Come email come un professionista

L'e-mail è una di quelle cose che è iniziata come caratteristica di comodità, ma è diventata rapidamente qualcosa da temere. So che quando ho centinaia di e-mail non lette, il mio intestino sprofonda rapidamente in un vuoto profondo e ignoro quelle e-mail per ancora più a lungo. Ma forse se dovessimo adottare i suggerimenti e i trucchi dei professionisti della posta elettronica, non considereremmo la nostra casella di posta come un ostacolo.

Ci sono molti fattori che giocano nell'efficacia della posta elettronica - non solo scrittura le e-mail, ma impostando la posta in arrivo, gestendo le e-mail, sapendo quando controllare le e-mail e altro ancora. Aumentare l'efficienza della posta elettronica significa aumentare la produttività e, in ultima analisi, significa ottenere tutto in meno tempo. Questo è esattamente quello che vogliamo.

Nota: un aspetto dell'essere un professionista alla posta elettronica è di stare al sicuro e protetto. Leggi questi 7 importanti consigli per la sicurezza delle email 7 Suggerimenti importanti sulla sicurezza delle email che dovresti sapere su 7 Suggerimenti importanti sulla sicurezza delle email che dovresti sapere La sicurezza in Internet è un argomento che tutti sappiamo essere importante, ma spesso si trova nei meandri delle nostre menti , ingannandoci nel credere che "non succederà a me". Se ... Leggi di più prima di iniziare qui. Perdere l'accesso al tuo account di posta elettronica può essere estremamente dannoso.

Programma “Email di controllo” Tempo

Uno dei più grandi errori di utenti che hanno caselle di posta estremamente attive è che lasceranno Gmail, Thunderbird o Postbox aperti 24 ore su 24 e in esecuzione in background. Un altro svarione è l'uso di add-on o funzionalità di notifica che ti avviseranno non appena arriva un'e-mail, indipendentemente da quanto banale possa essere quell'e-mail.

Fatto innegabile: spesso il check-in delle e-mail significa che non è possibile dedicare attenzione a un'altra attività. Fatto innegabile: se mai riuscirai a creare lo stato attivo, le notifiche lo interromperanno in un istante.

Pertanto, dovresti visualizzare la tua casella di posta come un'attività come qualsiasi altra. Non permettere che sia un “sempre acceso” aspetto della tua vita. Invece, pianifica blocchi di tempo - forse una volta al giorno, forse tre volte al giorno - dove controlli nella posta in arrivo, fai tutto il necessario, quindi chiudilo. Potrebbe essere necessario un po 'di tempo per rompere l'abitudine, ma, credimi, la tua produttività salirà alle stelle.

Elimina l'eccesso

La prima cosa che devi fare quando apri la tua casella di posta è scremarla rapidamente ed eliminare tutte le email che non sembrano importanti. Pensa a te stesso come a uno scultore con un enorme blocco di marmo fresco. Prima di iniziare il lavoro vero, devi liberarti a grandi linee e sbarazzarti dell'eccesso.

Immagina di effettuare il check-in e di trovare 350 e-mail in attesa di una risposta. Bastano cinque minuti - si, davvero! - sfogliare e fare clic sulle caselle accanto alle e-mail che non hanno importanza. Quando ne hai preso la maggior parte, fai clic su Elimina per cancellare tutte quelle email controllate. Ora devi solo rispondere a 50 e questa è una grande spinta psicologica.

Leggi e rispondi immediatamente

Apri spesso un'email, vedi che devi fare qualcosa, ma lasciarlo per un altro giorno? Questa può essere un'abitudine rischiosa. Cosa succede se ti dimentichi di questo? Cosa succede se si perde l'e-mail in qualche modo? Che cosa succede se è necessario rispondere prima di quanto si pensi che è necessario?

Meglio fare tutto subito. Previene l'accumulo di “Devo ancora rispondere a questa email” pensieri che ti assillano fino a quando non riesci finalmente a farcela. Riduce le possibilità che ti dimentichi di un'email importante. Mantiene felici i tuoi clienti, amici e contatti di lavoro perché rispondi con tanta puntualità. Come bonus, avrai un grosso peso dalla tua mente.

Con una casella di posta pulita e vuota che non è ingombra di messaggi a cui è necessario tornare, è possibile implementare più facilmente il punto precedente di controllo della posta elettronica solo in orari pianificati. Se davvero non vuoi leggere e rispondere immediatamente, cerca almeno un addon di promemoria via email Aggiungi pianificazione, monitoraggio e promemoria a Gmail con questo fantastico componente aggiuntivo Aggiungi pianificazione, monitoraggio e promemoria a Gmail con questo fantastico componente aggiuntivo Ammettiamolo, Gmail è praticamente perfetto. Non è una coincidenza che ora sia uno dei provider di posta elettronica più popolari, almeno per coloro che preferiscono un'interfaccia Web. Vi sono, tuttavia, diversi ... Per saperne di più .

Risposte predefinite

Le risposte inscatolate sono un Stupefacente funzionalità che è diventata uno standard in tutti i principali servizi e client di posta elettronica. In sostanza, una risposta predefinita è una risposta modello che è possibile creare in anticipo e utilizzare con un solo clic. Sono ottimi quando ti ritrovi a scrivere la stessa risposta più e più volte, ad esempio quando le persone inviano frequentemente domande su un determinato argomento.

Puoi attivare Risposte predefinite in Gmail attivandolo nella sezione Labs delle impostazioni. Yaara ha scritto un post didattico su come iniziare con Canned Responses in Gmail Email Più veloce e meglio con risposte predefinite Email più veloce e migliore con risposte predefinite Non hai tempo per cucinare il pranzo? Nessun problema, prendi una lattina. Hai bisogno di un po 'di campeggio che non andrà male? Facile, prendi del cibo in scatola. Stanco di digitare le stesse risposte e-mail? Prova le e-mail in scatola! Pensa ... Leggi di più .

Keep It Brief

Il modo migliore per ridurre il tempo che l'e-mail ti risucchia da te: dedicare meno tempo alla scrittura delle risposte. Ovviamente, non sacrificare gli affari o l'etichetta personale scrivendo risposte concise, ma non è necessario scrivere 5-10 paragrafi per ogni e-mail che invii. L'email è meno formale delle lettere tradizionali!

Identifica il messaggio principale che vuoi trasmettere, quindi cerca di portarlo al destinatario in massimo da uno a tre paragrafi. Sai come ti stai divertendo così tanto a sfogliare così tante e-mail? Bene, il destinatario sta probabilmente affrontando lo stesso problema. Non solo accorcia le tue email risparmiando sul tuo tempo, ma risparmia anche il loro tempo e te ne saranno grati.

Usa i filtri per organizzare

L'utilizzo della potenza dei filtri può rivoluzionare il flusso di lavoro della posta elettronica. In sostanza, un filtro controlla ogni e-mail in arrivo e, se soddisfa i criteri del filtro, esegue un'azione su di esso. Questa azione potrebbe spostare l'email in una determinata cartella o impostare un'etichetta particolare. I criteri di un filtro possono includere chi è il mittente, l'oggetto dell'email, il contenuto del corpo, ecc.

I filtri sono un fantastico metodo per tenere organizzata la tua casella di posta. Ricevi molti aggiornamenti di newsletter da catene di negozi, notifiche dai social media o fatture elettroniche? I filtri possono mantenere queste e-mail separate dalla tua casella di posta, riducendo drasticamente la quantità di email che devi sfogliare. Inoltre, c'è meno possibilità che tu elimini uno di quelli accidentalmente.

Scopri il post di Craig su come impostare e utilizzare i filtri Gmail 5 Filtri Gmail per aiutare a stabilire la priorità e organizzare la tua casella di posta 5 Filtri Gmail per aiutare a stabilire la priorità e organizzare la tua casella di posta Quali filtri dovrebbero avere ognuno nel proprio arsenale in modo che la loro posta in arrivo sia ordinato come il mio? Sono qui per aiutarti a iniziare a configurare i tuoi primi cinque filtri, o ... Per saperne di più .

Conclusione

L'email è una tecnologia semplice ma ci sono modi avanzati per farlo. La cosa più importante dell'essere un professionista della posta elettronica è identificare dove trascorre la maggior parte del tempo e trovare modi per ridurre quel tempo. Spero che i suggerimenti sopra riportati e alcuni altri suggerimenti sull'efficacia della posta elettronica 10 suggerimenti per aiutarvi a inviare e-mail in modo più efficiente 10 suggerimenti per aiutarvi a inviare le e-mail in modo più efficiente Il miglior consiglio che ho sentito sulla produttività di e-mail ed e-mail è: non rispondere alle e-mail come prima cosa mattina. È un po 'paradossale, ma è vero che l'email e la produttività sono ai ferri corti ... Leggi di più che avevamo già trattato in precedenza ti aiuteranno a vedere dove affondano i tuoi tempi e come contrastare questa inefficienza.

E tu? Hai qualche trucco o routine che usi per massimizzare la tua produttività della posta? Si prega di condividerli nei commenti!

Crediti immagine: Icona Email Via Shutterstock, Time Clock Via Shutterstock, Hammer e Chisel Via Shutterstock

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