Come impostare un risponditore di e-mail fuori ufficio prima di partire per un viaggio

Non ti piacerebbe andare in vacanza sapendo che non devi controllare la tua email? Se non puoi fare affidamento su un assistente per tendere alla comunicazione digitale mentre sei via, un messaggio "fuori ufficio" è la cosa migliore.

Ecco alcuni suggerimenti su come impostare un autoresponder con Gmail e cosa tenere a mente.

Riduci il carico prima di andartene

Assicurati di cancellare la tua casella di posta 6 modi per recuperare la tua casella di posta elettronica 6 modi per recuperare la tua casella di posta elettronica C'è qualcos'altro che è utile, prevalente e frustrante come una casella di posta elettronica? È in circolazione da sempre e continuiamo a usarlo, e finché continueremo ad usarlo, le persone come me ... Leggi di più e rispondono alle richieste aperte prima di partire. Comunicare che sarai via. Ad esempio, è possibile aggiungere le date del proprio orario di inattività alla firma e-mail. Troppo, si può trarre vantaggio dalla potenza delle firme e-mail che si possono trarre vantaggio dalla potenza delle firme e-mail Una firma ti dice qualcosa su una personalità. Proprio come due persone difficilmente scrivono allo stesso modo, anche loro firmano in modo diverso. È così che è nata la "scienza" della grafologia. Ma l'era digitale e l'email ... Leggi di più per una settimana o due prima del tuo viaggio. In questo modo è meno probabile che i tuoi contatti invadano la tua posta in arrivo quando non ci sei più.

Se non si dispone ancora di un sistema per la gestione della posta elettronica, è il momento di familiarizzare con il diagramma di flusso della posta in arrivo. Mantenere la posta in arrivo zero ogni giorno con questo diagramma di flusso Mantenere la posta in arrivo zero ogni giorno con questo diagramma di flusso Personalmente, cerco di mantenere Inbox Zero nonostante abbia ricevuto più di 500 email su base giornaliera. Non si tratta di e-mail non lette - è vero, mi occupo di ogni singola e-mail inviata a me ogni mattina. E fidati ... Leggi di più. In breve, elimina le e-mail che non sono rilevanti, delegare le attività che non puoi risolvere da solo, risolvere immediatamente le attività se impiegano meno di due minuti o metterle nell'elenco da fare se impiegano più tempo di quello.

Potresti anche voler annullare l'iscrizione alle newsletter via email Cancella la tua casella di posta: cancellati rapidamente da più newsletter con questi strumenti Cancella la tua casella di posta: cancellati rapidamente da più newsletter con questi strumenti L'annullamento dell'iscrizione dalle newsletter è molto più che semplicemente spam. La maggior parte delle newsletter che riempiono la nostra casella di posta non vendono medicine o offrono premi in denaro: sono autentiche newsletter di società affidabili che noi stessi abbiamo sottoscritto ... Per saperne di più, se te ne andrai per un periodo prolungato.

Prepara il tuo email Autoresponder

Non importa quanto bene comunichi le tue vacanze programmate, le persone cercheranno comunque di mettersi in contatto con te. Un autorisponditore ricorderà loro la tua assenza. Segui questa strategia:

• Inserisci informazioni di contatto per questioni urgenti al tuo risponditore automatico. Questo potrebbe essere l'indirizzo email di un collega fidato o un numero di telefono in base al quale è possibile raggiungerlo in caso di emergenza.
• Configura il autoresponder solo per le persone nella tua lista dei contatti. Ciò impedisce a persone casuali di ottenere il numero di emergenza o altri dettagli di contatto.
• Impostare in avanti per email importanti. Se ti aspetti di sentire da qualcuno in particolare o su un argomento specifico, assicurati che le e-mail importanti siano indirizzate a un collega che possa rispondere immediatamente.

Configura il risponditore per le vacanze su Gmail

Puoi trovare Gmail Risponditore di vacanza sotto le impostazioni generali. Fai clic sulla ruota dentata in alto a destra nella posta in arrivo e scorri fino alla fine Generale scheda. Scegli le date, componi il tuo messaggio WYSIWYG (formattato / rich text) o Testo normale, e accendi il risponditore automatico. Per impedire a sconosciuti o spammer di ottenere ulteriori informazioni di contatto o di sapere che il tuo account di posta elettronica è attivo, seleziona invia solo una risposta alle persone nei tuoi contatti. Gmail ti consente di impostare un primo e un facoltativo ultimo giorno, significa che non dovrai ricordarti di disattivare l'autorisponditore quando torni.

Inoltra email selezionate utilizzando i filtri Gmail

Il risponditore automatico è un messaggio standard che - se attivo - viene inviato a chiunque (nel tuo elenco contatti) che ti invia un'email. Come accennato in precedenza, alcune e-mail potrebbero richiedere una risposta immediata e personale. È qui che entrano i filtri di Gmail.

Tieni presente che in Gmail puoi inoltrare le email solo agli indirizzi email confermati. Se vuoi inoltrare email a un collega, avrai bisogno del loro aiuto. Fai clic sulla ruota dentata in alto a destra nella posta in arrivo di Gmail, seleziona impostazioni, e passare al Inoltro e scheda POP / IMAP. Clicca il Aggiungi un indirizzo di inoltro pulsante, inserire l'indirizzo email di inoltro e fare clic Il prossimo per attivare l'e-mail di conferma. Il tuo collega riceverà un codice e le istruzioni su come confermare la richiesta. Se ti inoltrano l'email, puoi anche inserire il codice di conferma per verificare il loro indirizzo email.

Per impostare il filtro, espandi le opzioni di ricerca sopra la tua posta in arrivo di Gmail. Inserisci l'indirizzo email del mittente nel a partire dal campo o parole chiave nel soggetto o ha le parole campo. È possibile aggiungere diversi indirizzi e-mail e utilizzare gli operatori di ricerca Diventa più bravo a trovare le cose con i motori di ricerca: La logica di ricerca booleana spiegata Diventa più brava a trovare i motori di ricerca: Logica di ricerca booleana spiegata Ci vogliono solo migliaia di server di Google da mezzo secondo per interrogare circa 50 miliardi di pagine indicizzate, ci vuole molto più tempo per scansionare solo la prima pagina dei risultati di ricerca. Oltre a questo, ... Leggi altro per connettere più parole chiave.

Clic crea un filtro con questa ricerca in basso a destra e nella finestra successiva scegli la tua azione. Nell'esempio mostrato di seguito, ho selezionato un indirizzo email di inoltro e applicato un'etichetta all'email inoltrata. Se fai lo stesso, puoi rapidamente identificare le email inoltrate in base alla loro etichetta una volta che torni dalla vacanza.

Invece di inoltrare le e-mail, puoi anche impostare una risposta personalizzata in casella e-mail Più veloce e migliore con risposte predefinite Email più veloce e migliore con risposte predefinite Non hai tempo per cucinare il pranzo? Nessun problema, prendi una lattina. Hai bisogno di un po 'di campeggio che non andrà male? Facile, prendi del cibo in scatola. Stanco di digitare le stesse risposte e-mail? Prova le e-mail in scatola! Pensa ... Leggi altro per mittenti o argomenti specifici. Yaara in precedenza ha spiegato come funziona esattamente.

Preparativi finali prima di partire

Sarebbe deludente se il tuo sistema di installazione con attenzione fallisse. Immagina lo stress al tuo ritorno. È essenziale testare i messaggi fuori e fuori ufficio prima di partire. È possibile utilizzare il proprio indirizzo e-mail secondario e filtri fittizi per testare autorisponditori, filtri e inoltro.

Ciò che sarebbe ugualmente imbarazzante è se il risponditore di ferie rimanga attivo molto tempo dopo essere tornato a casa. Se hai una lista delle attività o un calendario, crea un'attività o un programma per disattivare l'autorisponditore e / oi filtri al tuo ritorno.

Ecco un breve riepilogo dell'intera procedura di Steve Dotto:

Cosa fare quando torni

Spero che il tuo sistema abbia funzionato e che tutte le email urgenti siano state gestite dal tuo collega amichevole. Quando sei pronto per affrontare la tua casella di posta, segui questi passaggi:

• Disattiva il risponditore automatico.
• Disattiva filtri e inoltro specifici per le vacanze.
• Passa attraverso la tua posta in arrivo usando la strategia Posta in arrivo Zero 4 Semplici passi per raggiungere e mantenere la Posta in arrivo Zero in Gmail 4 Semplici passi per raggiungere e mantenere la Posta in arrivo Zero in Gmail Leggi di più delineato sopra.
• Controlla la cartella Inviati o un'etichetta che hai usato per vedere quali e-mail sono state inoltrate o ricevute una risposta predefinita.
• Mettiti in contatto con i colleghi che gestiscono le e-mail urgenti e chiedi loro di aggiornarti.
• Follow up dove necessario.
• Riscrivi le newsletter se necessario.

Questo può essere fatto in altri client di posta elettronica?

Certamente. È possibile impostare i filtri di risposta automatica in Thunderbird Come configurare Mozilla Thunderbird per le risposte automatiche e le e-mail pianificate Come configurare Mozilla Thunderbird per le risposte automatiche e le e-mail pianificate Se l'e-mail sembra travolgente, potrebbe essere il momento di impostare risposte e email pianificate. Ecco come farlo in Mozilla Thunderbird, il client di posta elettronica desktop multipiattaforma, gratuito e open source. Ulteriori informazioni, che abbiamo trattato in precedenza. Outlook consente inoltre di impostare avvisi fuori sede.

Stai usando un altro client di posta elettronica o hai altri suggerimenti per gestire i risponditori automatici di e-mail? Si prega di parlare e condividere le vostre domande o approfondimenti nei commenti!

Immagine di credito: Posta in arrivo Zero di hyperdashery tramite Flickr

Scopri di più su: Suggerimenti per l'email, Gmail.