Come utilizzare Evernote come strumento di gestione dei progetti

Quando ho deciso di riprendere il controllo di Evernote Come ripulire Evernote Clutter per Cleaner Note Prendere come ripulire Evernote Clutter per Cleaner Nota Prendere Evernote è il cassetto spazzatura delle nostre vite digitali. Come il ciarpame nelle nostre case, dobbiamo ripulirlo e organizzarlo ogni tanto. Ecco una strategia principale. Per saperne di più, avevo 19 taccuini contenenti oltre 500 note (che era dopo aver recentemente eliminato 1.000 note in probabilmente otto o dieci taccuini). Avevo 43 tag, la maggior parte con solo un paio di note.

Alcuni dei miei taccuini avevano “utile” articoli. Alcuni hanno tenuto i miei obiettivi e i miei fogli di tracciamento delle abitudini. Altri avevano cose che trovavo divertenti, ricette, roba legata alla carriera e informazioni finanziarie. In breve, è stato un gran casino.

Ecco come ho trasformato questo caos in un fantastico sistema di gestione del progetto personale e cosa può insegnarti a prendersi cura della configurazione di Evernote.

1. Pulisci i tuoi notebook

Questa è la parte difficile. Ho dovuto sbarazzarmi di molte cose. Per fare questo rapidamente, ho sfogliato tutti i notebook e mi sono chiesto se c'era qualcosa per cui sarei sicuramente tornato o non sarebbe stato in grado di trovare facilmente online.

Nella maggior parte dei casi, non c'era. Potrei sempre consultare i consigli sui libri autopubblicati o le tasse di deposito con una rapida ricerca su Google. Ho ridotto il mio account Evernote esistente a sette notebook.

Una parte facoltativa di questo passaggio è il consolidamento. Se hai un numero di note sullo stesso argomento, puoi copiarle e incollarle in una singola nota. Ad esempio, ho un sacco di note su lettere di interrogazione e toni. Questi andranno tutti in un'unica nota.

È inoltre possibile consolidare i blocchi appunti in pile. Io, per esempio, combinato “Umorismo” e “Media” in un “divertimento” impilare per evitare che ingombrino la mia barra di navigazione.

2. Creare quaderni e pile di progetti

Ora, dovrai creare notebook e stack per il tuo sistema di gestione dei progetti. Creerò i seguenti stack e taccuini:

• Utilizzare
  • articoli
  • Longforms
• Hubstaff
  • blog
  • Conversione
  • notiziario
• Altro
  • Montagna settimanale
  • Knightworks
  • Repubblica di cartone
  • Casual Game Insider

Sono sicuro che gli altri arriveranno, ma questo è quello con cui comincerò. Ho anche aggiunto dei numeri in modo che rimangano nel mio ordine preferito nella parte superiore dell'elenco dei taccuini:

Ora posso accedere alle pile e ai blocchi appunti che devo accedere il più rapidamente possibile.

3. Creare un elenco principale

Anche se disponi di un sistema di quaderno ben organizzato, vorrai una posizione centrale per fare riferimento ai vari progetti. Ad esempio, ecco la mia attuale lista principale:

Nella mia lista principale, ho preso nota dei vari freelance e lavori a contratto che sto facendo, insieme ai miei tassi di pagamento per ciascuno. Questo mi aiuta a ricordare come dare priorità al mio tempo. Verranno aggiunti anche eventuali progetti a breve termine, quindi non dimenticherò di lavorarci sopra.

Come potete vedere, “Piazzole per freelance” è collegato - quel collegamento mi porta a una nota dove tengo traccia delle mie potenzialità. Potrebbe invece andare a un foglio di calcolo di Google Drive, a una scheda Trello o a qualsiasi altra cosa che sarebbe utile.

Ho anche un “Potenziale / back burner” sezione per tenere traccia delle cose che vorrei piace su cui lavorare, ma non ho tempo per il momento. Ancora una volta, questo serve a mantenere le cose in cima alla mia mente.

Naturalmente, puoi personalizzare la tua lista master come vuoi. È possibile includere date di scadenza imminenti o collegamenti a molte altre note. Oppure mantieni un elenco di attività 7 Suggerimenti per una migliore gestione dell'elenco delle attività 7 Suggerimenti per una migliore gestione dell'elenco delle attività L'elenco delle cose da fare provoca incubi? Forse stai cercando di fare troppo in una volta. Ci vuole un elenco di attività compilato in modo sensato per un flusso di lavoro efficiente. Possiamo aiutare. Leggi altro che ti ricorda ciò che devi fare dopo per ogni progetto.

Questa nota dovrebbe servire come dashboard di go-to. A seconda del tipo di progetti che hai, ti consigliamo di personalizzarlo con le informazioni più utili per la tua situazione particolare. Quando non sei sicuro su cosa lavorare dopo, è qui che andrai.

È inoltre possibile utilizzare questa sezione per un elenco di attività principali. È facile aggiungere checkbox alle note di Evernote: basta premere il pulsante di spunta nella parte superiore della nota.

4. Organizzare le note di progetto

Esistono molti modi diversi per organizzare le note del tuo progetto all'interno dei tuoi taccuini.

Preferisco avere molte informazioni in ogni nota, così posso andare in un unico posto per trovare informazioni. Ad esempio, nel mio quaderno di scrittura, ho alcune note che contengono un'enorme quantità di informazioni su un singolo argomento.

Mio “raccolta di notizie” nota contiene una serie di articoli su come trovare cose da segnalare. Ha quasi 9000 parole in esso.

Questa è una delle cose più utili che ho fatto con i miei appunti.

Potresti voler mantenere ognuno di questi articoli in una nota diversa. Tutto dipende dal tuo stile organizzativo personale. La cosa principale qui è di mantenere quante più informazioni possibili nei tuoi taccuini.

Tutti i tuoi appunti, annotazioni, piani, progetti, e-mail pertinenti (se lo desideri) e qualsiasi altra cosa relativa al tuo progetto dovrebbero rimanere in quei taccuini.

Certo, potrebbe non essere sempre possibile. Se la tua azienda gestisce il progetto su Trello Guida a Trello per la vita e la gestione dei progetti Una guida a Trello per la vita e la gestione dei progetti Trello può aiutarti a organizzarti. È uno strumento gratuito per gestire qualsiasi tipo di progetto. Leggi questa guida per capire la sua struttura di base, la navigazione e come Trello può esserti utile. Per saperne di più, potresti essere servito meglio collegandoti a quella scheda Trello dal tuo elenco principale. Ma quante più informazioni possibili dovrebbero essere facilmente accessibili dal tuo taccuino di progetto.

5. Aggiungi scorciatoie

Il punto di un sistema di gestione del progetto personale è quello di assicurarti di poter trovare tutto ciò di cui hai bisogno quando ne hai bisogno. Quale è esattamente ciò che le scorciatoie ti aiutano a fare.

Se si riducono al minimo i blocchi di appunti e gli stack, è più facile trovare le note o i blocchi appunti che si desidera aprire con un solo clic. Basta trascinare quaderni o appunti nell'area delle scorciatoie per bloccarli lì, dove puoi sempre trovarli.

6. Imposta promemoria e scadenze

I promemoria e le scadenze di Evernote sono molto utili quando gestisci un numero di progetti. Aggiungere un promemoria è facile come fare clic sull'orologio in cima a qualsiasi nota e selezionare una data per il promemoria. Vedrai anche le note che hai promemoria nella parte superiore del tuo blocco note:

Aggiungi promemoria a qualsiasi nota che devi affrontare in un determinato giorno.

Di solito metto dei promemoria prima delle scadenze, quindi prendo nota della data di scadenza in cima alla nota. Questo mi permette di vederlo nella vista frammento:

Tieni presente che se hai una serie di compiti diversi in una singola nota, non sarai in grado di impostare promemoria diversi per ogni attività. È possibile impostare un promemoria solo per un'intera nota, quindi potrebbe essere meglio mantenere ogni attività in una nota diversa.

7. Sviluppa un sistema di tag

Come con poche altre cose, il modo in cui usi i tag dipende da come vuoi gestire i tuoi progetti. Ad esempio, potresti volere un tag specifico per determinati tipi di progetti, che potrei usare “scrittura,” “la modifica,” “ricerca,” “analitica,” e così via.

Potresti invece usare i tag di priorità: alta, media, bassa; 1, 2, 3; ora, domani, la prossima settimana; o qualsiasi sistema simile. È possibile utilizzare un sistema di raccolta e archiviazione come illustrato in questo articolo fenomenale sui tag Evernote. Il modo migliore per organizzare Evernote: utilizzare i tag Il modo migliore per organizzare Evernote: utilizzare i tag Il tuo Evernote è un enorme casino? Ti mostriamo un semplice tweak che ti aiuterà ad organizzare i tuoi appunti come mai prima d'ora. Leggi di più .

Molte persone hanno ideato sistemi di tagging per il metodo di produttività Getting Things Done Organize 2015: Impara l'arte marziale di ottenere le cose fatte [Roba da tenere d'occhio] Organizzare 2015: Impara l'arte marziale di ottenere le cose fatte [Roba da tenere d'occhio] Ti chiedi mai perché il successo , gli over-achievers sembrano sempre mantenere la calma? Leggi di più . Il codice con Sonia è un ottimo esempio di utilizzo di un'ampia varietà di tag nidificati per classificare i suoi appunti in base a ciò che sono, quando deve prendersene cura e la posizione a cui sono correlati.

Oppure puoi decidere di non usare i tag. Tendo ad andare senza di loro, e solo le straordinarie capacità di ricerca di Evernote per trovare ciò di cui ho bisogno. Tocca a voi.

8. Integra le tue altre app

Evernote ha molte ottime integrazioni che lo aiutano a lavorare insieme ad altre app. Feedly e Pocket possono inviare articoli direttamente a Evernote. Trello ha un power-up che ti consente di collegare note e carte. Ricorda che Milk può sincronizzarsi con Evernote in modo che i tuoi promemoria vengano visualizzati nell'app di gestione delle attività.

Se si utilizza un'app diversa per la gestione delle attività, TaskClone può aiutarti a eseguire la sincronizzazione. Sia Zapier che IFTTT collegano Evernote a tutti i tipi di altre app. Per avere un'idea di cosa puoi fare, consulta le migliori ricette di Evernote in IFTTT. Puoi fare un sacco di cose grandiose, a seconda dei dispositivi e delle altre app che usi.

Più puoi automatizzare, meglio è!

9. Collaborare

Se si utilizza Evernote come un sistema di gestione dei progetti personale, probabilmente non sarà necessario utilizzare molti degli strumenti di collaborazione. Se lavori con altre persone che usano Evernote, però, possono essere estremamente preziose - la comunicazione è fondamentale per una gestione efficace del progetto I 5 migliori consigli per la gestione dei progetti per principianti I 5 migliori consigli per la gestione dei progetti per principianti Se stai assumendo un ruolo di project manager per la prima volta, ecco solo cinque suggerimenti per la gestione dei progetti che ti aiuteranno a iniziare. Per saperne di più, dopo tutto.

Condividere le note è facile come colpire il Condividere pulsante nella parte superiore della nota per inviare un collegamento via e-mail. Puoi facilmente condividere note e taccuini in questo modo, e puoi pubblicare un link pubblico alla nota sui social network.

Anche la chat con i colleghi può essere utile, specialmente se hai un quaderno collaborativo che usi tutti. Colpire File> Nuova chat o Visualizza> Chat di lavoro per aprire le finestre di dialogo della chat. Digita un nome o un indirizzo e-mail nella barra in alto della finestra di chat e vai in chat.

Evernote Project Management per la tua vita

Evernote è il posto ideale per scaricare tutte le cose che pensi possano aver bisogno in futuro. Ma quando è impostato come un sistema di gestione del progetto altamente organizzato, sarà molto più utile. E non devi applicare questi principi solo per lavorare: possono essere anche per progetti personali. Davvero, possono essere usati per qualsiasi cosa.

Quindi ripulisci il tuo incasinato account Evernote, organizzalo e crea un piano. Sarai contento di averlo fatto.

Usi Evernote per la gestione di progetti personali o professionali? Come mantieni tutto organizzato? Condividi i tuoi migliori consigli nei commenti qui sotto!

Crediti immagine: Mikhail Mishchenko / Shutterstock

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