3 modelli gratuiti per tenere le riunioni in pista e utili

Gli incontri sono una parte normale della vita nel mondo degli affari. Sfortunatamente, non tutte le riunioni hanno successo con Fed Up Of Inefficient Meetings? Invia queste 8 regole al tuo capo stufo di riunioni inefficienti? Invia queste 8 regole al tuo capo Se una riunione è ben organizzata, non c'è motivo per cui non possa migliorare la produttività, il senso dello scopo e il morale. Ecco alcune regole da seguire per riunioni efficaci. Leggi di più nel loro scopo. Spesso questo è dovuto a una mancanza di organizzazione delle riunioni.

Con i seguenti modelli di riunioni gratuite, puoi facilmente preparare, registrare e ricapitolare le tue riunioni per un risultato complessivo efficace.

1. Prima della riunione

Una delle parti più importanti della creazione di una riunione è l'agenda. Ciò consente al facilitatore dell'incontro di fornire ai partecipanti obiettivi, punti di discussione e chi parteciperà. Inoltre, un ordine del giorno che include una sezione di preparazione può essere utile. Ciò consente di includere documenti e altri materiali essenziali per la discussione.

Preparare i partecipanti il ​​più possibile per l'incontro fa parte del tuo lavoro di coordinatore. Inoltre, mantiene l'incontro organizzato e si muove lungo I 15 migliori modelli di agenda di riunioni per Microsoft Word I 15 migliori modelli di agenda di riunioni per Microsoft Word Questi modelli di agenda di riunioni per Microsoft Word possono portare a un ottimo inizio per qualsiasi tipo di riunione. Leggi di più .

Il template

Questo modello di Microsoft Word di TidyForms è un'opzione attraente, professionale e ben strutturata. Fornisce un aspetto pulito, basato su tabelle per una facile lettura e una semplice scansione. Il modello inizia con i dettagli di base della riunione come titolo, facilitatore, data, ora e posizione.

Nella prossima sezione descriverò l'obiettivo della riunione. Questa è una parte fondamentale dell'agenda che consente a tutti i partecipanti di avere un quadro chiaro dell'intento della riunione. Una o due frasi è solitamente sufficiente purché sia ​​concisa.

La terza sezione è dove puoi elencare i partecipanti alla riunione insieme al loro dipartimento, indirizzo email e numero di telefono. Naturalmente, i campi sono opzionali, a seconda del business in corso e della tua azienda.

Successivamente, elencherai gli elementi dell'agenda per la riunione con l'argomento, il proprietario e l'ora. Questo di nuovo consente ai partecipanti di prepararsi per la loro parte dell'incontro. Puoi anche tenere la riunione in pista elencando i tempi assegnati per ciascun argomento.

Infine, completerai la sezione di preparazione. Dovresti includere e allegare elementi come documenti, diagrammi o e-mail, come esempi, e chi è responsabile della fornitura di ciascuno di essi.

Ogni sezione di questo modello di agenda ha il proprio scopo e consente di raccogliere le persone e i materiali, nonché di impostare le aspettative per la riunione.

2. Durante la riunione

Catturare le note durante un incontro è la successiva responsabilità chiave del facilitatore, anche se dovresti mirare a nominare un appunto specifico. In ogni caso, prendere appunti accurati per le riunioni è essenziale per il successo dell'obiettivo della riunione.

Queste note servono come promemoria per follow-up, azioni, problemi e conclusioni per tutti i partecipanti. Quindi, se si utilizza un modello di riunioni verbali I 12 migliori modelli di riunioni in minuti per i professionisti I 12 migliori modelli di riunioni in minuti per i professionisti Ecco i migliori modelli di riunioni per Microsoft Word, Microsoft OneNote, Evernote e Google Documenti. Per saperne di più, prendere quelle note sarà molto più semplice.

Il template

Il modello di agenda di TidyForms in alto viene fornito con una seconda pagina per i minuti di riunione. Il formato di questa pagina è lo stesso dell'agenda e tre delle quattro sezioni sono esattamente le stesse.

Le uniche differenze sono che gli elementi di azione sostituiscono la sezione di preparazione e c'è una sezione di follow-up per la prossima riunione. Se sei interessato a un aspetto coerente per la tua agenda e i tuoi minuti, allora questo è un ottimo modo per andare.

Tuttavia, esiste un altro modello per Word dal sito Web Microsoft Office che offre un po 'più organizzazione delle note. Vedrai che questo modello ha le informazioni sulla riunione di base in alto, come la maggior parte.

Ma ciò che offre è una sezione per ogni argomento discusso durante la riunione e tutti i dettagli che si applicano a quell'argomento in particolare. Questo layout è più strutturato in quanto è possibile includere l'argomento, il tempo assegnato, il presentatore, ciò che è stato discusso, le conclusioni e gli elementi di azione risultanti per ciascun elemento dell'ordine del giorno. in un punto. Considerando che, i modelli di minuti TidyForms hanno una sezione separata in basso per tutte le voci di azione senza molti dettagli.

Un'altra utile funzione di questo modello è la sezione alla fine che consente di aggiungere note speciali. Questo può essere molto utile quando vengono visualizzati elementi aggiuntivi che potrebbero non riguardare un argomento specifico discusso.

Puoi anche includere i nomi delle persone che partecipano inaspettatamente alla tua riunione nel Gli osservatori sezione.

3. Dopo la riunione

Ora che la riunione è stata aggiornata, è ora di dare un seguito ai partecipanti. Questo riepilogo della riunione dovrebbe riassumere le note della riunione prese e gli elementi di azione previsti.

Tieni presente che l'invio di un riepilogo The Truth About Meetings - Ed è brutto The Truth About Meetings - E It's Ugly Meeting sono pensati per essere produttivi, giusto? Leggi di più è sempre una buona idea, anche se nessun elemento dell'azione risulta dall'incontro. Il sommario della riunione può servire come riferimento per riunioni e argomenti simili o questioni che riemergono.

Il template

Questo modello di Template Lab è una buona opzione. Compilare in alto i titoli del titolo dell'incontro, la data, i partecipanti, la posizione e le sezioni per gli appunti. Quindi, utilizza la tabella per includere i tuoi follow-up.

Sotto Problemi, puoi includere l'argomento relativo all'agenda, per Di aggiungi il presentatore e sotto Discussione riporto dagli stessi dettagli dalle note della riunione. Aggiungi il Responsabile persona, Scadenza, e tu sei pronto.

Puoi anche usare questo per un follow-up continuo man mano che le azioni sono completate. Ad esempio, puoi aggiungere una colonna alla tabella e segnare un X o la data accanto alle azioni finite.

In alternativa, puoi cancellare un'intera riga per mostrarne il completamento. Quindi, salva con un nuovo nome o una data e invia di nuovo i partecipanti fino a quando tutti gli oggetti sono finiti.

Se non vi sono elementi di azione derivati ​​dalla riunione, è comunque possibile utilizzare questo modello per fornire un riepilogo della riunione. Compila il tavolo con i dettagli appropriati e poi sotto Scadenza, inserisci un indicatore che è stato completato o non applicabile.

Se ti piace questo modello, puoi scaricarlo dalla pagina dei minuti di riunione di Template Lab. Quindi, scorrere fino a Modello di note per le riunioni 17 per scaricare questo modello.

Rendi il tuo meeting un successo

I modelli aziendali possono essere utili I migliori modelli di piano aziendale I migliori modelli di piano aziendale Ogni azienda ha bisogno di un piano. Questi modelli renderanno facile la scrittura del tuo business plan. Una struttura intelligente, domande guida e un design intelligente ti daranno un vantaggio nella tua nuova carriera. Leggi di più e per le riunioni possono essere risparmiatori di tempo. La tua mente dovrebbe essere sull'obiettivo e sul contenuto dell'incontro, non sulla creazione di documenti. Quindi per il tuo prossimo incontro controlla questi modelli convenienti per un risultato ben eseguito.

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Crediti immagine: Rawpixel.com/Shutterstock

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