18 suggerimenti avanzati per pagine, numeri e nota chiave

iWork potrebbe non essere nella stessa lega di Microsoft Office, ma è ancora una potente suite per ufficio da avere sul tuo Mac.

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Una volta acquisita familiarità con le nozioni di base di iWork Come funziona iWork: Nozioni di base su pagine, numeri e note chiave Come funziona iWork: Nozioni di base su pagine, numeri e nota chiave Hai sempre ignorato le app di produttività di Apple inadatte alle esigenze dell'ufficio? È tempo di riconsiderare! Leggi di più, sei pronto per passare al passaggio successivo, che sta scoprendo cos'altro puoi fare all'interno delle app di iWork e in che modo. Ecco dove arrivano i seguenti suggerimenti. Mettono in evidenza alcune delle utili funzioni disponibili su tutte e tre le app di iWork (pagine, numeri e note chiave).

Prima di arrivare a questi suggerimenti di iWork, tuttavia, vorremmo sottolineare una significativa differenza di denominazione tra Pages / Numbers e Keynote.

Attenzione per questa convenzione di denominazione dei keynote

In Keynote, Apple fa riferimento a modelli come temi. Ma ci riferiremo a loro come modelli in questo articolo per evitare confusione.

Tieni presente però che vedrai la parola tema invece di modello all'interno delle opzioni di menu e in Keynote. Le opzioni stesse appaiono nelle stesse posizioni come fanno in Pages e Numbers; è solo la denominazione che differisce.

Ora, esploriamo alcune utili funzionalità delle app di iWork.

1. Cambia la lingua e le preferenze della regione

Le app di iWork ti consentono di modificare le impostazioni della lingua e della regione per ciascun documento. Ciò influenza il modo in cui il documento visualizza valori numerici, valute, date e altro.

È possibile accedere alle impostazioni della lingua facendo clic su File> Avanzate> Lingua e regione. Per impostazione predefinita, sono impostati per corrispondere alle impostazioni di sistema come li vedi sotto Preferenze di sistema> Lingua e regione.

Quando passi a una lingua e / o una regione diversa, vedrai un'anteprima dei formati di dati aggiornati proprio sotto le impostazioni. Colpire il ok pulsante per salvare le impostazioni.

Il contenuto del documento verrà aggiornato automaticamente in modo che corrisponda al nuovo formato? Non tutto. Potresti aver bisogno di prove ed errori per capire cosa cambia esattamente.

Tuttavia, qualsiasi nuovo dato immesso assume il formato specificato dalla lingua e dalle preferenze della regione aggiornate. Per questo motivo, è meglio modificare queste impostazioni non appena si imposta il documento.

2. Personalizza le impostazioni di correzione automatica

Le impostazioni di correzione automatica che hai impostato sotto Preferenze di sistema> Tastiera> Testo applicare su macOS. Sapevi che puoi escludere quelli per ogni app di iWork Preferenze> Correzione automatica?

Sì, le pagine, i numeri e le preferenze di Keynote hanno ciascuno una scheda speciale con diverse impostazioni di correzione automatica che puoi modificare come meglio credi. Oltre ad avere impostazioni personalizzate per la formattazione e l'ortografia, puoi avere liste personalizzate per la sostituzione del testo.

3. Dare agli oggetti una trasformazione con gli stili

iWork ha combinazioni predefinite di colori, tipi di carattere, forme e altro per aiutarti a cambiare l'aspetto degli oggetti. Troverete questi stili nascosti nel Formato ispettore.

Naturalmente, le opzioni visualizzate nell'ispettore dipendono dall'oggetto selezionato e varia anche il nome della scheda corrispondente. Non preoccuparti però, perché le schede sono super facili da trovare.

Vedrai a Stile scheda per caselle di testo, forme e supporti. Gli stili di tabella appaiono sotto tavolo stili di tabulazione e grafico sotto il Grafico scheda. Vedrai stili di paragrafo e stili di carattere sotto il Testo linguetta.

Per applicare uno stile, seleziona l'oggetto su cui vuoi applicare uno schiaffo e scegli uno degli stili preimpostati.

4. Crea stili personalizzati

Le app di iWork ti consentono di creare stili personalizzati. Per aggiungerne uno, selezionare qualsiasi oggetto di cui si desidera salvare lo stile e fare clic su Formato> Avanzate> Crea stile.

Preferiresti una scorciatoia con un clic anziché l'opzione di menu? Clicca sul + pulsante che segue gli stili esistenti nel Formato ispettore. E ora il tuo stile è stato salvato come predefinito!

Per gli stili di paragrafo, carattere e lista troverai il Inserisci pulsante in una posizione leggermente diversa. È in alto a destra nella lista degli stili.

È un peccato che Apple abbia abbandonato la funzione di importazione con la quale è possibile inserire stili personalizzati da un documento all'altro. Puoi ancora farlo, ma ci vuole un po 'di sforzo in più e puoi spostare solo uno stile alla volta.

Per prima cosa, devi selezionare l'oggetto di cui vuoi copiare lo stile e fare clic su Formato> Copia stile. Quindi, devi usare il Formato> Incolla stile opzione nel documento in cui si desidera riprodurre lo stile.

5. Aggiungi collegamenti ipertestuali

Selezionare il testo per il quale si desidera creare un collegamento ipertestuale e visitare il Formato> Aggiungi collegamento menu o il menu di scelta rapida per iniziare. Vedrai che puoi creare collegamenti a entrambe le pagine Web e indirizzi email.

In Keynote, sarai anche in grado di collegarti a diapositive specifiche. Allo stesso modo, sarai in grado di collegarti a elementi specifici (chiamati segnalibri) di un documento in Pages. Ovviamente, è necessario disporre di un segnalibro sul posto prima di poterlo collegare.

Per creare un segnalibro, seleziona prima l'elemento a cui desideri un accesso rapido. Quindi, nel segnalibri sezione del Documento ispettore, clicca sul Aggiungi segnalibro pulsante. Il segnalibro si apre nell'elenco sotto il pulsante.

6. Comprimi file

L'inserimento di oggetti multimediali come foto e filmati in un documento iWork può aumentare significativamente le dimensioni del file. Questo perché il file memorizza quegli oggetti alla loro dimensione e risoluzione originali anche se li hai ridimensionati.

Naturalmente, è utile quando si desidera ripristinare le versioni originali degli oggetti multimediali. Ma come compromesso, devi gestire un file più grande.

Che ne dici di comprimere i file lasciando che iWork copra audio / video e riduca la risoluzione dell'immagine? Cliccando su File> Avanzate> Riduci dimensioni file fa il trucco Assicurati di utilizzare l'opzione dopo che tutto nel documento è a posto e tutti gli oggetti multimediali hanno le dimensioni che desideri.

Successivamente, riceverai una finestra di messaggio che ti dirà quanto l'app ridurrà le dimensioni del file. Clicca sul Ridurre pulsante per procedere con la compressione.

7. Blocca oggetti

Ti capita spesso di spostare o modificare elementi che non intendevi? Prevenire bloccando gli oggetti sul posto con Disponi> Blocca opzione. Non devi fare questo un oggetto alla volta; il blocco funziona anche quando sono selezionati più oggetti.

Ad eccezione delle caselle di commento, puoi bloccare ogni tipo di oggetto che vedi elencato nella barra degli strumenti principale di un'app iWork. Ciò include caselle di testo, tabelle, forme, immagini e video.

Non riesci a bloccare gli oggetti in Pages? A volte vedrai il Serratura opzione disattivata in Organizzare menu dell'applicazione Pages. Prova questa prossima soluzione per abilitarlo.

Innanzitutto, apri il Formato ispettore per l'oggetto selezionato e passare al suo Organizzare scheda. Sotto il Posizionamento degli oggetti sezione, passare da Sposta con il testo scheda al Rimanere sulla pagina scheda. Questo dovrebbe riportare il Serratura opzione per l'oggetto selezionato.

Se vuoi spostare o modificare un oggetto che hai bloccato, dovrai prima sbloccarlo facendo clic su Disponi> Sblocca.

8. Oggetti di gruppo

Diciamo che vuoi spostare alcuni oggetti senza disturbare la loro posizione relativa l'uno con l'altro. O forse vuoi applicare lo stesso stile a tutti loro. In casi come questi, aiuta se puoi trattare quegli oggetti come un singolo oggetto. In realtà puoi, dopo averli raggruppati facendo clic su Disponi> Gruppo.

Per separare gli oggetti raggruppati e tornare alla modifica individuale, tutto ciò che devi fare è selezionare il gruppo e fare clic su Disponi> Separa.

Puoi anche raggruppare / separare gli oggetti (più bloccarli / sbloccarli) con il tasto destro o Controllo-fare clic sul menu.

9. Mantieni gli strumenti disponibili

Il Formato ispettore include un Organizzare scheda per darti le opzioni per posizionare gli oggetti con precisione. Ma è noioso passare ad esso da una delle altre schede ogni volta.

Perché non fare il Organizzare strumenti più facili da accedere? Dare loro un pannello portatile dedicato facendo clic su Visualizza> Mostra strumenti. Puoi anche mettere Colori e Regola immagine strumenti in riquadri popout simili facendo clic sull'appropriato Mostrare opzione nel vista menu.

10. Accesso rapido alle opzioni di visualizzazione

Vedi quel piccolo vista pulsante della barra degli strumenti all'estrema sinistra? Nasconde un menu utile per attivare la visibilità dei principali elementi sullo schermo come righelli, commenti e Trova e sostituisci scatola.

In base all'app iWork in cui ti trovi, puoi utilizzare quella barra degli strumenti vista menu per accedere ad alcune funzioni speciali. Ad esempio, in Pages è possibile nascondere le miniature e rivelare il conteggio delle parole da quel menu. In Keynote, puoi passare da un layout all'altro e anche iniziare a modificare le diapositive master.

11. Nascondi la Scelta modelli

Quando apri una qualsiasi app iWork, ti ​​mostra una serie di modelli accurati che ti consentono di risparmiare tempo.

Mentre i modelli sono utili, potresti preferire iniziare con un documento vuoto ogni volta. In tal caso, il selettore modello diventa un popup fastidioso. Nasconderlo è facile.

Prima vai alla app Preferenze sezione con la scorciatoia Cmd + Comma. Sotto il Per i nuovi documenti sezione del Generale scheda, selezionare il pulsante di opzione per Usa modello.

In Pages and Numbers, il modello predefinito è vuoto, mentre in Keynote, lo è Pendenza. Non devi comunque stare con questi. Seleziona il Cambia modello pulsante sotto il Usa modello opzione per selezionare un nuovo valore predefinito. È inoltre possibile creare un nuovo modello completamente da utilizzare come predefinito. Vedremo come farlo nella prossima sezione.

Desideri accedere al selettore modello dopo averlo nascosto? Alzalo tenendo premuto il tasto Opzione chiave quando si crea un nuovo documento. Opzione + Cmd + N è la scorciatoia corrispondente.

12. Crea nuovi modelli

Supponiamo che tu abbia impostato un documento iWork proprio così, e ora vorresti utilizzarlo come punto di partenza per i documenti futuri. È possibile, una volta salvato il documento del modello come modello. Per fare ciò, fare clic su File> Salva come modello. (In Keynote, vedrai Salva tema invece di Salva come modello.)

Nella finestra di dialogo visualizzata, fare clic su Aggiungi a scelta modelli per salvare il modello nella posizione predefinita. Apparirà quindi nel I miei modelli sezione del selettore di modelli. Se si desidera salvare il modello in una posizione diversa, fare clic su Salvare pulsante invece.

13. Creare segnaposto per testo e media

Se stai lavorando su un modello personalizzato, devi selezionare i bit di testo esistenti ogni volta che desideri sostituirli. Non avrai questo problema se i frammenti di testo nel modello sono segnaposto. Quando lo sono, puoi iniziare a digitare il testo immediatamente senza dover prima selezionare il testo esistente.

Allo stesso modo, se si definiscono segnaposto per i media, è possibile sostituirli con nuovi media in un attimo. Tutto quello che devi fare è cliccare sul Aggiungi immagine pulsante in basso a destra sul segnaposto stesso (vedi schermata sotto).

Questo fa apparire il popup media explorer da cui è possibile selezionare l'immagine o il video di cui si ha bisogno. Non dovrai preoccuparti di ridimensionare o restyling dei nuovi media; assumono lo stesso stile del segnaposto.

Come puoi vedere, avere segnaposto per testo e contenuti multimediali consente di risparmiare un sacco di tempo e ti consigliamo di utilizzarli durante la creazione dei modelli. Fare così è piuttosto semplice.

Seleziona qualsiasi bit di testo che vuoi definire come segnaposto e fai clic su Formato> Avanzate> Definisci come segnaposto di testo. Se si desidera impostare un'immagine o un video come segnaposto, selezionare Definisci come segnaposto dei media opzione dallo stesso menu invece.

14. Importa modelli già pronti

Non è necessario creare modelli personalizzati. Perché non importarne alcuni fantastici da iWorkCommunity? Sono liberi di usare! (Puoi anche “prendere in prestito” modelli da amici e familiari via e-mail.)

iWorkCommunity ha modelli per timesheet, raccolte di fondi, riviste e molti altri tipi di documenti. Scarica qualsiasi modello che desideri e aprilo con l'applicazione iWork pertinente.

Il modello si apre come un file normale. Per installarlo, devi salvarlo come un modello personalizzato come abbiamo visto nella sezione sopra. Una volta che lo fai, si presenta nel I miei modelli sezione del selettore dei modelli come al solito.

15. Ripristina versioni file precedenti

Le app di iWork salvano automaticamente il lavoro a intervalli regolari, dopo aver salvato un file una volta nominandolo. È possibile visualizzare e ripristinare qualsiasi versione precedente del file con File> Ripristina in> Sfoglia tutte le versioni opzione. Ciò porta in azione il sistema di controllo delle versioni dei file su macOS.

Se esiste una versione particolare del file che si desidera salvare come punto di ripristino, fare clic su File> Salva o colpire Comando + S per salvare quella versione manualmente. Verrà quindi visualizzato insieme alle versioni salvate automaticamente e potrai ripristinarlo in qualsiasi momento.

16. Eseguire il backup dei file nei formati di Microsoft Office

Se si desidera garantire la massima compatibilità per i file dell'ufficio sulla maggior parte delle piattaforme e delle versioni software, conservare una copia di:

• Pagine documenti come file DOC (Word),
• Fogli di calcolo numerici come file XLS (Excel) e
• Presentazioni Keynote come file PPT (PowerPoint).

Potresti perdere alcune impostazioni di file con questo approccio, ma i tuoi dati sono più o meno intatti e retrocompatibili. Ora vediamo come esportare effettivamente quei file.

Guarda sotto File> Esporta in menu per trovare l'applicazione Microsoft Office corrispondente per l'esportazione del file. Quando il Esporta il tuo documento appare la finestra di dialogo, selezionare il formato pertinente dal Opzioni avanzate sezione.

Tieni presente che DOC, XLS e PPT sono formati di file legacy che Microsoft ha sostituito da tempo con i formati DOCX, XLSX e PPTX. Esplora quest'ultimo con il nostro articolo sui rari formati di file per ufficio.

17. Proteggi i file con password o Touch ID

Le app di iWork ti consentono di nascondere i tuoi file dietro una password. Clicca su File> Imposta password per iniziare a configurarne uno. Assicurati di aggiungere un suggerimento per la password per un facile richiamo. Se vuoi che Keychain ricordi la password per te, seleziona questa casella: Ricorda questa password nel mio portachiavi. Colpire il Impostare la password pulsante per terminare il blocco del file.

Se il tuo Mac supporta Touch ID per lo sblocco delle impronte digitali, puoi utilizzare questa funzione per sbloccare i file di iWork. Ma prima, devi impostare Pages, Numbers e Keynote per usare Touch ID. Per fare questo, nel Preferenze sezione di ciascuna di queste app, selezionare la casella di controllo per Usa Touch ID.

Touch ID funziona solo in tandem con una password di testo, quindi non puoi utilizzare solo Touch ID per bloccare / sbloccare un file. Avrai bisogno di impostare una password di testo per prima, e mentre lo fai, sarai in grado di selezionare il Apri con Touch ID opzione.

18. Scopri le novità

Vuoi sapere che cosa ha in serbo per te l'ultimo aggiornamento di iWork? Clicca su Aiuto> Novità in in qualsiasi app iWork per vedere i punti salienti in una finestra popup. Colpire il Continua pulsante per uscire dalla scatola. Se vuoi sapere tutte le novità più importanti, clicca su Elenco completo delle funzionalità link per visitare la relativa pagina di supporto Apple.

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Se si butta Microsoft Office per iWork 5 Ragioni per cui dovresti usare iWork anziché Microsoft Office 5 Ragioni per cui dovresti usare iWork anziché Microsoft Office Molti utenti di Office da lungo tempo non saranno disposti a passare dalle app a cui sono abituati a lavorare con , ma è tempo di dare a IWork un'altra possibilità. Per saperne di più o utilizzare entrambe le suite per ufficio fianco a fianco dipende da voi. In entrambi i casi, l'apprendimento dei migliori consigli e trucchi per iWork ti farà risparmiare molto tempo.

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