10 suggerimenti rapidi per migliorare in Outlook

Outlook è uno dei client di posta più popolari, ma potrebbe non essere utilizzato al massimo delle sue potenzialità. È pieno di utili trucchi che possono aiutare la tua produttività Trasformare Outlook in uno strumento di gestione dei progetti con l'integrazione di OneNote Trasformare Outlook in uno strumento di gestione dei progetti con l'integrazione di OneNote OneNote può fare più di quanto pensi. Ti mostreremo come trasformare Outlook in un elenco in un potente strumento di gestione dei progetti utilizzando il plug-in di OneNote per Outlook. Leggi di più e rendilo un gioco da ragazzi.

Abbiamo raccolto alcuni dei suggerimenti e trucchi più sconosciuti che ti aiuteranno a diventare un esperto di Outlook. Sia che si tratti di richiamare e-mail, di riempire automaticamente frasi tipizzate comunemente, o di essere ricordati di allegare file, noi siamo al sicuro.

C'è sicuramente altro da condividere, quindi se hai un tuo suggerimento su Outlook, ti ​​preghiamo di farcelo sapere nella sezione commenti qui sotto.

1. Aggiungi un altro fuso orario del calendario

Può essere utile visualizzare più fusi orari sul tuo calendario se viaggi spesso o organizzi incontri con qualcuno all'estero. Per fare ciò, fare clic su File scheda e quindi selezionare Opzioni dalla navigazione a sinistra. Dalla nuova finestra, fare clic Calendario e quindi scorrere fino a Fusi orari sezione.

Verrà visualizzato il fuso orario predefinito, anche se è possibile modificarlo utilizzando il menu a discesa. Dagli un Etichetta così puoi distinguerlo. Quindi spuntare Mostra un secondo fuso orario e fai lo stesso lì. Clic ok per salvare le modifiche.

Ora vai al tuo Calendario. Nel nastro, all'interno del Organizzare categoria, selezionare Giorno, (Settimana di lavoro o Visualizza pianificazione. Queste sono le viste che visualizzeranno i due fusi orari a sinistra o in alto.

2. Visualizza tutti i messaggi in testo normale

Se hai dubbi sulla ricezione di email in formato HTML, puoi forzare Outlook ad aprire tutte le email in testo normale per impostazione predefinita. Ciò impedirà l'esecuzione di qualsiasi codice HTML dannoso, tuttavia tieni presente che non ti proteggerà da tutte le minacce email 8 Suggerimenti di sicurezza dell'e-mail che puoi condividere con amici e colleghi 8 Suggerimenti sulla sicurezza e-mail che puoi condividere con amici e colleghi Ulteriori informazioni .

Innanzitutto, fai clic File e quindi selezionare Opzioni. Dalla nuova finestra, selezionare Centro di fiducia dalla navigazione a sinistra. Quindi fare clic Impostazioni di Trust Center ... . Ora, di nuovo da sinistra, selezionare Sicurezza e-mail.

Sotto il Leggi come testo normale intestazione, spunta Leggi tutte le e-mail standard in testo semplice. Puoi anche scegliere di spuntare Leggi tutta la posta con firma digitale in testo semplice. Un'e-mail che è firmata digitalmente significa che il mittente ha approvato il contenuto e non è stato manomesso.

Per salvare le modifiche, fare clic su ok. Se si desidera leggere un'e-mail specifica nel formato originale, aprire l'e-mail e fare clic su barra delle informazioni, e selezionare uno Mostra come HTML o Visualizza come Rich Text.

3. Forzare automaticamente i messaggi della casella di posta condivisa da inviare

Prima che un'e-mail sia effettivamente inviata, deve elaborare attraverso la cartella di Outlook. Questo sta controllando che il server sia in grado di spingerlo fuori senza errori. Se si utilizza una cassetta postale condivisa, è possibile che tutte le e-mail si trovino nella cartella Posta in uscita fino a quando non si fa clic manualmente su Invia / Ricevi.

Per superare questo, è necessario modificare il registro. Seguire attentamente queste istruzioni e andrà bene, ma una regolazione errata del registro può causare seri problemi. Come non accidentalmente disordinare il registro di Windows Come non accidentalmente disordinare il registro di Windows Lavorare con il registro di Windows? Prendi nota di questi suggerimenti e avrai meno probabilità di danneggiare in modo duraturo il tuo PC. Per saperne di più di cui non siamo responsabili.

In primo luogo, chiudere Outlook. Quindi fai una ricerca di sistema per regedit e selezionare il risultato. Utilizzando la navigazione a sinistra, filtra fino alla seguente cartella:

HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ x.0 \ Outlook \ Preferences

Sostituire x.0 per la versione corrente di Outlook. 16.0 per Outlook 2016, 15.0 per Outlook 2013, 14.0 per Outlook 2010 e così via.

Doppio click il DelegateSentItemsStyle valore e cambia il Dati valore a 0. Quindi fare clic ok. Riapri Outlook e dovresti scoprire che tutta la posta in uscita dalle caselle postali condivise viene inviata automaticamente.

4. Ritardo Invio di un'e-mail

Se non si desidera inviare immediatamente un'e-mail, è possibile specificare quando si desidera che venga inviata. Nella finestra di composizione dell'email, selezionare Opzioni dal nastro e quindi fare clic Consegna ritardata.

Si aprirà una nuova finestra in cui è possibile utilizzare il Non consegnare prima campi per scegliere la data e l'ora in cui verrà inviata la tua email. Si noti che se non si sta utilizzando un server Exchange, Outlook dovrà essere aperto affinché questa richiesta funzioni.

Puoi anche creare una regola che ritardi l'invio di tutti i tuoi messaggi o di quelli specificati. Per questo, vai a File e quindi selezionare Gestisci regole e avvisi. Entro Regole e-mail, clic Nuova regola e segui il wizard. È possibile impostare le condizioni, come per ritardare solo le e-mail inviate a un determinato contatto. Basta impostare il azione a differire la consegna di un numero di minuti e sarai impostato.

5. Richiama un'e-mail

Se disponi di un server Exchange, potresti essere in grado di richiamare un'email che hai già inviato. Tuttavia, il tasso di successo dipende da una serie di fattori, che abbiamo trattato nella nostra guida al richiamo di una email. Come richiamare un'e-mail in Outlook dopo averla inviata Come richiamare un'e-mail in Outlook dopo averla inviata Hai mai colpito inviare e rimpiangere qualche istante dopo? Siamo stati tutti lì, desiderando di poter annullare l'invio. Ti mostriamo come richiamare un'email in Outlook o ritardare l'invio in Gmail. Leggi di più .

Per prima cosa, vai al tuo Oggetti inviati e selezionare l'e-mail che si desidera richiamare. Nel Mossa gruppo del nastro, fare clic Azioni e quindi selezionare Ricorda questo messaggio ... .

Dalla nuova finestra, selezionare Elimina le copie non lette di questo messaggio per eliminare l'e-mail dalla posta in arrivo del destinatario. In alternativa, selezionare Elimina le copie non lette e sostituisci con un nuovo messaggio per inviare un'e-mail alternativa al posto dell'originale.

zecca Dimmi se il richiamo ha esito positivo o negativo per ogni destinatario se vuoi ricevere il risultato di ogni tentativo di richiamo. Quando sei pronto, clicca ok per inviare la richiesta di richiamo.

6. Suggerisci cose comunemente digitate

Se scrivi spesso la stessa cosa, puoi fare in modo che Outlook lo suggerisca automaticamente quando inizi a scriverlo. Quando componi un'email, digita la tua frase e poi evidenziala. Ora, seleziona Inserire dal nastro. Dal Testo categoria, fare clic Parti veloci e poi Salva selezione nella galleria della parte rapida ... .

La frase verrà suggerita automaticamente quando inizi a digitarlo e puoi premere accedere per riempirlo In alternativa, puoi usare il Parti veloci menu a discesa per selezionarlo. Puoi anche tasto destro del mouse una parte in questo menu e selezionare Organizza ed elimina ... se hai mai avuto bisogno di personalizzarlo o rimuoverlo.

7. Diventa una procedura guidata

Outlook può essere una bestia complessa, ma è perché è così potente. Ma piuttosto che cercare nei menu, puoi usare scorciatoie per accelerare i processi e diventare più produttivi.

Ad esempio, puoi premere CTRL + N creare un nuovo messaggio e CTRL + Invio per inviarlo. allo stesso modo, CTRL + R inizierà una risposta, mentre CTRL + F lo inoltrerà.

Puoi premere Inserire per contrassegnare un messaggio, F7 per controllare cosa stai scrivendo, e F9 per eseguire il processo di invio / ricezione.

Infatti, ci sono così tante combinazioni di tasti che abbiamo creato una guida alle scorciatoie da tastiera di Outlook 25+ Tasti di scelta rapida di Outlook per renderti più produttivi 25+ Tasti di scelta rapida di Outlook per renderti più produttivo Outlook è uno dei client di posta elettronica desktop più popolari in uso oggi. Se sei uno di quei tanti utenti di Outlook, le seguenti scorciatoie da tastiera ti faranno risparmiare un sacco di tempo. Leggi altro, in dettaglio come navigare e creare con facilità.

8. Incolla per creare

Ridurre al minimo i passaggi necessari per ottenere qualcosa è sempre vantaggioso. Puoi creare un nuovo oggetto che contiene automaticamente tutto ciò che è presente negli Appunti 5 Suggerimenti per gestire gli Appunti di Windows come un Pro 5 Suggerimenti per gestire gli Appunti di Windows come un Pro meglio conosciuto come Copia e incolla, uno strumento per gli studenti per sollevare i passaggi da Wikipedia , gli Appunti possono farti risparmiare tempo durante la digitazione. Ti mostreremo come usarlo come un professionista. Leggi di più . Per fare ciò, vai alla sezione per la quale desideri creare un nuovo elemento, quindi Mail per un'email, Calendario per un evento e così via.

Quindi tutto ciò che devi fare è premere Ctrl + V. L'oggetto verrà creato e contiene già ciò che era presente negli appunti. È un trucco semplice, ma lo utilizzerai per sempre.

9. Personalizza Segna come opzioni di lettura

Se scopri che le tue e-mail vengono contrassegnate come lette quando non le hai effettivamente visualizzate correttamente, è facile superare questa frustrazione. Mantenere un'e-mail contrassegnata come non letta può rendere più veloce la visione di ciò che è necessario agire.

Innanzitutto, fai clic File e poi Opzioni. Dalla barra di navigazione a sinistra, selezionare posta. Sotto il Riquadri di Outlook titolo, selezionare Pannello di lettura ... e una nuova finestra si aprirà.

Qui è possibile personalizzare il numero di secondi di attesa prima che un articolo sia contrassegnato come letto e se contarlo come letto quando si modifica la selezione. Spunta e modifica le opzioni, quindi fai clic su ok per salvare le modifiche.

10. Essere ricordato di allegare file

Se trovi spesso che stai inviando e-mail e ti dimentichi di allegare un file, questo è il consiglio che fa per te. Outlook analizzerà i tuoi messaggi per determinate parole e frasi, come “vedi allegato” o “chiuso”, quindi controlla di aver effettivamente collegato qualcosa. Se non lo hai, ti avviserà prima che invii il messaggio.

Per abilitarlo, per prima cosa vai a File e poi Opzioni. Selezionare posta dalla barra di navigazione a sinistra, quindi scorrere fino a Manda messaggi sezione. Ora spunta Avvisami quando invio un messaggio in cui potrebbe mancare un allegato. Clic ok per salvare le modifiche.

Condividi i tuoi consigli

Può essere facile usare un programma per anni e non apprezzare appieno tutte le sue complessità, quindi spero che tu abbia raccolto alcuni suggerimenti che puoi usare nella tua vita quotidiana per aumentare la produttività.

Questi suggerimenti si sono concentrati sulla versione desktop di Outlook, quindi se stai utilizzando la versione web e non sei sicuro di quale sia la soluzione migliore per te, dai un'occhiata al nostro confronto tra Outlook Web e desktop Microsoft Outlook Web vs. Desktop: qual è il migliore per te? Microsoft Outlook Web vs. Desktop: qual è il migliore per te? Outlook.com è un potente client di posta elettronica online che viene fornito gratuitamente con Office Online. Ma Outlook sul Web può competere con la sua controparte desktop? Il nostro confronto con Outlook ti aiuterà a decidere da solo. Leggi di più .

Utilizzerai uno di questi suggerimenti? Hai i tuoi trucchi di Outlook da condividere?

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