Suggerimenti per una maggiore organizzazione e produttività

Nel valutare le esigenze organizzative, esaminare cinque aree funzionali prima di formulare raccomandazioni specifiche:

Flusso di carta: Identifica i tipi di documenti (fatture, corrispondenza, informazioni di contatto, ecc.) Che sfociano nel tuo ufficio. Dividerli in categorie per fungere da elementi di azione, quindi ideare un sistema per mantenerli organizzati secondo le categorie.

La tua capacità di trovare le cose: Considera quanto velocemente sei in grado di individuare singoli documenti nel tuo ufficio. Se trascorri molto tempo alla ricerca di documenti o file vaganti, potrebbe essere necessario creare un sistema di archiviazione (o rinnovarne uno esistente) per aiutarti a organizzarti.

Le tue categorie di lavoro: Identifica ed elenca le otto-dieci grandi categorie che costituiscono la maggior parte del tuo prodotto o servizio. Questo è il primo passo per impostare un sistema di archiviazione efficiente e un sistema per il tuo computer (inclusi database, file memorizzati digitalmente, gestore contatti, ecc.).

Sistema di gestione del tempo: Decidi su un sistema di gestione del tempo che funzioni per te. Alcune persone preferiscono i tradizionali pianificatori del giorno; altri preferiscono i sistemi basati su computer, eventualmente collegati a un PDA.

Tracciamento degli articoli "Da fare": Decidi un sistema per tracciare gli elementi di azione aziendale. Come con i sistemi di gestione del tempo, alcune persone preferiscono metodi tradizionali (come tenere elenchi o appunti scritti a mano), ma i programmi software che aiutano a facilitare questa funzione sono sempre più preferiti. Spesso queste funzioni sono incorporate in pacchetti software per ufficio che comprendono anche e-mail, gestori di contatti, calendari, ecc.
A volte le persone possono sentirsi paralizzate dal loro ambiente di lavoro disordinato e dal flusso di carta fuori controllo. In generale, il problema deriva spesso da troppa carta che scorre sulla scrivania del professionista, senza alcun sistema metodico per rimuoverla dalla scrivania. Per iniziare a scappare da questo stato paralizzato, procedi nel seguente modo:

Ordinare: Non essere intimidito dall'idea di ordinare. Si tratta semplicemente di mettere insieme oggetti simili. Ad esempio, se la scrivania e il monitor del computer sono coperti da promemoria appiccicosi, riunirli tutti insieme o consolidare le informazioni che contengono su un unico foglio di carta (o in un documento di testo digitale). Ordina altri tipi di documenti in categorie funzionali come fatture, operazioni bancarie, contabilità, informazioni fiscali, ecc. Crea un file o una scrivania per i documenti che rappresentano elementi di azione "urgenti" o "immediati". Eliminare tutti i fogli che sono chiaramente non necessari, ad esempio buste vuote. Le pile ordinate alla fine verranno classificate in seguito

Epurazione: Dai un'occhiata ai materiali ordinati. Determina quali documenti o file non servono più a scopo utile e disponili. Una frustrazione comune e comprensibile è la difficoltà nel decidere quali documenti conservare e cosa buttare via. Ecco alcuni fattori da considerare:

Informazioni finanziarie o fiscali: Rendiconti finanziari ed elementi che potrebbero essere richiesti dal I.R.S. dovrebbe essere conservato in archivio per cinque o sette anni. I documenti più vecchi di quello possono generalmente essere scartati.

Informazioni disponibili online: Le informazioni più recenti duplicate o disponibili su Internet potrebbero non avere bisogno di essere salvate. Molte persone stampano pagine da siti Web per riferimento o convenienza. (Puoi leggere una di queste stampe in questo momento.) Se le informazioni sono probabilmente disponibili su un sito Web permanente (o saranno probabilmente disponibili almeno per il tempo necessario), non è necessario tenere per sempre le copie cartacee. Inoltre, potresti essere in grado di salvare le informazioni dai siti Web come file sul tuo disco rigido, sia come file di testo che come file di origine (html). Alcuni kilobyte memorizzati su un disco rigido, floppy o CD-R occupano molto meno spazio di una cartella di file piena di stampe di carta.

Informazioni trasferibili ad un'altra sede: Se le informazioni su un foglio di carta sono qualcosa come un promemoria del calendario o un numero di telefono, trasferiscile nel posto appropriato come il tuo calendario o rolodex (sia cartaceo che elettronico), quindi elimina lo scarto.

Classificare: Dopo aver ordinato una raccolta di documenti e aver eliminato ciò che hai ritenuto inutile, è il momento di classificare le pile ordinate in un sistema di archiviazione. Se non sei esperto nell'arte e nella scienza del deposito, pensa semplicemente a un sistema di archiviazione come ti è stato insegnato a pensare a una struttura nella classe di inglese: informazioni raggruppate in categorie e sottocategorie. Assumi le otto o le dieci categorie di cui ti occupi nella tua attività e suddividili in sottocategorie. Ad esempio, potresti voler impostare un file di categoria principale chiamato "Finanziario". All'interno di tale file, è possibile suddividere la categoria finanziaria in sottoinsiemi "Tasse", "Azioni" e "Estratti conto bancari". Gli oggetti che hai inserito nella tua pila "Finanziaria" sono semplicemente archiviati in modo appropriato all'interno di quelle categorie. Assicurarsi che tutti i file siano etichettati chiaramente e sinteticamente. Si consiglia di utilizzare un sistema di file sospesi, utilizzando le cartelle di file sospese più grandi per le categorie generali e i file manila ordinari per le sottocategorie. Nel negozio di forniture per ufficio, cerca le cartelle manila designate come "file interni". Questi sono leggermente più piccoli delle normali cartelle di file e si adattano perfettamente ai file sospesi.

Mantenere: Qualsiasi sistema di archiviazione è valido quanto la tua volontà di mantenerlo. Sii diligente e metti un promemoria nel tuo calendario per richiedere di ordinare, eliminare e categorizzare su base giornaliera.

Per organizzare il tuo computer, segui la stessa procedura della carta: ordina, elimina e categorizza. Con il sistema di gestione dei file del tuo computer è facile creare cartelle e sottocartelle per tenere traccia dei documenti. (È anche possibile creare sottocartelle secondarie secondarie, se lo si desidera. Nel gergo del computer, la creazione di cartelle all'interno delle cartelle viene talvolta definita "annidamento".) In genere, la creazione di una nuova cartella è semplicemente una questione di selezione di "File" nella barra dei menu ; sotto il menu File seleziona "Nuovo"; quindi seleziona "Cartella". Una nuova cartella (senza titolo) dovrebbe apparire sul desktop. Assegnare un nome appropriato e determinare dove si desidera salvarlo sul disco rigido. Proprio come nel tuo sistema di archiviazione cartacea, le categorie generali verranno rappresentate con cartelle di file digitali e quelle conterranno sottodirectory analoghe ai file delle sottocategorie.

Un concetto efficace per rimanere organizzati nel tuo ufficio a casa è la tecnica "On-In-and-Around". In termini di documenti, le cose su cui lavori ogni giorno dovrebbero essere sulla tua scrivania. Le cose su cui lavori settimanalmente dovrebbero essere nella tua scrivania. Le cose su cui lavori mensilmente dovrebbero essere DENTRO la tua scrivania.