Come meglio tenere traccia e gestire i tuoi progetti con Podio

Quando le persone pensano agli strumenti per la gestione del progetto Intellinote: Metti i tuoi compiti, file, messaggi e riunioni online in un posto Intellinote: Metti i tuoi compiti, file, messaggi e riunioni online in un unico posto Intellinote rende più facile gestire, collaborare e comunicare meglio con il tuo team, colleghi e clienti con una miscela completa di condivisione di file, organizzazione e chat video e di testo in tempo reale. Ulteriori informazioni, in genere, vengono in mente software come Microsoft Project. Ora, ovviamente, questo è uno strumento formidabile da utilizzare per la gestione di attività, tempistiche, risultati e risorse per un progetto. Ma per cosa usi? tenere traccia di più progetti?

Se sei uno staff di uno o dieci, uno strumento in grado di tracciare stati e riunioni, inviare promemoria e persino ospitare tutti i documenti per un progetto è molto utile. È qui che entra Podio per assisterti nella gestione di più progetti, un team di altri o semplicemente un modo per rintracciarli entrambi. Ecco alcuni trucchi e suggerimenti per sfruttare al meglio l'utilizzo di Podio per tenere traccia dei tuoi progetti e della tua squadra.

Implementa App Podio

Podio è uno strumento che utilizza “applicazioni” per gestire diversi aspetti dello spazio di lavoro Podio: una singola dashboard per la gestione delle attività dell'organizzazione Podio: una singola dashboard per la gestione delle attività dell'organizzazione Ulteriori informazioni. Le app sono disponibili per funzione e settore e includono elementi come riunioni, idee, clienti, ordini di acquisto, fatture, contatti e molti altri. Il modo migliore per usare Podio è ottenere le app che ti servono. Inizia verificando il Podio App Market e rivedere i pacchetti disponibili per funzione o industria. Questi ti porteranno a un buon inizio e potrai comunque ottenere le singole app in un secondo momento.

Ad esempio, se usi Podio per funzioni di gestione degli eventi, c'è un pacchetto contenente app per partecipanti, sedi, fornitori, relatori, eventi e una lista di invitati. Un altro esempio utilizza il settore delle vendite e include un pacchetto per la gestione dei lead, che include app per vendite, lead, incontri di vendita, comunicazioni e prodotti.

Utilizza le app in Podio per tenere traccia di tutti gli aspetti del tuo progetto, grandi o piccoli. Questi possono essere organizzati sulla schermata principale dello spazio di lavoro e contengono i campi che probabilmente ti serviranno. Ma puoi anche modificare qualsiasi app per personalizzarla esattamente come desideri. Queste app sono la spina dorsale di Podio e ti daranno una grande flessibilità nel tracciare i tuoi progetti e le loro parti mobili.

Approfitta dei servizi connessi e delle estensioni

Una funzionalità utile di Podio è la sua connessione ad altri servizi. Se sei interessato a connettere il tuo Calendario di Microsoft Exchange per esportare eventi, il tuo Andare alla riunione account per il lancio di riunioni direttamente da Podio, o il tuo Evernote account per allegare le tue note, quindi Podio ti ha coperto. Per tracciare i tuoi compiti e stare al passo con i tuoi progetti, la connessione di altri servizi che usi è sicuramente la strada da percorrere. Per poter utilizzare con successo Podio, questi servizi connessi ti consentono di inserire elementi necessari che potrebbero esistere altrove, ma sono necessari per il tuo progetto.

Insieme a questi servizi è possibile collegare facilmente Hightail, Box, ShareFile, Office 365, Windows Live, Facebook, SugarSync e Dropbox. La connessione è facile; basta cliccare su Impostazioni dell 'account dalla navigazione principale e poi Servizi. Ogni servizio ha il proprio pulsante di connessione e dopo aver effettuato l'accesso li vedrai spostarsi nell'elenco in cui sono pronti per l'uso.

Oltre ai servizi di connessione, puoi usufruire di Estensioni Podio che si integrano con molti sviluppatori di terze parti. Le integrazioni con MailChimp, Google Maps e Xero ti consentono di rendere ancora migliore la tua esperienza con Podio. Ad esempio, esiste un'estensione QuickBooks che consente di importare i clienti e le informazioni sull'account in Podio dove è possibile quindi impostare la fatturazione automatica tra i sistemi.

Come Podio si confronta con Trello

Se non hai provato altri strumenti come Podio per il monitoraggio e la gestione dei progetti, può essere facilmente paragonato a Trello Trello: un sistema di gestione dei progetti unico, semplice e potente da una buona casa Trello: un sistema di gestione dei progetti unico, semplice e potente da un Buona casa Il nome Joel Spolsky significa qualcosa per te? Se è così, vorrete leggere questo post, perché mette in mostra l'ultimo e più grande progetto di Spolsky. E se no, dovresti sapere che questo è ... Read More, che è un altro grande strumento. Se hai provato entrambi, probabilmente hai una preferenza o forse li usi entrambi, ma per cose diverse. Entrambi offrono le nozioni di base per il monitoraggio di progetti, attività e persone insieme a utili notifiche, promemoria e opzioni di formattazione personalizzate per gli strumenti. Quindi, dove si differenziano?

Area di lavoro

Mentre sia Podio e Trello hanno spazi di lavoro ben organizzati, Trello dovrebbe cadere nel “installazione più semplice” categoria. Podio richiede un po 'più di tempo per l'installazione. Dopo aver ottenuto le app necessarie è possibile utilizzare quelle per configurare le tessere o i widget per l'area di lavoro principale e riorganizzarli per avere un bell'aspetto. Con Trello, vedi le tue tavole subito e dopo averne scelto una, vedi le tue carte. Sì, c'è anche un po 'di tempo di setup con Trello, ma quel tempo è trascorso impostare i tuoi progetti e attività piuttosto che impostando gli strumenti necessari per loro come in Podio. Ma se non ti preoccupi di dedicare un po 'di tempo alla creazione di uno spazio di lavoro davvero personalizzato, allora Podio ti consente quello in cui Trello non.

Servizi connessi

Quando si tratta di collegare calendari, software per riunioni I 6 migliori strumenti per riunioni online gratuiti per collaborare con il tuo team I 6 migliori strumenti gratuiti per riunioni online per collaborare con il tuo team I team di piccole dimensioni non hanno bisogno di costose app aziendali per la collaborazione. Ecco sei fantastici strumenti che puoi utilizzare per gestire i dati, le comunicazioni e altro della tua squadra. Gratuito. Ulteriori informazioni, gestori di file e utenti di note, Podio ha semplicemente più opzioni. Puoi allegare file e foto alle schede in Trello da luoghi come Google Drive, Dropbox, Box e OneDrive (di seguito). Puoi anche collegare Trello a iCal per visualizzare le tue carte o anche il calendario Sunrise se questa è la tua scelta di pianificazione. Ma nel complesso, Podio ha più flessibilità con le opzioni per i servizi connessi.

Accesso mobile

Sia Podio (iOS, Android) e Trello (iOS, Android) dispongono di app mobili gratuite che rendono davvero conveniente il monitoraggio del progetto. Per il tuo telefono o tablet, entrambi ti coprono. Se sei una persona visiva che apprezza le schede e le carte utilizzate in Trello, allora sarai molto felice con la loro app. Ha un'interfaccia elegante e il drag and drop è anche abbastanza reattivo. Allo stesso modo, Podio ha una buona app se ti piace vedere le tue tabelle di dati, attività recenti per il tuo team e fare aggiornamenti agli articoli. In entrambi i casi, l'utilizzo delle opzioni mobili ti consente di rimanere in contatto con progetti, notifiche e team quando sei in viaggio.

Suggerimenti per l'utilizzo di Podio

Ancora una volta, Podio è uno strumento per gestire progetti, attività e persino il tuo team che è molto diverso da software come Microsoft Project. Fornisce un modo per tenere traccia, controllare lo stato, assegnare compiti e mantenere i progetti su quel piano attentamente escogitato. Ecco alcuni suggerimenti per l'utilizzo di Podio se sei nuovo o non hai sfruttato appieno le sue funzionalità.

• Per la gestione del team, utilizzare il Fuori dall'ufficio app. Ogni membro del team può selezionare facilmente Vacation, Remote o Conference per descrivere il tipo. Quindi, dopo aver inserito le date, un manager può rapidamente approvare o rifiutare il tempo lontano dall'ufficio. Le notifiche possono anche essere inviate, che forniscono ottimi promemoria se qualcuno della tua squadra se ne andrà.
• Prova il disponibile Moduli Web per il tuo sito. Podio creerà moduli per il tuo sito web con un clic di un pulsante. Puoi quindi personalizzare il modulo e pubblicare il link condivisibile che ricevi o inserire il codice embed direttamente sul tuo sito web. Utilizzando il nostro esempio di gestione degli eventi di prima, potresti facilmente compilare un modulo per i clienti interessati al fine di richiedere i tuoi servizi per il loro evento.
• Approfitta del semplice funzione di esportazione. Ogni app che usi contiene un'opzione per esportare i dati. Questo è molto utile per aggiornare la tua squadra in una riunione di stato o il tuo capo quando vuole aggiornamenti su tutti i progetti per il tuo team. La funzione di esportazione può essere vista quando selezioni l'icona della chiave inglese dall'interno dell'app.
• Personalizza le app per la piena efficacia. Ogni app include le nozioni di base necessarie. Tuttavia, ciascuno può essere modificato e personalizzato in modo da poter utilizzare i campi esatti, gli elenchi, gli stati e altri elementi necessari all'interno di ciascuno di essi. Fai clic sull'icona a forma di chiave inglese quando sei nell'app e seleziona Modifica modello.

Podio Plans

Se sei nuovo a Podio, ci sono alcuni piani diversi tra cui scegliere tra cui a opzione gratuita. Se si dispone di un team di massimo cinque persone, è possibile ottenere gratuitamente tutte le funzionalità di un piano di base, ad eccezione di Gestione utenti. Se hai più di cinque utenti; ci sono piani che partono da $ 9 al mese. È possibile avere utenti illimitati con vantaggi quali sessioni di formazione, supporto prioritario e configurazione avanzata, a seconda del piano a pagamento.

Usi Podio o lo stai ancora prendendo in considerazione?

Se sei un utente Podio attuale, quali consigli utili devi condividere con i lettori? Se stai ancora pensando di utilizzare Podio per i progetti di monitoraggio, quali sono i tuoi fattori decisionali e cosa stai cercando in uno strumento? Sentiti libero di condividere i tuoi pensieri ed esperienze nei commenti qui sotto!

Immagine di credito: uomo d'affari via Shutterstock, Alphaspirit tramite Shutterstock.com

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