6 Regole di Apple Mail per gestire le e-mail

Per molti di noi non è fattibile abbandonare l'e-mail. Ma almeno possiamo ottenere le nostre caselle di posta per gestire la maggior parte delle nostre e-mail per noi.

Se sei un utente Mac che usa Apple Mail Come rendere Apple Mail un client di posta elettronica migliore Come rendere Apple Mail un client di posta elettronica migliore Prendi il tempo di configurare il noioso client di posta elettronica di Apple giusto e rendi l'elaborazione della posta elettronica indolore il più possibile Per saperne di più, dovrai impostare le giuste regole (altrimenti conosciute come filtri) per ottimizzare la tua esperienza.

Abbiamo sei regole utili per aiutarti a iniziare, ma in primo luogo ti illustreremo le basi della creazione di regole nel client di posta elettronica del tuo Mac.

Come creare una regola in Apple Mail

Premi la scorciatoia Cmd + Comma per aprire la sezione delle preferenze Mail o saltare ad essa tramite Mail> Preferenze. Ora passa al Regole scheda e fare clic su Aggiungi regola pulsante per iniziare a creare regole. Non c'è molto da fare. Innanzitutto selezioni una condizione elencata sotto Se menu a discesa.

Successivamente, dici a Mail di eseguire una determinata azione quando trova email che corrispondono al criterio che hai aggiunto. Vedrai le azioni disponibili elencate in Eseguire le seguenti azioni menu a discesa.

Per concludere, inserire un nome adatto per la regola e premere il tasto ok pulsante. A questo punto, Mail ti chiederà se desideri applicare la nuova regola ai messaggi esistenti che corrispondono alla condizione specificata. (Lo fa automaticamente per i nuovi messaggi.) Se la tua risposta è sì, clicca su Applicare pulsante. Ricorda che questo non funzionerà con le e-mail archiviate.

Vuoi creare più condizioni per filtrare le email?

Clicca il + pulsante accanto alla condizione predefinita per iniziare. Se segui questo percorso, puoi anche specificare se vuoi che la regola funzioni solo quando i messaggi corrispondono qualunque delle condizioni o tutti di loro. Questo è ciò che qualunque menu a discesa accanto a Se è per.

Puoi anche ricevere Mail per eseguire più azioni sulle e-mail che ha filtrato. Diciamo che vuoi spostare quelle e-mail in una cassetta postale e copiarle in un'altra. Quindi fare clic sul + pulsante accanto all'azione predefinita per avviare la configurazione di più azioni per seguire le condizioni.

È facile esagerare con le regole. Tieni basso il loro conteggio utilizzando più condizioni e azioni anziché regole separate.

1. Identifica le email da persone che non conosci

Con questa regola, troverai più facile individuare le fonti di e-mail a cui non hai alcun interesse. Cattura la maggior parte di quelle e-mail che drenano il tuo tempo e la tua attenzione.

Selezionare Il mittente non è nei miei contatti come tua condizione Spetta a te decidere se reindirizzare le email filtrate in una cartella separata, contrassegnarle, evidenziarle con un colore specifico e così via. Seleziona la risposta appropriata dal Eseguire le seguenti azioni menu a discesa.

Ogni settimana o giù di lì, sfoglia le e-mail che identifichi con questa regola. Dovrai annullare l'iscrizione ad alcuni di essi, contrassegnarli come spam o persino impostare nuove regole per eliminarli automaticamente la prossima volta.

È una buona idea duplicare la regola precedente e modificarla in modo che corrisponda a questa condizione: Il mittente non è nei miei precedenti destinatari. Utilizzare il Duplicare pulsante nel Regole scheda per iniziare.

Nota a parte, per ridurre la quantità di spam che si ottiene, si consideri la creazione di un account di posta elettronica con un servizio di posta elettronica usa e getta Hai bisogno di un indirizzo e-mail usa e getta? Prova questi ottimi servizi Hai bisogno di un indirizzo e-mail usa e getta? Prova questi fantastici servizi Hai bisogno di inviare o ricevere un'email senza utilizzare il tuo vero indirizzo? Ecco alcuni ottimi servizi che ti consentono di fare proprio questo. Leggi di più . Dare questo indirizzo email quando si desidera mantenere privato il proprio indirizzo email.

2. Elimina spam persistente e email inoltrate

Con questa regola, non avrai più voglia di strapparti i capelli. È per i mailer di siti Web che non rispettano le richieste di cancellazione e continuano a gocciolare i feed nella tua casella di posta.

Impostato Da contiene come criterio, seguito dal nome del mittente responsabile delle email che vuoi bloccare. Scegliere Cancella il messaggio come l'azione che si desidera che Mail esegua.

Tieni presente che il Cancella il messaggio l'azione cancella definitivamente il messaggio. Se desideri inviarlo al Cestino invece di tenerlo accessibile in seguito, seleziona Sposta il messaggio nel cestino della casella di posta come la tua azione preferita.

Nota: Se vuoi replicare Gmail “blocco mittente” funzione, utilizzare il Sposta il messaggio azione per shunt le e-mail nella cartella Junk.

Questa regola è utile anche per sbarazzarsi dei messaggi inoltrati inviati, ad esempio, ai membri della famiglia in blocco. Naturalmente, se preferisci non ricevere tali messaggi, è meglio avvisare il mittente. Se ciò non è possibile o non funziona, lascia Mail filtrare quei messaggi ed eliminarli per te.

Mentre tu può impostare una regola separata per ogni mittente di cui si desidera bloccare le email, non è il modo più pulito. È meglio modificare una regola esistente per inserire una nuova condizione per ogni nuovo mittente. Funziona perché il Se menu a discesa è impostato su qualunque, il che significa che la regola funziona quando qualunque delle condizioni vengono soddisfatte.

Se vuoi mettere un divieto generale in avanti, sostituisci il Da contiene condizione con Il soggetto inizia con fw:.

3. Contrassegnare le e-mail non di lavoro come letti

La maggior parte delle e-mail personali non è probabilmente sensibile al fattore tempo. Fino a quando non sarai pronto ad affrontare queste e-mail, evita che attirino la tua attenzione contrassegnandole come letto con questa regola successiva.

Impostato account come criterio e quindi selezionare l'account associato all'email personale. Quindi, imposta Segna come letto come l'azione da intraprendere.

Preferiresti segnare tutti messaggi da tutti conti come letti non appena hanno colpito la tua casella di posta? In tal caso, selezionare Ogni messaggio invece di account dal Se menu a discesa.

4. Usa i nomi di dominio per catturare messaggi importanti

Probabilmente vorrai saperlo ogni email che arriva dalla tua banca, anche se si tratta di un mailer promozionale. Lo stesso vale per le email relative al lavoro. Puoi usare una regola per assicurarti di non perderti mai.

Ad esempio, mentre ricevo molte e-mail a [email protected], vengono sempre da quelli pertinenti al mio lavoro makeuseof.com. Per individuare quest'ultimo, posso impostare questa condizione: Da contiene @ makeuseof.com.

Posso quindi evidenziare le e-mail filtrate, ad esempio, cambiando il colore di sfondo, riproducendo un suono o reindirizzandoli altrove.

Sostituisci il @ makeuseof.com un po 'sopra con il nome di dominio della tua azienda o della tua banca, e puoi usare lo stesso filtro con risultati simili.

5. Invia le email di lavoro più importanti a Slack

Non tutte le e-mail richiedono la tua immediata attenzione. Sì, anche al lavoro. Se il tuo team comunica tramite un'app come Slack, puoi quasi ignorare la tua casella di posta per la maggior parte del tempo. Per assicurarti che le e-mail super importanti, se presenti, non sfuggano alla tua comunicazione, inoltrale a Slack con questa regola successiva.

Impostare la condizione per identificare le e-mail dal proprio manager o altro superiore o con una parola / frase specifica nell'oggetto. Ora seleziona Inoltra messaggio come la tua azione preferita e scrivi il tuo “invia a Slack” indirizzo nel campo fornito.

Dove puoi trovare il tuo indirizzo di spedizione Slack?

È nascosto sotto [Your_Team_Name]> Preferenze> Messaggi e contenuti multimediali. Scorri verso il basso fino a Porta le email in gioco sezione, ed eccolo. Ora sarai in grado di leggere le e-mail inoltrate in Slackbot!

6. Raccogli le email con i PDF

Dalle fatture e dalle ricevute agli omaggi di iscrizione, nella tua posta in arrivo ricevi documenti utili come PDF. Cattura le e-mail corrispondenti in un'unica posizione con questa regola successiva.

Imposta la condizione in modo che corrisponda Tipo di allegato è PDF e usa il Sposta il messaggio azione per isolare e-mail contenenti PDF. Se si desidera evidenziare le e-mail in luogo anziché spostarle in una cartella separata, utilizzare Imposta il colore del messaggio azione.

Puoi anche filtrare le email con altri tipi di allegati come archivi, presentazioni e filmati con una regola simile.

Cosa fa “Interrompere le regole di valutazione” Fare?

Alla fine di Eseguire le seguenti azioni menu, potresti aver notato questo elemento: Smetti di valutare le regole. Ti chiedi cosa fa? Bene, aiuta Mail a identificare la giusta linea di condotta da intraprendere quando le regole sono in conflitto.

Prendi la regola predefinita Notizie da Apple, per esempio. Se crei una nuova regola che ha una o più condizioni simili a questa, nessuna azione aggiunta alla nuova regola non verrà eseguita. Questo perché il Notizie da Apple la regola ha il Smetti di valutare le regole taggato su di esso, che trasforma le azioni di follow-up inefficaci.

Illustriamo con un secondo esempio.

Supponi di voler contrassegnare tutti i messaggi in arrivo in una casella di posta come letti, ad eccezione di quelli provenienti da un particolare indirizzo email chiamato hello@my_inbox.com. Vuoi anche contrassegnare i messaggi da questo indirizzo. In questo scenario, ecco come saranno le regole:

1. Se Da contiene hello@my_inbox.com, Contrassegna come rosso contrassegnato e Smetti di valutare le regole
2. Se Ogni messaggio, Segna come letto.

Cosa succede se si lascia fuori il Smetti di valutare le regole azione dalla prima regola? Messaggi da hello@my_inbox.com verrà contrassegnato e anche contrassegnato come letto.

Ora, se si cambia l'ordine delle regole durante la creazione, tutti i messaggi verranno contrassegnati come letti. Quelli da hello@my_inbox.com verrà contrassegnato come letto e contrassegnato. Se si aggiunge il Smetti di valutare le regole azione per la prima regola qui, le e-mail da hello@my_inbox.com verrà contrassegnato come letto, ma non verrà contrassegnato.

Lascia che Apple Mail faccia il sollevamento pesante per te

Non è la stessa casella di posta ingombra che è il problema. È che devi aggirarlo ogni giorno per evitare di perdere i messaggi importanti e schiacciare le banalità che ti arrivano.

Se hai regole in vigore, Mail evidenzia ciò che ha bisogno della tua attenzione e nasconde o elimina il resto. Reindirizza le e-mail che contano in una o due posizioni sicure e ti sentirai libero di ignorare il resto, forse anche per sempre!

Certo, le regole lo sono uno modo di smistare le e-mail in Apple Mail, ma puoi provare un client alternativo 5 Alternative di Apple Mail per Mac OS X 5 Alternative di Apple Mail per Mac OS X Ogni Mac viene fornito con un'applicazione di posta elettronica gratuita, ma non è il tutto e il fine- tutte le soluzioni di posta elettronica OS X. Ecco cinque delle migliori alternative. Leggi di più per ulteriori opzioni.

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