giorno di quanto la maggior parte di noi potrebbe riuscire in una settimana. Ma imparando che cosa puoi esternalizzare, oltre a qualche consiglio sulle "migliori pratiche" per delegare le tue faccende quotidiane, anche tu puoi diventare super-produttivo.

Questo articolo spiegherà come scegliere le attività da esternalizzare online, mostrarvi alcuni esempi e darvi alcuni suggerimenti su come diventare un outsourcer online efficiente e competente.

Cos'è l'outsourcing?

In una parola, delegazione. Dal momento del lancio (e del successivo successo) di libri e blog come la settimana lavorativa di 4 ore, un numero enorme di persone esperte di tecnologia si sono rivolti a siti Web come Elance, Odesk, TaskRabbit e molti altri modi per delegare compiti I 5 migliori siti web da trovare Un assistente virtuale I 5 migliori siti web per trovare un assistente virtuale Un assistente virtuale è una persona reale che supporta te o la tua attività in remoto dal loro ufficio di casa. Possono essere virtualmente ovunque e i servizi che forniscono vanno da quelli amministrativi, tecnici, personali o ... Per saperne di più, faccende e persino interi posti di lavoro ai liberi professionisti di tutto il mondo.

Affidando a qualcun altro di assumere compiti che non puoi (o semplicemente non vuoi) di fare da te, all'improvviso hai accesso ad altro (potenzialmente tanto più) di 24 ore al giorno.

Come faccio a sapere cosa esternalizzare?

Un sacco di persone hanno preso in considerazione l'outsourcing, ma si sono tirati indietro all'ultimo minuto semplicemente perché non credevano fosse possibile che qualcun altro prendesse il controllo di certi aspetti della loro vita, indipendentemente da quanto piccola o grande potesse essere quella parte.

Questo è un ostacolo che ho dovuto superare me stesso quattro anni fa, quando ho esternalizzato per la prima volta, e ho appreso che ci sono cinque domande da porre su ciascuna attività per decidere se debba o meno essere esternalizzata.

1. dread: Il pensiero di iniziare questo compito mi riempie di terrore?
2. Mancanza di conoscenza: C'è qualcun altro che potrebbe fare questo compito meglio di quanto potrei?
3. Ripetizione: Sto facendo questo compito più e più volte, senza aggiungere valore reale a ciò a cui sto mirando?
4. Indugio: Sto procrastinando, piuttosto che iniziare questo compito?
5. Tempo: Potrebbe essere meglio spendere il mio tempo facendo qualcos'altro?

Se rispondo sì a qualsiasi delle domande di cui sopra, di solito scelgo di esternalizzare l'attività. L'unica volta in cui non lo farà esternalizzare il compito in queste situazioni è se l'outsourcing sarà più difficile o dispendioso in termini di tempo rispetto al completamento del compito stesso.

Che tipo di attività quotidiane posso esternare in modo realistico?

Quando ho iniziato l'esternalizzazione, ho iniziato a collaborare con freelance di piccole dimensioni per attività di inserimento dati e ricerca di base, ma mentre imparavo sempre di più su come esternalizzare in modo efficace, ho presto imparato che i compiti che potevo delegare erano limitati solo dalla mia immaginazione.

E-mail

Probabilmente hai appena rabbrividito al pensiero di consegnare la responsabilità della tua casella di posta a un ragazzo che hai appena assunto da Internet che sta lavorando a metà strada attraverso il mondo. Fidati di me, capisco. La tua casella di posta è il tuo santuario, giusto? Quindi inizia in piccolo, semplicemente inoltrando l'e-mail dispari al tuo freelance in modo che possano gestire quella singola richiesta (inserendo un appuntamento nel tuo diario, per esempio), quindi puoi gradualmente accumulare quella tanto necessaria fiducia.

Con l'aumentare della fiducia nel tuo freelance, puoi trasferire altre responsabilità di posta elettronica, consentendo infine di filtrare l'intera posta in arrivo in modo tale che devi solo rispondere ai messaggi più urgenti e produttivi.

Appuntamenti e prenotazioni

Avere un assistente freelance che può fare e gestire i tuoi appuntamenti e le prenotazioni per te non solo ti fa risparmiare tempo e fatica. Rende anche le tue esperienze meglio.

L'anno scorso, il mio assistente freelance ha prenotato un hotel per la mia ragazza e me. La notte prima del soggiorno, ha chiamato la reception e si è assicurato che tutto fosse OK per la prenotazione (ha anche detto che era il compleanno della mia ragazza). Quando siamo arrivati ​​il ​​giorno successivo, presumo che il personale dell'hotel deve aver pensato che ero un hot-shot (con il mio assistente, e tutti), e siamo arrivati ​​a una camera aggiornata, con una bottiglia di vino e una scritta a mano carta lasciata dal letto.

Se il mio assistente non avesse chiamato in anticipo, questo probabilmente non sarebbe mai accaduto. Puoi fare in modo che i tuoi assistenti pianifichino le chiamate, crei appuntamenti medici, prenoti voli, acquisti biglietti per concerti - qualunque cosa tu abbia bisogno!

Acquisti online

Una volta ho sentito Ramit Sethi parlare di come ha semplificato i suoi acquisti online. In passato si ritrovava a parlare con un amico che raccomandava un libro, un film o un album. Avrebbe, come la maggior parte di noi, annotare il nome della raccomandazione, portare avanti la conversazione e mai realmente andare in giro a fare l'acquisto. Così ora quando riceve una raccomandazione, invia una e-mail super veloce al suo assistente:

Acquista il libro: The Great Gatsby

Dalle istruzioni passate, il suo assistente sa esattamente cosa fare, cioè come scegliere quale edizione acquistare, quanto è autorizzato a spendere, dove deve essere consegnato il libro. Questo è un metodo di esternalizzazione che ho recentemente adottato e vorrei solo averlo fatto prima. E può essere esteso ad altre forme di shopping, come cibo o vestiti (a patto che tu abbia insegnato al tuo assistente cosa ti piace).

Navigazione su Internet

Quante volte ti sei trovato a navigare senza meta sul web nella speranza che qualcosa possa stuzzicare il tuo interesse? Quante ore alla settimana sprechi scheda dopo tab mentre sei seduto sul treno, o mentre guardi la TV, solo per richiuderle senza leggere una sola parola sulla pagina?

Insegnando al tuo assistente i tuoi interessi, il tipo di cose che ti piacerebbe leggere o essere tenute aggiornate, puoi bypassare la fase di navigazione inutile e invece sapere che avrai sempre un flusso costante di contenuti ciò ti interesserà sinceramente.

Per me, il mio assistente trova contenuti che mi piacciono (o su argomenti che ho bisogno di conoscere), e li salva nel mio account Instapaper Gestisci i tuoi segnalibri e lista di lettura con Instapaper Gestisci i tuoi segnalibri e lista di lettura con Instapaper Leggi di più, quindi Posso accedervi dal mio telefono, iPad o laptop, aiutandomi a salvare innumerevoli ore di vagabondaggi online senza senso.

trascrizione

Immagino che tu abbia perso il conto di quante riunioni sei stato e completamente escluso, perdendo una buona parte di una conversazione importante. Probabilmente sei anche uscito da un incontro con l'intenzione di scrivere alcune note e punti azione, solo per essere sviato, dimenticando completamente ciò che dovevi scrivere in primo luogo.

Per evitare questo problema, prova a registrare le tue riunioni e invia il file audio a un freelancer in grado di trascrivere la conversazione, oppure potrebbero semplicemente annotare i punti importanti in modo da poterli analizzare in futuro.

Ci sono centinaia di altri compiti che puoi esternalizzare, siano essi personali o legati agli affari. Dal web design, alla consulenza e alla scrittura, ai consigli di moda, alla pianificazione dei viaggi e persino alla candidatura per posti di lavoro. Quello che scegli di esternalizzare dovrebbe essere basato sulle cinque domande elencate nella parte superiore di questo articolo per assicurarti di investire il tuo tempo nelle attività più importanti.

Alcuni suggerimenti

Non si può negare che l'outsourcing può essere scoraggiante. Dopo tutto, assumendo qualcuno che si occupi di alcune delle tue attività quotidiane, diventi automaticamente un manager. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a tenerti sulla buona strada:

Assumere con cura

Quando pubblichi un lavoro su Elance of Odesk, probabilmente riceverai almeno 30-40 proposte e il tuo compito è trovare la persona giusta per te. prima di prendere una decisione definitiva, redigere una lista di circa 3-7 candidati e impostare un compito semplice. Assicurati di fornire istruzioni molto chiare e una scadenza. Fai sapere loro come vorresti ricevere le informazioni che hai richiesto. Se desideri che in futuro ti facciano delle telefonate, chiedi loro di inviarti un file audio rispondendo a un paio di domande in modo da poter ascoltare la loro "voce del telefono".

Imposta un documento "Su di me"

L'ultima cosa che vuoi fare è ripetere le tue richieste al tuo assistente più e più volte. Ogni volta che fornisci loro nuove informazioni (negozi che ti piacciono, il tipo di hotel in cui ti trovi, le tue esigenze quando prenoti un volo, i tempi in cui sei disponibile per le chiamate, ecc.), Inserisci queste informazioni in un documento condiviso. Questo documento sarà il loro primo punto di riferimento se hanno domande su un'attività che le imposti (riducendo così la quantità di ripetizioni del lavoro che devi fare), inoltre se inizi a lavorare con un assistente diverso, puoi semplicemente consegnarle documento e saranno in grado di conoscere molto meglio te e le tue preferenze.

Sii specifico

Con ogni compito che deleghi, sii il più specifico possibile. Piuttosto che scrivere istruzioni passo passo, potrebbe essere più efficace registrare un video di cattura dello schermo. Ashampoo Snap 7 Recensione: Screenshot facile e cattura video Ashampoo Snap 7 Recensione: Screenshot facile e acquisizione video Alla ricerca di una soluzione di acquisizione desktop facile e completa? Snap 7 offre opzioni di screenshot avanzate, tra cui multi-shot e acquisizione video. Ma vale 20 dollari? Leggi la nostra recensione e prova tu stesso con il ... Leggi altro per inviare al tuo assistente in modo che possano vedere come tu svolgerebbe determinati compiti. Assicurati di lasciare sempre che il tuo assistente sappia per quanto tempo possono spendere per un compito (e / o il tuo budget), la scadenza, e rispondere a qualsiasi domanda che potrebbero avere prima che si trasformino per ridurre l'invio e-mail che può succedere se non sei abbastanza chiaro.

Sii equo: Molte persone assumono freelance, pensando di poter assumere qualcuno per svolgere attività dopo attività per $ 3 all'ora. Si prega di essere equi con quello che chiedi e la tariffa oraria che offri. Più sei bravo, migliori saranno i risultati che riceverai.

Come spero tu possa vedere, la portata di come l'outsourcing può aiutare a liberare tempo ed energia è enorme, sebbene per ottenere il massimo dall'outsourcing, devi considerare questo come un investimento a lungo termine che ripagherà sempre di più mentre i tuoi assistenti apprendono di più su di te e su come possono aiutarti.

Se non sei ancora convinto, dovresti dare un'occhiata all'intervista con Dan Andrews di Tropical MBA su come è riuscito a esternalizzare la maggior parte del business da un milione di dollari. Se ciò non ti influenza, niente lo farà!

Questo articolo si è concentrato su in linea outsourcing, ma ci sono molte attività che puoi anche esternalizzare offline. Strumenti come TaskRabbit sono stati creati per dare una mano con le faccende di tutti i giorni, come la pulizia e il bucato, persino gli acquisti di prodotti alimentari freschi.

Hai esternalizzato qualcuno dei tuoi compiti quotidiani? Se è così, come è andata?

Immagine di credito: Marcos Meca Sam Wordley (Shutterstock)

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