Going Paperless Pro, contro e soluzioni alternative digitali

L'ufficio senza carta Il futuro è qui - La tua guida per avere una vita senza carta Oggi il futuro è qui - La tua guida per avere una vita senza carta oggi Senza carta - un termine che viene usato abbastanza spesso ora. Ma cosa significa? E in che misura si applica? Sicuramente tutti noi ancora usiamo la carta in una certa misura, nonostante i progressi ... Read More sembra finalmente prendere piede. In parte ciò può essere dovuto all'idea ancora più popolare del minimalismo Come essere un minimalista efficace nella vita quotidiana Come essere un minimalista efficace nella vita quotidiana Sempre più persone scelgono di abbracciare il minimalismo. In certe situazioni questo può provocare devastanti devastazioni nella tua vita di tutti i giorni. Con una pianificazione minima non deve arrivare a quello. Leggi di più . Ma è tutto un nirvana che salva gli alberi o un incubo di proporzioni A4?

Esaminiamo i pro e i contro, insieme a consigli attuabili, in modo che tu possa prendere la tua decisione e andare avanti subito.

I professionisti di un ufficio senza carta

Diamo prima un'occhiata ai vantaggi di dire adios alla carta.

Sbarazzarsi del Fax obsoleto

Nonostante il fax sia stato trasformato in un dispositivo arcaico, ci sono ancora alcuni che insistono nell'appenderlo con le unghie. Queste sono le persone che hanno il loro numero di fax in evidenza sul loro biglietto da visita. Queste sono le persone che non possono accettare quel qualcosa chiamato “e-mail” è stato inventato e, di conseguenza, stanno affogando sotto un mare di carta per fax.

Se qualcuno del genere insiste assolutamente sul fatto che qualcosa DEVE essere inviato per fax, allora ci sono modi per accoglierli, senza dover affrontare ingorghi di carta e alberi caduti sulla coscienza. Numerosi servizi online possono assegnarti a “numero di fax virtuale” e l'altra persona può inviare un fax a quel numero. Il fax viene quindi convertito in un allegato e-mail e inviato all'utente attraverso gli interwebs.

Il rovescio della medaglia è che i piani gratuiti per questi siti sono incredibilmente limitanti. Per ottenere un servizio decente, è necessario pagare un piano mensile.

Alcuni a cui guardare includono Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFax e FreeFaxtoEmail.

Avere più spazio per il tango

In questo momento, ho diverse scatole piene di documenti che risalgono a 15 anni. Sono seduti nel mio ufficio in attesa di essere scansionati, così posso finalmente distruggere gli originali cartacei. Nel frattempo, mentre il mio migliore amico Procrastinato sta con me, continuo a inciampare negli scatoloni, colpendo i miei fianchi contro di loro, e generalmente bestemmiando la mia testa contro di loro.

Quando finalmente riuscirò a scansionare il giornale, avrò una grande festa di triturazione e un drink ogni volta che un documento passa attraverso il trituratore (alla fine, sarò completamente senza gambe). Ma quello che sto davvero sognando è avere una grande quantità di spazio nel mio ufficio. Posso usare quello spazio per iniziare a ballare o lottare con il cane. E ricordati di che colore è il mio pavimento.

Se sei una società che spende un sacco di soldi nello spazio di archiviazione per i tuoi documenti, pensa a quanto salvi, scansionando quei documenti e bruciando l'intero lotto. Il morale dei dipendenti passerà attraverso il tetto.

Salvare l'ambiente da noi stessi

Il vantaggio più ovvio è naturalmente l'ambiente. Troppi alberi vengono abbattuti e la foresta pluviale amazzonica sta scomparendo in parte per alimentare l'industria della cellulosa e della carta. Tutto ciò che possiamo fare per rallentarlo è ovviamente una buona notizia per il pianeta su cui viviamo. Stampiamo troppo e troppa carta viene sprecata. Spostandoti in un ambiente privo di supporti cartacei, puoi fare la tua parte per Madre Natura.

Se è NECESSARIO stampare qualcosa Suggerimenti e strumenti per la stampa di pagine Web Suggerimenti e strumenti principali per la stampa di pagine Web Non importa quanto sia difficile provare a stampare senza carta, a volte è sufficiente stampare quella pagina Web. Potrebbe essere per le indicazioni stradali, un articolo per la classe, una dispensa per un incontro al lavoro, ecc. Come ... Leggi di più, quindi ci sono modi per ridurre al minimo la quantità di carta e inchiostro che usi. Servizi come PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Aardvark e The Printliminator ti aiuteranno a rimuovere qualsiasi elemento non necessario da una pagina prima di stamparlo, ad esempio le pubblicità. Ma ovunque possibile, scansiona e invia per email.

La carta non dura per sempre ma i file digitali lo faranno

È un dato di fatto che la carta non dura per sempre. La Magna Carta probabilmente non sembra fresca come quando era stata scritta per la prima volta. Il diario di Anne Frank inizia a colorarsi e arricciarsi ai bordi. La carta alla fine inizia a rompersi, dato che è passato abbastanza tempo.

Quindi, in altre parole, è un modo terribile per archiviare le informazioni a lungo termine. Non si può mai essere sicuri quando sarà marrone, strappato, sbiadito, arricciato o semplicemente fatto gettare una tazza di caffè dappertutto. Ma un file digitale? A condizione di tenerlo in un formato popolare come PDF o TXT e fare backup regolari 5 fatti di backup di base Ogni utente di Windows dovrebbe sapere 5 fatti di backup di base che ogni utente di Windows dovrebbe sapere Non ci stanchiamo mai di ricordarti di fare backup e mantenere i tuoi dati al sicuro. Se ti stai chiedendo cosa, con quale frequenza e dove eseguire il backup dei file, abbiamo risposte dirette. Per saperne di più, sarà sempre lì quando ne hai bisogno. Tra venti o trent'anni sembrerà lo stesso di quando l'hai fatto per la prima volta.

I dipendenti possono lavorare in remoto

Il problema con la carta è che in un ambiente di ufficio, se si desidera che i colleghi di altre località geografiche ne abbiano una copia, è necessario inviarlo tramite posta ordinaria. Ciò richiede tempo (ancor più se l'ufficio postale lo perde). Il tempo in molti casi significa perdita di denaro, opportunità ritardate e crescente frustrazione.

Se i file sono digitalizzati, tuttavia, possono essere messi online in una intranet aziendale Imposta rapidamente la tua intranet personale con ocPortal Imposta rapidamente la tua intranet personale con ocPortal Hai mai pensato a come potrebbe essere una "pagina del portale" "per la tua famiglia, proprio come molte aziende offrono ai dipendenti? Non sarebbe conveniente avere un repository centrale basato sul web ... Leggi di più o wiki 4 dei migliori Wiki personali per tenerti organizzato 4 dei migliori Wikis personali per tenerti organizzato Cosa fare se ci fosse un software wiki progettato per aiutarti a livello personale? Potresti usarlo per qualsiasi cosa, ad esempio per delineare il tuo romanzo, tenere traccia dei progetti di miglioramento domestico o pianificare ... Per saperne di più. Oppure possono essere inviati via email o inseriti in una cartella di archiviazione cloud. Ciò consente ai colleghi nell'altro ufficio di ottenere immediatamente la copia, senza necessità di attendere. Se il documento viene caricato su un sito di collaborazione 10+ Strumenti di collaborazione senza registrazione che è possibile utilizzare in 10 secondi 10+ Strumenti di collaborazione senza registrazione che è possibile utilizzare in 10 secondi La collaborazione online può far risparmiare tempo e denaro a te e alla tua squadra. Collaborare velocemente può risparmiare un po 'di più. Questi strumenti sono pronti per andare quando sei. Non è richiesta alcuna registrazione Ulteriori informazioni come Google Documenti o Dropbox, quindi tutti in tutte le sedi possono iniziare a lasciare feedback in tempo reale.

I contro di un ufficio senza carta

Ma andare senza carta non è sempre il paradiso che è fatto per essere. Tecnologia per il salvataggio!

Scansione di ogni Singolo. Pezzo. Di. Carta.

A prima vista, questa è la cosa più fastidiosa di tutta l'azienda. Trovare l'energia e l'inclinazione di sedersi e scansionare ogni singolo pezzo di carta. È noioso, dispendioso in termini di tempo e, francamente, preferiresti piuttosto guardare le repliche di Baywatch in tv.

Ma ci sono alcune cose che puoi fare per rendere il lavoro un po 'più semplice. Per prima cosa, rivedi ogni pezzo di carta e mettilo in una delle tre pile - sicuramente scansione, forse scansione, e brandello. Il brandello roba ... .davvero ... brandelli e sbarazzati di esso.

Probabilmente puoi sbarazzarti delle bollette pagate, delle ricevute per cose in cui la garanzia è scaduta da tempo, dei manuali di istruzioni (è probabile che il produttore abbia caricato una versione PDF Non riesci a trovare un manuale per l'utente? un manuale per l'utente per il tuo equipaggiamento Cerca questi siti web specializzati Il ragazzo meticoloso con previsione ascolterà un manuale utente e conserverà un softcopy nel suo computer, oppure cercherà un softcopy che di solito è disponibile come PDF sul sito del produttore. Più sul loro sito web), ricevute di deposito bancario (ma NON le dichiarazioni), e così via. Basta lanciare un occhio critico su di esso e decidere “ho davvero bisogno di mantenere questo?“.

Forse Scan è per cose di cui non sei ancora sicuro e non vuoi precipitarti in una decisione. Mantieni quelli di lato.

Scoprirai allora che il Sicuramente Scan la pila è probabilmente più maneggevole. Ora crea cartelle sul tuo computer (Tasse, assicurazione, buste paga, ecc.) e quando si esegue la scansione di un documento, spostarlo immediatamente nella cartella pertinente e aggiungere un nome descrittivo.

Ci sono app che pretendono di accelerare il processo per te (i risultati sono misti secondo me). Evernote è Scansionabile, che rileva i bordi del documento quando si punta la fotocamera dello smartphone su di esso. C'è anche Photomyne, se stai scannerizzando le foto. AlternativeTo ha alcune buone alternative a Scannable se stai cercando qualcos'altro. In particolare mi piace ScanBot 6 delle migliori app per scansionare, tracciare e gestire le ricevute 6 delle migliori app per scansionare, tracciare e gestire ricevute. Queste app per scanner di ricevute ti aiuteranno a scansionare, salvare e organizzare ogni ricevuta per il tuo personale o business esigenze. Leggi di più .

Ricordando di Back All Up

Più si esegue la scansione, più importante è il backup completo. Guida di backup e ripristino di Windows Guida di backup e ripristino di Windows Si verificano disastri. A meno che tu non voglia perdere i tuoi dati, hai bisogno di una buona routine di backup di Windows. Ti mostreremo come preparare i backup e ripristinarli. Leggi di più . Perché se il tuo computer decide di suicidarsi o autodistruggersi, non avere backup significa non avere assolutamente file. E in molti casi, questo può essere un disastro assoluto (specialmente se hai perso i documenti fiscali). Molte aziende nella mia esperienza offrono copie sostitutive di documenti a un prezzo, e potresti decidere di farlo. Ma puoi dormire sonni tranquilli di notte se hai una soluzione di backup nelle vicinanze o da remoto (o entrambi).

Per lo meno, dovresti avere un disco rigido portatile (almeno 1 terabyte di spazio). Se hai un PC Windows The Ultimate Windows 10 Guida al backup dei dati The Ultimate Windows 10 Guida al backup dei dati Abbiamo riepilogato ogni opzione di backup, ripristino, ripristino e riparazione che abbiamo trovato su Windows 10. Utilizza i nostri semplici consigli e non disperare mai perdersi dati di nuovo! Leggi di più, scarica e usa SyncToy, SyncToy: la semplice soluzione di backup e sincronizzazione di Microsoft [Windows] SyncToy: la semplice soluzione di backup e sincronizzazione di Microsoft [Windows] Se hai file sul tuo computer, devi eseguire il backup. Chiaro e semplice. Molti di noi hanno familiarità con il backup e ci sono molti metodi e programmi da usare. Un altro aspetto che ... Leggi di più uno strumento di backup estremamente facile. Utenti Mac L'ultima soluzione di backup tripla per il tuo Mac [Mac OSX] L'ultima soluzione di backup tripla per il tuo Mac [Mac OSX] Come sviluppatore qui a MakeUseOf e come qualcuno che guadagna tutto il suo reddito dal lavoro online, è giusto dire che il mio computer e i dati sono abbastanza importanti. Sono impostati perfettamente per la produttività con ... Read More probabilmente graviteranno su Time Machine Partition e Use Your Time Machine Hard Drive per archiviare i file troppo partizione e utilizzare la macchina del tempo Disco rigido per archiviare i file anche se il disco rigido del tuo Mac è piccolo e il tuo disco fisso Time Machine è grande, potrebbe valere la pena di usare l'unità sia a scopo di backup che di archiviazione. Leggi di più . Qualunque cosa tu decida di utilizzare, devi impostare una sorta di sistema automatico per il backup dei tuoi file alla stessa ora ogni giorno, senza fallire.

Idealmente, dovresti anche avere un backup remoto, nel caso in cui il tuo posto si allagasse o si incendi. Ma prima di inviare i tuoi preziosi file nel cloud, assicurati di crittografarli in una cartella speciale 5 Strumenti efficaci per crittografare i tuoi file segreti 5 Strumenti efficaci per crittografare i tuoi file segreti Dobbiamo prestare maggiore attenzione che mai a strumenti di crittografia e qualsiasi cosa progettato per proteggere la nostra privacy. Con gli strumenti giusti, mantenere i nostri dati al sicuro è facile. Per saperne di più prima. WinRAR e WinZip possono crittografare i file, come può Veracrypt e il suo predecessore obsoleto, TrueCrypt TrueCrypt è morto: 4 alternative di crittografia disco per Windows TrueCrypt è morto: 4 alternative di crittografia disco per Windows TrueCrypt non c'è più, ma per fortuna ci sono altri programmi di crittografia utili . Anche se potrebbero non essere esatte sostituzioni, dovrebbero soddisfare le tue esigenze. Leggi di più . Le possibilità di cloud includono Dropbox, Google Drive, Box e SkyDrive.

Trovare un database con tecnologia di tipo OCR

Una volta che hai scansionato tutto, puoi seguire il percorso di avere le cartelle e le sottocartelle ordinate in categoria di data e mese (e anche cartelle di giorno anche se vuoi veramente essere preciso). Oppure la porta numero due sta trovando una sorta di database con tecnologia di tipo OCR 4 Strumenti OCR online gratuiti Metti alla prova Ultimi 4 Strumenti OCR online gratuiti Metti alla prova il meglio Con i progressi della tecnologia OCR, conversione di testo e immagini dal documento PDF scansionato nei formati di testo modificabili è più facile. Abbiamo testato alcuni strumenti OCR online gratuiti, quindi non dovrai farlo. Leggi di più .

OCR è l'acronimo di Optical Character Recognition, ed è una tecnologia che legge il testo stampato su una pagina ed è in grado di convertire il testo in testo copiabile, oppure può restituire risultati, in base alle parole chiave che gli vengono fornite. Questa è la tecnologia che guida Evernote Come usare Evernote: The Unofficial Manual Come usare Evernote: The Unofficial Manual Imparare come usare Evernote da solo richiede molto tempo. Questo è il motivo per cui abbiamo creato questa guida per mostrarti come sfruttare appieno le funzionalità di Evernote più importanti. Per saperne di più, ed è ciò che Project Gutenberg utilizza Project Gutenberg: più che semplici progetti di libri Gutenberg: più che semplici libri gratuiti Siti come Project Gutenberg, che ha oltre 45.000 libri in vendita (al momento della stesura di il libro scomparirà davvero. Scoprire opere oscure di letteratura è ora più facile che mai. Leggi di più per eseguire la scansione di tutti i testi di pubblico dominio in eBook. Testo in entrambi i documenti e le immagini I 5 migliori strumenti OCR per estrarre il testo dalle immagini I 5 migliori strumenti OCR per estrarre il testo dalle immagini Quando hai una risma di carta, come fai a convertire tutto il testo stampato in qualcosa che sarà un programma digitale in grado di riconoscere e indicizzare? Tieni un buon software OCR vicino. Ulteriori informazioni possono essere trovate, riconosciute e visualizzate nei risultati di ricerca quando si inserisce quella parola.

Ai fini della ricerca dei documenti scansionati, è chiaramente necessario trovare un modo per essere in grado di recuperare immediatamente ciò di cui si ha bisogno. Quindi se segui la rotta OCR, devi decidere. Pagherai Evernote una quota annuale e ti fidi dei tuoi documenti sensibili? O stai per scaricare qualcosa invece e tenerlo tutto sul tuo computer.

Sei un conoscitore di carta o un deviante digitale?

Ci sono sempre pro e contro per tutto, ma alcune persone possono tollerare un cono più di altri. Quindi tutto si riduce a ciò che siete disposti ad accettare.

Ora, la scansione di tutto è inutile e una perdita di tempo? O la digitalizzazione è la via del futuro? Cosa ne dici, lettori?

Crediti immagine: affonda l'uomo d'affari tramite Shutterstock.com, tutte le altre immagini senza attribuzione di PixaBay

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