9 formati di file di Office rari che devi conoscere

DOC, XLS, PPT - vediamo quali bugie al di là questi tipi di file di Microsoft Office che utilizziamo da anni.

Hai prestato attenzione ad alcune delle opzioni di formato file non familiari che compaiono nella tua suite di office quando provi a salvare un file? Oppure hai ricevuto file da qualcuno in uno di questi formati e hai trovato i file “illeggibile”? Siamo qui per dirti di più su questi tipi di file dall'aspetto strano Come aprire tipi di file strani in Windows Come aprire tipi di file sconosciuti In Windows I computer conoscono migliaia di formati di file diversi. A volte, sia tu che Windows non riescono a capire come aprire uno strano file. Ecco come puoi capire come aprire quei file. Leggi di più .

Nota: Le opzioni di formato dei file disponibili variano a seconda della suite dell'ufficio utilizzata. Office Suite è la soluzione migliore per te? Quale Office Suite è la migliore per te? Ti verrà premuto per trovare un'occupazione che non richiede l'elaborazione di parole o numeri di qualche tipo. E potresti chiederti, Microsoft Office è davvero la soluzione migliore? Ecco le tue opzioni. Leggi di più . Le suite per ufficio online in genere hanno meno opzioni. Microsoft Office - il programma di lavoro originale - ha tutto.

Pochi termini utili relativi all'ufficio da tenere a mente

Prima di esplorare vari formati di file, diamo un'occhiata ad alcuni “Officespeak” sarà utile quando hai a che fare con i programmi di Office. Prendi nota se non conosci già questi termini.

1. Formati di file legacy: Questi si riferiscono a formati di file che non sono più in fase di sviluppo (ma potrebbero continuare a essere in uso).

2. OOXML o OpenXML: OOXML è l'acronimo di Office Open XML, un formato di file che Microsoft ha introdotto nel 2007. Non confonderlo con Open Office XML, che era un formato di file sviluppato come parte della suite per ufficio open source OpenOffice.

3. Cartella di lavoro: Una cartella di lavoro è solo un file Excel che contiene uno o più fogli di lavoro o fogli di calcolo.

4. Macro: Una macro è un piccolo programma che può aiutarti ad automatizzare le attività ripetitive in Excel. Quando registri una macro, è come se stessi creando una sequenza di istruzioni usando le sequenze di tasti e le azioni del mouse. Una volta salvato ed eseguito la macro, esegue quella sequenza senza chiedere il tuo input.

5. Componente aggiuntivo: Un componente aggiuntivo estende la funzionalità del tuo programma Office con alcune utili funzioni extra. Ad esempio, questo componente aggiuntivo Office 2003 / XP [Non più disponibile] consente di rimuovere i dati nascosti (come i commenti) dai documenti.

DOCX, XLSX, PPTX

Questo insieme di estensioni di file, che si trovano in OpenXML, è diventato il valore predefinito in Microsoft Office 2007, sostituendo rispettivamente i formati DOC, XLS e PPT in Microsoft Word, Microsoft Excel e Microsoft PowerPoint.

Se hai sempre usato DOC, XLS e PPT, questo nuovo set potrebbe essere un po 'abituato.

Caro Powerpoint:
Come utente Mac, sono stanco di affrontare problemi di conversione durante le conferenze.
.xlsx e .docx lo hanno capito, perché non tu?

- Curry Cunningham (@CurryCunningham) 16 febbraio 2016

Noterai che i file nei nuovi formati hanno dimensioni inferiori rispetto a quelli corrispondenti nei formati precedenti. Questo perché sono dotati di un meccanismo di compressione senza perdita di dati. Per condividere questi file con persone che usano versioni precedenti di Microsoft Office, puoi scegliere di salvare il file OpenXML nella versione legacy corrispondente tramite File> Salva come.

Se stai utilizzando una versione pre-2007 di Microsoft Office, puoi ancora acquistare Microsoft Office 2003 online e ti mostriamo dove puoi ancora acquistare Microsoft Office 2003 online e ti mostriamo dove mentre Office 2016 è in fase di implementazione, alcune persone sono invece desidera ancora Office 2003. Ecco come ottenere la correzione per il 2003. Leggi di più , puoi visualizzare e modificare facilmente i file OpenXML installando questo Microsoft Office Compatibility Pack. Oppure puoi lasciare che Saikat ti convinca ad aggiornare a Microsoft Office 2016 13+ motivi per cui devi eseguire l'upgrade a Microsoft Office 2016 13+ motivi per cui devi eseguire l'upgrade a Microsoft Office 2016 Microsoft Office 2016 è qui ed è ora che tu prenda una decisione. La domanda sulla produttività è: dovresti aggiornare? Ti diamo le nuove funzionalità e i motivi più freschi per aiutarti ... Per saperne di più .

Alcune altre suite per ufficio come Google Documenti supportano anche i formati OpenXML, quindi non dovresti avere problemi a importare, ad esempio, un file XLSX in Google Documenti.

A proposito, questi formati OpenXML sono essenzialmente file zippati che contengono cartelle separate per supporti, file XML, ecc. Ciò significa che è possibile, ad esempio, visualizzare il contenuto di un file DOCX rinominando l'estensione da DOCX a ZIP. Questo è abbastanza comodo quando è necessario accedere a un'immagine incorporata nel file DOCX senza in realtà dover leggere il file in quel formato.

ODT, ODS, ODP

Questo trio di file è in Open Document Format (ODF), che è un formato di file standardizzato e privo di restrizioni di utilizzo di qualsiasi tipo. Ciò significa che qualsiasi azienda può implementare questo formato come parte del suo software. Non c'è da stupirsi che ODF sia utilizzato in vari software per ufficio, sia proprietari che open source, inclusi OpenOffice, Google Docs, LibreOffice, Zoho Office Suite e AbiWord.

Se esegui Office 2010 e versioni successive, sarete in grado di aprire con facilità ODT (per l'elaborazione di testi), ODS (per fogli di calcolo) e ODP (per presentazioni), poiché queste versioni hanno il supporto nativo per i file ODF. Per le versioni precedenti di Microsoft Office, questo add-in gratuito OpenXML / ODF Translator disponibile su SourceForge è molto utile.

Ovviamente, se vuoi leggere un singolo file ODF, puoi anche caricarlo su Google Docs e visualizzarlo lì. Puoi anche scaricare i file di Google Documenti in ODF.

Microsoft Office non supporta alcune delle sue funzionalità regolari (o le supporta solo parzialmente) nei file ODF.

xlsb

XLSB, che sta per Excel Binary Workbook, si comporta più o meno come il formato XLSX, tranne per il fatto che salva i dati nel formato binario. Il suo vantaggio principale su XLSX è che il primo riduce le dimensioni del file di un margine significativo e, di conseguenza, accelera le operazioni di lettura e scrittura.

Se non è possibile inviare un file Excel perché è troppo grande, salvarlo come .xlsb. Questo ridurrà le dimensioni!

- Google Tips (@GoogleTipsFacts) 17 gennaio 2016

Se vuoi comprimere un foglio di calcolo per risparmiare spazio di archiviazione e facilitare i trasferimenti di file, XLSB è una buona soluzione. È possibile che si desideri salvare un file di prova come XLSB prima di utilizzare questo formato su base regolare.

Il problema è che XLSB è raramente compatibile con le suite per ufficio al di fuori del dominio di Microsoft, quindi faresti bene ad attenersi a un formato universale come XLS nel caso tu abbia intenzione di condividere il file che stai salvando. Se tu conoscere quel destinatario utilizza una suite per ufficio che supporta XLSB, sentitevi liberi di inviarlo in quel formato per accelerare le cose.

Se ricevi un file XLSB, non aprirlo a meno che non ti fidi del mittente, poiché i file XLSB supportano macro e potrebbero contenere codice dannoso. Naturalmente, l'impostazione di sicurezza predefinita di Microsoft dei macro disabilitati è lì per mantenerti al sicuro, ma perché invitare problemi?

PPS, PPSX

PPS o PowerPoint Slide è la modalità di presentazione per i file PPT (modello PowerPoint). Ciò significa che quando si fa clic su un file PPS, verrà aperto direttamente come una presentazione, molto utile quando lo si desidera lanciare in una presentazione senza gironzolare per ottenere l'opzione di presentazione.

Suggerimento Suggerimento per far sì che la gente pensi che tu sia una procedura guidata: rinomina i tuoi file PowerPoint in modo che finiscano in .pps prima della presentazione.

- Paul Briërley (@paulopadopalos), 9 dicembre 2015

Un PPS non è modificabile, quindi guarda solo se lo apri facendo doppio clic sul file. Per fortuna, convertire un PPS in un PPT (modificabile) e tornare è facile come rinominare l'estensione del file .pps in .ppt o viceversa come richiesto.

Ovviamente, non è necessaria la conversione sopra per modificare il PPS. È possibile trascinare e rilasciare il file PPS da Esplora risorse in una finestra di PowerPoint vuota. In alternativa, puoi usare il File> Apri opzione in PowerPoint per aprire una versione modificabile del PPS. Questo vale anche per la modifica di file PPSX.

Per la combinazione PPTX-PPSX, le conversioni sono un po 'più complesse. Dovrai aprire Microsoft PowerPoint, usare il File> Apri opzione per aprire il file PPSX, e quindi utilizzare il Salva come finestra di dialogo per salvare il file di presentazione come PPTX.

Parlando di conversioni di file, aggiungi la nostra guida ai convertitori di file di Microsoft Office La guida completa al convertitore di file di Microsoft Office Guida completa al convertitore di file di Microsoft Office Se hai mai convertito un file di testo, come PDF in Word, conosci la sfida. A volte è facile come stampare, altre volte hai bisogno di strumenti speciali. Inserisci questa guida del convertitore. Leggi di più per informazioni approfondite sulla conversione tra vari formati di file.

Crea formati di file Comportati

Se vuoi un modo rapido e affidabile per visualizzare i file online in vari formati, prova una soluzione come rollMyFile o Docs Online Viewer. Se stai cercando un software di conversione, ti consigliamo Zamzar. È uno dei nostri strumenti di conversione gratuiti per i formati di file preferiti Come convertire qualsiasi formato di file online con strumenti gratuiti Come convertire qualsiasi formato di file online con strumenti gratuiti Se hai bisogno di convertire un file, ecco l'elenco completo dei siti a cui dovresti rivolgerti. Leggi di più .

Altri prodotti Microsoft Office come Access hanno il loro protocollo per il salvataggio dei file, ma per ora abbiamo scelto di concentrarci sul trio più popolare di Microsoft Office: Word, Excel e PowerPoint.

Quando si parla di suite per ufficio, una cosa è chiara: i principali formati legacy di Microsoft Office non andranno in silenzio. Anche nel 2016, DOC, XLS e PPT sembrano essere i formati più affidabili e compatibili in cui salvare i file, specialmente se hai intenzione di condividerli con altri.

In quali formati vengono salvati i file di Microsoft Office? Trovi spesso problemi di compatibilità quando li condividi con altri? Come li risolvete? Ci piacerebbe sapere!

Crediti immagine: Financial Planning Accounting Report Spreadsheet Concept di Rawpixel.com tramite Shutterstock, relatore in Business Conference e Presentation. Pubblico nella sala delle conferenze. di Matej Kastelic via Shutterstock

.