20 modi con un assistente virtuale umano può farti risparmiare tempo

Esistono due tipi di assistenti virtuali (VA) per semplificare la vita. Io ho utilizzato tre società di Assistente Virtuale e questo ha vinto tre società di Assistente Virtuale e questo ha vinto Assumere un assistente virtuale è una gestione intelligente del tempo. Abbiamo testato tre servizi di assistente virtuale e abbiamo rilevato vantaggi e svantaggi per ciascuno. Ogni test rivela i trucchi e le astuzie per scegliere l'assistente personale ideale. Per saperne di più: digitale e umano.

Gli assistenti digitali sono quelli come Siri, Cortana, Alexa e Assistente Google. Sono programmi software in grado di interpretare ed eseguire richieste di base. Parliamo di cose come trovare consigli su ristoranti e vacanze, prenotare un Uber, impostare promemoria e controllare la tua casa intelligente. Abbastanza semplice, ma comunque piuttosto utile.

Ma che dire di quei compiti che odi fare, non puoi fare, o semplicemente non avere il tempo di fare, che sono semplicemente troppo complessi per un VA digitale? Risposta: assumere a umano assistente virtuale.

Queste sono persone (quindi assicurati di trattarle come tali) puoi assumere da siti come UpWork o People Per Hour. Esternalizzando i compiti giusti a questi VA umani, puoi diventare super-produttivo, ritagliare più tempo per concentrarti su un lavoro importante Perché l'autodisciplina è il miglior colpo di produttività di cui hai bisogno Perché l'autodisciplina è la migliore produttività Hai bisogno di ciò che è il segreto per fare un lavoro profondo? È la motivazione o è disciplina? Se non riesci a mettere a fuoco e terminare il tuo lavoro, ecco alcuni suggerimenti sull'abitudine che ti aiuteranno a ottenere di più. Leggi di più o semplicemente rilassati.

Non sei sicuro di cosa potresti esternalizzare a questi VA umani? Ecco alcune idee.

1. Effettuare prenotazioni e appuntamenti

Se c'è un ristorante che hai intenzione di provare, chiedi al VA di farlo “prenotare un tavolo per 4 persone al [ristorante] per circa 20:00 questo venerdì.” Verranno quindi individuati il ​​numero di telefono, effettuare la chiamata, farti conoscere i dettagli precisi e aggiungere la prenotazione a un calendario condiviso Come condividere il tuo calendario di Google con chiunque Come condividere il tuo calendario di Google con chiunque Ti mostriamo tre opzioni per condividere il tuo calendario di Google. Usando iCal, anche gli utenti di Apple Calendar e Outlook possono visualizzare il tuo programma. Spieghiamo anche come revocare l'accesso al tuo Google Calendar. Leggi di più .

Se hanno accesso ai tuoi contatti, possono anche far sapere a tutti gli altri quando si presentano. Lo stesso vale per eventuali altre prenotazioni e appuntamenti che si desidera effettuare.

2. Acquisti online

Quando trovi un VA puoi fidarti, assegnandogli un piccolo assegno o dando loro accesso a “azienda” carta di credito (con un piccolo limite) significa che possono effettuare acquisti online per tuo conto. Vedi qualcosa che vuoi? Invia loro un link o un'immagine e possono occuparsi della configurazione degli account e dell'input dei dettagli di pagamento, in modo da non dover.

3. Trova (e acquista) il regalo perfetto

Se hai una lista di persone che ti piacciono per comprare regali (il tuo coniuge, i genitori, i migliori amici), crea un breve profilo di ogni persona compresi i loro interessi, e chiedi a VA di setacciare la rete per i regali che ameranno. Possono quindi aggiungere regolarmente queste idee in un documento condiviso su Google Drive o Evernote, in modo da avere sempre un elenco di fantastiche idee regalo a tua disposizione.

4. Pianifica una vacanza

Quando si avvicina un periodo di vacanza, chiedi al VA di creare un documento sintetico di fantastiche idee per le vacanze in base al budget e alle preferenze. Fatto correttamente, sarai in grado di rivedere questo in minuti piuttosto che passare ore a fare la ricerca da solo.

Avranno bisogno di cercare possibili voli 5 segreti dei viaggiatori per trovare i migliori e più economici voli 5 segreti dei viaggiatori per trovare i voli migliori e più economici L'unica cosa migliore del viaggio è viaggiare su un fantastico affare. Risparmia denaro e goditi un viaggio fantastico con l'aiuto di queste app di pianificazione del viaggio. Per saperne di più, alloggio, attività, attrazioni, previsioni del tempo, ecc. In modo da poter prendere la decisione migliore.

5. Contabilità

L'invio di foto VA di ricevute che richiedono l'inserimento in un foglio di calcolo o l'invio periodico di e-mail a un elenco delle spese è un modo incredibilmente semplice di contabilità. Questo ti permette di delegare le minuzie della contabilità, piuttosto che lasciare tutte quelle spese per accumulare e stressarti 10 modi per scavarti da compiti backlog 10 modi per scavarti da compiti backlog La sensazione di annegare in una lista di mai terminare i compiti è una paura comune a tutti noi. La cura è disponibile. Ecco dieci modi per tornare indietro. Leggi di più .

6. Trova eventi interessanti

È fin troppo facile scoprire eventi interessanti dopo il fatto. Per evitare che ciò accada, consenti al tuo VA di compilare un elenco di tutte le migliori sedi nelle tue vicinanze, tieni d'occhio Facebook Eventi Mai perdere Un evento: Facebook ti consente di iscriverti agli eventi locali Non perdere mai un evento: Facebook ti consente di iscriverti al locale Eventi Ti piacerebbe che Facebook ti facesse sapere quando accadono grandi eventi nella tua zona? Lo faranno. Leggi di più e ti invia regolarmente un elenco di eventi che potresti essere interessato a partecipare.

7. Gestione dell'assistenza clienti

Quando è necessario contattare l'assistenza clienti o il supporto tecnico per qualsiasi motivo, si potrebbe finire per perdere un sacco di tempo bloccato in attesa. Per garantire che non perderai questa volta, chiedi a VA di metterti in contatto con il servizio clienti per conto tuo.

8. Gestisci i tuoi dati e file

Ognuno di noi ha così tanti file, cartelle, dati, contatti e foto, che è quasi un lavoro a tempo pieno semplicemente mantenendo tutto organizzato. Quindi, trova un sistema che funzioni, spiegalo al VA e fornisci loro le autorizzazioni necessarie per farlo. Ogni due settimane, potevano spostare i nuovi file nelle cartelle giuste in Dropbox e Google Drive. Rinominare e organizzare le nuove foto. Tagga i tuoi appunti Evernote Il modo migliore per organizzare Evernote: Usa tag Il modo migliore per organizzare Evernote: Usa tag Il tuo Evernote è un enorme casino? Ti mostriamo un semplice tweak che ti aiuterà ad organizzare i tuoi appunti come mai prima d'ora. Leggi di più . Metti in ordine i tuoi elenchi di contatti. In questo modo, lo farai sempre essere in grado di trovare quello che ti serve.

9. Ricerca online

Se hai bisogno di trovare la migliore app per un determinato compito, il fornitore di servizi di utilità più economica o il prodotto più votato per un determinato uso, fai in modo che il tuo VA risolva il problema. Lo stesso vale se hai bisogno di fare alcune ricerche di base per risolvere un problema sul lavoro. Un buon VA avrà eccellenti capacità di ricerca online, quindi puoi avere la certezza che stanno raccogliendo le informazioni giuste per te.

10. Filtra le tue email

In passato, abbiamo coperto molti modi per curare l'ansia della posta in arrivo. Come padroneggiare l'ansia della posta in arrivo Gmail Come padroneggiare l'ansia della posta in arrivo Gmail Tante e-mail, così poco tempo. Ti senti in questo modo quando gestisci la tua casella di posta Gmail? Ti mostriamo le impostazioni semplici e gli strumenti utili per organizzare e proteggere dalla posta in arrivo di Gmail. Leggi di più e dedica meno tempo alla posta elettronica. Ma se ancora stai lottando, considera di esternalizzare la tua email a un VA. Come addestrare il tuo VA per filtrare le email sarà personale per te. Potrebbero archiviare i messaggi che non ti servono. Spostare quelli che hanno bisogno di una risposta a un “rispondere” cartella. Annulla l'iscrizione agli elenchi di posta indesiderati. Potrebbero persino rispondere ad alcuni messaggi per tuo conto.

11. Crea presentazioni

Preparare una presentazione per il lavoro? Che ne dici di condividere semplicemente con il tuo VA tutte le informazioni che devono essere incluse e lasciare che mettano insieme il tutto e ti inviino il documento finito?

12. Inserimento dati

L'immissione dei dati può essere uno dei modi più dispendiosi in termini di tempo, ma meno produttivi per trascorrere il tempo. Se una qualsiasi parte della tua settimana viene spesa per l'inserimento di dati, trasferiscila a un VA il prima possibile in modo che tu possa impiegare questo tempo per utilizzarlo al meglio.

13. Conferma le tue prenotazioni

Circa un giorno prima di un appuntamento o di una prenotazione, consenti al tuo VA di controllare che tutto sia prenotato correttamente. Questo è utile per gli appuntamenti medici e in particolare per le prenotazioni in hotel e ristoranti, dove avere una chiamata di assistente a tuo nome può facilmente farti un upgrade.

14. Revisore dei testi

Sia che tu stia scrivendo email, post di blog, report, articoli o qualsiasi altra cosa, gli errori sono sicuri di scivolare attraverso le fessure. Per qualsiasi cosa importante, invia le tue parole al tuo VA per verificare (se le loro competenze linguistiche sono all'altezza). Verificheranno la grammatica e la struttura della tua scrittura e potranno persino aggiungere la formattazione ai tuoi documenti per farli sembrare a forma di nave.

15. Il tuo promemoria personale

Con un calendario condiviso, un VA può, ovviamente, aiutarti a gestire la tua pianificazione in modo da sapere sempre dove devi essere in ogni punto della giornata. Ma puoi anche far sì che siano il tuo promemoria personale, che ti invii messaggi o anche che ti chiamino per tenere a mente la tua memoria su appuntamenti, compleanni, riunioni, conferenze, allenamenti. Qualunque cosa ti piaccia.

16. Note di battitura

Se hai un mucchio di note scritte a mano in giro o pagine cariche di evidenziazioni, scatta foto di queste e inviale via email al tuo VA per scrivere per te. Avere una copia digitale di queste note le rende non solo più sicure ma anche interamente ricercabili.

17. Creare un piano pasto

Se vuoi provare un nuovo tipo di dieta (ad esempio basso contenuto di proteine, vegetariano, basso contenuto di carboidrati, alto contenuto di nutrienti, adatto per la dieta Atkins, ecc.), Lascia che il tuo VA conosca i requisiti e invitali a preparare un piano alimentare Come costruire pasti perfetti con la calcolatrice IIFYM e Excel Come creare pasti perfetti con la calcolatrice IIFYM e Excel È possibile progettare facilmente i pasti che soddisfano i propri obiettivi di assunzione nutrizionale. Raggiungi i tuoi obiettivi di fitness utilizzando il calcolatore gratuito IIFYM e un foglio di calcolo Excel per pasti sani ogni giorno. Per saperne di più e lista della spesa per fare seguire la dieta un gioco da ragazzi.

18. Monitora, riepiloga e ritaglia le notizie

Se il tuo VA ha una buona idea di ciò che ti interessa, fai in modo che tengano d'occhio le novità del settore Queste nuove funzionalità Feedly rendono più facile il riassunto dei tuoi feed RSS Queste nuove funzionalità Feedly rendono più facile la digestione dei tuoi feed RSS L'ultimo aggiornamento di Feedly è venuto con tre nuove funzionalità: schede, note e punti salienti. Ecco come possono aiutarti a essere più produttivo e organizzato con i tuoi feed RSS. Leggi di più e avvisarti di qualsiasi cosa importante che tu bisogno per sapere di stare al passo con il gioco.

Potrebbero inviarti un collegamento a un articolo originale o, per risparmiare ancora più tempo, farli riassumere le notizie e tutti i dati associati, in modo da poter cogliere la storia in una frazione del tempo.

19. Trova opportunità di lavoro promettenti

Ogni mese il tuo VA potrebbe inviarti una piccola lista di opportunità di lavoro che potresti trovare interessanti. Se sei già occupato ma speri di cambiare, è un compito troppo facile da lasciare scivolare. Delegalo a un VA per assicurarti che accada!

20. Cambia il tuo curriculum

Se stai facendo domanda per un sacco di posti di lavoro, lascia che il tuo VA ritocchi il tuo curriculum 10 cose che non dovresti mettere sul tuo curriculum 10 cose che non dovresti mettere sul tuo curriculum Il tuo curriculum è il primo assaggio di te che vede un potenziale datore di lavoro. Fai la tua prima impressione perfetta. Ecco cosa non mettere sul tuo curriculum e perché. Ulteriori informazioni (e lettera di accompagnamento) in modo che siano personalizzati per ogni ruolo per cui si richiede.

Ciò richiederà la ricerca della società che si spera di lavorare e che includa parole specifiche che sono menzionate nella descrizione del lavoro.

Spremere più ore ogni giorno

Ci sono un sacco di modi in cui puoi spremere più tempo ogni giorno Spremere un'ora extra ogni giorno con questi 10 suggerimenti rapidi Spremere un'ora extra ogni giorno con questi 10 suggerimenti rapidi Alcune semplici abitudini possono aiutarci a perdere un po ' modi inefficienti e aumentare la nostra riserva di tempo facendo le cose che contano. Queste idee possono farti guadagnare un'ora produttiva in più ogni giorno. Per saperne di più, ma assumere un VA è di gran lunga l'opzione migliore.

Ovviamente, costerà denaro, e quando si tratta di assistenti, si tende a ottenere quello per cui si paga. In sostanza quindi, questo in realtà si riduce a, quanto vale il tuo tempo?

Tentato di assumere il tuo assistente virtuale? Dai un'occhiata al nostro articolo su come (e perché) esternalizzare le tue attività quotidiane Come diventare super-produttivi esternalizzando le tue attività quotidiane Come diventare super-produttivi esternalizzando le tue attività quotidiane Prendi più fatto in un giorno. Imparando ciò che puoi esternalizzare, oltre a qualche consiglio sulle "migliori pratiche" per delegare le tue faccende quotidiane, anche tu puoi diventare super-produttivo. Leggi di più, per uno sguardo più approfondito su ciò che serve.

Dato questo elenco, saresti tentato di assumere un assistente virtuale umano per aiutarti a fare di più ogni giorno?

Immagine di credito: alphaspirit / Depositphotos

Scopri di più su: Gestione delle attività, Gestione del tempo, Assistente virtuale.