Suggerimenti su come pianificare e organizzare riunioni efficaci con Google Hangouts

Con la tecnologia Internet odierna, tenere riunioni online può essere sia efficiente che conveniente soprattutto se si pianificano preventivamente e si utilizzano strumenti per risparmiare tempo. Negli ultimi due mesi ho partecipato a riunioni online utilizzando Google Hangouts.

Sebbene abbia delle limitazioni, la piattaforma vocale e video è abbastanza facile da usare e include funzionalità extra utili per tenere riunioni.

Preparazione di Google Hangouts

Il modo migliore per coinvolgere i partecipanti alla riunione con Google Hangouts è inviare loro istruzioni pratiche per scaricare e installare il plug-in di Hangouts. Fatelo alcuni giorni prima dell'incontro per assicurarvi che i partecipanti abbiano tempo per prepararsi.

Informare i partecipanti che avranno bisogno di una fotocamera e di un microfono per partecipare. Un microfono, anche se è un paio di auricolari per iPhone, separa il suono emesso dall'ingresso audio, impedendo così alle voci di tornare nella conversazione.

Successivamente, sviluppare con un ordine del giorno per l'incontro. Un intero articolo potrebbe essere scritto sul processo di agenda. Ma un aspetto importante della creazione degli ordini del giorno è in aggiunta alla lista degli oggetti dell'ordine del giorno, dovresti anche fornire una breve descrizione o uno scopo per ciascun elemento. Ad esempio, se l'articolo è “azienda potluck” o “social networking,” indica ciò che tu o gli altri membri volete ottenere con quell'elemento.

Discuterai perché hai bisogno di costruire un social network, o lo vuoi fare revisione esiste un piano per il social networking? O forse lo scopo è farlo rapporto e valutare dati sul social networking. Fornire uno scopo per ogni articolo aiuterà a decidere quanto tempo ogni articolo ha bisogno e quali risorse sono necessarie per discutere per discuterle.

Invia un invito all'Hangout almeno 30 minuti prima della riunione. Questo darà ai partecipanti il ​​tempo di impostare la fotocamera e il microfono. Sfortunatamente, devi inviare inviti ogni volta che tieni una riunione in Hangouts. Gli inviti possono essere fatti tramite email o dalla pagina di Hangouts e solo 9 persone possono partecipare a un Hangout contemporaneamente. Inoltre, prova ad avviare e terminare le riunioni in tempo.

App di incontro

Nell'area Hangouts, uno dei primi strumenti a cui i partecipanti devono essere messi a conoscenza è la funzione Chat, in alto a sinistra nella pagina. Le chat scritte possono essere utili per il brainstorming di articoli, la condivisione di link e la pubblicazione di altre informazioni scritte.

La chat è facile e veloce, ma Google Hangouts si integra con Google Docs, che si trova anche nella barra dei menu di Hangouts. Qualsiasi partecipante può avviare un documento in Hangouts, ma il documento non verrà visualizzato dagli altri partecipanti finché non selezionano Documenti Google nella barra dei menu.

Ovviamente puoi condividere documenti esistenti usando questo strumento, che è un altro modo efficace per rendere le riunioni più produttive. Se un punto all'ordine del giorno, ad esempio, richiede di discutere e rivedere un comunicato stampa, quel documento potrebbe essere tirato su e collaborato durante l'incontro.

L'app ScreenShare è un altro strumento utile. Un partecipante può fare clic sul pulsante Schermata e selezionare per condividere una finestra aperta o un intero schermo sul proprio desktop. La condivisione dello schermo sostituirà la videocamera e mostrerà cosa c'è sullo schermo del tuo desktop. È sufficiente deselezionare il pulsante Schermata per tornare alla fotocamera.

Prendendo minuti

Se si organizzano riunioni periodiche come gruppo, organizzazione o azienda, è probabile che si desideri prendere minuti per le riunioni per rivedere attività, incarichi e riepiloghi delle discussioni. Ci sono diversi strumenti per farlo. Un utile è semplicemente la creazione di un modello di minuti in Google Documenti.

Tuttavia, quando digiti mentre ti trovi in ​​Google Hangouts, i partecipanti sentiranno la digitazione sulla tastiera, anche se utilizzi cuffie audio. Quindi, chiunque stia digitando e dedicando dei minuti probabilmente avrà bisogno di disattivare il microfono durante la digitazione.

Preferisco comunque utilizzare un'app per iPad chiamata MinuteTaker ($ 7,99). È molto utile per prendere e gestire i minuti e non c'è rumore di fondo quando si utilizza la tastiera integrata sull'iPad.

Quando uso MinuteTaker, riesco quasi a finire e inviare per e-mail i minuti subito dopo la riunione. Il più grande svantaggio dell'app è che è possibile condividere solo minuti in formato PDF; tuttavia, è possibile copiare e incollare il contenuto in un normale file di testo. Anche l'app online, minutes.io, è un altro strumento da prendere in considerazione.

Gli incontri non sono mai perfetti, ma con una buona pianificazione e gli strumenti giusti, possono essere più efficienti e meno dispendiosi in termini di tempo.

Abbiamo già scritto su Google Hangouts. Dai un'occhiata ad alcuni dei precedenti articoli qui sotto:

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