Come assicurarsi che la firma dell'email non dia un'impressione sbagliata

Dire addio è così difficile da fare, non è vero? È scomodo, ea volte è imbarazzante. Beh, potrebbero non esserci istruzioni per quelle situazioni, ma almeno possiamo offrire alcune istruzioni su come si può dire addio in una e-mail senza sentirsi a disagio.

Una firma e-mail Anche tu puoi trarre vantaggio dalla potenza delle firme e-mail che puoi trarre beneficio dalla potenza delle firme dell'email Una firma ti dice qualcosa su una personalità. Proprio come due persone difficilmente scrivono allo stesso modo, anche loro firmano in modo diverso. È così che è nata la "scienza" della grafologia. Ma l'era digitale e l'e-mail ... Read More è a tutti gli effetti, il tuo “addio”. Non è se si abbraccia qualcuno o si dà loro una stretta di mano. Non è che tu dia loro solo il tuo nome, o che tu dia loro il tuo biglietto da visita con tutte le tue informazioni di contatto incluse. È come si fa un'impressione. O no.

In questo articolo, ho intenzione di condividere le cinque lezioni più importanti che ho imparato in un paio di decenni che ho comunicato con persone su Internet. È interessante notare che i dilemmi legati alle firme via e-mail esistono da quando quei primi messaggi di posta elettronica venivano inviati su BitNet e FidoNet o persino sul sistema di posta CTSS del MIT negli anni '60, ma sto divagando.

L'email è stata con noi da molto tempo. Quindi come fai a farlo? Come ti disconnetti senza sembrare uno snob, ma offri anche abbastanza informazioni in modo che le persone sappiano chi e cosa sei? Iniziamo. Quando avremo finito, avrai una buona idea di cosa vuoi fare con la tua firma e-mail.

Che cosa dovrebbe fare una firma di posta elettronica

In questi giorni, nel processo di invio di e-mail alle persone, ne ho 3 diversi “livelli” di firma e-mail. Perché? Bene, ci sono tre livelli di relazioni da coprire - tutto, da una breve nota a un amico, fino a un messaggio e-mail aziendale formale per un'azienda. Tre varianti sono davvero tutto ciò che serve e lo scopo di queste dovrebbe essere il seguente:

1. Un sorriso veloce - Questa versione della firma consente di inviare e-mail rapide agli amici o ai colleghi che invii email in modo costante, più volte al giorno.

2. Sorriso e una stretta di mano - Questa versione della firma invia email più lunghe ai colleghi di lavoro, dove la tua email deve essere solo un po 'più formale.

3. Una stretta di mano e un biglietto da visita duri - Questo è per le volte in cui è necessario scrivere una e-mail aziendale legata al business e fornire il titolo e tutte le informazioni di contatto.

Esistono regole non scritte per ciascuno di questi tipi di firme e-mail. Spezzali e non sarà la fine del mondo. Se però vuoi fare un'impressione particolarmente positiva, ti consigliamo di tenere conto di alcuni di questi suggerimenti per ogni tipo di email che invii.

La firma del sorriso veloce

Non hai sempre bisogno di una firma e-mail. Almeno, non hai sempre bisogno di uno formale. Questo è come quando stai camminando da un collega nel corridoio. Li vedi più volte al giorno. Partecipi agli stessi incontri. Hai davvero bisogno di salutarli nel corridoio con una stretta di mano? No; il più delle volte è veloce “Ehi, Fred” e un sorriso, se non altro. Quando invii rapidamente un'email a un collega per chiedere un consiglio o per un consiglio, potresti addirittura non aver bisogno di una firma. Se senti il ​​bisogno di firmare, puoi seguire il mio approccio, solo il tuo nome è preceduto da un trattino. Non c'è bisogno di citazioni fiorite o titoli elaborati. La persona sa chi sei, cosa sei e tutto ciò che va oltre il tuo nome sarebbe imbarazzante. Consideralo come una conversazione di base del refrigeratore d'acqua, che di solito finisci con qualcosa di simile “va bene, ti prendo più tardi allora!” e un'onda veloce. Niente di più è necessario.

Sorriso e una stretta di mano

L'altro tipo di firma è una sorta di ibrido tra formale e informale. Questo è difficile da ottenere. Questi potrebbero essere i colleghi che vuoi inviare per e-mail con richieste commerciali semi-formali, ma non vuoi che pensino che ti stai imbattendo in un rigore. Devono apprezzare l'importanza dell'email, ma non vuoi che si chiedano se sei effettivamente ancora amici. È qui che entra in gioco la firma molto sottile. Questi sono di solito di dimensioni ridotte e quasi impercettibili nel footer dell'email stessa. Uno dei migliori approcci per questo è una firma che chiamo “one-liner”.

In questa versione, tutte le informazioni sono divise con un “|” personaggio. Questo potrebbe essere semplice come un indirizzo o e-mail, numeri di telefono, numeri di cellulare o altro. Dovrebbe essere breve, includere solo un po 'di informazioni necessarie, e basta. Ho persino visto alcune persone rendere questa firma in un font che è più debole del resto dell'e-mail, forse in grigio. Un altro approccio che ho notato è un brevissimo two-liner. Fondamentalmente, un nome e una forma di contatto che potrebbe essere un singolo numero di telefono o un indirizzo email.
Ovviamente, questo è per i destinatari che già sanno chi sei, per quale azienda lavori e invii loro una delle tante e-mail di corrispondenza. Fornisce il “sentire” di una e-mail amichevole, ma se la persona ha bisogno di contattarti e non può mantenere il tuo numero nel suo Rolodex (le persone usano ancora quelli ...?), allora ci sono le tue informazioni di contatto ai piedi dell'e-mail, a portata di mano.

Una stretta di mano formale

Certo, ci sono quelle volte in cui stai mandando email a qualcuno al di fuori della compagnia, o forse stai mandando qualcuno all'interno della compagnia per qualcosa di ufficiale che richiede che la conversazione sia formale. È come indossare un abito formale quando partecipi a una cerimonia di premiazione per i tuoi colleghi. Prima di coprire ciò che dovresti fare in questi casi, è più istruttivo riguardare cosa non fare prima. Sì, dovresti fornire le informazioni di contatto, come il nome della tua azienda, il sito web e l'indirizzo email, ma non devi esagerare. È davvero necessario fornire quattro diversi numeri di telefono, incluso un fax?

No, fornisci informazioni di contatto sufficienti in modo che ci siano diversi metodi per contattarti - email, telefono o forse anche tramite un sito web - ma non lasciarti trasportare. Fornire un elenco di numeri di telefono fa sembrare che sei così mobile che non sei mai nel tuo ufficio e troppo difficile da contattare.

Un altro errore comune si presenta come un auto-promotore. Persone come questa sovraccaricheranno le loro firme via e-mail con i loro account di social network al punto in cui la firma è lunga oltre 10 righe e riempita prevalentemente di auto-marketing.

Un altro modo per dare un'impressione orribile è usare tutti i tipi di colori e caratteri funky nel tuo indirizzo email. È difficile estrarre qualcosa del genere, perché i colori devono corrispondere e i caratteri devono essere corretti. Sfortunatamente, molte persone non hanno idea di come abbinare correttamente i colori, e la loro firma e-mail finisce per sembrare qualcosa di una fabbrica Willy Wonka.

Questa specie di firma da clown non è professionale e chiunque tu invii penserà che non hai idea di cosa stai facendo, indipendentemente dal campo in cui ti trovi. Evita quindi colori stravaganti. Mantienilo semplice.

Cosa puoi fare bene

Quindi, che aspetto ha una buona firma elettronica per posta elettronica se vuoi fare una buona impressione? Vai con le informazioni di base richieste, mantieni semplice la formattazione e lo stile e non esagerare con le informazioni.

Ecco un esempio. Questo include 4 linee: nome, azienda, numero di telefono e indirizzo email. Questo è tutto.

Questa persona usava solo testo semplice, e conservarla solo su quattro righe lo rende estremamente elegante e professionale.

Con il mio indirizzo, vado un po 'oltre nel mantenere la firma modesta usando il corsivo e sbiadendolo in grigio scuro. Mantenendo una tonalità più chiara rispetto al testo dell'email stesso, il destinatario comunica che si considera le proprie informazioni secondarie al messaggio stesso. È un sottile accenno di umiltà.

Inoltre, i titoli dovrebbero essere usati solo quando sono rilevanti per la conversazione in corso. Nella maggior parte delle corrispondenze correlate al mio sito web, le persone devono sapere che sono il proprietario del sito, quindi il titolo è importante. Solo un numero sufficiente di informazioni è incluso per un contatto rapido - email e numero di telefono, il gioco è fatto.

Un altro esempio è la firma che utilizzo sia per corrispondenza interna che esterna da MakeUseOf.

Qui, in realtà ho chiacchierato tra l'utilizzo del titolo o meno. Solitamente è importante solo nelle comunicazioni e-mail esterne e marginalmente importante in alcune comunicazioni interne. Ho iniziato usando due versioni, una esterna e l'altra interna, ma mi sono stancato di passare manualmente tra le due, che ho deciso di mantenere quello precedente. A rischio di apparire auto-importanti, rimane sbiadito e secondario. Inoltre fa uso di “|” personaggio di cui sopra, un piccolo tocco di colore per far risaltare il nome del sito Web, e ho deciso di essere audace e aggiungere una quinta riga per una citazione.

Fornire la firma elettronica perfetta 6 Suggerimenti per ottenere più informazioni sulle firme in Gmail 6 Suggerimenti per ottenere più informazioni sulle firme in Gmail Altre informazioni che rappresentano chi sei, cosa fai e come contattarti puoi fare qualche prova ed errore, ma una volta che hai capito bene, è bello sapere che stai mettendo il tuo piede in avanti in ogni corrispondenza e-mail che invii.

Quali sono i tuoi suggerimenti per una firma e-mail migliore 5 modi per creare firme multiple personalizzate in 5 modi per creare firme multiple personalizzate in GMail Per saperne di più? Che cosa ti piace o non ti piace delle altre firme che hai visto? Condividi i tuoi pensieri nella sezione commenti qui sotto!

Immagine di credito: coppia di affari tramite Shutterstock

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