Come assegnare priorità alle attività con il sistema di produttività della matrice Eisenhower

Oggigiorno le app delle liste di cose da fare sono di gran moda. La scienza ha dimostrato che le liste incoraggiano davvero la produttività e puoi aumentare ulteriormente la produttività utilizzando trucchi come rendere pubblica la tua lista di cose da fare. Alcune persone usano persino le loro caselle di posta elettronica come elenchi delle cose da fare.

Ma cosa succede se hai provato tutto questo e niente di tutto ciò funziona?

Fortunatamente per te, metodi di produttività alternativa 5 Nuove tecniche di produttività Probabilmente non hai sentito parlare di 5 nuove tecniche di produttività che probabilmente non hai sentito Se stai ancora cercando il modo migliore per aumentare la tua produttività, prova una di queste migliori alternative a Pomodoro e GTD. Ricorda di smettere di cercare una volta trovata una soluzione "abbastanza buona". Leggi di più esistono. E se trovi che le liste di cose da fare sono troppo fastidiose o troppo opprimenti, allora ti consigliamo di provare una tecnica vecchia ma efficace chiamata Matrice Eisenhower.

Qual è la matrice Eisenhower?

La matrice Eisenhower è una griglia di scatole 2 × 2. La riga superiore è per le attività che sono “Importante” mentre la riga in basso è per le attività che sono “Non importante.” Allo stesso tempo, la colonna di sinistra è per le attività che sono “Urgente” mentre la riga destra è per le attività che sono “Non urgente.” Ecco come appare:

Per molti, i termini Importante e Urgente sono sinonimi, quindi prendiamoci un momento per definire la differenza tra loro:

• Importante - Compiti che contribuiscono ai vostri obiettivi e valori a lungo termine, personali, professionali, ecc. L'importanza è tutto rilevanza. Un modo per decidere se un'attività è importante è chiedersi: “Posso ancora raggiungere i miei obiettivi e rimanere fedele ai miei valori se ignoro questo compito?”
• Urgente - Compiti che devono essere gestiti entro la fine della giornata. Se il tuo programma ha più margine di manovra, puoi preferirlo entro la fine della settimana. In entrambi i casi, l'urgenza è tutto tempo. Un modo per decidere se un'attività è urgente è chiedersi: “Quando è la scadenza per questa attività?”

Prima di poter decidere se un'attività è importante o meno, è necessario conoscere i propri obiettivi e valori. Per molti, la progressione di carriera è un obiettivo a lungo termine, quindi i compiti direttamente correlati a ciò sono importanti. O se la maggior parte della famiglia è importante, allora tornare a casa in orario potrebbe essere importante.

Ma come può un compito essere urgente ma non importante? Ricorda che l'urgenza è solo circa il tempo. Pensa alla scadenza. Supponiamo che oggi sia l'International Coffee Day e che la tua caffetteria locale stia distribuendo caffè gratuito. Se non ne approfitti oggi, l'opportunità è persa, ma il caffè gratuito non ha alcuna rilevanza per i tuoi obiettivi o valori a lungo termine. È urgente, ma non importante.

Utilizzando queste definizioni, diventa più facile descrivere il tipo di attività che appartengono a ciascuna delle quattro caselle. Possiamo anche pensare alla matrice in questo modo:

Perché usare la matrice Eisenhower?

La matrice Eisenhower è semplicemente un modo per dare la priorità ai tuoi compiti.

Le liste di cose da fare sono ottime per il monitoraggio che cosa devi farlo, ma non è sempre facile da determinare quale le attività hanno una priorità più alta. Personalmente non ho mai usato il “Priorità” funzione in qualsiasi app lista di cose da fare perché finisco sempre per taggare tutto come “Priorità alta” - e quando tutto è prioritario, nulla lo è.

Inoltre, quando guardi una lista di cose da fare e vedi 30 attività impilate, come decidi quale compito affrontare? “Inizia con il più semplice,” alcuni dicono. “No, inizia con il più difficile,” altri dicono. Ma cosa è facile e cosa è difficile? Non è mai in bianco e nero. Spesso, ho sprecato 10, 15 o anche 30 minuti solo cercando di scegliere il mio compito!

Questo è il motivo per cui la matrice Eisenhower brilla. A differenza di una singola lista di cose da fare, la matrice ha priorità su se stessa. Ti dice quale compito da gestire successivamente. Riduce il carico cognitivo perché importa solo le caselle Now e Later. E se sei mai a corto di tempo, ti aiuta a vedere quali attività puoi saltare.

Inoltre, la matrice ha altri due vantaggi minori. In primo luogo, ti costringe ad essere più consapevole di ogni compito. Invece di buttare tutto in una pila di cose da fare, decidete attivamente se le attività valgono il vostro tempo in anticipo, mantenendo il vostro elenco di cose da fare stretto. Secondo, ti ricorda costantemente i tuoi obiettivi e valori.

L'unico problema è che la Matrice Eisenhower può essere un po 'complicata all'inizio. In particolare, i nuovi utenti tendono ad essere inciampati dalle caselle Delegate e Trivial. Là è una curva di apprendimento, quindi esaminiamo un esempio pratico su come impostare una matrice, organizzare le attività e superare un giorno.

Come usare la matrice Eisenhower

Anche se Eisenhower Matrix è concettualmente un quadrato di quattro caselle, è praticamente possibile accedervi come quattro elenchi di cose da fare: una lista Now, una lista Delegate, una lista Later e una lista Trivial. Le due liste urgenti vengono prima delle liste non urgenti.

Trovo che Trello sia fantastico per questo. Prepara una tavola per ogni sfera della tua vita (ad es. Personale, professionista, chiesa, hobby) e imposta queste quattro liste in ciascuna delle schede. O se non hai molto da fare, potresti usare una scheda per tutte le attività. Tocca a voi. Non ti piace Trello? Considera questi strumenti Kanban alternativi Addio, Trello! 5 Strumenti di bordo Kanban gratuiti alternativi Arrivederci, Trello! 5 Strumenti di Kanban gratuiti gratuiti di Trello è un'app incredibile per la gestione dei progetti e l'organizzazione dei tuoi compiti. Ma ci sono altre app kanban che potrebbero essere l'ideale per le tue attività. Parliamo delle migliori alternative Trello. Leggi di più .

Una volta che gli elenchi sono pronti, puoi iniziare ad aggiungere attività:

Diciamo che sei un impiegato tradizionale che vuole usare la Matrice Eisenhower per diventare più produttiva al lavoro. Questo sarà lo scenario che guida il resto di questo esempio, ma dovrebbe essere facile applicare questi concetti in caso contrario.

Cosa c'è nel tuo piatto per oggi? La prima cosa che mi viene in mente: email. Creiamo un compito per raggiungere la posta in arrivo zero, che è urgente (l'e-mail dovrebbe essere svuotata ogni giorno) e importante (stiamo parlando di e-mail relative al lavoro qui):

Oggi sembra essere il Pretzel Day in ufficio e tu brami un pretzel gratis con le opere. Questo potrebbe essere urgente, ma non è importante:

Il tuo capo ti ricorda che il rapporto di documentazione per l'ultimo progetto del tuo team è dovuto alle 16.00, che è urgente e importante:

Ti ricorda anche che la richiesta di budget del tuo team per il tuo prossimo progetto è prevista entro la fine della giornata di venerdì. Questo è importante, ma non urgente:

Il responsabile dell'ufficio viene da te e dice che le scorte di carta e inchiostro stanno per esaurirsi. Devi effettuare un ordine il prima possibile, ma questo non ha molto a che fare con i tuoi obiettivi o valori di carriera:

È l'inizio dell'estate (in questo scenario) e l'ufficio diventa troppo afoso con la stagione delle piogge. La produttività di tutti salire alle stelle con un buon deumidificatore, per non parlare di tutti gli altri benefici della riduzione dell'umidità 4 Benefici per la salute del monitoraggio di Temp e umidità a casa 4 Benefici per la salute del monitoraggio Temp e umidità a casa Sapevate che ci sono benefici per la salute derivanti dall'uso intelligente prodotti per la casa? Giusto. Uno o due acquisti intelligenti potrebbero migliorare drasticamente la qualità della vita a casa. Leggi di più .

Fai un appunto per farlo, ma non è né urgente né importante:

Avanti e avanti Le riunioni spuntano, la pianificazione deve essere fatta, si ricordano le cose che si desidera fare, ecc. Alla fine, la matrice (cioè gli elenchi) si riempirà, e la parte migliore è che è molto meno intimidatorio di un elenco principale di attività:

Ogni volta che sei libero per un'altra attività, inizia semplicemente a sinistra e vai a destra. Dovresti affrontare tutto nelle liste Now e Delegate prima di preoccuparti delle liste non urgenti.

Se tu può delegare, affronta prima l'elenco dei delegati e scarica tutte le attività possibili. Quindi passa attraverso la lista Now. Una volta superato l'elenco Now, considera la tua giornata un successo. È ora possibile ottenere un vantaggio sull'elenco successivo o terminare il giorno in anticipo.

Se tu non si può delegato, inizia con la lista Now. Se si passa alla lista Now e si ha più tempo, si ha una scelta: considerare l'elenco dei delegati come un elenco Now, ottenere un vantaggio sull'elenco successivo o terminare il giorno in anticipo. In pratica, probabilmente vorrai alternare le attività Delega e Successiva.

Alla fine della giornata, scorrere l'elenco dei delegati e scaricare tutti i compiti per i quali sono scadute le scadenze. Mantieni quelli che puoi ancora fare. Salvali per domani.

All'inizio del giorno successivo, passa all'elenco Successivo e decidi quali attività sono urgenti. Spostali nella lista Now. Fai lo stesso per l'elenco Trivial, ad eccezione di spostare tali attività nella lista Delegate. Aggiungi eventuali nuove attività che emergono durante il giorno. Risciacqua e ripeti.

Quando le liste delle cose da fare non funzionano per te

Si noti che è possibile modificare la matrice Eisenhower come si desidera. Ad esempio, invece di usarlo per guidare l'intera giornata, puoi ordinare la tua e-mail con la propria matrice Ecco la soluzione di smistamento email più decisiva che ti servirà qui Ecco la soluzione di smistamento email più decisiva che ti servirà mai Una soluzione di ordinamento semplice assicurerà sei sempre in cima ai tuoi messaggi e-mail. Sono necessarie solo quattro etichette o cartelle per gestire la posta in arrivo e ridurre lo stress della posta elettronica. Leggi di più . L'intero concetto di urgenza / importanza può rivelarsi utile in tutti i casi al di là del lavoro e della posta elettronica.

Molte persone hanno riscontrato un grande successo con Eisenhower Matrix. Ma se hai raggiunto questo punto e non pensi che ti sarà d'aiuto, va bene. Continua a cercare il metodo che funziona per te. Quando tutto è stato detto e fatto, l'unica tecnica di produttività che conta Lo strumento per la produttività migliore è quello che usi effettivamente Lo strumento per la produttività migliore è quello che usi effettivamente In un mondo che insegue la produttività, ogni nuova e lucente app di produttività promette qualcosa di nuovo. Ma perdiamo qualcosa quando cambiamo troppo spesso le nostre app di produttività? Leggi altro è quello che usi effettivamente.

Trovi utile la matrice Eisenhower? In caso contrario, quale tecnica di produttività usi per essere organizzata e in anticipo? Condividi con noi nei commenti qui sotto!

Immagine di credito: Amy Bull tramite Shutterstock.com

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