Come rendere la tua azienda più efficiente con la Smart Automation

Gestire un'impresa è già abbastanza difficile. Più puoi automatizzare e non dover ricordare, più puoi concentrarti sulle cose più importanti.

Ci sono molte aree della tua attività che potresti automatizzare per risparmiare tempo. Registra tutte le notifiche di pagamento PayPal come entrate per i tuoi record fiscali. Usa la tecnologia GPS per registrare il chilometraggio aziendale. Oppure ricevi promemoria per rinnovare i domini web aziendali aggiunti automaticamente alla tua lista di cose da fare quotidianamente.

Se sei curioso di sapere come impostare una di queste cose per automatizzare meglio la tua attività, continua a leggere.

Registrare automaticamente reddito

La maggior parte delle piccole imprese accetta pagamenti da servizi di elaborazione dei pagamenti che inviano notifiche e-mail. PayPal è un esempio di questo.

Le notifiche sono un ottimo modo per attivare altre automazioni.

In questo caso, puoi utilizzare la riga dell'oggetto univoca che questo servizio attribuisce sempre alle sue e-mail, per innescare l'aggiunta di un nuovo record al tuo foglio di calcolo delle entrate.

Impostare l'automazione IFTTT

Per prima cosa, se non ne hai ancora uno, crea un account IFTTT. La guida Ultimate IFTTT: usa lo strumento più potente del web come un professionista. La guida definitiva IFTTT: usa lo strumento più potente del web come un professionista se questo è poi quello, noto anche come IFTTT è un servizio web gratuito per far lavorare app e dispositivi. Non sei sicuro di come costruire l'applet? Seguire insieme a questa guida. Leggi di più .

Quindi, fare clic su Le mie applet dal menu e fare clic su Nuova applet link a destra. Clic Questo.

Cercare Gmail e fai clic sul link Gmail. È possibile utilizzare qualsiasi altro servizio di posta elettronica desiderato, a condizione che sia integrato con IFTTT.

Nella finestra successiva, selezionare Nuova email nella posta in arrivo dalla ricerca.

Nella schermata successiva, effettua la query di ricerca soggetto: hai soldi (usa qualsiasi testo che il tuo servizio di pagamento utilizza nella sua riga dell'oggetto email di notifica).

“Soggetto:” dice a IFTTT di analizzare le e-mail in arrivo per il testo specificato nel campo dell'oggetto.

Clicca su Crea trigger.

Successivamente, devi creare un'azione che carichi una nuova riga nel tuo foglio di calcolo del reddito.

Prima di farlo, entra in Google Drive e crea una nuova directory chiamata IFTTT, e al suo interno crea un'altra directory chiamata Attività commerciale.

Nella sottocartella Business, creare un foglio di calcolo chiamato Entrate e spese. Assegna un nome alla prima scheda del foglio di lavoro Reddito.

Tornando in IFTTT, fare clic su Quello. Cercare lenzuola e fare clic su Fogli Google.

Nella finestra successiva, fare clic su Aggiungi una riga al foglio di lavoro.

Questo attiverà una nuova riga nel tuo foglio di calcolo del reddito ogni volta che una nuova email arriva in corrispondenza del filtro della riga dell'oggetto.

Compila il seguente modulo utilizzando i dettagli mostrati di seguito.

Il campo importante qui è formattato riga. Il testo in quel campo dovrebbe essere “BodyPlain ||| ||| ||| ReceivedAt”

Questo lascia due campi vuoti. Ciò ti consentirà di analizzare il corpo dall'email nel nome del mittente e l'importo in dollari (vedi Google Script di seguito).

Clicca su Crea azione per finire questo passaggio.

Aggiungi Google Script

Ora è il momento di personalizzare il tuo foglio di calcolo. Apri il foglio Google appena creato.

Quando ricevi un'e-mail, la nuova riga sarà simile a questa.

Come puoi vedere, il corpo dell'email viene caricato in A1, due colonne vengono saltate e la data del pagamento va a D1.

Pulire il foglio nascondendo la colonna A. Fare clic sulla freccia giù a destra della Colonna A e selezionare Nascondi colonna.

Successivamente, devi scrivere uno script di Google Script 4 Google che rende molto più potenti i fogli di lavoro Google 4 script di Google che rendono i fogli di Google molto più potenti I fogli di lavoro di Google sono eccezionali, ma possono essere ancora più potenti se utilizzi Google Scripts per migliorare le sue capacità. Leggi altro che verrà eseguito ogni volta che una nuova riga viene aggiunta al foglio.

Questo script inserirà i calcoli richiesti per riempire B2 e C2 con il nome e l'importo in dollari dal corpo dell'email.

Vai nello Script Editor facendo clic su Utensili nel menu e fare clic su Editor di script.

Nell'editor di script, incolla il seguente codice sotto la parentesi di chiusura per myFunction ().

function FindLastRow () var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet (); var data = sheet.getDataRange (). getValues ​​(); per (var i = data.length-1; i> = 0; i -) if (data [i] [0]! = null && data [i] [0]! = ") return i + 1 ;

Questo codice cerca nel foglio per l'ultima riga.

Ora, all'interno di myFunction (), incolla il seguente script.

function myFunction () var intLastRow = FindLastRow () SpreadsheetApp.getActiveSheet (). getRange ('B' + intLastRow) .setValue ('= left (A' + intLastRow + ', find ("$", A' + intLastRow + ') -11) '); . SpreadsheetApp.getActiveSheet () getRange ( 'C' + intLastRow) .setValue ( '= Mid (A' + intLastRow +', trovare ( "$", A '+ intLastRow +') - 1, (Trova ( "D", A '+ intLastRow +') - Trova ( "$", A '+ intLastRow +')) + 2) '); 

Questo sembra complicato, ma non lo è.

Il primo “valore impostato” comando è in realtà solo compilando la colonna B con questa funzione:

“= Sinistra (A1, trovare (“$”,A1) -11)”

Questo prende tutto il testo nel corpo a sinistra del simbolo del dollaro.

Quindi riempie la colonna C con questa funzione:

“= Mid (A1, trovare (“$”,A1) -1, (Trova (“D”,A1) -Trova (“$”,A1)) + 2)”

Questo estrae l'importo in dollari tra “$” e “Dollaro statunitense”. Lo script sostituisce semplicemente A1 con qualunque numero fosse l'ultima colonna.

Salva questo script facendo clic sul icona del disco nel menu.

Quindi configurare lo script da eseguire ogni volta che il foglio si aggiorna facendo clic su modificare, e Trigger del progetto attuale.

Clicca sul link per aggiungere trigger.

Selezionare myFunction, Dal foglio di calcolo, quindi selezionare Sul cambiamento dall'ultima casella a discesa.

Ora, ogni volta che arriva una notifica di pagamento in arrivo, una nuova riga viene aggiunta al foglio di calcolo.

Il tuo script viene attivato e compila i campi appropriati con il nome del mittente e l'importo in dollari.

Traccia il chilometraggio con il GPS

La prossima automazione è facile poiché utilizzerai un'app che può eseguire il tracciamento GPS per te: il localizzatore GPS di Everlance.

Gli acquisti in-app sono un po 'fastidiosi, ma puoi esportare i tuoi registri di viaggio in e-mail gratuitamente. I log arrivano come allegato Excel.

Tutto ciò che devi fare è configurare un'automazione IFTTT per catturare le e-mail in arrivo e salvare il file sul tuo account Google Drive.

I registri di viaggio di Everlance arrivano con la riga dell'oggetto: “L'esportazione delle tue transazioni è pronta”. Questo è ciò che puoi usare per prendere l'email.

1. In IFTTT creare a Nuova applet.
2. Clicca su Questo.
3. Cercare Gmail e selezionalo.
4. Selezionare Nuova email nella posta in arrivo dalla ricerca.
5. Nel Cercare tipo di campo oggetto: l'esportazione delle transazioni è pronta e fare clic Crea trigger.
6. Clicca su quello.
7. Cercare Guidare e selezionare Google Drive.
8. Selezionare Carica il file dall'URL.
9. Lascia tutti i campi come predefiniti ma cambia directory in IFTTT / Business / TripLogs.

Questo è ciò che Carica il file dall'URL la configurazione dovrebbe essere simile.

Clicca su Crea azione, e hai finito.

Ora ogni volta che hai finito un viaggio, esporti semplicemente i dati del viaggio sul tuo account e-mail e questo verrà automaticamente registrato nel tuo account Google Drive nella cartella TripLogs.

Scaricare: Everlance per Android (gratuito) | iOS (gratuito)

Imposta le attività per rinnovare i domini aziendali

Uno dei grandi pericoli di possedere un sito Web è dimenticare di rinnovare il nome del dominio ogni anno o due.

Molti registrar di domini ti consentono di registrare automaticamente i domini quando scadono, ma potresti non volerlo fare. Forse stai cercando di vendere il dominio o trasferirlo a qualcun altro Come trasferire un nome di dominio con tempi di fermo zero Come trasferire un nome di dominio con tempi di fermo zero Se ti stai chiedendo come trasferire il tuo nome di dominio con zero tempi di inattività, devi per farlo in un ordine particolare. Leggi di più .

Una cosa che puoi fare è configurare un'automazione che inserirà automaticamente una nuova attività nell'app To-Do nella data in cui ricevi il promemoria.

Torna a IFTTT e configura un'automazione per ricevere le e-mail di notifica.

In questo esempio, utilizzeremo le notifiche GoDaddy fornite con la riga dell'oggetto: “Il tuo avviso di rinnovo Godaddy”.

1. In IFTTT creare a Nuova applet.
2. Clicca su Questo.
3. Cercare Gmail e selezionalo.
4. Selezionare Nuova email nella posta in arrivo dalla ricerca.
5. Nel Cercare tipo di campo subject: Il tuo avviso di rinnovo Godaddy e fare clic Crea trigger.
6. Clicca su quello.
7. Cerca la tua app da fare e selezionala (IFTTT supporta ToDoist, RememberTheMilk e altri)
8. Selezionare Crea una nuova attività.
9. Compila il campo Nome attività con Oggetto a.

La maggior parte delle app da fare è abbastanza intelligente da incorporare la data di scadenza se si menzionano un'ora e una data nel nome dell'attività.

In questo caso, fare clic su Aggiungi ingrediente, e scegliere Ricevuto a.

Questo imposterà il tuo compito a causa della data in cui hai ricevuto l'email.

La prossima volta che accederai alla tua app, vedrai l'attività scaduta o in ritardo e potrai assegnarla a un'ora in cui è più conveniente gestire il dominio.

Questo è particolarmente utile se hai molti domini da gestire. Non dimenticherai mai più un dominio in scadenza.

Risparmia tempo con le automazioni aziendali

Ci sono molte cose da ricordare quando gestisci una piccola impresa. Speriamo che le automazioni di cui sopra contribuiranno a ridurre un po 'il carico.

E ricorda, se sei un freelance, ci sono molti altri strumenti là fuori per aiutarti a gestire la tua attività. Se la contabilità non è il tuo punto di forza, ti consigliamo di rivedere il nostro elenco dei migliori software di contabilità disponibili per i liberi professionisti. Il miglior software di contabilità Ogni libero professionista ha bisogno del miglior software di contabilità Ogni bisogno di contabilità è un campo minato di complessità. Gli errori possono essere costosi e persino un crimine. Se sei stanco della contabilità manuale, prova un software di contabilità. Leggi di più .

Immagine di credito: Rawpixel / Depositphotos

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