Creare ordine dal caos 9 Idee fantastiche per la gestione dei file del computer

È frustrante quando non riesci a trovare quel file, non è vero? Quando hai cercato ogni cartella immaginabile sul tuo computer e in qualche modo si è persa ... o peggio, cancellata. Ora, ci sono eccellenti strumenti di ricerca per Windows 6 Impressionanti alternative alla ricerca di Windows 6 Incredibili alternative alla ricerca di Windows Una ricerca di sistema di Windows richiede più tempo per trovare cose rispetto a una ricerca manuale? Non sei solo. Lascia che ti mostriamo strumenti di ricerca di Windows più efficienti. Leggi altro che ti permettono di trovare i tuoi file, ma funzionano solo se conosci il nome del file. E non vuoi aprire un programma per trovare tutti i file e le cartelle di cui hai bisogno. È bello avere le cose pulite e facilmente accessibili ogni volta che ne hai bisogno.

Ho messo insieme un elenco di 9 cose che puoi fare per gestire i file del computer e ottenere il massimo dal tuo computer. Perché quello è il suo scopo - essere Di Più utile, non meno utile. Ma i computer sono spesso più complicati in alcuni modi quando non sono configurati e utilizzati correttamente, il che è sostanzialmente controproducente.

Inizia ora - Non rimandare

“Sembra complicato. lo farò più tardi”. Non lasciare che quel pensiero si insinui, o potresti anche non leggere il resto di questo articolo. Questo è più di un “niente scuse” Un suggerimento più che un'idea tecnica, ma come molte cose, sono necessarie pochissime abilità per essere effettivamente organizzate ed efficienti. La più grande risorsa è il tempo, ma anche questo non è richiesto. Invece di dirti “Ci arriveremo più tardi“, semplicemente fallo subito lì e poi.

Naturalmente, le priorità sono sempre importanti da tenere a mente e questo non è un articolo di gestione del tempo. Tuttavia, è sorprendente quanto poco tempo sia necessario per iniziare il processo. La più grande risorsa che ci vuole è solo una consapevolezza generale per mettere questo file o cartella nel posto giusto.

Chiedetevi questo: vorresti semplicemente gettare un mucchio di file o cartelle sulla scrivania al lavoro o a casa? Che ne dici di tutto il tuo soggiorno, piano, letto, armadio ... devo continuare? La risposta è si spera che non lo faresti. Il tuo computer può essere paragonato a casa tua. Non solo il tuo ufficio o spazio di lavoro: ora facciamo tutto sui nostri computer, quindi è importante che tutto sia tenuto pulito, proprio come la tua casa.

Usa le cartelle ... Per favore!

Lascia che ti parli di un uomo e del suo flash drive. Lo ha collegato al mio computer una volta e non aveva cartelle, solo file ... molte di file. Ho già spiegato perché dovresti organizzare i tuoi file, quindi sono abbastanza sicuro che sia chiaro il motivo per cui hai bisogno di cartelle. Ma nel caso non lo fosse, le cartelle sono la spina dorsale dell'organizzazione, ma anche se hai delle cartelle, puoi comunque essere molto disorganizzato.

Una cartella che non è etichettata correttamente o è nel posto sbagliato è altrettanto cattiva, se non peggiore, dei file su tutto il computer senza una casa (cartella).

Un posto per tutto

Non confondere questo per mettere tutti i tuoi file in una cartella ... o anche tutte le tue cartelle in una cartella ... o peggio, il desktop. Ma hai bisogno di un posto dove tu conoscere che puoi accedere ai tuoi file e cartelle lì. Il I miei documenti la cartella è il luogo logico e perfetto per questo - ma ancora una volta, questo non è un posto dove riporre tutti i tuoi file, questa è una casa per le tue cartelle, che contengono i tuoi file. Pensaci nel senso che non metterei le tue cartelle nel cortile, né metteresti il ​​tuo schedario nel cortile ... li metti entrambi in casa. Il tuo I miei documenti la cartella è tua “Casa” di sorta.

Organizza per categoria

Un modo per organizzare le tue cartelle e i tuoi file è per categoria o tipo. Ad esempio, supponiamo di avere documenti per scuola, lavoro, personale e professionale (separati dal lavoro), così come musica, foto e film. Ovviamente musica, foto, video e documenti dovrebbero essere tenuti separati, ma l'organizzazione va oltre. Ad esempio, dovresti anche organizzare i tipi di documenti che hai. Ci sono un paio di modi per farlo.

Puoi organizzare per tipo di file, che non consiglio molto. Certo è meglio, ma non è l'ideale. È principalmente usato per l'organizzazione di massa e “fissaggio rapido” anche se non c'è molto “fissare” coinvolti. Questo metodo potrebbe essere utile soprattutto se stai passando per cose che non ti servono più al momento e / o non ti interessa troppo. Ha il suo posto e ho alcuni file che ho organizzato in questo modo, ma ti lascia sempre sapere che devi organizzarti “quei file”. Per questo motivo, non è un metodo che consiglio vivamente: ci sono modi migliori.

Puoi anche organizzare in base a quale categoria il file è più pertinente. Ad esempio, un documento scolastico dovrebbe essere inserito in una cartella della scuola.

Organizza per data

Anche organizzare per data è utile, ma non dovrebbe essere usato solo da solo. Il motivo è che, se si esegue una ricerca per un file, è possibile trovarlo in una cartella etichettata “2006/04/11”. Se è tutto quello che devi fare, probabilmente dovrai aprire la cartella per guardarne il contenuto per vedere cosa contiene. Può peggiorare se si file tutti i file in questo modo e avere tutti i tipi di tipi mescolati tra loro. Di nuovo, questo non è molto organizzato e forse peggio di niente.

Se ritieni di dover aggiungere una data (che farò spesso per file o file sensibili al tempo che vengono aggiornati spesso, come un curriculum), aggiungi una descrizione con la data alla fine o all'inizio, a seconda delle tue preferenze.

Non esagerare con le sottocartelle

Le sottocartelle sono una necessità per organizzare i file. È uno dei grandi vantaggi che un computer ha rispetto ai classificatori tradizionali. Un esempio di un buon uso delle sottocartelle sarebbe avere il tuo Lavoro cartella in I miei documenti, un progetti cartella nel Lavoro cartella, “[Nome del progetto e data] cartella” nel progetti cartella e così via (se sono necessarie cartelle aggiuntive).

Tuttavia, essere consapevoli del numero di cartelle all'interno delle cartelle che si hanno perché può essere un'impresa scoraggiante aprire la cartella dopo la cartella alla ricerca di file. Se ci sono file che sai che devi accedere rapidamente, prova a tenerli solo a una o due cartelle di distanza. Parte di questo ha a che fare con il sistema che stai creando, che hai creato o che sono semplicemente il più comodo, ma anche con praticità e facilità di accesso.

Denominazione di file e cartelle: brevi, ma precisi

Un'altra cosa che è importante considerare quando organizzi i tuoi file è di essere il più breve possibile, ma anche il più dettagliato possibile. In molti casi, potresti essere l'unico a utilizzare le cartelle o i file, ma se decidi di condividere qualcosa con qualcuno, sia su base personale che professionale, vuoi che sia chiaro a loro, così come a te. Non vuoi pensare a cosa stavi cercando di descrivere nel titolo di una cartella. Non nominare una cartella “roba di scuola” nominalo “Scuola” - notare l'enfasi sulla capitalizzazione delle cose, che rende anche le cose più belle.

Poi sotto la cartella della scuola puoi organizzare le cose per scuola (se ce n'è più di una). Se non hai più di una scuola a cui hai partecipato potresti nominare la tua cartella “Scuola: [Nome della scuola].” Se vuoi abbreviare le iniziali della tua scuola, dovrebbe andare bene, perché probabilmente capirai cosa significano. Tuttavia, fai attenzione a non esagerare con le abbreviazioni. Anche se possono essere utili nel mantenere i nomi brevi, la cosa più importante è che tu capisca cosa c'è in quel file o cartella.

Accedi rapidamente a cartelle e file

Come già menzionato in precedenza per assicurarmi che i tuoi file non siano nascosti in profondità nella Foresta sottocartella, ci sono altre cose che puoi fare per rendere i tuoi file facilmente accessibili. Oltre all'ovvio di poter trovare rapidamente un file, esso svolge anche un ruolo fondamentale nel mantenimento dello stato di gestione dei file. In altre parole, è essenziale poter salvare rapidamente e facilmente un nuovo file nel punto corretto del computer.

Cambia la tua vista

In Windows Explorer ci sono numerosi modi per visualizzare i file. Oltre a visualizzare i file in varie dimensioni di icone, c'è anche un pannello di anteprima per vedere come appare il file prima di aprirlo. Puoi anche ordinare i tuoi file per data, nome, ecc. Questo non è direttamente correlato alla gestione dei file per dire, ma consente un'esperienza complessiva migliore. Quello a cui miriamo è meno lavoro e più efficienza e il modo in cui visualizzi i tuoi file può fare proprio questo.

Un'altra funzionalità di Windows Explorer è la possibilità di aggiungere una cartella a “Preferiti.” Se si tratta di una cartella, si accede molto, ma non fa parte delle cartelle impostate che Windows ha duplicato “preferito,” puoi trascinare e rilasciare le cartelle in quella sezione. Fare attenzione a non trascinare la cartella in un'altra cartella già presente nei preferiti.

Per assicurarti di avere effettivamente la cartella nella sezione Preferiti, cerca la linea continua nera e un messaggio che dice “Crea link nei preferiti.”

Jump List

Windows 7 ha una caratteristica fantastica chiamata “Jump List” che consente di bloccare le cartelle sull'icona a comparsa di Windows Explorer vicino al pulsante Start sulla barra delle applicazioni. È possibile accedervi facendo clic con il pulsante destro del mouse e scegliendo la cartella da aprire. Per aggiungere una nuova cartella, basta afferrarla e trascinarla e rilasciarla sull'icona di Windows Explorer nella barra delle applicazioni. Quindi puoi spostare le cartelle in qualsiasi modo desideri.

Organizza le cartelle del desktop con le recinzioni

In un mio precedente articolo, Pulisci il tuo desktop di Windows una volta per tutte Come ripulire il tuo desktop di Windows una volta per tutte Come ripulire il tuo desktop di Windows Una volta per tutte Clutter è più dannoso di quanto tu creda. Un desktop di Windows ordinato rende le cose più facili da trovare, è più piacevole da guardare e riduce lo stress. Ti mostriamo come ottenere il tuo desktop in ordine. Leggi di più , Ho citato sia Jump Lists che Fences. Fences è un eccellente programma per organizzare le cartelle sul desktop. Consiglio vivamente di controllare questo articolo per una panoramica dettagliata sulla pulizia del desktop (che in molti modi è gestire i tuoi file, ma in un modo diverso). Anche se non mi piacciono troppe icone e scorciatoie sul mio desktop, Fences offre un bel modo per passare dalle icone alle icone senza un semplice doppio clic.

Ancora una volta, ti consiglio solo di avere le cartelle essenziali sul tuo desktop. Se accedi alla tua cartella con il tuo curriculum spesso, poi vai avanti e aggiungila al desktop e usa Fences per nascondere le icone quando non ne hai bisogno. Ma in molti modi, queste cartelle possono anche essere aggiunte alla Jump List e accessibili con la stessa quantità di tempo, clic e sforzo.

Con una di queste opzioni, devi essere consapevole di ciò che stai aggiungendo per essere sicuro di non aggiungere troppo e di rimuovere quello che non usi più. Altrimenti incontrerai lo stesso problema che stai cercando di risolvere in questo momento: il caos disordinato.

Archivia cosa non hai o non hai bisogno

In primo luogo, dobbiamo guardare il termine “archivio“. Non elimina i file - raramente lo vuoi fare (dipende dal file). Memorizza cartelle contenenti file in una cartella designata intitolata “Archivio” o “Vecchi file”. Notate che ho detto “cartelle contenenti file” dato che non vuoi solo buttare una serie di file obsoleti in una cartella e chiamarla bene. Questo è solo aggiungere al casino che hai già.

Ora dove dovrebbe andare questa cartella? Beh, probabilmente non lo vuoi mescolare con gli altri tuoi file, ma dipende solo da te. Personalmente raccomando di averlo ancora nel I miei documenti cartella per mantenere le cose facili da ricordare e coerenti. Con un nome simile “Archivio” probabilmente sarà vicino alla parte superiore di qualsiasi cartella in cui decidi di metterlo. Per cambiarlo, puoi aggiungere un “z” e un punto all'inizio del nome, quindi la cartella potrebbe avere un aspetto simile “z.Archive“. Questo lo metterà in fondo alla lista in modo da non doverti preoccupare che sia sempre in questo modo.

Rimuovi e trattieni dalla creazione di duplicati

Il modo in cui i duplicati vengono creati rimane spesso un mistero. A volte copia accidentalmente i file in un'altra posizione. Per fortuna, c'è un programma gratuito che può aiutare con la rimozione di duplicati di qualsiasi tipo dal tuo computer. Ho usato a lungo Duplicate Cleaner e lo consiglio vivamente. Ottiene aggiornamenti recenti, ha un'interfaccia facile da usare e funziona.

Non fare copie, creare scorciatoie

Per evitare future copie di file, è importante creare scorciatoie di file e cartelle, non copie. La differenza tra i due è che una copia è una replica esatta del primo file o cartella, mentre una scorciatoia porta semplicemente al file nella posizione originale. Oltre a non aiutare troppo nella confusione, anche le scorciatoie occupano meno spazio.

Per creare un collegamento, fare clic con il tasto destro del mouse sulla cartella o sul file e fare clic “Creare una scorciatoia“. Questo creerà una scorciatoia all'interno della stessa posizione in cui si trova il file. Puoi quindi prendere quella scorciatoia, spostarla in qualunque posizione desideri e persino rinominarla se lo desideri. Per creare una scorciatoia di qualcosa sul desktop, fai clic con il pulsante destro del mouse e passa il mouse sopra “Inviare a” quindi fare clic “Desktop“.

Prevenire il disordine con applicazioni note e documenti basate su cloud

Ci sono cose che vuoi salvare, ma sembra noioso creare un documento di Office o un file di testo e salvarlo in una cartella sul tuo computer. Ben presto questa cartella diventa piena zeppa di tutti i tipi di documenti simili alle note e diventa travolgente persino per cercare una nota particolare. Per questo motivo, le applicazioni basate su cloud stanno costantemente crescendo in popolarità e ce ne sono molte tra cui scegliere.

Quelli che uso personalmente ampiamente sono Evernote e Google Docs.

La ragione per cui sento che Evernote ha successo è principalmente a causa della sua applicazione locale. Non è necessario un browser Web per utilizzarlo, ma è comunque possibile accedere ai propri file nel cloud. Preferisco Google Docs perché è quello che ho sviluppato intorno al mio sistema.

Se stai appena iniziando (o non ti sei ancora sistemato in uno o due programmi, ti consiglio di prendere in considerazione questi quattro e qualsiasi altra app simile e di vedere quali sono adatti a te).

Il motivo per cui consiglio di utilizzare queste applicazioni rispetto al modo tradizionale di creare un documento in Microsoft Word o in un'altra alternativa di ufficio è perché consente di organizzare, cercare e creare le note molto facilmente. C'è una miriade di articoli su MakeUseOf, così come il resto di Internet, che mostra come farlo. Proprio come il titolo di questa sezione implica, mantiene il disordine sul tuo computer.

Sincronizza i tuoi file locali sul cloud

La sincronizzazione dei file locali sul cloud è diversa dalla creazione di note e documenti nel cloud. Questo è uno degli ultimi passaggi in quanto è importante comprendere prima tutti i passaggi precedenti. In caso contrario, la sincronizzazione di più file nel cloud può essere di aiuto nel caos caotico di file e cartelle. Ci sono molte opzioni in quest'area, ma i grandi giocatori sono SugarSync, Dropbox, Google Drive e Microsoft OneDrive. Questi sono i miei preferiti personali e li uso tutti, ma ce ne sono tanti altri come Mozy, iDrive e così via.

Consiglio vivamente SugarSync per un backup globale delle cartelle del computer sul cloud. Per i singoli file, Dropbox, Google Drive e SkyDrive funzionano in modo molto simile. Se sei un fan di Google Documenti o un fan di Microsoft Web Apps potresti determinare se utilizzi Google Drive o SkyDrive. Entrambi sono testa a testa e se non hai provato entrambi, ti consiglio di farlo.

Mi piace Dropbox per la condivisione di file e SugarSync per il backup e l'accesso a tutti i miei documenti su un altro dispositivo connesso a Internet. Ho installato SkyDrive per eseguire il backup di molti altri file sul mio computer e utilizzo Google Drive per organizzare e aggiungere file a Documenti senza browser Web.

Resta coerente e sollecito

Questa è una delle cose più importanti da fare. Una volta che avvii il processo, devi continuare diligentemente, altrimenti è tutto inutile e finirai con un sistema semi-organizzato. Questo non solo non è produttivo, ma ti ricorda anche che non hai mai finito.

La chiave per questo è essere pronti. Nel momento in cui hai bisogno di salvare o creare un file, lo metti nel posto giusto e, se non c'è ancora un punto, creane uno. Sia che lo facciate nel cloud o localmente, è necessario ricordare tutti i suggerimenti precedenti come essere brevi, ma dettagliati, astenersi dal fare duplicati e prestare attenzione alla gerarchia delle cartelle organizzando ciò che ha senso, ma senza esagerare aggiungendo troppe cartelle.

Inizia ora a organizzare i tuoi file!

Ricorda che la cosa più importante è semplicemente iniziare. Non aspettare fino a te “avere più tempo” - non avrai mai più tempo. Anche se in questo momento potrebbe non essere il momento migliore per eseguire una revisione completa di tutti i tuoi file, puoi comunque iniziare a creare alcune cartelle e rallentare l'avvio aggiungendo i nuovi file che salverai sul tuo computer, sia che vengano scaricati o creati. Il tempo ti consentirà di espanderti e concentrarti maggiormente sugli altri tuoi file e renderli in ordine.

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Immagine di credito: un cassetto del file cabinet pieno di file e cartelle tramite Shutterstock

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