Come importare i dati in Excel I fogli di calcolo sono semplici e intuitivi

Excel è il re dei programmi di foglio di calcolo Excel e Fogli Google: qual è il migliore per te? Fogli Excel vs. Google: quale è meglio per te? Hai davvero bisogno di Excel? Sia le soluzioni desktop che quelle online hanno i loro vantaggi. Se hai difficoltà a scegliere tra Excel e Fogli Google per gestire i tuoi fogli di lavoro, lascia che ti aiutiamo a decidere. Ulteriori informazioni, ma a volte è necessario aprire un documento che non è stato formattato in modo specifico per i programmi Microsoft. Altre volte, è necessario salvare il documento in un formato diverso in modo che le persone che non utilizzano Excel possano utilizzarlo.

Importare ed esportare dati in Excel sembra un processo complicato, ma in realtà è piuttosto semplice una volta che lo hai fatto un paio di volte. Ecco cosa devi sapere.

Come importare dati in Excel

Indipendentemente dal tipo di dati che stai importando, inizierai il processo nello stesso modo. Colpire File> Importa per iniziare. Vedrai questo pop-up, che ti consente di scegliere il formato del file originale che desideri importare:

Questa finestra di dialogo ti dà la possibilità di importare valori separati da virgola (CSV), FileMaker Pro, HTML e file di testo. Se desideri importare un altro tipo di file di foglio di calcolo, la soluzione migliore è esportare il foglio di calcolo in un formato diverso dal programma originale. La maggior parte dei programmi non dovrebbe presentare difficoltà nell'esportazione in formato CSV o testo. In questo esempio userò un CSV perché è un formato di dati comune, utilizzato per tutto, dai dati di ricerca ai fogli di lavoro dei social media. Come eseguire il backup dei contatti di Facebook con qualsiasi account di posta elettronica [Consigli settimanali di Facebook] Come eseguire il backup dei contatti di Facebook con qualsiasi account di posta elettronica [Consigli settimanali di Facebook] Facebook rende più utili molti aspetti della tua vita. È un modo semplice per rimanere in contatto, ti ricorda i compleanni dei tuoi amici e può sincronizzare i tuoi contatti e gli eventi di Facebook con il tuo ... Per saperne di più

Avvia l'importazione guidata del testo

Clic Importare, e vedrai l'importazione guidata del testo:

L'importazione guidata di testo di Excel fa tutto il possibile per semplificare questo processo e, per la maggior parte, funziona molto bene. La maggior parte delle volte, colpisci Avanti> fino a quando la procedura guidata non scompare e i tuoi dati vengono visualizzati nel foglio di calcolo. Come puoi vedere nell'immagine sopra, la procedura guidata del testo ha determinato che questo file è delimitato: ogni cella è separata da una virgola. Perché questo è corretto, possiamo solo colpire Avanti> per andare avanti con l'importazione (se non lo è, continua a leggere per suggerimenti sull'importazione a larghezza fissa).

Imposta i delimitatori di dati

Il passaggio due ti consente di scegliere un numero di diverse opzioni relative alla delimitazione che ti aiuteranno ad assicurarti che i tuoi dati vengano importati correttamente:

Innanzitutto, puoi scegliere il tuo delimitatore. I dati che sto importando qui usano le virgole per separare le celle, quindi me ne vado Virgola selezionato. linguetta è anche selezionato, e non ha effetti negativi su questa importazione, quindi lo lascerò in pace. Se il foglio di lavoro utilizza spazi o punti e virgola per differenziare tra celle, basta selezionare tale opzione. Se vuoi dividere i dati su un altro personaggio, come una barra o un punto, puoi inserire quel carattere nel Altro: scatola.

Il Tratta i delimitatori consecutivi come uno la scatola fa esattamente quello che dice; nel caso di virgole, avere due virgole di fila creerebbe una singola nuova cella. Quando la casella non è selezionata, che è l'impostazione predefinita, creerebbe due nuove celle.

Il Qualificatore di testo la scatola è importante; quando la procedura guidata importa un foglio di calcolo, tratterà alcune celle come numeri e alcune come testo. Il carattere in questa casella dirà a Excel quali celle devono essere trattate come testo. Normalmente, ci saranno virgolette (” “) attorno al testo, quindi questa è l'opzione predefinita. I qualificatori di testo non verranno visualizzati nel foglio di calcolo finale. Puoi anche cambiarlo in virgolette singole (") o nessuna, nel qual caso tutte le virgolette rimarranno sul posto quando vengono importate nel foglio di calcolo finale.

Imposta formati dati

Una volta che tutto sembra a posto, colpisci Avanti> per passare al passaggio finale, che consente di impostare i formati dei dati per le celle importate:

Il valore predefinito per Formato dati della colonna è Generale, che converte automaticamente i dati in formati numerici, di data e di testo. Per la maggior parte, funzionerà perfettamente. Se hai esigenze specifiche di formattazione, però, puoi selezionare Testo o Data:. L'opzione data consente anche di scegliere il formato in cui è importata la data. E se vuoi saltare colonne specifiche, puoi farlo anche tu.

Ciascuna di queste opzioni viene applicata a una singola colonna o a più colonne se si fa clic con il tasto MAIUSC per selezionare più di una. Può richiedere molto tempo per esaminare tutte le colonne in questo modo se si dispone di un foglio di calcolo gigante, ma potrebbe risparmiare tempo a lungo termine se tutti i dati sono formattati correttamente quando la si importa per la prima volta.

L'ultima opzione in questa finestra di dialogo è il Avanzate menu, che consente di regolare le impostazioni utilizzate per riconoscere i dati numerici. L'impostazione predefinita utilizza un punto come separatore decimale e una virgola come separatore delle migliaia, ma è possibile modificarlo se i dati sono formattati in modo diverso.

Dopo che tali impostazioni sono state selezionate a piacere, basta premere finire e l'importazione è fatta.

Usa la larghezza fissa anziché quella delimitata

Se Excel non riesce a delimitare i dati o se stai importando un file di testo senza delimitatori, puoi scegliere Larghezza fissa invece di delimitato nel primo passo. Ciò consente di separare i dati in colonne in base al numero di caratteri in ogni colonna. Ad esempio, se hai un foglio di lavoro pieno di celle che contengono codici con quattro lettere e quattro numeri e desideri dividere le lettere e i numeri tra celle diverse, puoi scegliere Larghezza fissa e imposta la divisione dopo quattro caratteri:

Per fare ciò, selezionare Larghezza fissa e fare clic Avanti>. Nella seguente finestra di dialogo, puoi dire a Excel dove suddividere i dati in celle diverse facendo clic sui dati visualizzati. Per spostare una divisione, basta fare clic e trascinare la freccia nella parte superiore della linea. Se si desidera eliminare una divisione, fare doppio clic sulla linea.

Dopo aver selezionato le tue fessure e aver colpito Avanti>, otterrai le stesse opzioni che avresti nell'importazione delimitata; puoi selezionare il formato dei dati per ogni colonna. Quindi colpisci finire e avrai il tuo foglio di calcolo.

Oltre a importare file non delimitati, questo è un buon modo per suddividere testo e numeri Come estrarre un numero o un testo da Excel con questa funzione Come estrarre un numero o un testo da Excel con questa funzione Mescolando numeri e testo in un Il foglio di calcolo di Excel può presentare sfide. Ti mostreremo come modificare la formattazione delle celle e separare i numeri dal testo. Leggi di più dai file con cui stai lavorando. Basta salvare il file come file CSV o di testo, importarlo e utilizzare questo metodo per dividerlo come preferisci.

L'importazione di HTML equivale all'importazione di file CSV o di testo; seleziona il file, passa attraverso le stesse scelte di cui sopra e il tuo documento HTML verrà trasformato in un foglio di lavoro su cui puoi lavorare (potresti trovare utile se vuoi scaricare tabelle HTML da un sito web, o se i dati del modulo web sono salvato in formato HTML).

Esportazione di dati da Excel

L'esportazione dei dati è molto più semplice dell'importazione. Quando sei pronto per esportare, premi File> Salva come ... (o usa una comoda scorciatoia da tastiera di Excel 35 Scorciatoie da tastiera di Microsoft Excel di ogni giorno per Windows e Mac 35 Tasti di scelta rapida di Microsoft Excel per Windows e Mac Le scorciatoie da tastiera ti consentono di risparmiare un sacco di tempo! Usa queste scorciatoie di Microsoft Excel per velocizzare il lavoro con i fogli di calcolo su Windows e Mac. Ulteriori informazioni) e ti verrà presentato un numero di opzioni. Scegli quello che ti serve.

Ecco una ripartizione di alcuni dei più comuni:

• .xlsx / .xls: formati Excel standard.
• .xlt: Modello di Excel.
• .xlsb: un formato Excel scritto in binario anziché XML, che consente il salvataggio di fogli di calcolo estremamente grandi più velocemente rispetto ai formati standard.
• .csv: valore separato da virgole (come nel primo esempio di importazione usato sopra, può essere letto da qualsiasi programma di foglio di calcolo).
• .testo: un certo numero di formati leggermente diversi che utilizzano le schede per separare le celle nel foglio di calcolo (in caso di dubbio, selezionare Testo delimitato da tabulazioni invece di un'altra opzione .txt).

Quando selezioni un formato e premi Salvare, potresti ricevere un avviso simile al seguente:

Se stai cercando di salvare il tuo file come qualcosa di diverso da .xlsx o .xls, è probabile che ciò accada. A meno che non ci siano caratteristiche specifiche di cui hai veramente bisogno nel tuo foglio di calcolo, basta premere Continua e il tuo documento sarà salvato.

Un passo avanti verso la padronanza di Excel

Per la maggior parte, le persone usano solo fogli di calcolo in formato Excel ed è davvero facile aprirli, modificarli e salvarli. Ma di tanto in tanto si ottiene un diverso tipo di documento, come quello estratto dal Web o generato in una diversa suite Office Quale Suite Office è la migliore per te? Quale Office Suite è la migliore per te? Ti verrà premuto per trovare un'occupazione che non richiede l'elaborazione di parole o numeri di qualche tipo. E potresti chiederti, Microsoft Office è davvero la soluzione migliore? Ecco le tue opzioni. Leggi di più . Sapere come importare ed esportare diversi formati può rendere il lavoro con questi tipi di fogli molto più conveniente.

Importa o esporta file Excel su base regolare? Per cosa lo trovi utile? Hai qualche consiglio da condividere o problemi specifici che non hai ancora trovato una soluzione? Condividili qui sotto!

Scopri di più su: Microsoft Excel, foglio di calcolo.