8 modi sorprendenti è possibile importare dati in Microsoft Word

Microsoft Word è il programma standard de facto per i documenti Microsoft Office, dai documenti di ricerca ai report professionali Come creare report e documenti professionali in Microsoft Word Come creare report e documenti professionali in Microsoft Word Questa guida esamina gli elementi di un report e di recensioni professionali la strutturazione, lo stile e la finalizzazione del documento in Microsoft Word. Leggi di più . Ma a volte hai dati in un altro programma di cui hai bisogno di fare riferimento; potrebbe essere in Microsoft Excel, potrebbe essere un PDF, potrebbe anche essere un altro documento di Word. Sapere come importare quei dati può farti risparmiare un sacco di tempo.

In questo articolo, tratteremo otto diversi modi in cui è possibile importare le informazioni nei documenti di Microsoft Word; alcuni saranno utili per cose come i report, altri saranno buoni per lettere formali e progetti simili, e altri semplicemente salveranno il tempo in alcune situazioni specifiche quando hai bisogno di qualcosa fuori dall'ordinario 10 Simple Microsoft Word Hacks Tutti possono fare 10 Simple Microsoft Word Hacks che tutti possono fare La nostra conoscenza di Microsoft Word viene testata ogni volta che viene elaborato un documento. Ogni piccolo consiglio imparato lungo la strada aiuta. Che ne dici di altri dieci trucchi per la tua produttività quotidiana? Leggi di più .

Poiché Microsoft Excel è la risorsa più versatile per l'importazione dei dati, inizieremo da lì.

Importa una tabella da Microsoft Excel

Formattazione di tabelle in Microsoft Word 8 Suggerimenti di formattazione per tabelle perfette in Microsoft Word 8 Suggerimenti per la formattazione di tabelle perfette in Microsoft Word Una tabella è più di una semplice griglia di celle. In Word, le tabelle non sono solo contenitori per i dati ma strumenti di formattazione essenziali. Scopri come gestire questo duplice ruolo con otto semplici suggerimenti. Leggi di più è terribile. Ecco perché esiste Microsoft Excel, giusto? Fortunatamente, Microsoft ha avuto la lungimiranza di consentire di includere tabelle direttamente da Excel nel documento di Word in modo da poter eseguire tutta la formattazione in Excel, dove è molto più semplice.

Per iniziare, seleziona le celle che vuoi copiare in Microsoft Excel, premi Modifica> Copia, e tornare a Microsoft Word.

Vai a Modifica> Incolla speciale ... (o fare clic con il tasto destro e selezionare Incolla speciale… ) e selezionare Incolla il link nella barra laterale di sinistra. Nel Come… menu, selezionare Oggetto del foglio di lavoro di Microsoft Excel, poi colpisci ok.

Ora vedrai le celle selezionate nel documento di Microsoft Word. E perché hai selezionato Incolla il link invece di Incolla, tali celle verranno aggiornate ogni volta che si apportano modifiche nel foglio di calcolo di Microsoft Excel.

Se si seleziona Incolla invece di Incolla il link, le tue celle non si aggiorneranno quando apporti modifiche nel foglio di calcolo. Ha il vantaggio, tuttavia, di lavorare se il foglio Excel è presente o meno. Quindi, se non hai bisogno di aggiornamenti - se stai stampando, o stai per inviare il file via email a qualcun altro e ha bisogno di mostrare i dati corretti, per esempio - potresti voler usare Incolla.

Importa una singola cella da Microsoft Excel

Puoi anche utilizzare lo stesso metodo di cui sopra per le singole celle:

In questo caso, invece di selezionare Oggetto del foglio di lavoro di Microsoft Excel, Ho selezionato Testo non formattato; questo è il motivo per cui il numero arriva con la stessa formattazione del resto del documento di Microsoft Word. Viene comunque aggiornato allo stesso modo, ma non devi occuparti di cercare di ottenere la casella di testo nel posto giusto.

È possibile utilizzare questa stessa strategia con un'intera tabella, se si desidera mantenere la formattazione coerente con il documento di Word. Se questo non funziona, o hai bisogno di un comportamento più complicato dalla tua singola cella, puoi provare a utilizzare Visual Basic per integrare i dati di Excel Come integrare i dati di Excel in un documento Word Come integrare i dati di Excel in un documento Word Durante il tuo lavoro settimana, probabilmente ci sono un sacco di volte in cui ti ritrovi a copiare e incollare informazioni da Excel a Word o viceversa. Questo è il modo in cui le persone spesso producono rapporti scritti ... Leggi di più nel tuo documento Word.

Importa un grafico o un grafico da Microsoft Excel

Come importare una tabella, può essere molto comodo importare un grafico o un grafico da Microsoft Excel in Word, in modo che si aggiorni automaticamente ogni volta che si apportano modifiche al foglio di calcolo di Excel. Questo potrebbe essere particolarmente utile se devi creare report regolari che includono grafici. Fortunatamente, Microsoft ha reso questo processo estremamente semplice: basta copiare e incollare il grafico da Microsoft Excel in Word.

Puoi anche fare clic e trascinare il grafico da Microsoft Excel a Word per incorporarlo nel file. In ogni caso, il grafico verrà aggiornato automaticamente ogni volta che si apportano modifiche al foglio di calcolo originale.

Stampa unione da Microsoft Excel

Una stampa unione consente di creare un numero elevato di lettere, etichette, buste o qualsiasi altra cosa in Microsoft Word utilizzando i dati da Excel. L'articolo di Brad su come spedire unione con Microsoft Excel e Word Come stampare etichette con la stampa unione in Microsoft Word ed Excel Come stampare etichette con la stampa unione in Microsoft Word ed Excel Continuate a usare copia e incolla per creare etichette, nome distintivi o altre comunicazioni di massa personalizzate? Stampa unione, un semplice strumento di automazione di Microsoft Office, ti consentirà di stampare le etichette in pochi secondi. Leggi di più tratta l'argomento in modo più dettagliato di quanto potrei mai, ma la versione breve è quella che userete Strumenti> Gestione stampa unione per selezionare l'origine dati e creare il modello in Microsoft Word.

Se stai utilizzando una versione precedente di Microsoft Office, questa esercitazione di stampa unione che utilizza Office 2007 Automate Office con Stampa unione per creare etichette di indirizzi professionali, badge dei nomi e altro automatizza Office con unione per creare etichette di indirizzi professionali, badge dei nomi e Altro Stai ancora utilizzando il copia e incolla per creare etichette, badge di nome o documenti personalizzati in altro modo? Lascia che ti mostriamo un semplice strumento di automazione di Microsoft Office che ti farà risparmiare ore! Leggi di più potrebbe essere utile e puoi anche utilizzare la stampa unione per e-mail di massa in Outlook Come inviare e-mail di massa personalizzate in Outlook con stampa unione Come inviare e-mail di massa personalizzate in Outlook con stampa unione Ulteriori informazioni. Può essere necessario un po 'di tempo per usare l'unione della posta, ma una volta ottenuto, sarà uno degli strumenti più utili nel tuo arsenale di Office.

Importazione di file PDF

Una rapida parola di avvertimento: quando si importa un PDF in Microsoft Word, in sostanza viene fornito come file immagine e non come testo. Se si desidera essere in grado di selezionare o modificare il testo, è necessario copiarlo e incollarlo dal file PDF. Se, tuttavia, si desidera semplicemente incorporare un PDF nel documento Microsoft Word, premere Inserisci> Oggetto, quindi selezionare Dal file… e scegli il tuo PDF.

Finirai con il PDF incorporato in questo modo:

Non è eccezionale per i PDF basati su testo, ma se ci sono immagini nel file, è più facile che copiare e incollare o trovare un modo per trasformare il PDF in un file immagine per inserirlo nel documento Microsoft Word.

Importazione automatica di testo da altri documenti di Word

Se è necessario digitare la stessa cosa su base regolare, si potrebbe essere in grado di risparmiare tempo inserendolo in un documento di Microsoft Word e semplicemente facendo riferimento ad esso da un altro documento.

Supponiamo che tu abbia un gruppo di lettere tipo che devi inviare e che tutte devono includere il tuo nome e la società per cui lavori, ma il tuo datore di lavoro cambia regolarmente. Non vuoi cambiare ogni lettera ogni volta che ottieni un nuovo contratto, quindi puoi semplicemente archiviare la tua segnalazione in un documento e avere tutti gli altri aggiornamenti ogni volta che apporti una modifica.

Passare attraverso un esempio contribuirà a renderlo più chiaro. Ecco un “testo aggiornabile” documento che ho salvato:

Voglio includere ognuno di questi - una signoff, informazioni di contatto e una citazione - in ciascuna delle lettere. Per fare ciò, creerò un segnalibro su ognuno di essi. Per creare un segnalibro, evidenzia il testo che vuoi collegare in altri documenti, quindi fai clic su Inserisci> Segnalibro.

Digitare il nome del proprio segnalibro e fare clic Inserisci.

Ora, salva il file e prendi nota del percorso completo in cui è stato salvato. Per inserire il testo salvato, andare in un altro documento di Microsoft Word e premere Inserisci> Campo. Selezionare IncludeText dal Nomi dei campi menu.

Ora, nella casella di testo sotto il menu, digita “INCLUDETEXT “[percorso per il file]” [nome del segnalibro]”. Quando l'ho digitato, sembrava così:

INCLUDETEXT "Macintosh HD: utenti: dralbright: Documents: updateable-text.docx" signoff

(Se stai usando Windows, dovrai usare la notazione standard per i percorsi, che inizia con “C: \\”. Nota che devi includere due backslash tra ogni sezione invece di una.) Ora premi ok, e vedrai il testo inserito nel tuo documento.

Ogni tanto digiti qualcosa di sbagliato, e riceverai un errore, come questo:

Per risolvere il problema, fai clic con il pulsante destro del mouse in qualsiasi punto dell'errore e seleziona Attiva o disattiva i codici di campo - questo ti permetterà di vedere e modificare i codici dall'interno del documento. Puoi anche usarlo nei campi che funzionano correttamente se devi apportare una modifica.

Da qui, puoi apportare le correzioni di cui hai bisogno. In questo esempio, c'è un segno extra uguale all'inizio del codice.

Dopo aver rimosso il segno di uguale, il campo funziona correttamente.

Per apportare una modifica a tutti i documenti che hai collegato al tuo segnalibro, torna al tuo file di testo comune e apporta semplicemente le modifiche. Qui, ho sostituito la citazione di Groucho Marx con quella di Oscar Wilde.

Negli altri tuoi documenti, fai clic con il pulsante destro del mouse sul campo che è stato aggiornato e seleziona Campo di aggiornamento.

E, ecco fatto, il campo si aggiorna con le nuove informazioni.

Questo potrebbe sembrare un sacco di lavoro, ma se devi digitare le stesse cose su base regolare, potrebbe risparmiare una quantità enorme di tempo nel lungo periodo. Ci vuole un po 'di tempo per l'installazione sul front-end, ma vedrai immediatamente la comodità di questo sistema. Non dimenticare di controllare altre utili automatizzazioni di Office con IFTTT Come automatizzare le attività di Microsoft Office con le ricette IFTTT Come automatizzare le attività di Microsoft Office con IFTTT Ricette IFTTT, il servizio di automazione che completerà un'azione una volta che un'altra condizione è soddisfatta, ora ha 50 Ricette di attività per Microsoft Office. Vi mostriamo come funziona e offriamo una selezione di ricette. Leggi di più per risparmiare tempo.

Importa il testo da un file di testo o documento di Microsoft Word

Se vuoi ottenere del testo da un file di testo o da un documento Word, ma non vuoi aprirlo, seleziona tutto, copialo, torna al tuo documento e incollalo (questo può richiedere molto tempo se hai centinaia di pagine di testo), è possibile importare direttamente. Basta colpire Inserisci> File e selezionare il file di testo o il documento di Word da cui si desidera importare il testo.

Dopo aver selezionato il file (potrebbe essere necessario modificare il file Abilitare elenco a Tutti i documenti leggibili), vedrai il testo completo nel tuo documento di Microsoft Word.

Importa il testo da una pagina Web

Se vuoi mantenere una copia aggiornata di una pagina web in un documento di Microsoft Word, puoi farlo anche tu! Diciamo che voglio un file di testo online contenente Un racconto di due città nel mio documento Userò lo stesso campo INCLUDETEXT, ma invece di usare un percorso locale, userò l'URL:

L'aggiornamento del campo porta l'intero libro nel mio documento.

Otterrai i migliori risultati con un sito web pesante. Puoi vedere cosa succede quando provo ad usare INCLUDETEXT per inserire la pagina iniziale di MakeUseof:

Se hai bisogno di importare il testo aggiornato da un sito web nel tuo documento, con questo vale sicuramente la pena di giocarci. Potrebbe essere necessario sperimentare un po ', ma potrebbe essere potenzialmente uno strumento molto utile.

Cosa fare tu Importa in Microsoft Word?

Abbiamo coperto otto cose diverse che puoi importare in Microsoft Word Ecco come puoi ottenere Microsoft Word gratuitamente Ecco come puoi ottenere Microsoft Word gratuitamente Non vuoi pagare per l'esperienza completa di Microsoft Word? Non preoccuparti, ecco alcuni modi per utilizzare Microsoft Word gratuitamente. Leggi di più qui - ma ci sono probabilmente più opzioni là fuori. Cosa hai importato in Microsoft Word? Condividi le cose più utili che sei stato in grado di importare, in modo che possiamo aiutarci a vicenda risparmiando un po 'di tempo diventando Word master 10 Routine di base di Microsoft Word Devi conoscere 10 Routine di Microsoft Word essenziali Devi conoscere La parola "routine" è l'immagine stessa di noioso. Tranne quando si tratta di un'app di produttività come Microsoft Word. Ogni secondo salvato aggiunge al comfort di usarlo per le nostre esigenze quotidiane. Leggi di più !