Come sostituire gli indici con fogli Excel o Google

Gli indici digitali possono essere altrettanto utili, se non di più, degli indici di carta. Questo è quello che ho deciso di dimostrare quando condivido il valore di creare schede con Microsoft Word Come creare schede in Microsoft Word 2016 Come creare schede in Microsoft Word 2016 Le schede indice sono uno dei migliori strumenti di organizzazione delle informazioni e aiuti alla memoria a causa della loro semplicità. Progetta il tuo con Microsoft Word e questi suggerimenti. Leggi di più . Ma il problema con gli indici tradizionali? Non sono ricercabili.

Uno dei nostri commentatori dell'articolo sopra, William Caldwell ci ha servito un'idea semplice ma geniale: usare fogli Excel al posto di schede per una migliore ricerca e organizzazione.

Invece di Excel, preferisco Fogli Google perché posso accedervi da qualsiasi luogo (e Fogli Google è gratuito). Questo suggerimento non richiede alcuna conoscenza preliminare dei fogli di calcolo. È così semplice! Vediamo come William trasforma una singola colonna del foglio di calcolo in un database.

Nelle sue parole Come creare schede in Microsoft Word 2016 Come creare schede in Microsoft Word 2016 Le schede indice sono uno dei migliori strumenti di organizzazione delle informazioni e aiuti alla memoria per la loro semplicità. Progetta il tuo con Microsoft Word e questi suggerimenti. Per saperne di più, questo è quello che devi fare in Excel o Fogli Google:

1. Apri un nuovo file o una cartella di lavoro.
2. Cambia la larghezza della colonna A a circa la larghezza dello schermo.
3. Inserisci tutte le informazioni che desideri salvare sulla propria riga.
4. Dagli un codice di 2-4 lettere. (per esempio. “Inserisci” per un indirizzo o numero di telefono è necessario scrivere, o “Viaggio” e il nome del B & B in cui sei stato nel Michigan.)
5. Salva il file.

Grazie ai codici lettera, puoi eseguire un ordinamento dei dati per raggruppare tutti gli elementi. È possibile utilizzare la funzione di ricerca per trovare le informazioni più velocemente rispetto a una pila di schede indice. Inoltre, puoi creare un nuovo foglio di calcolo per ogni anno.

È possibile tenere traccia di qualsiasi informazione con un codice o a “etichetta” parola. Pensa a questi usi e crea il tuo mentre procedete:

• Una lista di regali di Natale
• Un database di ricette organizzate dall'ingrediente principale
• Un documento comune per frammenti di libro preferiti organizzati per tema
• Anniversari e compleanni nella tua famiglia allargata
• Tieni traccia dei potenziali clienti con una mailing list

Il mio foglio di lavoro preferito è un libro comune in cui metto in relazione le idee menzionate nei libri alle aree di vita personali a cui posso applicarle. Posso scansionare rapidamente le righe o utilizzare un ordinamento per restringere le idee raccolte per un'area di vita specifica (ad es. Motivazione).

L'idea di un database semplice è troppo ovvia per te? O l'hai applicato per memorizzare un particolare tipo di informazioni?

Scopri di più su: produttività, foglio di calcolo.