Crea facilmente le agende per le riunioni usando le aspettative per le riunioni [iPad]

Sebbene nessuno di noi sia ansioso di partecipare alle riunioni, ci sono fortunatamente una serie di utili applicazioni online e mobili, come ad esempio AgreeDo Agreedo: Scrivi e gestisci i tuoi minuti di riunione aziendale per Agreedo online gratuito: scrivi e gestisci i minuti di riunione aziendale online gratuitamente per diverse settimane ho cercato un sito Web o un'applicazione di facile utilizzo che mi permettesse di conservare e archiviare i verbali delle riunioni. L'approccio tradizionale del documento di testo non è più produttivo ... Read More, che facilita il compito di pianificare le riunioni. Tutti gli incontri di successo iniziano con un'agenda ben ponderata che include un obiettivo e uno scopo chiaramente definiti per ciascun elemento dell'ordine del giorno. Un'agenda ben sviluppata può aiutare te ei membri del tuo team a rimanere concentrati, e forse a ridurre il tempo che incontri.

Uso regolarmente MyCommittee MyCommittee è il miglior strumento online per la creazione di ordini del giorno online e minuti MyCommittee è il miglior strumento online per la creazione di agende online e minuti Gli strumenti e le risorse online per organizzare riunioni efficaci sono ampi e vari, ed estremamente utili. Con siti come MyCommittee.com puoi ridurre la necessità di e-mail avanti e indietro e inoltrare documenti da mettere insieme ... Leggi di più per sviluppare ordini del giorno e prendere minuti per la maggior parte degli incontri che organizzo e facilito. Ma ho anche scoperto un'app per iPad ben congegnata chiamata Meetings Expectations (gratuita), progettata per creare e condividere gli ordini del giorno delle riunioni. Sebbene l'app non sia progettata per richiedere minuti, include una funzionalità che potrebbe essere utilizzata in un pizzico a tale scopo.

Impostazione di base

Soddisfare le aspettative ha un'interfaccia utente pulita che ti consente di risparmiare alcuni tocchi quando aggiungi dati. Per impostare un ordine del giorno, basta toccare il pulsante + in alto a sinistra nella barra dei menu. Vi sono campi di inserimento per il titolo obbligatorio, l'ubicazione, la data e la durata della riunione.

C'è anche un “scopo” campo che non dovrebbe essere trascurato. Un incontro ben congegnato dovrebbe avere uno scopo chiaramente definito che inizia con una sorta di verbo d'azione - ad es. “valutare l'attuale strategia di marketing”.

Meeting Expectations include anche una funzione Partecipanti che si collega all'elenco dei contatti del tuo iPad. Non c'è dubbio che le persone con cui ti stai incontrando saranno probabilmente, o dovrebbero esserlo, nel tuo elenco Contatti. Se un partecipante non è nella tua lista, puoi aggiungere nuovi contatti dall'app. Non solo questa funzionalità è un risparmio di tempo perché riduce la necessità di digitare nomi e indirizzi e-mail, ma è anche utile per condividere rapidamente l'agenda con i partecipanti via e-mail.

Impostazione degli elementi dell'ordine del giorno

Incontrare le aspettative è davvero un vantaggio quando si tratta di sviluppare un'agenda. Naturalmente aggiungi gli elementi dell'agenda usando il campo di inserimento, ma l'app ti risparmia alcuni tocchi in base a come è impostato. Dopo aver digitato il tuo input e toccato il Fatto pulsante, l'applicazione aggiunge l'elemento all'elenco, ma fortunatamente non chiude la tastiera.

Nota: in genere, gli elementi dell'agenda devono iniziare con un verbo di azione, ad es. Rivedere, Valutare, Discutere, Brainstorming, Report, Debriefing.

Puoi continuare ad aggiungere elementi agenda, ognuno dei quali viene assegnato 15 minuti per impostazione predefinita. A questo punto non preoccuparti di impostare le durate di tempo per ciascun elemento dell'ordine del giorno.

Le aspettative di riunione includono anche una piccola funzionalità per aggiungere pause pranzo e caffè alla tua agenda. Il tempo predefinito per questi articoli è rispettivamente di 45 e 15 minuti, ma i tempi possono essere regolati.

Nuovi e importanti punti all'ordine del giorno dovrebbero includere anche il nome del partecipante responsabile per quell'articolo, nonché una breve descrizione del motivo per cui l'oggetto è stato aggiunto all'agenda. Gli sviluppatori di Meeting Expectations hanno compreso chiaramente l'importanza della definizione degli elementi dell'agenda.

È possibile toccare un elemento dell'agenda e aggiungere il nome del membro del team responsabile per quell'elemento e una breve descrizione e note relative a ciò che sarà coperto durante quella parte dell'agenda. In un pizzico, questa funzione potrebbe anche essere utilizzata per prendere minuti. Le descrizioni del tuo ordine del giorno sono nascoste mentre tu sei l'editor dell'agenda dell'app, ma verranno visualizzate nella home page salvata e il documento che hai inviato.

Come vedrai, Meeting Expectations calcolerà automaticamente la durata della riunione in base al tempo assegnato per ciascun elemento dell'ordine del giorno. Questo è un dolce risparmio di tempo e, naturalmente, è possibile modificare gli elementi e gli orari dell'agenda. Gli oggetti possono anche essere facilmente spostati o eliminati. La possibilità di regolare i tempi può anche essere fatta durante l'incontro. Quindi, se vai nel tempo per un determinato elemento, puoi modificare altri elementi dell'agenda in modo che la riunione termini nei tempi previsti.

Condivisione della tua agenda

Quando hai finito di impostare l'agenda, tutti i tuoi input sono ben formattati nella home page dell'applicazione. Tuttavia, assicurati di toccare il Salvare pulsante prima di chiudere l'applicazione, altrimenti tutti i dati non salvati verranno eliminati.

Meeting Expectations rende super facile condividere la tua agenda via email. L'e-mail effettiva includerà tutti gli input dell'agenda, inclusa la data e l'ora, gli elementi dell'agenda e le note, per la riunione. Sfortunatamente, tuttavia, devi inserire manualmente gli indirizzi e-mail dei partecipanti in “A” campo delle email che Meetings Expectations crea. Salverebbe alcuni passaggi se l'app lo avesse fatto per te.

Tuttavia, inviare l'agenda ai partecipanti alcuni giorni o una settimana prima dell'incontro è un ottimo modo per collaborare e ottenere ulteriori input per l'agenda.

È inoltre possibile salvare la data e gli elementi dell'agenda sull'app Calendario sul proprio iPad.

Altre caratteristiche

Un altro enorme risparmio di tempo in Meeting Expectations è la possibilità di clonare le riunioni salvate. Ciò significa che non è necessario ridigitare gli elementi dell'agenda da riunioni precedenti, ma semplicemente modificare quegli elementi per la riunione successiva. Questa è soprattutto una funzione utile per riunioni ricorrenti e regolarmente programmate che includono sia vecchi che nuovi elementi dell'agenda.

Puoi anche salvare gli ordini del giorno come bozze non pianificate e tutti i tuoi programmi, naturalmente, verranno archiviati.

Complessivamente, Meeting Expectations è un'app mobile progettata e che fa risparmiare tempo. Sarebbe ancora meglio come applicazione desktop. Meeting Expectations sostituisce la necessità di utilizzare modelli Microsoft Word o altre applicazioni puramente testuali. Questa app rende i tuoi programmi un aspetto professionale.

Meeting Expectations è nella sua prima versione, quindi spero che significano ulteriori funzionalità, tra cui la possibilità di salvare gli ordini del giorno su Dropbox e come PDF. Alcuni altri desideri includono la possibilità di aggiungere nomi alle note dall'elenco dei partecipanti, piuttosto che doverli digitare manualmente. Queste sono richieste minori, specialmente dal momento che ci sono solo poche altre app mobili simili nell'App Store di iTunes.

Fateci sapere cosa ne pensate delle aspettative dell'incontro. Farai un tentativo o utilizzi già un'altra soluzione simile?

Scopri di più su: Strumento di pianificazione.