Gestione dei costi di stampa e riduzione dei rifiuti di carta configurando un server di stampa con PaperCut

Nella mia famiglia, i miei bambini stampano praticamente tutto ciò che trovano su Internet. Che si tratti di pagine da colorare, puzzle o articoli, lo troverai impilato sulla nostra scrivania nel soggiorno. Questo mi fa sempre impazzire perché l'inchiostro è così costoso.

Qui a MUO, abbiamo sempre cercato modi per risparmiare risorse della stampante. Karl ha coperto PrintWhatYouLike PrintWhatYouLike- Salva la carta e l'inchiostro durante la stampa di pagine Web PrintWhatYouLike- Salva la carta e l'inchiostro durante la stampa di pagine Web Ulteriori informazioni, che aiuta a risparmiare carta e inchiostro. Tina ha anche offerto un eccellente articolo Come risparmiare l'inchiostro della stampante e renderlo duraturo più a lungo Come risparmiare l'inchiostro della stampante e farlo durare più a lungo Leggi di più pieno di suggerimenti per prolungare la durata della cartuccia di stampa.

Uno dei modi più efficaci sia per le aziende che per le famiglie a limitare le risorse sprecate consiste nel cercare di trovare alternative all'utilizzo di copie stampate. Una delle strategie per farlo è assegnando un valore a ogni pagina stampata e limitando ciascun utente a un certo numero di stampe in un determinato periodo.

Qualsiasi applicazione che fa questo è essenzialmente un software per server di stampa. Sebbene sia possibile trovare software per server di stampa gratuiti, non è sempre facile trovare un'app che gestisca efficacemente il volume di stampa da parte di utenti o gruppi specifici. Un'applicazione che ho trovato che funziona bene è PaperCut, disponibile per Windows, Mac e Linux.

Installazione di PaperCut

PaperCut è in realtà un'applicazione server di stampa professionale di alta qualità, ma offre una versione gratuita completamente funzionante se nel sistema non sono configurati più di cinque utenti. Se lo stai configurando per la tua famiglia o hai una piccola azienda, puoi utilizzare questa app gratuitamente.

La routine di installazione configura il tuo server di stampa per te e lo configuri accedendo http: // localhost: 9191 nel tuo browser. La prima opzione è se si desidera installare l'app sul PC come server di stampa primario, server di stampa secondario, server di stampa Web o server proxy Internet.

Configura il tuo account amministratore e scegli una buona password. Se qualcuno può entrare in questo account, può praticamente modificare i saldi dell'account in qualsiasi modo desideri, il che vanificherebbe l'intero scopo di avere il server.

Nel passaggio successivo, quando imposti i costi predefiniti per pagina, ricorda che questo non deve necessariamente essere denaro reale. Se stai impostando questo in un luogo pubblico dove gli utenti pagano, allora questo rifletterebbe un costo reale per pagina. Ma se lo stai installando in una casa, questo semplicemente definisce il numero di pagine per “dollaro” che il tuo utente può stampare.

Quindi, se vuoi limitare i tuoi figli (o lo staff) a qualcosa come 50 pagine al mese, devi impostare il costo per pagina predefinito a $ 0,10 e impostare il credito utente nel passaggio successivo a $ 5,00. Tuttavia, se lo si utilizza esclusivamente come server di stampa che è possibile utilizzare per monitorare e registrare l'attività della stampante, quindi configurarlo con tutti gli zeri.

Il passaggio finale consiste nell'importazione di utenti dalla tua rete. Se il software è in esecuzione in un ambiente aziendale, ha la capacità di importare da un sistema utilizzando Windows Active Directory o LDAP. La maggior parte degli utenti domestici useranno solo Windows Standard.

Utilizzo del software

Una volta impostato, sei pronto per iniziare a esplorare il sistema. La gestione degli utenti è piuttosto semplice e diretta. L'Elenco utenti visualizza una cronologia rapida di tutti i saldi e un conteggio dei lavori di stampa per ciascun utente. In una sola occhiata puoi individuare i tuoi più forti battitori.

Se sei interessato a identificare i tempi di stampa massimi del giorno, della settimana o del mese, fai clic su uno dei nomi utente e scorri verso il basso fino a “Statistiche e storia” dove è possibile rivedere una tendenza storica per gli ultimi 30 giorni di lavori di stampa.

Se lo desideri, puoi anche raggruppare più utenti in un unico account con un saldo condiviso. Questo è probabilmente il più comune per le aziende in cui i costi di stampa provengono dal budget del dipartimento.

Puoi aggiungere tutti gli account condivisi che desideri e assegnare un saldo condiviso per account. Tieni presente che con la versione gratuita hai 5 utenti, quindi l'account condiviso non è molto utile nella versione gratuita. Tuttavia, se si desidera essere creativi, è possibile utilizzare un solo utente per reparto e fare in modo che i dipendenti eseguano l'accesso sotto il dipartimento “utente” account.

Infine, vorrai una panoramica di tutte le attività della stampante. Il posto migliore per farlo è nel “Rapporti” scheda. In questa pagina troverai un elenco di tutti i tipi di rapporti di riepilogo come attività per utente, un elenco degli utenti più frequenti e molti altri riepiloghi ordinati per account o gruppo.

È possibile esportare tutti questi report in formato CSV, HTML o PDF. Nel complesso, l'applicazione è probabilmente il modo più semplice e veloce di configurare un server di stampa che non solo monitora tutte le attività della stampante, ma offre anche un modo semplice per limitare gli utenti “over-stampa.” Speriamo che questo porti i tuoi utenti a trovare modi più innovativi e creativi per utilizzare i dati piuttosto che stamparli su una copia cartacea.

Prova PaperCut e facci sapere cosa ne pensi. Conoscete altre app di print server simili o migliori disponibili per più piattaforme? Condividi le tue idee nella sezione commenti qui sotto.

Immagine di credito: Lotus Head

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