Come gestire la firma dell'email in Outlook

Proprio come con una nota o una lettera, una comunicazione scritta dovrebbe includere una firma. Ora che moltissimo è diventato digitale, le e-mail sono diventate un modo comune di comunicare, sia per affari che per piacere. E una firma alla fine del tuo messaggio può fare la differenza. Questo è particolarmente importante nel mondo degli affari.

Abbiamo già spiegato in precedenza i vantaggi delle firme di posta elettronica. Trovi anche il vantaggio delle firme di email che puoi trarre vantaggio dalla potenza delle firme di email Una firma ti dice qualcosa su una personalità. Proprio come due persone difficilmente scrivono allo stesso modo, anche loro firmano in modo diverso. È così che è nata la "scienza" della grafologia. Ma l'era digitale e l'e-mail ... Leggi di più, compresa l'apertura alla comunicazione e alla professionalità, oltre a fornire uno strumento di networking e promozionale. Tutto questo può essere fatto con una semplice firma che include il tuo nome e le informazioni di contatto, e opzionalmente, il tuo sito web e l'indirizzo commerciale.

Detto questo, se usi Outlook per le tue e-mail, creare una firma è semplicissimo. Non richiede molto tempo, offre flessibilità e può fornire più firme per le comunicazioni aziendali e personali.

Come aggiungere una firma in Outlook

Se non sei sicuro su come creare una firma in Outlook, devi prima accedere alla schermata di configurazione. È possibile aprire quest'area in due modi diversi nell'applicazione desktop di Outlook.

• Il primo metodo è fare clic File > Opzioni > posta. Dovresti vedere l'opzione per firme e basta premere quel pulsante.

• Il secondo modo per accedere alla finestra di configurazione è nella schermata di composizione della posta elettronica. Seleziona il Inserire scheda, il firme dropdown box e pick firme.

Entrambi questi metodi ti porteranno a Firme e articoli di cancelleria schermo. Qui è dove creerai la tua firma e configurerai le sue impostazioni.

Come creare una firma

Per iniziare con la tua prima creazione di firma, assicurati di essere sul Firma e-mail scheda nella finestra di configurazione. Quindi, seleziona l'account e-mail che desideri utilizzare sulla destra, se hai impostato più di un indirizzo. Ricorda, puoi creare più firme per più account.

Clic Nuovo, quale dovrebbe essere l'unico pulsante accessibile se non ci sono ancora altre firme.

Successivamente, dovrai dare un nome alla tua firma. Questo è tanto importante quanto utile se si pianifica di impostare più di una firma. Ad esempio, è possibile scegliere di avere firme diverse per nuovi messaggi e risposte o per messaggi in-office e out-of-office. Quindi, prova ad usare un nome significativo che riconoscerai a colpo d'occhio.

Come formattare una firma

Ora arriva la parte divertente, creando una firma e-mail standout nell'editor di testo. Certo, puoi mantenerlo semplice semplicemente inserendo il tuo nome e le informazioni di contatto. Ma puoi usare gli strumenti disponibili per cambiare il carattere Come modificare i caratteri e la formattazione dell'email in Microsoft Outlook Come modificare i caratteri e la formattazione dell'email in Microsoft Outlook Il tuo font Outlook continua a cambiare? Forse la dimensione del carattere è troppo piccola, ad esempio quando rispondi a un'email. Questa guida ti aiuterà a correggere la tua e-mail e la formattazione dei font in Microsoft Outlook. Leggi ulteriori informazioni su stile e dimensioni, formatta il testo, cambia il suo colore e allinearlo a sinistra, a destra o al centro.

Se si desidera apportare tali modifiche, è possibile utilizzare gli strumenti prima di digitare la propria firma o dopo. Iniziamo facendo clic all'interno del Firma e-mail casella di testo e digitando la firma per apportare le modifiche in seguito. Quindi, esamineremo le altre opzioni per inserire un biglietto da visita, un'immagine o un link.

Per cambiare il testo nella firma dopo averlo digitato, basta selezionare il testo e apportare modifiche allo stile, alle dimensioni, alla formattazione o al colore del carattere. Ad esempio, potresti desiderare che il tuo nome appaia più grande e con un carattere elegante. O forse vorresti che la tua ragione sociale e il tuo numero di telefono venissero visualizzati nei colori della tua azienda.

Una delle caratteristiche principali della creazione della firma nel desktop di Outlook è che se si desidera aggiungere un collegamento a un sito Web, l'applicazione lo fa automaticamente. Ad esempio, se inizi a digitare “www.” e poi il resto dell'URL, quando colpisci il accedere chiave, il testo è collegato al sito per te.

In alternativa, puoi collegare il testo tu stesso e utilizzare una lingua diversa con il collegamento ipertestuale pulsante. Questo ti permette di comporre qualsiasi testo che ti piace e collegarlo. Ad esempio, potresti desiderare che il nome della tua società appaia così com'è ma collegalo al sito web della società.

Per fare ciò, seleziona il testo e clicca il collegamento ipertestuale pulsante nella parte superiore dell'editor. Sotto Collegamento a assicurati che File esistente o pagina Web è selezionato, conferma il testo da visualizzare nella parte superiore, quindi inserisci l'URL nella parte inferiore, in Indirizzo campo. Clic ok e tu sei pronto.

Noterai che puoi anche collegarti a un'e-mail nella stessa casella, che è un altro modo pratico per formattare il tuo indirizzo e-mail. Puoi anche includere una riga dell'oggetto in modo che tu sappia che il messaggio proviene da un utente che ha fatto clic sul tuo indirizzo nell'email. È sufficiente notare che l'utente può probabilmente regolare la riga dell'oggetto con la propria applicazione.

Un altro ottimo modo per far risaltare la tua firma è inserire un'immagine. L'uso più comune di questo è per il logo della tua azienda. E molte aziende in realtà richiedono che il loro logo sia nella tua firma. In ogni caso, aggiungere questo è semplice come aggiungere un link.

Sposta il cursore sul punto della firma in cui desideri l'immagine e fai clic su Immagine pulsante. Cerca il tuo file nella finestra popup, selezionalo e premi Inserire. È così, la tua immagine viene quindi inserita nella tua firma.

Se ti rendi conto dopo aver inserito l'immagine che potrebbe utilizzare una formattazione, puoi farlo anche tu. Basta fare doppio clic sull'immagine per aprire la finestra di formattazione. Quindi, è possibile regolare la dimensione o i colori e le linee, nonché immettere testo alternativo e ritagliare l'immagine.

Un altro fantastico modo per formattare un'immagine nella tua firma è di collegarlo. In questo modo, il tuo destinatario può semplicemente fare clic sul logo e andare direttamente al sito web della tua azienda. Per fare ciò, aggiungi l'immagine e inserisci il link con i passaggi precedenti.

Sebbene non sia così comune come gli altri strumenti di formattazione, è disponibile l'opzione per aggiungere un biglietto da visita. Metti il ​​cursore dove vuoi, fai clic sul Biglietto da visita pulsante, selezionare la posizione nel Guarda dentro casella a discesa e fare clic ok.

Se hai salvato un biglietto da visita che include il tuo nome, il titolo di lavoro e il nome della società, questo è un modo conveniente per aggiungere rapidamente quei dettagli.

Come configurare una firma

Un ultimo pezzo dopo aver creato la tua firma è decidere quando deve essere usato. Hai già scelto l'indirizzo email a cui allegarlo, ma c'è di più. È possibile utilizzare la firma per nuovi messaggi, risposte e inoltro o entrambi. E puoi crearne di diversi per ognuno.

Ad esempio, se si dispone di una firma che include molti dettagli insieme al proprio nome, è possibile che non si desideri includere tutto ciò quando si risponde semplicemente o si inoltra una e-mail a qualcuno. A quel tempo, potresti semplicemente volere un semplice “grazie” insieme al tuo nome, invece.

Quindi, manterrai il nome della tua nuova firma email nel Nuovo messaggio area e quindi creare un'altra nuova firma e selezionarne il nome nel Risposte / in avanti scatola. Tieni presente che queste scelte verranno inserite nelle tue email per impostazione predefinita, ma possono essere modificate nell'email prima di inviarla.

Come utilizzare una firma diversa

Ora che hai impostato le tue firme predefinite, non devi preoccuparti di inserirle quando componi, rispondi o inoltrerai un messaggio. Ma, cosa succede se si desidera utilizzare una firma diversa in quella particolare e-mail?

Nella finestra del nuovo messaggio, fare clic su Inserire scheda. Quindi, selezionare il firme menu a discesa e scegli la firma che desideri utilizzare. Vedrai quindi la tua scelta pop direttamente nella tua email sostituendo quella predefinita.

Come modificare una firma in Outlook

Potresti avere tutte le firme configurate ora, ma ti rendi conto che devi apportare una modifica. Come si modifica una firma esistente? Questo è semplice come crearne uno.

Ancora una volta, accedi alla finestra di configurazione della firma facendo clic File > Opzioni > posta. O sulla schermata di composizione della posta elettronica, selezionare il Inserire scheda, il firme casella a discesa e selezionare firme.

Quindi, selezionare il nome della firma nel file Seleziona la firma da modificare scatola. Apporta le modifiche nell'editor e fai clic Salvare. Puoi anche rinominare la tua firma da quest'area se necessario. Clic Rinominare, dargli un nuovo nome e fare clic Salvare.

Le firme sono per più di e-mail aziendali

Potresti trovarti in una situazione in cui la tua azienda ha regole severe per la firma e la formattazione delle email. O forse preferisci semplicemente mantenere le tue firme semplici per motivi professionali. Ma le firme delle e-mail non sono solo per gli affari e con gli strumenti offerti da Outlook, puoi rendere le tue e-mail personali divertenti e creative.

Ecco alcuni suggerimenti.

Aggiungi un po 'di allegria alle e-mail che invii ad amici e parenti. Puoi inserire un'immagine carina, aggiungere una chiusura allegra e abbellire la tua firma con colori festosi.

Includere motivazione, ispirazione o buon vecchio umorismo con una citazione. Puoi fare in modo che le parole sembrino fantasiose o divertenti con gli strumenti di formattazione di Outlook.

Mostra il tuo spirito di squadra per il calcio, il basket o la stagione del baseball. Puoi inserire una foto della tua squadra preferita, collegarla al loro sito web ufficiale e usare i colori della squadra per un effetto interessante.

Non dimenticare il Web

Se occasionalmente accedi al tuo account Outlook sul web Microsoft Outlook Web vs. Desktop: qual è il migliore per te? Microsoft Outlook Web vs. Desktop: qual è il migliore per te? Outlook.com è un potente client di posta elettronica online che viene fornito gratuitamente con Office Online. Ma Outlook sul Web può competere con la sua controparte desktop? Il nostro confronto con Outlook ti aiuterà a decidere da solo. Ulteriori informazioni, è possibile aggiungere anche una firma predefinita. Sì, Outlook sul Web non è esattamente la stessa cosa di Outlook sui desktop, ma questa è una cosa che entrambi condividono. Scopri di più sulle differenze tra Outlook, Hotmail e i servizi di posta elettronica di Microsoft Hotmail Is Dead! I servizi di posta elettronica di Microsoft Outlook hanno spiegato Hotmail è morto! Spiegazione dei servizi di posta elettronica di Microsoft Outlook Interrompere la ricerca di Hotmail! La terminologia che circonda i vari servizi di posta elettronica di Microsoft Outlook è confusa. Se non sai più se si chiama app web Outlook, Outlook Online o altro, spiegaci. Leggi di più .

Clicca il icona dell'ingranaggio in alto per aprire le tue impostazioni. Quindi, selezionare Opzioni > posta > disposizione > Firma e-mail.

Mentre al momento puoi solo creare e utilizzare una firma sul sito di Outlook, puoi comunque formattarla, aggiungere immagini e collegamenti e configurarla nel tipo di messaggio.

Condividi la tua firma Suggerimenti e suggerimenti

Per le e-mail aziendali, le firme possono essere semplici, attraenti e utili allo stesso tempo. Offrono ai destinatari un modo semplice per visualizzare le informazioni di contatto e visitare il sito Web della società. Per le e-mail personali, le firme possono essere uniche, divertenti e divertenti. Possono mostrare personalità e spirito.

Quali suggerimenti hai per gli altri riguardo le firme via e-mail? Hai una regola generale che vorresti condividere per i messaggi aziendali o un'idea creativa che desideri suggerire per le email personali? Condividi i tuoi pensieri con noi qui sotto.

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