Come raggruppare le attività con Google Calendar per aumentare la concentrazione e la produttività

Il mito del multitasking è pervasivo. Non importa quanta ricerca sul multitasking vediamo, continuiamo a dircelo maggior parte le persone non possono multitasking, ma noi può.

Di volta in volta, la ricerca mostra che quando pensiamo di essere multitasking, in realtà non stiamo facendo più di una cosa in una volta. Stiamo passando da un'attività all'altra e da un fenomeno noto come “costo di commutazione” ci rende meno efficienti (e potrebbe metterci in pericolo).

Ma…

Esiste un tipo particolare di multitasking che potrebbe essere più efficiente. Forse non efficiente quanto concentrarsi su un singolo compito. Ma se non riesci a stare concentrato su una cosa per più di pochi minuti, potresti essere fortunato.

(Per essere onesti, ci sono alcuni casi in cui il multitasking può essere un modo efficiente per fare cose Single-vs. multitasking: cosa c'è di meglio per la produttività? Single- vs. multitasking: cosa c'è di meglio per la produttività? Il multitasking è un metodo comune per aumentare la produttività Risulta che non è necessariamente la pallottola d'argento per la produttività.La chiave è sapere quando multitask.Per saperne di più.)

Un'introduzione al batch di attività

Diversi guru della produttività hanno definito il raggruppamento delle attività in modi leggermente diversi. Ma quello che ne consegue è questo:

“Il batching delle attività è la pratica di raggruppare attività simili insieme.”

Quindi potresti avere una lista di “codifica,” “debug,” “documentazione,” e “pianificazione” compiti, per esempio. Nella mia vita, probabilmente eseguirò compiti in batch come “scrittura,” “la modifica,” “ricerca,” “pitching,” e così via.

Come è utile??

Il batching delle attività ti aiuta a diventare più produttivo incoraggiandoti a seguire un gruppo simile di attività per ridurre i costi di passaggio quando ti sposti tra loro. Passare dalla modifica delle foto alla gestione della posta elettronica è un grande cambiamento, e potrebbe comportare un costo di conversione elevato in quanto il tuo cervello fatica a cambiare marcia.

Passare dalla modifica delle foto a, ad esempio, postare foto su siti fotografici fotografici potrebbe creare un costo di commutazione minore. Oppure immagina di passare dal chiamare i potenziali clienti con piazzole di vendita a chiamare i clienti esistenti per fare il check-in. Sarebbe più facile che passare da una chiamata all'altra alla creazione di rapporti trimestrali.

E questo abbassamento dei costi di commutazione si traduce in una maggiore attenzione.

Spetta a te trasferire i compiti in lotti - l'importante è che siano simili. Se hai difficoltà a cambiare marcia tra due attività, allora non appartengono allo stesso lotto. Puoi avere un numero elevato di lotti o uno più piccolo, a seconda del tipo di cose che devi fare.

Una volta raggruppate le attività, è possibile dedicare del tempo a ciascun batch.

Programmazione dei lotti

È qui che il batching delle attività diventa davvero utile. Quando si designa un blocco di tempo specifico Come bloccare il tempo su Google Calendar per un giorno lavorativo produttivo Come bloccare il tempo su Google Calendar per una giornata di lavoro produttiva Hai problemi con la gestione del tempo? Ti mostriamo come bloccare il tempo sul tuo Google Calendar per aumentare l'attenzione, ridurre lo stress e migliorare la produttività. Leggi di più su un determinato batch, sei libero di passare da una attività all'altra all'interno di quel batch. Il che è fantastico per quelli di noi che amano muoversi molto tra i progetti.

Finché non si passa a un'attività al di fuori di quel lotto, sarai più efficiente. Il costo di commutazione cognitiva sarà più basso e avrai più risultati.

E 'così semplice.

E una volta che inizi a mettere i tuoi batch di attività sul tuo calendario, così hai un tempo prestabilito per lavorarci sopra, inizierai a vedere la tua produttività salire alle stelle. Poiché il costo di conversione è inferiore, trascorrerai meno tempo ad accelerare ogni attività. E avere un tempo prestabilito per specifici lotti ti aiuterà a ridurre le distrazioni (che hanno un enorme costo di commutazione).

Utilizzo di un sistema di gestione del tempo come la tecnica Pomodoro Come un semplice timer Pomodoro ha reso la mia vita migliore Come un semplice timer Pomodoro ha reso la mia vita migliore La tecnica del Pomodoro è uno dei più semplici hack di gestione del tempo. Sfondare le distrazioni con l'aiuto di pezzi di 25 minuti e un timer. Potrebbe essere un cambiamento di routine che cambia la vita se ti va bene. Leggi di più o qualcosa di simile aumenterà ulteriormente la tua produttività.

Se sei pronto per provare l'attività di batching, ecco cosa devi fare:

Attività di batch con Google Calendar

La prima cosa che devi fare è creare gruppi di attività. Poiché ognuno avrà diversi gruppi di attività e diversi metodi di produzione, il modo in cui si procede con questo processo dipende totalmente da te. Come ho già detto, potrebbe essere opportuno iniziare con tre o quattro categorie. Ai fini del nostro esempio, useremo “pianificazione,” “costruzione,” “revisione,” e “segnalazione.”

Combineremo questi lotti con il concetto di blocco temporale Time Blocking - The Secret Weapon Per una migliore messa a fuoco Time Block - The Secret Weapon Per una migliore messa a fuoco Stai cercando un modo più efficiente per organizzare i tuoi giorni di lavoro? Prova Time Block. Questa tattica di gestione del tempo può aiutarti a tenerti in pista mantenendo a bada distrazioni, procrastinazione e multitasking improduttivo. Leggi di più . È sufficiente impostare i blocchi di tempo in Google Calendar per gruppi specifici.

Qui ho aggiunto eventi che mi dicono quando dovrei lavorare su specifici batch:

Ho anche aggiunto un promemoria per assicurarmi di sapere quando inizia il blocco dei rapporti:

Ora ricevo un promemoria quando è il momento di lavorare sulle attività di reporting. Durante quel periodo, potrei usare la tecnica Pomodoro Le migliori app Timer Pomodoro per aumentare la produttività Le migliori app Timer Pomodoro per aumentare la produttività Se dopo un paio d'ore di lavoro colpisci un muro di produttività, un timer Pomodoro può aiutarti a mantenere il tuo messa a fuoco. Questa selezione di timer ha un'opzione per ogni piattaforma. Leggi di più per gestire il mio tempo su varie attività. Oppure potrei lasciare che accada più naturalmente, dove mi muovo tra le attività ogni volta che voglio. Questa parte dipende da te.

Hai un'idea. Adesso inserisci solo più lotti nel tuo calendario! Ma tieni presente che hai ancora bisogno del tempo sbloccato. Avrai bisogno di qualche minuto qua e là per gestire l'e-mail, recuperare le chiamate, chattare con le persone in ufficio o semplicemente lasciar riposare la mente per un po '.

Una domanda che potresti chiedere in questo momento: come faccio a scegliere quando pianificare ciascun lotto? Non c'è una risposta giusta a questo. Se hai un tipo specifico di attività che fai meglio al mattino, programmalo in anticipo. Se ti piacciono i compiti meno intensi sul piano cognitivo nel pomeriggio, programmali lì. Preferisci passare a qualcosa di completamente diverso quando cambi compiti? Puoi farlo anche tu.

Sai come e quando lavori meglio Come rimanere produttivo Sia che siate una persona mattiniera o un nottambulo Come rimanere produttivi Sia che siate una persona mattiniera o un nottambulo Non sforzatevi di svegliarvi presto o di rimanere in ritardo. Invece, ottimizza i sistemi in modo da poter affrontare la fase in cui la produttività è bassa. Ecco alcune strategie intelligenti. Leggi di più, e puoi mettere quella conoscenza per lavorare nella tua pianificazione in batch.

Una volta che hai i tuoi lotti nel calendario, sei pronto per partire! Ora tutto ciò che devi fare è andare al lavoro.

Utilizza Google Calendar per aumentare la tua produttività

Pianificare i tuoi batch di attività in Google Calendar potrebbe essere sufficiente a rivoluzionare completamente la tua produttività. Ma se hai bisogno di un ulteriore potenziamento, puoi utilizzare le altre fantastiche funzioni di Google Calendar.

Ad esempio, puoi sincronizzare la tua lista di cose da fare con Google Calendar Come sincronizzare il tuo Google Calendar con la tua lista delle cose da fare Come sincronizzare il tuo Google Calendar con la tua lista delle cose da fare Nell'organizzazione della tua vita, due strumenti sono indispensabili: il tuo calendario e la tua lista delle cose da fare. Ma la maggior parte delle soluzioni di gestione delle attività mantiene separate queste due cose. Ti mostreremo come combinarli. Leggi di più e consulta le tue attività importanti insieme alla pianificazione dei batch. Questo potrebbe aiutarti a stabilire le priorità tra le attività in ogni batch.

Oppure puoi utilizzare la visualizzazione multi-calendario aggiornata 5 Nuove funzionalità di Google Calendar che devi provare! 5 Nuove funzioni di Google Calendar che devi provare! Google Calendar è diventato ancora più fantastico. Google ha finalmente aggiornato il suo calendario. Ti mostreremo come ottenere il nuovo design e quali nuove funzionalità devi provare. Leggi altro per mantenere la pianificazione del lotto separata dagli altri appuntamenti.

Puoi anche taggare le voci del tuo calendario Come sfruttare al meglio Google Calendar con 7+ nuovi strumenti Come sfruttare al meglio Google Calendar con 7+ nuovi strumenti Usa Google Calendar per risparmiare tempo e sfruttare al meglio la tua giornata lavorativa. Questi nuovi strumenti e servizi di Google Calendar offrono alcuni trucchi di produttività in più. Leggi di più per vedere dove sta andando il tuo tempo e come puoi migliorare la gestione del tempo.

Ci sono così tante funzioni e strumenti là fuori che puoi fare quasi quello che vuoi con il tuo Google Calendar.

Attività in lotti a lungo termine

Certo, non è mai così semplice. C'è sempre manutenzione. Ad esempio, dovresti regolarmente riservare alcuni minuti per rivedere i tuoi lotti. Se ritieni che un determinato compito non stia fluendo con gli altri nel suo batch, potresti voler creare un nuovo batch per ridurre i costi di commutazione.

E potresti scoprire che la tua pianificazione non è ottimale. Forse hai bisogno di più tempo tra un lotto o l'altro, oppure hai bisogno di un'intera giornata senza attività programmate per recuperare le cose.

Anche quando trovi il sistema di produttività perfetto Come creare l'ultimo sistema di gestione perfetta del tempo che userai mai Come creare l'ultimo sistema perfetto di gestione del tempo che userai mai La produttività è una ricerca costante di più organizzazione con meno lavoro. Un modo per realizzare tutto quello che sogni di realizzare, senza perdere il sonno. Questo sistema di gestione del tempo automatizzato può fare tutto? Per saperne di più, ci sarà sempre un po 'di manutenzione che è necessario eseguire. Le attività di batching non fanno eccezione.

Tuttavia, quando esegui il batch delle tue attività correttamente e le integri in Google Calendar, avrai un sistema di gestione del tempo quasi automatizzato. E non va molto meglio di così!

Hai provato il dosaggio delle attività? Che cosa fai per minimizzare il tempo e gli sforzi necessari per cambiare attività? Condividi i tuoi consigli nei commenti qui sotto!

Credito immagine: photographee.eu/Depositphotos

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