Riscopri le etichette di Gmail e finalmente domina la tua casella di posta

Prima o poi, la posta in arrivo di Gmail di tutti diventa un pasticcio travolgente. Ci sono molti trucchi per gestire il sovraccarico delle email, ma ce n'è uno proprio sotto il naso che potresti non usare: buone vecchie etichette Gmail.

Le etichette esistono da molto tempo ormai, quindi sono quasi diventati punti ciechi per molti di noi. Sono stato un utente Gmail sin dal suo inizio, ma non ho mai usato etichette fino a poco tempo fa. Ha completamente cambiato il modo in cui mi avvicino all'e-mail, aiutandomi finalmente a domare la mia casella di posta.

L'uso delle etichette dipende in modo efficace da alcuni principi fondamentali della produttività, proprio come qualsiasi sistema di gestione delle cose da fare. Ecco i trucchi che mi hanno aiutato e possono aiutarti anche tu.

Le etichette non dovrebbero farti pensare

L'applicazione di un'etichetta dovrebbe essere meccanica; l'azione che fai in base a un'etichetta dovrebbe essere meccanica.

Questa è forse la parte più importante dell'uso delle etichette in Gmail. Inizialmente, sarai tentato di creare una lunga lista di etichette. “Ogni attività o email è unica,” te lo dirai. Evita di cadere in questa trappola. Più etichette hai, più ti fanno pensare, più tempo ti porta. Devi combattere attivamente la fatica della decisione Come formare una nuova abitudine quando sembra troppo difficile continuare ad andare avanti Come formare una nuova abitudine quando sembra troppo difficile continuare ad andare avanti Le abitudini non si formano durante la notte. Ogni anno facciamo queste risoluzioni che richiedono grandi cambiamenti. Se vuoi una nuova abitudine, devi essere pronto per le insidie ​​e come superarle. Per saperne di più, ecco come dovrebbero essere le etichette.

Avere meno etichette possibili. Ogni etichetta dovrebbe servire a un unico scopo. Come regola generale, utilizza queste etichette primarie e aggiungi altre cinque specifiche per le tue esigenze di lavoro.

Le 5 etichette primarie: oggi, fatta, attesa, da fare, risposta

Diversi esperti di casella di posta raccomandano di fare una scansione giornaliera della tua e-mail al mattino Come sconfiggere la dipendenza da e-mail rintracciando le abitudini della posta in arrivo Come sconfiggere la dipendenza da e-mail rintracciando le abitudini della posta in arrivo Le e-mail stanno rubando i tuoi giorni, ed è subdolo. Puoi riprendere il controllo del tuo tempo. Calcola quanto tempo dedica alle email in questo momento e rubale indietro. Leggi di più, quindi sai cosa fare con ogni email. Tratta questa scansione come il tempo di organizzare la tua casella di posta, proprio come faresti con la tua lista di cose da fare.

Il regola zeroth di gestione della posta elettronica: se è possibile eliminarlo, eliminarlo. Per i messaggi che non puoi eliminare, puoi generalmente classificarli con queste cinque etichette principali:

1. Oggi: Segna questo su qualsiasi e-mail che ha un'azione da intraprendere oggi. Va bene se un'e-mail è contrassegnata oggi come pure qualcos'altro; il punto è sapere che questa email è pertinente a oggi.
2. Fare: Se un'email contiene un progetto o un'attività che devi svolgere oggi, contrassegnala con questa etichetta. Punto chiave: l'attività deve essere più di una semplice risposta a quell'email. Puoi provare ad abbinarlo a Sortd per trasformare Gmail in una task board simile a Trello Trasforma Gmail in una task board simile a Trello con Sortd Trasforma Gmail in una task board simile a Trello Con Sortd Nella moderna forza lavoro, la tua e-mail diventa spesso la tua elenco delle attività. Bene, ora puoi avere un'organizzazione in stile Trello direttamente in Gmail con una nuova estensione di Chrome, Sortd. Leggi di più .
3. Rispondere: Segna questo su qualsiasi e-mail che ha bisogno di una risposta. Quindi un'e-mail potrebbe essere contrassegnata “Oggi + Da fare + Rispondi” indicando che contiene un'attività non email e che deve essere risposto entro la fine del giorno.
4. Aspettando: Segna questo su qualsiasi e-mail in cui è importante per te, ma devi aspettare che un'altra persona intraprenda un'azione. Ho preso questo trucco dai suggerimenti di ActiveMaster del fondatore di Andy Mitchell sulla gestione del sovraccarico della posta elettronica Come gestire il sovraccarico della posta in arrivo e le liste delle cose da fare nelle e-mail Come gestire il sovraccarico della posta in arrivo e le liste delle cose da fare nelle e-mail L'e-mail non è solo comunicazione, ma anche dettami la tua lista di cose da fare. Parliamo dei migliori consigli per collegare la posta in arrivo alla nostra produttività con Andy Mitchell, il fondatore di ActiveInbox. Leggi di più .
5. Fatto: L'etichetta più importante. Qualsiasi email in cui il tuo input non è più richiesto, contrassegnalo come Fatto. Non sono un fan dell'eliminazione delle e-mail poiché preferisco avere quella traccia cartacea; e anche se stai archiviando un'email, una risposta dal mittente la riporterà nella tua casella di posta. Ne hai bisogno “Fatto!” etichetta, specialmente se sei un fan del metodo di produttività Done List.

Le etichette sono grandi come placebo!

Ogni volta che ricevevo una nuova notifica via email, il mio primo istinto era di aprire, leggere, rispondere o cancellare. È stato perturbante per il mio flusso di lavoro. Ma quella notifica non presidiata mi avrebbe infastidito, così ho finito per interrompere qualsiasi cosa stavo facendo per affrontarlo.

Ora, applico solo un'etichetta e torno al lavoro. Mi rivolgo all'e-mail più tardi, una volta terminato il mio attuale lavoro. Applicare un'etichetta mi dà la soddisfazione mentale di aver interagito o indirizzato l'e-mail, senza spendere il tempo che avrei altrimenti.

Le etichette sono un fantastico placebo per coloro che hanno compulsivamente bisogno di fare qualcosa sulle e-mail in arrivo.

Le etichette dovrebbero essere facili da accedere, applicare e identificare

Gmail ha molti strumenti per rendere le etichette più user-friendly possibile. Passa un po 'di tempo a personalizzare l'aspetto delle etichette, aumenterà il tuo utilizzo.

Vai a Icona dell'ingranaggio> Impostazioni> Etichette per vedere tutte le tue etichette e gestirle Qui, consiglio anche di nascondere la maggior parte degli altri elementi che vedi nella barra laterale di sinistra. Gmail aggiorna le etichette utilizzando le estensioni di due lab [News] Gmail aggiorna le etichette usando le estensioni di due laboratori [notizie] Leggi di più, come posta inviata, bozze, importanti, categorie, Cerchi e altro. Se le etichette vengono visualizzate per prime, diventa più facile individuarle e trascinarle sulle e-mail.

Anche, codifica a colori le tue etichette. Fai clic sul piccolo menu a discesa in qualsiasi etichetta nella barra laterale per scegliere i colori. I colori semplici applicati alle etichette primarie ti aiuteranno a identificarli facilmente. Io uso un'etichetta verde per “FATTO!”-è soddisfacente guardare e sapere che non devo più preoccuparmi di quell'email. Allo stesso modo, segnano il “OGGI!” etichetta con il rosso acceso, quindi attira sempre la mia attenzione.

Senza estensioni, senza fronzoli

La bellezza delle etichette è che è integrato in Gmail. Non hai bisogno di estensioni per la masticazione della RAM che puoi utilizzare su Chrome ma non sull'app Gmail mobile. Funziona perfettamente ogni volta che apri la tua casella di posta. I migliori sistemi di produttività sono quelli che ti vengono a contatto, ed è quello che sono le etichette.

Se hai un trucco per utilizzare le etichette in modo più efficace in Gmail, ci piacerebbe sentire! Lascia i tuoi suggerimenti nei commenti o fai tutte le domande che hai.

Crediti immagine: Cairo

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