Come abbattere una posta in arrivo di 20.000 posta a zero in 30 minuti

Tra promozioni, newsletter, notifiche e tutto ciò che arriva nella tua casella di posta ogni giorno, è molto facile accumulare troppe email. Se non hai tempo per affrontarlo, potresti trovarti seduto su una casella di posta in arrivo con oltre 20 o 30 mila messaggi.

Da qualche parte lì dentro, hai messaggi importanti che non vuoi perdere. Ma come svuotare la confusione senza gettare il bambino con l'acqua sporca?

Se segui la procedura descritta in questo articolo, puoi portarti alla posta in arrivo zero in almeno 30 minuti. Al massimo un'ora. Vuoi fare un tentativo? Apri la tua casella di posta gonfia e segui.

La casella di posta Gmail gonfiata

Presentazione della posta in arrivo di una persona molto impegnata.

Giusto. Quasi 20.000 messaggi di posta elettronica non letti. Quelli sono solo quelli non letti. La dimensione totale del mio account e-mail prima di iniziare questo processo stava spingendo 35.000 messaggi.

Quindi, la prima cosa da fare è tagliare il frutto basso appeso.

Toss Out the Trash

Va da sé che è necessario eliminare la spazzatura spesso, non solo a casa, ma anche nella posta in arrivo di Gmail.

Clicca sul tuo Spazzatura nella barra di navigazione sinistra, fare clic su “seleziona tutto” nella parte superiore dell'elenco dei messaggi, quindi fare clic su “Tutte le conversazioni” link elencato prima della prima email.

Quindi fare clic su Elimina per sempre.

Quindi, segui lo spam di Gmail Come smettere di email di spam in Gmail Come smettere di email di spam in Gmail Ricevi troppe email? Questi utili suggerimenti di Gmail ti aiuteranno a bloccare le e-mail indesiderate prima che intasino la tua casella di posta Gmail. Leggi di più . Nel campo di navigazione, fare clic su Spam link, quindi fare clic su “Elimina tutti i messaggi spam ora”.

Si sente bene, giusto? Non abbiamo ancora inserito un'enormità nella posta in arrivo, ma è un'ottima sensazione iniziare a pulire la tua casella di posta dopo aver eliminato la spazzatura.

Ora per il prossimo livello di frutta bassa appesa.

Social e promozioni

Se utilizzi la casella di posta in arrivo Gmail predefinita di Google, vedrai Sociale e Promozione schede nella parte superiore della Posta in arrivo.

Fare clic su ciascuno di questi e scorrere verso il basso nell'elenco alla ricerca di grandi volumi di duplicati.

Questi sono i colpevoli che stanno riempiendo la tua casella di posta ogni giorno.

Quando li trovi, apri l'email e trova il Annulla l'iscrizione link vicino alla parte superiore o inferiore dell'e-mail.

Esamina solo le prime pagine dei post di Social e Promotion in cerca di grandi gruppi di duplicati. Basta cancellare le tue newsletter più recenti Il modo senza problemi per annullare l'iscrizione a qualsiasi newsletter via email Il modo senza problemi per annullare l'iscrizione a qualsiasi newsletter e-mail Malato di ricevere e-mail automatizzate che non hai mai letto? Ecco un servizio gratuito che rende l'annullamento dell'iscrizione da parte loro. Leggi di più ridurrà drasticamente la quantità di e-mail che riempie la tua casella di posta ogni giorno.

Non passare troppo tempo a fare questo, perché ci sono pesci più grandi da friggere in questo momento. Dopo aver finito con questo articolo, ti consigliamo di leggere l'articolo di Sandy sul controllo dell'ansia della posta in arrivo di Gmail. Come padroneggiare l'ansia della posta in arrivo Gmail Come padroneggiare l'ansia della posta in arrivo Gmail Tante e-mail, così poco tempo. Ti senti in questo modo quando gestisci la tua casella di posta Gmail? Ti mostriamo le impostazioni semplici e gli strumenti utili per organizzare e proteggere dalla posta in arrivo di Gmail. Leggi di più per impedirti di entrare in questo casino tutto da capo.

Dopo aver annullato l'iscrizione alle e-mail più comuni, fai clic su Seleziona tutto icona in alto di nuovo, e fare clic sul “Seleziona tutte le conversazioni” link in alto.

Fai clic sull'icona del cestino per eliminarli tutti.

Ripeti lo stesso processo nella scheda Promozioni. Quando avrai finito di eliminare tutti questi elementi, probabilmente hai già ridotto la posta in arrivo di alcune migliaia.

E ti stai solo riscaldando.

Esegui il backup e cancella le e-mail con etichette

Anni fa, ero parte di una squadra che conduceva indagini online. Nel tempo in cui ero lì ho accumulato alcune migliaia di e-mail, tutte applicate con un'etichetta Gmail speciale Come ordinare la posta in arrivo di Gmail per mittente, soggetto ed etichetta Come ordinare la posta in arrivo di Gmail per mittente, soggetto ed etichetta Can ' trovi cose nella tua disordinata casella di posta Gmail? Ti mostreremo i cinque modi migliori per ordinare le tue e-mail. Impara queste modifiche e sarai in grado di trovare qualsiasi cosa! Ulteriori informazioni sull'indirizzo email collegato in entrata.

L'indirizzo è stato chiuso nel 2015, ma non mi sono mai preoccupato di cancellare tutte quelle email.

Probabilmente hai creato tutti i tipi di etichette anni fa. Forse hai persino automatizzato il processo con i filtri per le e-mail in arrivo. Tutte queste e-mail sono solo lì che sprecano spazio.

Non puoi semplicemente eliminare le email etichettate in blocco, perché le hai etichettate per un motivo. Forse contengono anni di ricerca, o sono un archivio storico di un lavoro che hai fatto e che non vuoi perdere.

Eseguire il backup delle email con etichette importanti

Fortunatamente, è molto facile eseguire il backup di tutte quelle email in blocco utilizzando la funzione di esportazione dell'account di Google.

Google offre una pagina Scarica i tuoi dati per ogni servizio nel tuo account Google.

Clicca su Gestisci archivi link, quindi fare clic su Crea nuovo archivio.

Scorri verso il basso fino al tuo elenco di account e fai clic Non selezionare niente per deselezionare tutti i conti.

Quindi scorri verso il basso fino al tuo account Gmail e fai clic sull'interruttore per abilitare solo quel servizio.

Fare clic sulla freccia del menu a discesa e fare clic su Seleziona le etichette.

Vai giù per l'elenco delle etichette che hai creato nel tuo account Gmail e seleziona tutti quelli di cui vuoi fare il backup completo.

Sotto l'elenco, è possibile selezionare il formato di file compresso e la dimensione massima dell'archivio.

Infine, fai clic sul Crea archivio pulsante.

Google ti invierà un'e-mail che ha iniziato a prendere il tuo archivio. Potrebbero essere necessarie alcune ore o addirittura un giorno, ma alla fine riceverai un'email di follow-up quando l'archivio sarà pronto per il download. Il link per il download sarà corretto nel messaggio di posta elettronica.

Una volta scaricato e salvato il tuo archivio email in un posto sicuro, sei pronto per iniziare a cancellare le e-mail con etichette.

Elimina email ed etichette etichettate

Di nuovo nella posta in arrivo di Gmail, fai clic su ciascuna etichetta per visualizzare le email e seleziona Tutti dalla lista di selezione.

Ricordati di seleziona tutte le conversazioni come hai fatto prima.

Fai clic sull'icona del cestino per eliminare tutte quelle email.

Se sei fortunato, troverai etichette con migliaia di e-mail che puoi cancellare dalla tua casella di posta elettronica ora che hai un backup.

Dopo aver ripulito tutte le e-mail, non dimenticare di eliminare tutte quelle vecchie etichette. Basta fare clic sul menu a discesa sul lato destro del nome dell'etichetta e scegliere Rimuovi l'etichetta dalla lista.

A questo punto, avresti dovuto ridurre notevolmente le dimensioni della tua casella di posta. Ma non tratteniamo. Abbiamo qualche altro asso nella manica.

Elimina vecchi messaggi di posta elettronica

Se hai decine di migliaia di e-mail, le probabilità sono abbastanza buone che anche le e-mail che erano importanti quattro o cinque anni fa non sono più molto importanti.

Ora è il momento di scavare davvero in profondità e pulire la casa. Liberiamoci da quelle vecchie email.

Per fare questo, basta digitare “older_than: 2y” nel campo di ricerca di Gmail. Puoi impostare qualsiasi limite di tempo desiderato modificando 2 per qualsiasi numero di anni di email che desideri conservare.

Ricorda solo quel volume di email che hai “conservare”, dovrai passare alla fine per estrarre quelli veramente importanti. Quindi rendi questo intervallo di tempo così piccolo come ti senti a tuo agio.

Selezionare Tutti email, e seleziona tutte le conversazioni, quindi fai clic sull'icona Cestino proprio come hai sempre fatto.

Dopodiché, la tua casella di posta elettronica di decine di migliaia dovrebbe arrivare alle migliaia di euro da questo punto.

A questo punto, è tempo di adottare un approccio un po 'più selettivo per ripulire il caos residuo.

Pulisci, Ordina e Organizza

Innanzitutto, considera che qualsiasi email che non hai effettivamente aperto oltre un paio di settimane fa, probabilmente non aprirai mai.

Puoi pulirli rapidamente cercando tutte le e-mail non lette più vecchie di dieci giorni.

Nel campo di ricerca, digita semplicemente “è: non letto older_than: 10d”.

Seleziona ed elimina tutte le email elencate.

Un altro approccio per ridurre ulteriormente l'elenco rimanente di e-mail è la ricerca di spam tipici o di righe di soggetti promozionali. Puoi farlo digitando ricerche come “soggetto: affare”, “soggetto: giveaway” o “soggetto: ultima possibilità”.

Ogni ricerca dovrebbe risultare ben oltre 100 e-mail alla volta. Continua a pulirli.

Termina la tua casella di posta

A questo punto, la tua montagna di decine di migliaia di email dovrebbe essere ridotta a una dimensione molto più gestibile. Ora hai concentrato la posta in arrivo principalmente ai messaggi e-mail che sono importanti per te e che potresti voler mantenere.

Successivamente, inizia a scorrere le email rimanenti. Quando rilevi email importanti che vuoi conservare, trascinali sulle etichette che hai creato per loro (o crea nuove etichette se non esistono ancora).

Sembra un'impresa, ma la scansione visiva di una pagina di e-mail alla volta dovrebbe far apparire solo alcune che in realtà vuoi conservare. Quindi puoi selezionare tutte le email su quella pagina e cancellarle tutte. Questo cancellerà circa 50 e-mail alla volta.

Ricorda che, ogni volta che si nota un ripetitore del mittente, apri l'e-mail e fai clic sulla freccia a discesa accanto al pulsante di risposta. Da questo elenco clicca “Filtra messaggi come questo”.

Quindi seleziona tutto ed elimina l'elenco di email corrispondenti visualizzate.

Etichettando, filtrando ed eliminando grossi blocchi di email, avrai quella lista di poco più di 1.000 e-mail fino a quella miracolosa inbox zero in pochissimo tempo.

È una sensazione tremenda vederlo “vuoto” nota nella posta in arrivo, soprattutto quando sei passato anni senza vederlo!

Non lasciare che la bestia cresca

Ora che hai avuto il tempo di avere di nuovo sotto controllo quella bestia gigante di una casella di posta, è importante evitare che cresca troppo. Il modo migliore per farlo è quello di studiare tutte le funzionalità che Gmail ha a disposizione per mantenere le cose organizzate e semplificate.

Puoi conoscere tali funzioni nella nostra Power User Guide a Gmail The Power Guida dell'utente a Gmail Power User Guide to Gmail Questa guida Gmail gratuita è per coloro che già utilizzano Gmail come client di posta elettronica e desiderano trarre il massimo vantaggio dalla sua molte caratteristiche di produttività. Leggi di più e non affrontare mai di dover ripetere questa procedura.

Immagine di credito: Nomadsoul1 / Depositphotos

Scopri di più su: Suggerimenti per e-mail, Gmail, Posta in arrivo Google, Posta in arrivo Zero.