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Come inviare e-mail di massa personalizzate in Outlook con stampa unione
Mail Merge è come uno di quei vecchi amici che non hai chiamato da anni. Sottovalutato e ignorato, fino al giorno in cui ne hai bisogno.
Non ti rendi conto del suo potenziale finché non ti è stato delegato il compito di gestire alcune centinaia di inviti all'ultimo minuto. Forse, sono un gruppo di inviti di nozze o un allarme rosso per un'imminente apocalisse zombi. Oppure potrebbe essere qualcosa di innocuo, ad esempio stampare una serie di etichette di indirizzi e badge di nome Automazione di Office con unione stampa per creare etichette di indirizzi professionali, badge di nomi e altro Automazione di Office con unione per creare etichette di indirizzi professionali, badge di nomi e altro ancora Stai ancora utilizzando copia e incolla per creare etichette, badge di nome o documenti personalizzati in altro modo? Lascia che ti mostriamo un semplice strumento di automazione di Microsoft Office che ti farà risparmiare ore! Leggi di più .
Non ti preoccupare È possibile inviare e-mail di massa personalizzate con Microsoft Outlook 2016 in pochi minuti con pochi clic. E salva il giorno.
Quando si utilizza la stampa unione?
Prima di saltare, la stampa unione viene utilizzata quando si desidera creare diversi documenti che sono fondamentalmente uguali ma in cui ogni documento contiene dettagli univoci. Le e-mail condividono lo stesso formato e lo stesso testo e grafica, se presenti. Ad esempio, inviti in cui il testo rimane uguale ma il nome, l'indirizzo o anche i bit dell'oggetto sono unici per ciascuno.
Stampa unione: diversamente dall'invio di un messaggio via email a un gruppo di persone - rende ciascun destinatario del messaggio l'unico destinatario.
L'uso migliore che ho trovato finora per loro - usa l'e-mail di massa come strumento di potere per la ricerca di un lavoro con dettagli personalizzati per ogni datore di lavoro.
La funzionalità di stampa unione utilizza due parti:
- Il principale documento costante (qui: Microsoft Word) dove scrivi il corpo dell'e-mail.
- Il fonte di dati variabile (qui: Contatti di Microsoft Outlook) che di solito è l'indirizzo e il nome del destinatario.
Questi due sono “fuse”. Poiché Outlook fa parte della suite Microsoft Office, è possibile utilizzare questa funzionalità per inviare messaggi in blocco, ognuno personalizzato per un contatto diverso. Non è spamming, anche se immagino nelle mani sbagliate, la fusione di posta può essere utilizzata per tappare bombe con e-mail non richieste.
Microsoft Office consente di utilizzare diverse origini dati per i dettagli dell'indirizzo - ad esempio, è possibile utilizzare un foglio di calcolo Excel Come stampare etichette con unione in Microsoft Word ed Excel Come stampare etichette con unione in Microsoft Word ed Excel Sei ancora usando copia e incolla per creare etichette, badge di nome o altre comunicazioni di massa personalizzate? Stampa unione, un semplice strumento di automazione di Microsoft Office, ti consentirà di stampare le etichette in pochi secondi. Leggi di più o anche un database di Access. Qui, utilizzerai i tuoi contatti di Microsoft Outlook per inviare le email.
Preparare il pool di contatti per la stampa unione
Quindi, analizziamo i passaggi dopo l'avvio di Microsoft Outlook.
1. Apri Persone per visualizzare l'elenco dei tuoi contatti.
Selezionare i contatti (CTRL + clic) che si desidera includere nell'elenco di posta elettronica personalizzato. Per semplificare la gestione di un elenco enorme, utilizzare il Ordinare opzioni disponibili (fai clic sulla freccia del menu a discesa accanto a Tutti). Per renderlo più gestibile, puoi ordinare per Categorie tramite lo stesso menu a discesa.
Nota: La stampa unione non funziona con le liste di distribuzione.
2. Seleziona Stampa unione a partire dal Barra multifunzione> Home> Gruppo di azioni.
3. Nella schermata Stampa unione che dovresti vedere ora, scegli Solo contatti selezionati se l'e-mail personalizzata è pensata per un gruppo selezionato di contatti. Sotto la sezione Opzioni unione sotto, seleziona i seguenti parametri.
- Tipo di documento: Formare lettere
- Unisci a: E-mail
- Riga dell'oggetto del messaggio: La riga dell'oggetto non cambierà per tutte le e-mail.
4. Fare clic ok e quindi Microsoft Word verrà avviato per comporre il messaggio personalizzato.
Scrivi il messaggio personalizzato in Microsoft Word
La scheda Mailing sulla barra multifunzione è in primo piano e in primo piano. Qui, vorrai iniziare la tua email di massa con una linea di saluto personalizzata. Dal Lettere scheda in Microsoft Word, selezionare Linea di saluto.
Come puoi vedere, la finestra di dialogo è stata pre-compilata con il nome di Mr. Randall. Questo è solo un segnaposto per i nomi dal tuo elenco di contatti. Subito sotto puoi controllare un'anteprima dei nomi dalla tua lista. È possibile personalizzare le voci con le opzioni fornite qui.
Si noti che i campi unione provengono dalle intestazioni delle colonne nella propria mailing list. Quindi, se c'è una discrepanza, usa Campi di corrispondenza per garantire che l'unione rimanga precisa. Se un campo che vuoi dice “Non abbinato”, seleziona l'elenco a discesa per quel campo e poi scegli il nome della colonna che corrisponde a quella colonna nel tuo elenco.
Quando si fa clic ok e uscire da qui, un segnaposto per la linea di saluto (Gentile Sig. ...) viene inserito nel documento di Word.
Ricorda questo: È possibile inserire ulteriori informazioni nel documento con campi aggiuntivi.
Clicca su Inserisci campo unione. Questi dati devono essere presenti nell'origine dati originale che è in questo caso, le informazioni sui contatti in Microsoft Outlook. Gli esempi includono: indirizzo di casa, telefono di casa, titolo di lavoro ecc. Puoi vedere l'elenco completo quando fai clic sulla piccola freccia del menu a discesa.
Formatta il saluto. Per formattare la riga di benvenuto nel modo desiderato, evidenzia l'intero campo, compresi i segni a ciascuna estremità. Vai al Casa scheda e utilizzare le impostazioni dei caratteri. Inoltre, imposta il Interlinea per assicurarti che l'interlinea corrisponda alla spaziatura nel resto del documento.
Digita il messaggio ora
L'inizio del messaggio è il <
Una volta completato il corpo dell'email, fare clic su Termina & Unisci> Invia messaggi e-mail.
Il Unisci a e-mail la finestra di dialogo si apre. Clic ok.
MS Word quindi fa il lavoro di pubblicare automaticamente le e-mail in un lampo. Word invia una singola email a ciascun indirizzo. Non puoi CC o BCC altri destinatari e tu non è possibile aggiungere allegati alla mail.
È possibile salvare il documento utilizzato per la stampa unione, in quanto salva anche il collegamento con l'origine dati, ovvero i contatti. Quando apri il documento Stampa unione, scegli sì quando Word ti chiede di mantenere la connessione.
Aggiungi questo salvatempo al tuo set di strumenti e-mail
Una volta capito, l'intero processo richiede solo pochi minuti dall'inizio alla fine. Allo stesso tempo, serve a comporre un'email per una sola persona, ora puoi farlo per un gruppo. Non importa quanto sia grande il gruppo.
Inoltre, è un buon comportamento di e-mail di gruppo 12 motivi per cui le persone continuano a ignorare le tue e-mail 12 motivi per cui le persone sono ANCORA ignorando le tue e-mail Ti capita spesso di convincere le persone a rispondere alle tue e-mail? Ti mostriamo perché la gente potrebbe ignorare le tue e-mail e come farle notare e reagire al tuo messaggio. Leggi altro per usare il nome di un destinatario come un saluto. Presta un tocco più personale all'e-mail. Qualcosa, l'e-mail CC-a non manca.
Successivamente, puoi provare la stampa unione per stampare lettere, etichette e buste. È una tecnica potente che chiunque può imparare e usare. Scopri le funzionalità poco conosciute di Outlook 10 Funzionalità nascoste di Microsoft Outlook che vengono utilizzate raramente 10 Funzionalità nascoste di Microsoft Outlook utilizzate raramente Microsoft Outlook ha un sacco di funzioni. Utilizza queste funzionalità di Outlook meno conosciute e migliora il flusso di lavoro della tua email Ulteriori informazioni.
Utilizzi la stampa unione per e-mail? Oppure, sei bloccato con l'abitudine più comune di copia carbone (CC) e anche di più “anonimo” copia carbone cieco (BCC)? Condividi i tuoi suggerimenti sulla produttività per Outlook 10 Suggerimenti rapidi per migliorare in Outlook 10 Suggerimenti rapidi per migliorare in Outlook Stai utilizzando Outlook al massimo delle sue potenzialità? Diventa un esperto di Outlook con la nostra selezione di trucchi e suggerimenti meno conosciuti e osserva la tua produttività decollare. Leggi di più con noi qui sotto.
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