Come essere più produttivi senza una lista di cose da fare

Le liste di cose da fare sono strumenti fondamentali nella nostra ricerca senza fine su come essere più produttivi. Ci sono innumerevoli app, strategie, teorie e metodi per mantenere la lista delle cose da fare migliore e più produttiva.

Ma potremmo sbagliare? La lista delle cose da fare potrebbe trattenerci? Molte persone altamente produttive dicono di sì. E hanno alcune idee interessanti su come essere più produttivi senza usare una lista di cose da fare.

Perché le liste delle cose da fare possono essere controproducenti

Gli elenchi di attività hanno sicuramente dei vantaggi - se non lo facessero, non li useremmo in primo luogo. Ma hanno anche alcuni seri inconvenienti.

Ad esempio, le liste di cose da fare possono diventare uno strumento importante di procrastinazione. Hai mai deciso di sederti e organizzare la tua lista invece di iniziare un'attività su di essa? Ho certamente - e più di un paio di volte. Sentiamo di essere produttivi quando stiamo lavorando sulla nostra lista invece di lavorare.

D'altra parte, le liste di cose da fare ci fanno sentire come se non avessimo mai fatto abbastanza. Quando è stata l'ultima volta che hai controllato tutti gli articoli della tua lista? Penso di averlo fatto una volta negli ultimi tre o quattro anni. Anche se tu fare scopri come essere più produttivo, non ti sentirai mai riuscito.

Uno dei motivi per cui non controlliamo mai tutte le cose in lista è che gli elenchi delle cose da fare non tengono conto del tempo. A meno che tu non stia tenendo un elenco estremamente dettagliato, un progetto di 10 ore sembrerà esattamente lo stesso di 10 minuti. E ti senti molto produttivo se controlli molte piccole attività meno importanti che richiedono solo pochi minuti.

Tutte queste scelte potrebbero sembrare belle perché hai sempre qualcosa puoi lavorare su, ma le liste delle cose da fare ci sommergono di scelte. Se hai 47 cose nella tua lista, il tuo cervello inizia a contrattaccare. Viene sopraffatto e le emozioni negative iniziano a emergere. E poi ti ritrovi paralizzato e non finisci mai per fare qualcosa.

Naturalmente, molte persone trovano che le liste di cose da fare li aiutino ad essere più produttivi. Trovare il sistema di produttività perfetto Come creare l'ultimo sistema di gestione perfetta del tempo che userai mai Come creare l'ultimo sistema perfetto di gestione del tempo che userai mai La produttività è una ricerca costante di più organizzazione con meno lavoro. Un modo per realizzare tutto quello che sogni di realizzare, senza perdere il sonno. Questo sistema di gestione del tempo automatizzato può fare tutto? Leggi di più per la tua vita è il primo passo per capire come ottenere di più in un giorno. Se usi o meno un elenco di cose da fare dipende da te.

Ma ti inviterei a considerare come potresti essere più produttivo apportando le seguenti modifiche al regime di produttività giornaliero.

Vivere nel tuo calendario

Daniel Markowitz, in un articolo per Harvard Business Review, presenta un'alternativa alle liste di attività che chiama “vivendo nel tuo calendario.” L'idea è semplice: togli le tue attività dall'elenco, stimare quanto tempo impiegheranno e spostarle nel tuo calendario.

Pianificazione delle attività - non solo usando il calendario come la lista delle cose da fare - ha molti vantaggi. Molte persone scoprono che effettivamente vedere il tempo dedicato per attività specifiche li rende più propensi a svolgere tali compiti e rimanere concentrati. Altri riferiscono che impedisce loro di cercare di programmare troppo in un giorno.

Avere un promemoria visivo di quante cose stai lavorando ti aiuterà a dare la priorità ai tuoi progetti attuali e capire se puoi dire “sì” a quelli nuovi.

Kevin Kruse intervistato “oltre 200 miliardari, olimpionici, studenti di livello A e imprenditori” sulla gestione del tempo e su come essere più produttivi. Quanti pensate che abbiano usato una lista di cose da fare? Non uno. Ma molti di loro vivevano nei loro calendari.

Abbiamo discusso del blocco temporale Come bloccare il tempo su Google Calendar per un giorno lavorativo produttivo Come bloccare il tempo su Google Calendar per una giornata lavorativa produttiva Hai problemi con la gestione del tempo? Ti mostriamo come bloccare il tempo sul tuo Google Calendar per aumentare l'attenzione, ridurre lo stress e migliorare la produttività. Leggi di più in passato, ed è esattamente ciò di cui stiamo parlando qui. Imposta orari specifici in cui lavorerai su attività specifiche e rispetta la tua pianificazione.

Segui la regola dei due minuti

Uno dei motivi per cui le liste di cose da fare si riempiono così velocemente è che spesso mettiamo tonnellate di piccoli compiti lì. Ecco quando le cose iniziano a diventare opprimenti e ci sentiamo stressati. Uno dei metodi migliori per affrontare questo problema è seguire la regola dei due minuti. Se un'attività richiede meno di due minuti, non metterla in un elenco: fallo e basta.

Ciò manterrà un numero impressionante di elementi fuori dalla tua lista. Attiva la tua carta di credito, restituisci l'e-mail, alzati e allunga, sarai sorpreso di quante cose puoi fare in due minuti. E questo si traduce direttamente nel prendere gli oggetti fuori dalla tua lista. Alla fine, potresti scoprire che non hai bisogno di un elenco!

Concentrarsi sulle abitudini di sviluppo

Sai delle grandi cose che devi fare. Sono i più piccoli che riempiono la tua lista di cose da fare e si abituano a procrastinare sulle cose più importanti. Articoli come “pulire la casa,” “fare la spesa,” e “gestire la posta elettronica” spesso siediti sulla tua lista per giorni, provocandoti ripetutamente.

Questo è dove le abitudini tornano utili.

Prendi l'abitudine di gestire la tua casella di posta per 30 minuti ogni pomeriggio prima di lasciare il lavoro. O subito la mattina. Inizia a fare la spesa in determinati giorni della settimana dopo il lavoro. Restituisci le telefonate in un determinato giorno della settimana.

Puoi prendere un'abitudine da qualsiasi cosa 12 Abitudini produttive Finalmente ti manchi la vita nel nuovo anno 12 Abitudini produttive Finalmente ti manchi la vita nel nuovo anno Una risoluzione comune per la maggior parte dei lavoratori è quella di essere più produttivi. In questo articolo, esploreremo dodici cattive abitudini che è possibile modificare, una al mese, per migliorare drasticamente la produttività del carico di lavoro. Leggi di più . E quando hai creato più abitudini, puoi rimuovere più cose dalla tua lista di cose da fare. Alla fine, arriverete solo a quelli grandi, e in quel momento il blocco temporale e il calendario inizieranno davvero ad avere un effetto positivo.

Automatizzare e delegare piccoli compiti

Di nuovo, sono le piccole cose che riempiono la tua lista e ti stressano. L'automazione può fare molto per aiutare a risolvere questo problema. Puoi automatizzare le tue finanze Come il minimalismo finanziario ti aiuta a risparmiare denaro ed eliminare lo stress Come il minimalismo finanziario ti aiuta a risparmiare denaro ed eliminare lo stress È facile lasciare sfuggire le tue finanze, ma usare i principi del minimalismo può aiutarti a tenerle sotto controllo e riduce lo stress. Leggi di più in modo che devi a malapena fare qualcosa - e questo ti farà risparmiare un sacco di tempo. Puoi anche automatizzare le email di follow-up, che (a seconda del numero di email che invii) potrebbero farti risparmiare ore ogni settimana.

Con IFTTT o Zapier, puoi automatizzare praticamente qualsiasi attività digitale. La tecnologia Smart Home ti consente di automatizzare le cose intorno a casa tua. È inoltre possibile utilizzare un Arduino per automatizzare le idee di progetto Arduino per una casa automatizzata Idee di progetto Arduino per una casa automatizzata Non sarebbe bello innaffiare la serra senza lasciare la sedia? Un Arduino può essere utilizzato come componente chiave di alcuni progetti di automazione domestica: ecco cinque! Leggi di più .

Quando non puoi automatizzare qualcosa, considera la possibilità di delegarlo a qualcun altro. È difficile chiedere aiuto, ma può fare una grande differenza nella tua vita. Puoi delegare a casa: chiedi aiuto al tuo coniuge o ai tuoi figli in casa. O al lavoro: chiedi a qualcuno che è in una posizione migliore per completare un compito da portare a termine per te. Puoi anche delegare tra i tuoi amici: chiedi a qualcun altro di pianificare il prossimo raduno per risparmiarti un po 'di tempo.

Se non hai persone intorno a te che possono svolgere attività, prendi in considerazione l'assunzione di un assistente. Assistenti virtuali 20 modi un assistente virtuale umano può farti risparmiare tempo 20 modi un assistente virtuale umano può farti risparmiare tempo Scopri quali tipi di attività puoi affidare in modo affidabile a un assistente virtuale e risparmierai ore ogni giorno. Ti mostriamo come iniziare. Ulteriori informazioni (VA) sono relativamente convenienti, soprattutto se li assumi solo per un paio d'ore alla settimana e puoi occuparti di molte attività ripetitive per te. Se stai cercando modi per essere più produttivi, un VA è difficile da battere.

Ci vuole tempo per far funzionare l'automazione e la delega, ma una volta fatto, sarai sorpreso da quante cose non hai più bisogno di mettere su un elenco.

Oppure cambia il modo in cui fai le liste

Se pianifichi tutto, fai rispettare la regola dei due minuti, migliora le tue abitudini e trovi modi per automatizzare e delegare, ci sono ottime possibilità che non ti serva più la tua lista di cose da fare. Se non sei ancora pronto per fare il salto, pensa di cambiare il modo in cui crei la tua lista di cose da fare.

Il mio metodo preferito per questo è l'adozione della lista delle cose da fare a tre voci. È esattamente come sembra: ci metti solo tre cose.

Quando sai che sei limitato a tre elementi, metti solo i compiti più importanti della tua giornata su carta. Questo ti incoraggia a concentrarti sui grandi problemi, e lascia che i più piccoli si mettano al loro posto più tardi.

Non sarà facile. Ma ti incoraggio fortemente a dargli una possibilità. Ridurre il numero di elementi nella tua lista può essere un'esperienza molto liberatoria.

Uccidi le tue liste delle cose da fare ed essere più produttivo

Se vuoi consigli su come avere una vita più produttiva, potresti essere sorpreso dal mio suggerimento di cercare un'alternativa alla tua lista di cose da fare. Va contro molti dei consigli che hai letto prima. E si sentirà davvero strano.

Ci sono alcune prove convincenti che è un buon modo per andare. La ricerca di come essere più produttivi non finisce mai. Ma sbarazzarsi della tua lista delle cose da fare è un buon passo successivo.

Usi ancora una lista di cose da fare? O usi il tuo calendario? Come si rimane produttivi? Condividi i tuoi pensieri nei commenti qui sotto!

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