Come far risaltare il tuo messaggio di posta elettronica in una posta in disordine

Hai mai inviato un'email che ritenevi importante solo per ricevere una risposta molti giorni dopo, o peggio dimenticato? Certo, a volte è fuori dal tuo controllo, ma ci sono cose che puoi fare per migliorare le possibilità che la tua email venga aperta, letta e risponda a.

La cosa grandiosa di questi “trucchi” sono davvero non eccessivamente complicati - sono semplicemente abitudini che hanno un senso. Non posso promettere che funzioneranno sempre, ma posso dire che faranno la differenza e che nel complesso vedrete un miglioramento nella comunicazione con i vostri contatti e-mail.

Evidenzia il tuo nome

In realtà non avevo mai sentito parlare di questo metodo fino a non molto tempo fa e certamente non posso rivendicare il merito dell'idea. Ho letto un articolo di Josh Grillo su Dirty Marketing Secrets che parlava di come fare per farlo. In pratica copi le frecce (o qualunque oggetto tu desideri) e incollale su entrambi i lati del tuo nome. Quindi quando invii un'email, sarà simile a questa:

Per me, questo è un po 'controverso e potrebbe essere anche per gli altri. Da un lato funziona certamente e non è troppo invasivo. Dall'altro lato dello spettro, se ci sono persone con cui comunichi regolarmente e che rispondono sempre alle tue e-mail, questo potrebbe essere un fastidio per loro.

È tutto sulla linea dell'oggetto

Quando si tratta di ricevere la tua email “Non letto” a “leggere” stato, ho messo più peso sulla riga dell'oggetto. Esistono diversi modi per crearlo e molti, se non la maggior parte, puoi combinarli.

1. Sii specifico e breve

Una linea vaga è la peggiore. Tali argomenti come “Ciao” o peggio… “(nessun soggetto)” - quello davvero non so perché esiste ancora. Mi ricordo che quando stavo usando la posta elettronica per la prima volta, era abbastanza comune, ma siccome la posta elettronica si è evoluta, anche noi abbiamo inserito un argomento, altrimenti verrà probabilmente eliminato (o filtrato. Salva il tuo Sanity: Blocca e filtra le email inoltrate Salva la tua sanità mentale: blocca e filtra le e-mail inoltrate Le abbiamo ricevute tutte - quelle e-mail temute, forse non meritano nemmeno di essere considerate come "e-mail" .Per saperne di più) prima di essere aperte.

2. Usa una frase

Potrebbe non essere naturale, ma mettere una frase nella riga dell'oggetto non è in realtà una cattiva pratica. La nostra mente lavora in frasi. Comunichiamo in frasi. Perché non iniziare la tua e-mail con uno? Invece di una semplice linea tematica che dice “Domanda,” Scrivi “Ho una breve domanda su [vuoto].” Lo rende più personale e probabilmente renderà la tua email più attraente da aprire. Noterò che la frase che hai scelto dovrebbe riepiloga di cosa tratta la tua email. E ovviamente non vuoi una frase vaga, altrimenti è controproducente.

3. Fai una domanda

Sopra abbiamo parlato dell'uso di una frase - questa è fondamentalmente un'estensione di quella frase. Quindi, invece di dire “Ho una breve domanda su [vuoto],” potresti esprimerlo nella domanda esatta che ti stai chiedendo. Quindi, se la domanda riguarda come far risaltare le email, ad esempio, puoi digitare “Come faccio a far risaltare meglio le mie email??”

Il vantaggio di fare una domanda è che è un po 'più potente e coinvolgente di una frase. Naturalmente se la tua email non riguarda una domanda, allora una domanda non sarebbe appropriata. Deve essere pertinente e dovrebbe essere la domanda principale dell'e-mail.

4. Usa parole specifiche dell'utente

Se stai inviando email su un argomento che è particolarmente interessante per il tuo contatto, metti quella parola nella riga dell'oggetto. Quindi, se invii un'email a qualcuno su una domanda riguardante l'ottimizzazione dei motori di ricerca e loro sono particolarmente affezionati o esperti in quella zona (che dovrebbero essere se li invii via email a riguardo), includi “SEO” nell'argomento. Un esempio potrebbe essere: “Mi chiedo come migliorare la SEO sul mio blog.”

5. Usa parentesi e due punti per creare “sub-soggetti”

Molto bene avrei potuto inventare quella parola “sub-soggetti,” ma per me ha senso. Fondamentalmente sto parlando di creare ulteriori spiegazioni nella riga dell'oggetto e usando parentesi o due punti per separarlo dal soggetto principale. Ad esempio, se dovessimo seguire lo stesso esempio, potremmo dire “Domanda: come faccio a far risaltare meglio le mie email??” o “[Domanda] Rendere le email spiccano meglio.”

Una piccola lezione di grammatica: secondo me, i due punti e parentesi sono simili, ma non hanno lo stesso identico scopo. Un colon prepara il lettore o spiega loro cosa stanno per leggere. Le parentesi, d'altra parte, etichettano ciò che stiamo leggendo. Ecco come li vedo e potrei non essere completamente preciso, ma sembra avere senso per me.

6. I cappucci sono ok, ma usa con parsimonia

A volte è necessario sottolineare o attirare l'attenzione su qualcosa, ma poiché si trova in una riga dell'oggetto, le opzioni di formattazione sono limitate. Questo di solito significa che devi ricorrere all'utilizzo di lettere maiuscole. Questo può essere buono, ma può anche essere cattivo. Tutti abbiamo ricevuto quell'e-mail in cui l'oggetto e il messaggio erano in maiuscolo: noioso. Voglio cancellarlo subito, ma di solito è qualcuno anziano e mi sentirei male. Ma se sei qualcun altro non sei scusato quindi non essere sorpreso se non si ottiene una pronta risposta indietro, figuriamoci una risposta a tutti. Di seguito sono riportati alcuni esempi positivi e negativi:

• Male: “HO BISOGNO DI AIUTO IMMEDIATAMENTE '
• Buono: “[URGENT] Il mio account è stato compromesso, per favore aiutatemi”

La più grande rovina nell'utilizzo di tappi è che può capitare “spam,” che in realtà è il punto finale della creazione della linea dell'oggetto.

7. Non essere “spam”

Non penso di aver bisogno di darti la definizione di cosa sia lo spam delle email - tutti noi capiamo e tutti noi lo riconosciamo. Quindi perché alcune persone cadono nella stessa abitudine di far apparire le loro e-mail spammose? Mi batte, ma qui ci sono alcune cose che puoi fare e non fare per impedire che le tue e-mail sembrino così ... in modo inintelligentemente spammoso.

• Limitare l'uso di tappi (già menzionati)
• Fai attenzione alle parole comunemente filtrate come “gratuito”
• Non essere vago - dare una ragione per l'email
• Rimuovere “RI:” o “FWD:” dalla riga dell'oggetto
• Quasi mai usare punti esclamativi
• Fai tutto il resto che ho appena menzionato

Non dimenticare il messaggio stesso

Sebbene si possa fare molto per ottenere l'e-mail aperta modificando la riga dell'oggetto, il messaggio stesso è anche importante e non dovrebbe essere ignorato. Ci sono molte cose che puoi fare per evitare che la tua e-mail venga aperta, scremata e messa da parte per occupartene più tardi. Ora a volte lo faccio semplicemente perché non ho il tempo di rispondere a qualcosa che a prima vista pensavo fosse più rilevante per me di quanto non risultasse. Altre volte, tuttavia, è perché il corpo dell'email è troppo lungo, mal formattato o confuso e richiede uno sforzo maggiore per capire ciò che viene detto. Quindi, in altre parole:

• Non rendere la tua email inutilmente lunga
• Scomposizione in paragrafi pertinenti
• Sii accurato e al punto
• Non rendere l'introduzione (o nessuna delle email) vaga

Ora non sto dicendo di non inviare mai lunghe e-mail. A volte devi. Altre volte pensi che ciò che devi dire debba essere spiegato in più parole del necessario. Quindi il punto finale è correggere la tua email. Gmail ha una grande funzionalità che ti permette di “unsend” una mail entro un dato tempo. Ho usato questa funzione numerose volte anche dopo aver revisionato qualcosa. Farò clic su Invia, sfiorerà la mia email ancora una volta così com'è “invio” e poi prendere qualcosa che voglio correggere. Posso annullare rapidamente la procedura di invio, apportare le modifiche e fare nuovamente clic su Invia. È carino.

Conclusione

Questi sono solo i passi iniziali della corretta etichetta di posta elettronica e c'è molto altro da imparare. Bloomberg BusinessWeek ha pubblicato un'ottima immagine che indica molti degli stessi argomenti trattati in questo articolo e che evidenzia gli esempi visivamente (che è sempre bello).

Hai scoperto delle tecniche che hanno dimostrato di funzionare per te? O forse hai una domanda su qualcosa che ho condiviso? Ad ogni modo, ci piacerebbe sentirti nei commenti!

Scopri di più su: Suggerimenti per l'email.