Scansiona e gestisci le tue ricevute, risparmia spazio, carta e tempo

Le ricevute cartacee sono facilmente perse e difficili da trovare quando ne hai più bisogno. Per fortuna, andare digitale risolve entrambi questi problemi. Armato con uno smartphone, un cloud storage e la tua abilità organizzativa anche tu puoi risolvere il problema delle ricevute fuori luogo.

Che tu stia registrando le tue tasse o chiamando in garanzia, le ricevute sono vitali. Alcune aziende forniscono ricevute di posta elettronica opzionali, la maggior parte no. Mentre si dovrebbe sempre mantenere quel pezzo di rotolo fino al tiro il più sicuro possibile, un backup digitale può essere un salvavita - anche se stai facendo solo le tue tasse.

Scanner per smartphone

Praticamente tutti hanno uno smartphone in questi giorni e ogni smartphone ha una fotocamera. Ci sono alcune app eccellenti là fuori per la scansione di documenti cartacei, indipendentemente dal sistema operativo che usi. In effetti, gli app store sono assolutamente marmellata imballata con le applicazioni di scansione e la concorrenza agguerrita è sempre un bene per i consumatori.

Le seguenti app sono state create innanzitutto con la scansione in mente e i documenti vengono salvati nella memoria dello smartphone. È probabile che offrano la migliore qualità considerando il loro unico scopo, e alcuni offrono persino utili funzionalità di esportazione, condivisione e collaborazione.

iOS, iPhone e iPad

Ho sempre avuto un debole per TurboScan ($ 1,99), un'app scanner budget che offre risultati eccellenti TurboScan - O perché il tuo prossimo scanner costa $ 1,99 [iPhone] TurboScan - O perché il tuo prossimo scanner costa $ 1,99 [iPhone ] Ho avuto uno scanner una volta. Ha assorbito un'enorme quantità di spazio della mia infanzia nel 1998, collegato tramite porta parallela e il rapporto qualità-velocità era a dir poco scadente. Era il ... Per saperne di più. Ti consente di creare PDF di più pagine, oltre a file JPEG. Mentre l'interfaccia non è molto da scrivere, il rilevamento dei bordi e la qualità complessiva della scansione (con impostazioni di contrasto regolabili) sono entrambi eccellenti, e c'è un “SureScan 3x” funzionalità che unisce tre esposizioni, particolarmente utile in condizioni di scarsa illuminazione.

Sono anche riuscito a prendere CamScanner + ($ 4,99) mentre era in vendita, e dopo averlo usato un certo numero di volte sono stato contento dei risultati. L'app ti consente di inviare le tue scansioni direttamente (a pagamento), taggare le voci, collaborare, identificare il testo e persino impostare un passcode per proteggere i tuoi documenti privati. C'è una versione gratuita disponibile che utilizza annunci e filigrane le tue scansioni, tra le altre limitazioni.

Una delle app più ricche di funzionalità si presenta sotto forma di Scanner Pro ($ 6,99) con un cartellino del prezzo adeguatamente abbinato. L'app ha funzionalità come il rilevamento dei bordi in tempo reale per una migliore inquadratura, la sincronizzazione iCloud per mantenere le scansioni di backup e in sincronia con i tuoi dispositivi e il caricamento diretto su Dropbox, Google Drive e Evernote. Se hai bisogno di un'app che faccia tutto, Scanner Pro è probabilmente questo.

androide

Gli utenti di Google possono inoltre utilizzare CamScanner + ($ 4,99) o la versione gratuita più popolare, che dispone di un set di funzioni robusto simile. Come ci si può aspettare, la versione di prova gratuita filtra le tue scansioni in entrata e limita alcune delle funzionalità più utili delle app, ma la qualità fornita da CamScanner è eccellente Scansione dei documenti sul tuo telefono con CamScanner per Android Scansione dei documenti sul tuo telefono con CamScanner per Android Puoi usare questa pratica app per scansionare qualsiasi documento direttamente dal tuo telefono. Leggi di più .

Un'altra buona alternativa a CamScanner + è Mobile Document Scanner ($ 4,99), noto anche come MDScanner. Con il supporto di più pagine, il rilevamento dei bordi e una vasta gamma di opzioni di elaborazione per la creazione di disegni di testo, immagini o lavagne si distinguono, l'app è un'aggiunta estremamente capace per il tuo ufficio mobile. Come sempre, è possibile verificare la versione gratuita che si basa su pubblicità, filigrana e una scansione in serie limitata.

Windows Phone

Nella fretta di dominare il panorama delle app di scansione mobile, gli sviluppatori di CamScanner hanno colpito lo store Windows Phone con CamScanner gratuito per Windows Phone. Da quello che posso dire, l'app non ha limitazioni e non costa nemmeno un centesimo: il prezzo che si paga è nelle funzionalità, in quanto non tutto ciò che è disponibile nelle versioni iOS e Android è ancora abbastanza funzionante. Tuttavia, è gratuito e produce un PDF dall'aspetto gustoso.

A causa della mancanza di popolarità della piattaforma, gli utenti di Windows Phone non hanno molta scelta quando si tratta di altre app. C'è l'Handyscan gratuito, ma non sembra migliore di CamScanner, quindi stai meglio con il primo.

Cloud Storage

Uno dei vantaggi della scansione delle ricevute in formato PDF o immagine è la possibilità di memorizzarli nel cloud, pronti per l'accesso ogni volta che ne hai bisogno. Per fortuna, esistono alcune app che sposano storage, organizzazione e persino acquisizione di documenti - e sono tutte libere per l'avvio.

Google Drive (gratuito, iOS e Android)

La piattaforma di cloud storage di Google rappresenta un'ottima soluzione per conservare le ricevute, a patto di non essere troppo preoccupato di inserire la cronologia degli acquisti nelle mani di Google. Entrambe le app iOS e Android dispongono di una funzione di scansione dei documenti che consente di acquisire, caricare e organizzare rapidamente ricevute e altri documenti. La parte migliore di questo è che puoi usare più dispositivi con diversi sistemi operativi per catturare tutto e archiviarlo (o accedervi) tutto nello stesso posto.

Scusate gli utenti di Windows Phone, Google non si è ancora preoccupato di creare un'app per la vostra piattaforma e non sembra che lo farà presto.

Evernote (gratuito: iOS, Android, Windows Phone e Blackberry)

Evernote è un'ottima alternativa a Google Drive se utilizzi già il servizio di prendere appunti. Oltre ad essere gratuito per un account di base (dimensione massima delle note di 10 MB, limite di caricamento di 60 MB al mese), le versioni iOS e Android contengono uno scanner di documenti eccellente, ideale per salvare scansioni di ricevute di testo. Puoi aggiungerli a una nota o un quaderno a tua scelta, taggarli e persino aprirli in Skitch per l'annotazione.

Sfortunatamente le versioni Windows Phone e Blackberry non includono la scansione dei documenti, ma ti permettono di fare uno scatto e caricarlo dal tuo dispositivo - quindi c'è.

Office Lens per OneNote (gratuito; WindowsPhone)

Quando si tratta di scansione, gli utenti di Windows Phone hanno un asso nella manica: un'app dedicata chiamata Office Lens esegue la scansione di ricevute, documenti e lavagne direttamente su OneNote. L'app richiede l'accesso con un account Microsoft e consente di salvare le immagini in entrambi “modalità documento” e “modalità lavagna” dritto al cloud. È quindi possibile accedervi tramite l'app OneNote integrata di Windows Phone o un'edizione desktop simile.

Scansione più intelligente con uno scanner per documenti

Se sei costantemente deluso dai risultati della scansione manuale, potresti prendere in considerazione uno scanner per documenti. Ti abbiamo mostrato come crearne uno in passato Come costruire il tuo scanner per documenti per smartphone Come costruire il tuo scanner per documenti per smartphone Hai mai provato a scattare una foto di un documento con la fotocamera dello smartphone, sperando di convertirla utilizzando l'OCR software in un documento PDF o Word in seguito? Forse hai tentato di prendere ... Leggi altro, e se esegui la scansione di molte ricevute potrebbe valere la pena prendersi del tempo per crearle da solo.

Tenendo fermo il dispositivo e lasciando entrare molta luce, una scanbox può migliorare notevolmente la qualità delle scansioni e ridurre la deformazione causata dalla correzione dei bordi.

Utilizza IFTTT per un'organizzazione più intelligente

IFTTT è uno strumento di automazione infinitamente utile che utilizza una combinazione di trigger e azioni. IFTTT può aiutarti a organizzare le ricevute in vari modi, ma il vantaggio principale che posso vedere è usarlo per organizzare le tue ricevute digitali in modo che appaiano insieme a quelle scansionate.

Se sei un utente Gmail, puoi impostare vari trigger, ad esempio l'aggiunta di una determinata etichetta a un messaggio, le linee dell'oggetto o la posta dei mittenti designati. Se hai già impostato i filtri in modo che le e-mail dello shopping vengano automaticamente etichettate non appena arrivano nella tua casella di posta, l'intero processo può essere incredibilmente semplice.

È quindi un semplice caso di scegliere la tua azione - per archiviare in una cartella designata di Google Drive, per salvare su Dropbox, per salvare una nuova nota nel tuo Evernote “ricevute” notebook, per aggiungere una nuova nota al tuo account OneNote: la scelta è tua e alquanto illimitata.

Seria sulla scansione?

Alla fine, se lo sei veramente Seriamente riguardo alla scansione potresti prendere in considerazione uno scanner mobile di Doxie o Flip-Pal. A differenza dei vecchi modelli flatbed, questi modelli (in particolare quelli di Doxie) sono progettati per essere leggeri e mobili. Il modello base di ogni azienda parte da $ 149, sebbene se si eseguono molte scansioni, la quota di iscrizione non dovrebbe costituire un problema.

Quali sono i tuoi consigli per rimanere in cima alla tua pila di ricevute cartacee? Aggiungi i tuoi meccanismi di coping nei commenti, sotto.

Crediti immagine: ricevute del supermercato Via Shutterstock

Scopri di più su: Cloud Storage, Scanner, Windows Phone.