Riunioni e riunioni Due applicazioni Mac per la gestione delle agende e dei minuti

Se sono necessari lunghi e dettagliati ordini del meeting e minuti, due applicazioni per Mac Store, entrambe chiamate Meetings, offrono soluzioni utili non disponibili in altri software OS X.

Le riunioni ($ 12,99) di Exquisitus Inc e Meetings ($ 19,99) di Command Guru offrono ciascuna una serie di funzionalità simili, con alcune importanti funzioni di differenziazione per distinguerle. Nonostante abbia scoperto recentemente la potenza di Evernote per l'organizzazione delle riunioni Come utilizzare Evernote per gestire le riunioni Come utilizzare Evernote per gestire le riunioni Sapevi che gli ultimi strumenti e funzionalità di Evernote lo rendono un'applicazione molto utile per la gestione delle riunioni? Per saperne di più, ognuna di queste applicazioni include funzionalità non offerte da Behemoth.

Entrambe le applicazioni possono essere sincronizzate tra OS X e le loro app iOS controparti, ma mi concentrerò sulle versioni OS X oggi.

Incontro di Exquisitus Inc ($ 12,99) [Non più disponibile]

Exquisitus 'Meetings è un'app suddivisa in tre parti: una sezione per ordini del giorno e minuti (gestita sotto il Argomenti attivi sezione), un calendario dedicato (etichettato Cruscotto), e un Ingresso sezione per un elenco di promemoria, azioni e argomenti della riunione.

L'applicazione può essere un po 'difficile da capire quando si inizia per la prima volta. Per impostare una nuova riunione, selezionare File> Nuovo argomento riunione, o fai clic sul segno più “+” pulsante nella barra laterale. A differenza di Command Guru's Meetings, questo programma ti consente di aggiungere i nomi e i rispettivi indirizzi e-mail dai tuoi Contatti, che come vedrai facilita l'invio di ordini del giorno e minuti.

Clicca sul piccolo “+ Oggetto dell'ordine del giorno” pulsante per aggiungere il primo oggetto dell'agenda per una riunione. Anche se puoi usare la scorciatoia da tastiera Maiusc + Comando + G per aggiungere un nuovo elemento, sarebbe ancora meglio se gli utenti potessero premere la combinazione Maiusc + Invio per aggiungere rapidamente gli oggetti dell'agenda mentre scrivono.

Si noti che gli elementi dell'agenda per questa applicazione includono la possibilità di aggiungere una nota adesiva e un allegato a ciascun elemento e un pulsante per indentare in modo selettivo i punti dell'agenda, due in primo piano unici per questa particolare applicazione. I singoli articoli dell'ordine del giorno possono anche essere inviati via email direttamente dall'applicazione a tutti i partecipanti alla riunione selezionati.

Uno dei vantaggi dell'utilizzo di questa applicazione rispetto all'approccio Evernote è che gli oggetti dell'agenda possono essere facilmente spostati. Questo è sia utile quando si creano gli ordini del giorno e si apportano modifiche all'agenda all'inizio o alla fine della riunione.

Creazione di minuti

Dopo aver aggiunto tutti gli elementi dell'agenda, fare clic su Nuovo incontro pulsante per impostare i minuti. Dopo aver creato i verbali della riunione, eventuali modifiche all'agenda dovranno essere modificate manualmente nei verbali della riunione, quindi potrebbe essere una buona idea creare solo i minuti dopo i partecipanti approvano l'ordine del giorno.

Un altro vantaggio di questo approccio è che se le riunioni utilizzano regolarmente gli stessi argomenti dell'agenda per ciascuna riunione, è sufficiente fare clic sui pulsanti Nuova riunione per creare una nuova serie di minuti per le riunioni future. Naturalmente, l'agenda può anche essere modificata per ogni nuovo incontro.

Come per gli articoli dell'agenda, i minuti possono essere inviati via email, esportati in PDF o RTF, copiati negli Appunti o impostati per Markdown Markdown Qui: Usa Markdown Text In Gmail e averlo renderizzato [Chrome] Markdown qui: Usa Markdown Text In Gmail & Renderlo visualizzato [Chrome] Ulteriori informazioni sulla formattazione HTML. Quando gli ordini del giorno o i minuti vengono inviati tramite e-mail, Meetings inserisce automaticamente gli indirizzi e-mail, nonché i contenuti della riunione. Questa è una caratteristica mancante dall'applicazione esaminata di seguito.

Aggiunta di azioni e cose da fare

Uno degli scopi più importanti delle riunioni è identificare ciò che deve essere fatto e assegnare le scadenze. Le riunioni di Exquisitus includono tre modi utili per aggiungere promemoria. Puoi usare il File> Nuova azione voce di menu, fare clic su Azioni in alto a destra nella sezione delle riunioni o aggiungi promemoria nella Dashboard.

L'uso della funzione Dashboard consente di assegnare date di scadenza agli articoli, oltre a presentare altri eventi e promemoria del calendario.

Ciò che è utile anche su Meetings è che tutti i tuoi argomenti, ordini del giorno e minuti sono conservati in un'unica applicazione ed esportati nell'app per iOS Meetings equivalente ($ 4,99) [Non più disponibile].

Riunioni di Command Guru ($ 19,99)

Command Guru's Meetings per Mac ha un layout pulito ma colorato, con un'interfaccia che ho trovato intuitivo. Nonostante costino $ 7 in più rispetto all'applicazione di Exquisitus, non è così completo per l'impostazione e la condivisione di agende e minuti. Fortunatamente, una versione di prova di 30 giorni di questa applicazione può essere scaricata dal sito Web dello sviluppatore.

Per creare una nuova riunione, selezionare File> Nuovo, e aggiungere il titolo, la data e il luogo della riunione. Vi sono sezioni dell'interfaccia utente per l'aggiunta di nomi di partecipanti alla riunione, elementi di preparazione e agenda, note di discussione, decisioni e attività. Puoi anche scegliere di nascondere le sezioni che non ti servono. Questi sono molto utili e alcuni di essi non sono disponibili nell'applicazione Exquisitus.

Sfortunatamente, questa applicazione non si collega all'app Contatti del tuo Mac, quindi dovrai inserire manualmente i nomi e gli indirizzi dei partecipanti. Non ci sono anche scorciatoie da tastiera per aggiungere elementi agenda, anche se c'è una funzione chiamata “Smart Task” che quando abilitato consente di inserire e aggiungere elementi utilizzando un tasto di scelta rapida assegnato.

Un altro svantaggio di questa applicazione è l'assenza di funzionalità per l'utilizzo degli elementi dell'agenda per l'impostazione dei minuti. Quindi, in sostanza, devi ricreare gli elementi dell'agenda per le discussioni, se scegli questo approccio.

L'unica funzione di esportazione per questa applicazione è la posta elettronica, e l'esportazione finita sembra migliore del layout prodotto dall'applicazione di Exquisitus. Come accennato, questo programma non inserisce indirizzi e-mail e elenca anche i nomi dei partecipanti in verticale, che occupano una quantità non necessaria di spazio.

Come l'applicazione di Exquisitus, Meetings si sincronizza anche con l'app iOS per Meetings equivalente ($ 4,99) tramite iCloud.

Conclusione

Entrambe queste applicazioni per riunioni forniscono una soluzione tanto necessaria che non era disponibile in precedenza nella piattaforma Mac. E anche se ci sono diverse app per le riunioni iOS ottimizzate MinuteTaker e Meetings ti aiutano a creare report minuti professionali per iPad MinuteTaker e Meetings ti aiutano a generare report minuti iPad professionali Nella mia guida online gratuita MakeUseOf Meeting Online dove ho fornito alcuni suggerimenti per pianificare e tenere riunioni sul Web , Ho fatto riferimento a qualche minuto anche con le app. Mentre pochissimi di noi ... Per saperne di più, è fantastico che queste applicazioni desktop siano accompagnate da versioni mobili che sincronizzano i dati, dato che la digitazione dell'iPad non è l'idea per tutti di divertirsi. D'altra parte, le versioni per iPad sono fantastiche da avere per la revisione dei contenuti.

Scaricare: Exquisitus 'Meetings ($ 12,99) / Command Guru's Meetings ($ 19,99)

Per altri suggerimenti su come pianificare e organizzare riunioni, consulta la nostra guida per le riunioni online scaricabile gratuitamente. Ci piacerebbe anche conoscere le funzionalità che vorresti vedere aggiunte a queste applicazioni per riunioni.

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