12 motivi per cui le persone continuano a ignorare le e-mail

Non c'è niente di più frustrante che andare nello sforzo di scrivere un'e-mail urgente, solo che la risposta arrivi troppo tardi. Ma il problema potrebbe non essere il destinatario. Potrebbe mentire con te e come hai realizzato il tuo messaggio.

La ricerca ha scoperto molte informazioni su come persuadere più membri di una mailing list per aprire, leggere e fare clic sui collegamenti all'interno delle e-mail. Ma ci sono meno informazioni sul raggiungimento di obiettivi simili per e-mail personali o di lavoro.

Se hai un problema urgente al lavoro, vuoi presentarti a un influencer 6 modi per convincere le persone a rispondere alle tue e-mail 6 modi per convincere le persone a rispondere alle tue email Ci sono un insieme di regole completamente diverse quando si tratta di inviare e-mail incoraggerà o scoraggerà una persona a premere il pulsante "rispondi" e rispondere. Scopri le regole del successo della posta elettronica. Leggi di più o organizza una riunione, in che modo rendi più probabile ricevere una risposta immediata alla tua email?

Di seguito è riportato un elenco di motivi per cui le risposte alle tue e-mail continuano ad arrivare in ritardo, o non del tutto. Essendo consapevoli di questi errori e suggerimenti comuni, sarete in grado di coltivare un tasso di risposta più veloce e più coerente per ciascuna delle vostre e-mail.

Hai fatto il CC della persona di cui hai bisogno di una risposta

Se inserisci le persone in CC nel tuo messaggio, spesso presumerà che siano state incluse solo per essere tenute d'occhio. Questo diminuisce la possibilità che queste persone rispondano, poiché non sentono di essere il primo destinatario. Se hai bisogno che tutti rispondano, evita di usare la funzione CC. Idealmente, dovresti inviare un'email a una persona alla volta. Ma se devi CC, chiarisci presto nella e-mail che tu bisogno tutti a rispondere, Compreso quelli che sono CC'd.

La tua Subject Line succhia

Una linea tematica di qualità Come far risaltare il messaggio e-mail in una posta in disordine Come far risaltare il messaggio e-mail in una posta in disordine Hai mai inviato una e-mail che ritenevi importante solo per ricevere una risposta molti giorni dopo, o peggio dimenticato di ? Certo, a volte è fuori dal tuo controllo, ma ci sono cose che puoi fare ... Leggi di più deve far sapere alle persone che hai bisogno di una risposta urgente. Questo significa più che odiosamente titolare la tua email “URGENTE”. E ciò non significa che devi essere ridicolmente dettagliato.

Qualcosa di semplice come “Stevo, dobbiamo prendere questa decisione entro domani” funziona bene. In primo luogo, si rivolge all'individuo, in modo che sappiano che la responsabilità è di competenza loro. In secondo luogo, il contenuto di tale argomento trasmette un senso di urgenza e curiosità. Ciò aumenta la probabilità che il messaggio venga aperto immediatamente.

Non stai affermando rapidamente la tua richiesta

Sappiamo tutti che le e-mail dovrebbero essere mantenute concise. Ma se i tuoi sono più di pochi brevi paragrafi, assicurati che la tua richiesta sia sotto i riflettori fin dall'inizio, altrimenti potrebbe non essere considerata.

Ciò significa educatamente superare ciò di cui hai bisogno nella prima o nella seconda frase. Puoi entrare più in dettaglio più avanti, ma la premessa di ciò che stai cercando deve venire prima.

I tuoi messaggi sono noiosi

Se tutti si aspettano che i tuoi messaggi siano noiosi, chiari, gergali e troppo dettagliati, detestano l'idea di aprire le tue e-mail.

Invece, fai in modo che le persone non vedano l'ora di ricevere una tua email. Usa l'umorismo. Rivolgersi alle persone personalmente. Evita il linguaggio aziendale. Mantieni le tue frasi corte e incisive. Include una GIF divertente Trova le migliori GIF sul Web con Giphy, un motore di ricerca dedicato per le immagini animate Trova le migliori GIF sul Web con Giphy, un motore di ricerca dedicato per le immagini animate Le GIF sono comuni in tutto il Web, ma a volte è difficile trova quello giusto per la situazione giusta. Per fortuna è arrivato un nuovo motore di ricerca dedicato solo per le GIF. Il suo nome è Giphy e ... Per saperne di più. Sei ancora in grado di illuminare la giornata di qualcuno, anche se chiedi loro un favore.

Non stai impostando una scadenza

Se hai bisogno di qualcosa, lascia che il destinatario sappia esattamente quando è necessario. Troppo spesso, ci viene chiesto di fornire una risposta “al più presto”, o “presto”. Questo rende la scadenza soggettiva. Se dici “Ho davvero bisogno di una risposta a questa domanda entro le 16:00 di oggi”, tuttavia, non c'è spazio per l'ambiguità.

Non stai fornendo alternative

Continuando con l'esempio precedente, potrebbe accadere che il destinatario non riesca a ottenere una risposta entro le 16:00. È necessario tenere conto di questa possibilità nel messaggio iniziale espandendo la frase:

“Ho davvero bisogno di una risposta a questa domanda entro le 16:00 di oggi. Se ciò non è possibile, faccelo sapere entro mezzogiorno, così posso prendere accordi alternativi.”

L'email non è Priorità alta

Se il tuo messaggio veramente è urgente, puoi renderlo più ovvio contrassegnando le e-mail come tali in determinati client di posta elettronica. Essere in grado di contrassegnare una e-mail come Priorità alta è possibile in Microsoft Outlook e Apple Mail. Sfortunatamente non è possibile in Gmail, quindi l'alternativa più vicina è quella di precedere il tuo soggetto con “URGENTE:”

Questo dovrebbe essere fatto solo in casi veramente urgenti. Se ti capita di farlo troppo spesso, questo suggerimento perderà la sua efficacia.

Non stai facendo una minaccia

Questo suona peggio di quello che è. Fai sapere al destinatario che se una risposta non viene ricevuta entro una scadenza prestabilita, seguiranno alcune conseguenze. Come esempio: “Se non ho ricevuto risposta da parte tua entro le 14.00, presumo che tutto sia a posto, e invierò i $ 10.000 al contraente”.

Se il destinatario sceglie di ignorare la domanda, sa, esplicitamente, che le cose continueranno ancora senza il loro contributo. Se vogliono che la loro voce sia ascoltata, hanno bisogno di parlare adesso.

Non stai aiutando

Se la tua richiesta è molto ampia, il destinatario penserà spesso di dover creare una risposta più eloquente del necessario. Fagli sapere se è semplice “sì” o “no” andrà bene. Se stai organizzando una riunione, offri tre o quattro volte convenienti come punto di partenza. Fai quello che puoi per rendere la risposta alla posta elettronica meno onerosa per il destinatario.

Stai mandando e-mail al momento sbagliato

Se sai che il tuo manager è sempre precipitato in un giovedì pomeriggio, non aspettare fino a giovedì mattina per inviare l'e-mail se avevi potuto inviarlo martedì. Se sai che il tuo collega ha un sacco di email all'inizio di ogni giornata, forse aspetta di sapere che sono passati attraverso la loro posta in arrivo 5 Passaggi per curare la tua posta Zero Email Frenzy 5 Passi d'azione per curare la tua posta Zero Email Frenzy Posta in arrivo Zero è una delle parole più popolari. Per risolvere veramente i tuoi problemi di posta elettronica devi andare oltre la Posta in arrivo Zero e risolvere i problemi sottostanti. Leggi di più prima di inviare il tuo messaggio. Questo rende la tua email meno un ago in un pagliaio.

Stai inviando troppe email

Se sei conosciuto in tutto l'ufficio come un inespresso inesperto, i tuoi colleghi diventeranno presto ciechi nei tuoi messaggi di posta in arrivo.

Prendere l'abitudine Come usare le micro abitudini e la scintilla Cambiamenti personali massicci Come usare le micro abitudini e la scintilla Cambiamenti personali massicci Creare nuove abitudini è difficile. Le abitudini sono di solito costruite per settimane o mesi di ripetizione e la motivazione è la sfida. Quando il gioco si fa duro, le micro-abitudini possono essere di grande aiuto. Leggi di più che le e-mail che hai inviato sono email importanti. Quindi, quando qualcuno ti visualizza un messaggio nella posta in arrivo, è più probabile che prenda nota.

Sei ingrato

Se continui a chiedere alla gente cose e non mostrare gratitudine, molto presto le persone si risentiranno per te. Nel mondo dell'e-mail, questo si traduce in persone che semplicemente ignorano te. Preferiscono rispondere a, e aiutare, altre persone che rispettano il loro tempo e impegno.

Quindi se qualcuno risponde velocemente, grazie a lui o lei. Se fanno di tutto per rispondere a te o aiutarti, assicurati di mostrarti grato.

Provaci

Se ricevere risposte lente o nessuna risposta è un problema che hai riscontrato, cerca di evitare ciascuno degli errori sopra riportati. Facendo questo, ognuna delle tue e-mail sarà più probabilmente aperta, letta e replicata velocemente. Una volta che lo hai fatto per alcune settimane, dovrebbe diventare una seconda natura. Prima che tu lo sai, sarai un esperto di email Vuoi diventare un esperto in qualcosa? Prova Pratica deliberata Vuoi diventare un esperto in qualcosa? Prova Pratica deliberata È fin troppo facile sentirsi abbattuto quando stai cercando ardentemente di migliorare una certa abilità. Usa il potere della "pratica deliberata" per superare quegli altopiani infurianti. Leggi di più .

Quali altre tecniche di email ti aiutano a ricevere una pronta risposta? Qualcuno di questi è stato particolarmente efficace per te?

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