Ritrova il controllo sulla tua casella di posta con questi 5 suggerimenti per la gestione di Gmail

Tutti sanno che in questi giorni è piuttosto difficile sopravvivere o gestire i tuoi affari senza email. Di fatto, la maggior parte delle persone ha due o tre email da gestire, quindi senza una buona gestione della gestione della posta, quella casella di posta occupata può sfuggire al controllo abbastanza velocemente.

Lo so, ti stai chiedendo di aver davvero bisogno un altro articolo sulla gestione della posta elettronica? Voglio dire, solo nel 2012 ne abbiamo avuti molti, come l'articolo di Tina sulla gestione di progetti intensi di email in Gmail Gestisci e collabora su email Progetti intensi all'interno di Gmail con stria [Chrome] Gestisci e collabora su email Progetti intensi all'interno di Gmail con Streak [Chrome] Streak è un potente componente aggiuntivo per la gestione dei progetti di Gmail per Chrome. Viene fornito con modelli per diversi tipi di progetti, ad esempio assistenza clienti o pianificazione di eventi. In Streak, i progetti sono chiamati pipeline. Puoi ... Leggi di più, e la sua email sull'importazione e la gestione di più account Come importare e gestire più account di posta elettronica in Gmail Come importare e gestire più account di posta elettronica in Gmail Non è raro avere diversi account di posta elettronica, ma controllare più account in posti diversi sono noiosi. Quindi, molte persone si rivolgono a un client di posta elettronica desktop come Thunderbird o Outlook per gestire tutti i loro ... Per saperne di più. Yaara ha coperto la nuova funzione Compose di Gmail Troppi clic? Segui questi suggerimenti per risparmiare tempo con la nuova composizione di Gmail troppi clic? Segui questi suggerimenti per risparmiare tempo con la nuova composizione di Gmail In un recente sondaggio che abbiamo tenuto qui su MakeUseOf, abbiamo rilevato che oltre il 75% di voi già utilizza la nuova composizione di Gmail. Leggendo i commenti di quel sondaggio, ho anche capito che mentre molti di voi sono ... Per saperne di più, Aaron ha discusso su come far risaltare la tua e-mail Come far risaltare il tuo messaggio e-mail in una posta in disordine Come rendere il tuo messaggio e-mail Fuori in una posta in disordine Hai mai inviato una e-mail che ritenevi importante solo per ricevere una risposta molti giorni dopo, o peggio dimenticato? Certo, a volte è fuori dal tuo controllo, ma ci sono cose che puoi fare ... Leggi di più in qualcuno di qualcun'altro casella e-mail ingombra, e di recente Yaara ha risposto alle risposte in scatola Email Più veloce e migliore con risposte predefinite Email più veloce e migliore con risposte predefinite Non hai tempo per cucinare il pranzo? Nessun problema, prendi una lattina. Hai bisogno di un po 'di campeggio che non andrà male? Facile, prendi del cibo in scatola. Stanco di digitare le stesse risposte e-mail? Prova le e-mail in scatola! Pensa ... Leggi di più. Non abbiamo ancora finito?

Beh, la verità è che uno dei problemi più comuni che le persone hanno è che nonostante tutti i loro migliori sforzi, nonostante tutti i plugin più cool e le cartelle creative che creano per contenere e-mail, la posta in arrivo inevitabilmente si riempie di nuovo.

La ragione di ciò è che non importa quanto tu tenti di organizzare la tua casella di posta, se mantieni il sistema su base manuale - se dipendi da te stesso per ricordare di prendere il tempo per entrare e gestire la tua casella di posta ogni tanto, sarà non succede mai.

Invece, è meglio automatizzare completamente l'organizzazione della tua casella di posta con l'uso dei migliori strumenti all'interno e all'esterno di Gmail. In questo articolo, ti mostrerò cinque cose che puoi fare al momento per automatizzare la tua casella di posta Gmail in modo che non dovrai mai preoccuparti di cercare di scavare nella confusione per trovare quelle email importanti.

5 suggerimenti per la gestione della posta in arrivo di Gmail

Non devi continuare a perdere il controllo in questo modo. Tutto quello sforzo per organizzare la tua casella di posta in cartelle belle e ordinate non deve diventare uno sforzo inutile in un mese quando tutte queste cose cambiano, e il tuo nuovo sistema di cartelle non ha senso.

La cosa bella di Gmail è che ci sono alcuni strumenti di automazione geniali disponibili che puoi utilizzare per lasciare che Gmail faccia tutto il duro lavoro per te.

Usa filtri ed etichette per automatizzare l'organizzazione

Questo è qualcosa che molti scrittori qui al MUO hanno predicato spesso. In effetti, Craig ha coperto i filtri Gmail 5 Filtri Gmail per aiutare a prioritizzare e organizzare la tua casella di posta 5 Filtri Gmail per aiutare a stabilire la priorità e organizzare la tua casella di posta Quali filtri dovrebbero avere ognuno nel proprio arsenale in modo che la loro casella di posta sia ordinata come la mia? Sono qui per aiutarti a iniziare a impostare i tuoi primi cinque filtri, o ... Leggi di più abbastanza bene nel 2011, ma oltre a filtrare e ordinare solo una volta, è fondamentale applicare i filtri ogni volta che ricevi una nuova email nel tuo posta in arrivo non fornita automaticamente con una delle etichette esistenti.

Facciamo un po 'di backup. Diciamo che la tua casella di posta elettronica assomiglia un po 'alla mia. Un pasticcio confuso di email spazzatura, alcune vecchie etichette che ho creato anni fa e un mucchio sparpagliato di email importanti. Si noti che la mia casella di posta è cresciuta fino a oltre 10.000 e-mail? Pazzo, non è vero??

Quindi, iniziamo a fare il lavoro dicendo a Gmail cosa fare con le e-mail che arrivano ogni giorno nella Posta in arrivo. Seguendo questi passaggi che ho intenzione di coprire, noterai che il numero di messaggi di posta in arrivo inizia a perdere centinaia di email alla volta.

Innanzitutto, quando vedi una e-mail nella Posta in arrivo che non ha un'etichetta, scopri cosa vuoi fare con essa. Sono e-mail di un cliente che tu avere rispondere tempestivamente? È un avviso Google con storie interessanti che vorresti leggere quando avrai tempo dopo? Per ogni messaggio, crea un nome etichetta che si applica.

Dopo aver creato la nuova etichetta, apri quella e-mail e utilizza l'elenco a discesa sulla destra per selezionare “Filtra messaggi come questo“. Ciò creerà automaticamente la regola richiesta che identificherà l'e-mail in arrivo la prossima volta che ne arriva una nuova, in genere utilizzando l'e-mail del mittente.

Puoi impostare qualsiasi regola aggiuntiva che abbia senso nel tuo caso. Oltre l'e-mail del mittente, puoi assicurarti che solo alcune e-mail di quel mittente, come quelle che hanno determinate righe dell'oggetto o che contengono determinate parole, vengano applicate con quell'etichetta.

Per ciascun filtro, devi comunicare al tuo account Gmail come organizzare o gestire automaticamente la posta in arrivo. In questo caso, so che questo indirizzo email proviene da un particolare cliente e che queste e-mail sono molto importanti, quindi farò in modo che Gmail applichi automaticamente un'etichetta in cui posso rispondere a tali e-mail ogni giorno - non importa quanto è ingombrante in realtà nella mia casella di posta.

Questo perché puoi semplicemente fare clic sull'etichetta sul lato sinistro del tuo account Gmail e vedrai solo quelle email. Non più email importanti perse nella pila di posta indesiderata e avvisi a bassa priorità.

Ancora meglio, oltre all'applicazione di un'etichetta, comunica a Gmail di contrassegnarli sempre come importanti (quindi viene visualizzata la bandiera gialla accanto a essi) e ricorda di spuntare “Applica anche il filtro” in modo che le centinaia di e-mail che riempiono la tua casella di posta vengano organizzate immediatamente con un clic.

Se hai ricevuto posta indesiderata per molto tempo e hai dimenticato di disiscriverti da quelli, allora è possibile che ci siano centinaia o addirittura migliaia di e-mail che riempiono la tua casella di posta che sono completamente inutili. Quando ti imbatti in questi, applica un filtro e invece di creare un nuovo filtro, tocca il pulsante Cerca.

Questo elencherà tutte le e-mail nella tua posta in arrivo da quel mittente. Ora puoi selezionarli tutti e cancellarli tutti alla rinfusa. Guarda la tua Posta in arrivo raggomitolarsi rapidamente sempre più velocemente verso lo zero.

Tieni le email informative fuori dalla tua casella di posta

Una cosa che è molto comune nella mia posta in arrivo sono gli avvisi in arrivo costante o gli aggiornamenti di stato di un gruppo di sistemi per i quali ho effettuato la registrazione, come Google Alert per determinati termini di ricerca o rapporti settimanali di dati da Google Analytics o Google Adsense. Davvero non devi aprirli e leggerli tutto il tempo, ma vuoi archiviare queste informazioni.

Per evitare che ingombrino la tua casella di posta, crea un filtro e seleziona “Salta la posta in arrivo”, e assicurati di applicare un'etichetta in modo che tu possa trovare rapidamente quelle email in una data futura quando hai il tempo di dedicarle.

A questo punto, dovresti già avere la tua casella di posta elettronica con un numero di email meravigliosamente gestibile, forse addirittura zero!

Tuttavia, non abbiamo finito di automatizzare quella casella di posta. La realtà è che ci sono ancora più cose che puoi fare per ordinare e archiviare automaticamente le informazioni importanti senza doverle mai fare da soli.

File allegati automaticamente

Aaron ha dapprima coperto Attachments.me Libera la tua posta in arrivo Gmail Allegati con Attachments.me Libera la tua casella di posta Gmail Allegati con Attachments.me Hai mai ricevuto un'email dal tuo capo, familiare, amico o qualche altra connessione con un allegato in esso, quindi salvata quell'email perché volevi accedere più tardi all'allegato? Probabilmente ... Leggi di più lo scorso anno, e secondo me è assolutamente il metodo più intelligente per tenere sotto controllo le dimensioni della tua casella Gmail.

Se ricevi regolarmente rapporti o dati da persone che lavorano per te, le probabilità sono buone di usare sempre lo stesso argomento quando ti inviano tali rapporti (probabilmente perché hanno automatizzato anche il loro sistema). Puoi connettere il servizio Attachments.me al tuo account Gmail in modo che possa scaricare automaticamente gli allegati sul tuo account di cloud storage preferito, come Dropbox, Box, Google Drive o SkyDrive.

Una volta che ti sei registrato per il servizio, verrà visualizzato sul lato destro del tuo account Gmail ogni volta che apri un'e-mail con un allegato. Puoi semplicemente fare clic “Invia al tuo Cloud” per inviare quell'allegato alla tua casella di memoria online preferita, senza la necessità di passare il tempo a scaricarlo sul tuo PC.

Ciò consente di risparmiare tempo, ma se vuoi risparmiare ancora più tempo, automatizza il processo! Vedrai un'icona di graffette nella parte superiore della schermata di Gmail. Fare clic e scegliere “Regole di archiviazione automatica“.

Ora puoi creare qualcosa di simile al filtro Gmail che hai applicato fino a questo punto. Ad esempio, ricevo i rapporti settimanali di Adsense da un cliente, quindi ho creato una cartella per il Adsense_Files nel mio account DropBox, e qui ho impostato una regola per cercare e-mail da Adsense, con la riga dell'oggetto da quel client.

Ora, quando Attachement.me vede un'e-mail in arrivo che corrisponde a quelle regole, caricherà automaticamente il file sul tuo account di archiviazione Cloud. Ciò significa che non devi fare una sola cosa: puoi essere certo che quando andrai a quella cartella nel tuo account di archiviazione online, avrai sempre gli ultimi file lì.

In pratica, converte il tuo account Gmail in un assistente automatico che riceve informazioni e seleziona tutte le informazioni per te. È come avere una segretaria personale, a meno che tu non debba pagare dei benefici.

File email in arrivo come attività

Una delle cose più interessanti che Google potrebbe fare sarebbe aggiungere la possibilità di aggiungere un filtro in Gmail che crea automaticamente un'attività Google. Sfortunatamente, questa funzione non è ancora disponibile, ma puoi almeno avere il tuo account Gmail in ordine di alcune email in arrivo come attività che devi aggiungere manualmente al tuo elenco.

Ad esempio, ricevo messaggi vocali e email di contatto dai lettori di TopSecretWriters a cui devo rispondere occasionalmente. Non ho sempre il tempo di rispondere quando li ricevo, ma voglio rispondere più tardi.

Per fare questo, creo un filtro per le e-mail come mostrato all'inizio di questo articolo, quindi creo una nuova etichetta e annullo quell'etichetta sotto un'etichetta principale che ho creato chiamata “TASKS_TO_ADD“.

Utilizzando questo approccio, il tuo account Gmail archivia automaticamente quei tipi di e-mail in arrivo che saprai avranno attività associate a loro, sotto quell'etichetta nella barra di navigazione.

Ogni giorno, o quando vuoi, puoi andare in quelle cartelle, controllare le e-mail e se pensi che l'e-mail giustifichi un ulteriore intervento da parte tua, fai clic sul “Di Più” menu a discesa perso nella parte superiore del tuo account Gmail e fare clic “Aggiungi alle attività“.

Questo invia automaticamente quella e-mail come “compito” nel tuo account Google Tasks.

Di nuovo, se archivi automaticamente l'email e la rimuovi dalla Posta in arrivo, questi tipi di email non devono ingombrare la tua casella di posta, ma sai che non ti mancheranno per via del tuo rituale quotidiano da gestire “fare” articoli nel tuo account di posta elettronica.

Usa le risposte predefinite per eseguire il lavoro sporco

Il consiglio finale su come utilizzare l'automazione di Gmail per ridurre il carico di lavoro è attraverso le risposte automatiche in scatola.

Nel mio caso, desidero che Gmail invii una risposta predefinita ogni volta che ricevo un'email dal modulo di contatto dei Top Secret Writers. Basta creare un filtro per quelle e-mail e selezionare “Invia risposta predefinita“.

Ovviamente, devi aver già creato una risposta predefinita da utilizzare, ma puoi imparare a farlo nell'articolo che Yaara ha recentemente scritto sull'argomento Email Più veloce e meglio con risposte predefinite Email più veloce e migliore con risposte predefinite Don ' avere il tempo di cucinare il pranzo? Nessun problema, prendi una lattina. Hai bisogno di un po 'di campeggio che non andrà male? Facile, prendi del cibo in scatola. Stanco di digitare le stesse risposte e-mail? Prova le e-mail in scatola! Pensa ... Leggi di più .

Dopo aver impostato tutta questa automazione nel tuo account Gmail, non dovrai preoccuparti troppo della gestione attiva della Posta in arrivo manualmente. Non esiste un modo migliore per riprendere il controllo della Posta in arrivo piuttosto che automatizzare tutte quelle attività che possono consumare così tanto del tuo tempo ogni giorno.

Conosci altri fantastici trucchi per l'automazione di Gmail per portare la posta in arrivo di Gmail sotto controllo? Condividi i tuoi suggerimenti e trucchi nella sezione commenti qui sotto.

Immagine di credito: Robot Worker tramite Shutterstock

Scopri di più su: Suggerimenti per l'email, Gmail.