Come organizzare il tuo Google Drive come un professionista

Google Drive può essere un fantastico strumento di produttività e collaborazione. Una volta che inizi a usarlo molto, tuttavia, può essere difficile mantenere tutto organizzato. Fortunatamente, Google ha previsto questo problema e ha reso facile trovare quello che stai cercando e assicurarti di non perderlo di nuovo.

1. Impostazione di base di Google Drive e aggiunta di file

Come gli esploratori di file standard, Google Drive ti consente di organizzare i tuoi file in cartelle, il che è utile se lavori su più progetti distinti. Ciò che lo rende un po 'più complesso è che i tuoi file possono provenire da un massimo di tre diverse fonti, elencate nella barra laterale sotto drive.google.com: Mio disco, Condiviso con me, e Google Foto.

Se stai cercando un file, potrebbe essere in una di queste categorie, rendendo difficile la navigazione verso un file. Per semplificare, puoi aggiungere qualsiasi file o cartella al tuo Drive. Se fai clic e trascini un file sull'unità, questo rimuove il file dalla posizione corrente e lo trasferisce nell'unità.

Per evitare di confondere le altre persone facendo sparire i loro file e cartelle, usa il Aggiungi a Il mio Drive opzione dal menu del tasto destro. L'aggiunta di un file all'unità in pratica aggiunge un collegamento al file o alla cartella al livello più alto dell'unità. In questo modo, puoi trovarlo più velocemente, ma non devi spostarlo dalla sua posizione originale,

2. Ordina per fattori diversi

Questo è davvero di base, ma spiega perché non è immediatamente chiaro dove trovare questa opzione. Il Ordina le opzioni il pulsante si trova sul lato destro della barra degli strumenti e mostra le lettere A e Z tra due frecce. Fai clic su quell'icona e ti verrà data l'opzione di ordinare per nome, ultima data di modifica, ultima data modificata per me e ultima data di apertura per me.

Sembra estremamente semplice, ma può essere estremamente utile!

3. Seleziona file più veloce

Un altro consiglio molto semplice, ma lo sapevi che puoi farlo MAIUSC + clic o clicca e trascina per selezionare più file in Google Drive?

Alcuni servizi online non supportano questa funzionalità, ma Google Drive lo fa e ti consente di selezionare i file e di eseguire operazioni batch su di essi molto più rapidamente, rispetto a quando avessi provato a apportare modifiche a ciascuno di essi singolarmente.

4. Utilizzare gli strumenti di ricerca avanzata

La ricerca di un file utilizzando la barra di ricerca nella parte superiore dello schermo è sicuramente il modo migliore per trovare qualcosa che hai perso, e l'utilizzo degli strumenti avanzati che sono solo un paio di clic renderà ancora più efficace.

Quando fai clic sulla barra di ricerca, vedrai che puoi fare clic su qualsiasi tipo di file per limitare la ricerca a quel tipo di file. Quando fai clic su di esso, “Tipo: [filetype]” apparirà nella barra di ricerca e vedrai un elenco di tutti quei tipi di file che hai nel tuo Drive. Scorrendo questa lista è un buon posto per iniziare a cercare.

Puoi anche inserire “[il tuo termine di ricerca] digita: [filetype]” per cercare un documento, foglio di calcolo, PDF, presentazione o altro tipo di file per rendere più veloce la ricerca.

Oltre alla ricerca per tipo di file, puoi fare clic Altri strumenti di ricerca nella parte inferiore del menu di selezione del tipo di file per accedere a opzioni di ricerca più avanzate, come la modifica della data, le parole contenute nel file, il proprietario e condivise con.

Queste opzioni saranno di grande aiuto per le persone che archiviano un sacco di file in Google Drive, soprattutto se mantengono molti tipi di file diversi in giro (gli studenti che utilizzano Google Drive 7 Nuove funzionalità di Google Drive Ogni studente deve sapere 7 Nuove funzionalità di Google Drive Ogni studente Must Know School è in corso e Google è pronto a semplificare le cose per gli studenti con Google Drive. Sono state introdotte nuove funzionalità e perfezionate le vecchie funzionalità.Noi abbiamo i dettagli.Per ulteriori informazioni potrebbero trovare utili questi strumenti).

5. Usa colori e stelle per creare categorie

È possibile creare gerarchie complesse di cartelle, ma a volte è più semplice avere un sistema più visivo. Cliccando con il tasto destro su una cartella, è possibile selezionare Cambia colore e selezionare un nuovo colore per la cartella.

Invece del grigio standard (e piuttosto poco interessante), ora avrai una cartella dai colori vivaci che potrai trovare tra le masse di altre cartelle nel tuo Drive.

Puoi anche contrassegnare gli articoli selezionando Aggiungi stella nel menu del tasto destro, e ogni file e cartella che hai recitato verrà visualizzato quando fai clic Ha recitato nel menu a sinistra.

È come utilizzare le stelle in Gmail, se hai familiarità con questa pratica.

6. Anteprima dei documenti per scansionarli rapidamente

Se non sei sicuro di ciò che viene chiamato il tuo documento, o vuoi solo un rapido promemoria di cosa c'è in un file, puoi fare buon uso del pulsante di anteprima - è nella barra dei menu in alto e sembra un occhio.

Fai clic su un file, premi il pulsante di anteprima e vedrai cosa c'è nel file, dandoti un promemoria di cosa c'è dentro. Non è velocissimo, ma potrebbe essere più veloce di aprire il file in una nuova scheda per vedere se è quello che stai cercando.

Se hai bisogno solo di uno sguardo molto piccolo al tuo documento, puoi usare la griglia per vedere le miniature di ciascun documento nel tuo Drive (il Vista a griglia il pulsante è vicino al Ordina le opzioni pulsante nella barra degli strumenti).

Probabilmente non è utile quanto la visualizzazione elenco, ma sapere che è lì potrebbe farti risparmiare tempo se ti trovi in ​​una situazione in cui potrebbe aiutare.

7. Controlla la revisione e modifica le cronologie dal mio disco

Un rapido clic con il tasto destro può mostrare chi ha effettuato le revisioni e quando le ha apportate su qualsiasi documento, anche se non è un documento Google. (In questa immagine, sto usando questo su un PDF-lo sapevi che Google Drive è ottimo anche per lavorare con i PDF 10 Suggerimenti per fare di più con i tuoi file PDF su Google Drive 10 Suggerimenti per fare di più con i tuoi file PDF su Google Drive Dalla gestione dei tuoi file alla collaborazione su Documenti, Drive è una suite per ufficio a pieno rendimento, che molte persone non realizzano è la sua capacità di fare molto di più che visualizzare solo i PDF.

Per vedere queste informazioni, basta fare clic con il tasto destro e selezionare Gestisci le revisioni ...

Per visualizzare la cronologia delle modifiche per un documento Google, fai clic con il pulsante destro del mouse e premi Visualizza dettagli. Questo aprirà il pannello dei dettagli sul lato destro dello schermo:

Ora puoi selezionare altri file per vedere la loro revisione e modificare la cronologia o fare clic Dettagli per vedere cose come date, dimensioni, posizione, proprietario e chi ha accesso al file.

8. Aggiungi elementi a più cartelle

Google Drive aveva una funzione di codifica che ti permetteva di trovare i file correlati, anche se non erano archiviati insieme. Quella funzionalità è stata rimossa. Tuttavia, può essere sostituito da un'app Google Drive che ti consente di aggiungere un singolo file a più cartelle.

Per connettere questa app, fai clic su qualsiasi file, con il mouse sopra Aperto con, e selezionare + Collega più app. Utilizza la barra di ricerca per trovare Multifolder e aggiungilo al tuo Google Drive. Ora, basta fare clic con il tasto destro su un file o una cartella, premere Apri con> Multifolder, e sarai in grado di aggiungerlo a più cartelle.

9. Utilizzare le app per aiutarti a organizzare

Oltre a Multifolder, una serie di altri fantastici componenti aggiuntivi di Google Drive 5 componenti aggiuntivi di Google Drive che devi utilizzare 5 componenti aggiuntivi di Google Drive che devi utilizzare Google Documenti e Google Spreadsheet sono entrambi incredibili servizi gratuiti, ma quando includi alcuni dei componenti aggiuntivi elencati qui, possono dare nuova vita a questi strumenti. Leggi di più e le app possono aiutarti a rimanere organizzato: scegliere quali utilizzare dipende solo da ciò che stai cercando di fare. Per esempio, FileThis è un'app super utile che carica automaticamente estratti conto, fatture e fatture in una cartella del tuo Google Drive.

L'account gratuito da FileThis.com ti consente di connettere fino a sei account e li aggiorna una volta alla settimana.

Viene chiamata un'altra app potenzialmente utile Cartella nascosta, e ti consente di impedire ad altre app di visualizzare file specifici nel tuo Drive. Google Drive è abbastanza sicuro Quanto sono sicuri i tuoi documenti in Google Drive? Quanto sono sicuri i tuoi documenti in Google Drive? Leggi altro, ma questa app aggiunge un altro livello di sicurezza, nel caso in cui tu perdessi il tuo dispositivo mobile.

Ci sono tutti i tipi di utili app di Google Drive Rendi Google Drive assolutamente eccezionale con questi strumenti Rendi Google Drive assolutamente eccezionale con questi strumenti Google Drive è dotato di funzionalità intelligenti. E puoi espandere notevolmente il suo potenziale con strumenti di terze parti. Qui abbiamo compilato alcuni dei migliori strumenti che si collegano a Google Drive. Leggi di più là fuori - devi solo trovarli. Colpire + Collega più app e fare un po 'di esplorazione per vedere quali potrebbero aiutarti!

I tuoi suggerimenti preferiti su Google Drive

Questi suggerimenti dovrebbero aiutarti a tenere sotto controllo il tuo Google Drive. L'unica guida di Google Drive che avrai sempre bisogno di leggere. L'unica guida di Google Drive che avrai sempre bisogno di leggere Google Drive è la combinazione perfetta di strumenti di archiviazione e gestione dei documenti online. Spieghiamo come utilizzare al meglio Google Drive online e offline, da solo e in collaborazione con altri. Leggi di più e rendilo molto più facile da navigare.

Tra tutte le grandi strategie per organizzare Google Drive, quali sono i tuoi preferiti? Come ti assicuri di trovare i file che ti servono in Google Drive? Usi altre app o solo un solido sistema organizzativo?

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