Come scrivere l'email professionale perfetta (supportata dai dati)

Scrivere e-mail efficaci sembra abbastanza facile. Ma se vuoi che le tue e-mail funzionino ancora meglio, tieni a mente le seguenti regole supportate dalla scienza.

In passato, abbiamo elencato 12 motivi per cui le persone continuano a ignorare le e-mail 12 Motivi per cui le persone continuano a ignorare le e-mail 12 Motivi per cui le persone continuano a ignorare le e-mail Ti capita spesso di convincere le persone a rispondere alle e-mail? Ti mostriamo perché la gente potrebbe ignorare le tue e-mail e come farle notare e reagire al tuo messaggio. Leggi di più . Vi abbiamo anche fornito istruzioni dettagliate su come convincere le persone a rispondere ai vostri messaggi 6 modi per convincere le persone a rispondere alle vostre e-mail 6 modi per convincere le persone a rispondere alle vostre e-mail Vi è un intero insieme di regole quando si tratta di e-mail che incoraggerà o scoraggerà una persona a premere il pulsante "rispondi" e rispondere. Scopri le regole del successo della posta elettronica. Leggi di più . Ma ora è il momento di condividere alcuni suggerimenti ancora più specifici e attuabili, supportati dai dati.

Ognuno di questi suggerimenti non solo migliora le possibilità di leggere le e-mail, ma anche di ricevere una risposta positiva da tali e-mail. Questo è importante perché l'email è ancora la principale forma di comunicazione nel mondo degli affari. Sapendo come creare email efficaci, ti dai un netto vantaggio rispetto ai tuoi colleghi.

1. Ottenere i termini del nome

Sembra ovvio, ma se vuoi davvero che le persone prestino attenzione quando ricevono una tua email, usa il loro nome. E usalo più di una volta.

La ricerca pubblicata nel 2006 ha mostrato che diverse regioni del cervello “mostra una maggiore attivazione al proprio nome”, fornendo prova che “sentire il proprio nome ha un'attivazione del funzionamento cerebrale unica”.

Usando il nome del destinatario nell'oggetto dell'e-mail e il corpo della posta elettronica è quindi un trucco psicologico che può attirare l'attenzione. Chiusura con “Spero di sentirti presto, Stan” è molto più efficace del semplice “Spero di sentirti presto”.

2. Abbracciare il Effetto alone

Le persone sono influenzate dalle persone di cui si fidano. Se un manager ti consiglia di entrare in contatto con il direttore della tua azienda, chiama quel manager nella tua email introduttiva. Le e-mail fredde sono orribili da ricevere. Dimostrare di avere il supporto di qualcuno che il trust del destinatario è quindi estremamente importante.

Ciò è in parte dovuto a una teoria chiamata Effetto alone. Questo è un tipo di pregiudizio di conferma. In questo caso, il pregiudizio probabilmente migliorerebbe l'impressione generale del regista di tu semplicemente a causa della loro impressione favorevole del manager che ti ha fatto riferimento.

Non devi limitarti a menzionare i superiori, però. Trarre ispirazione dalle opinioni e dalle idee di esperti, clienti, amici comuni e folle può anche rafforzare la tua email, a condizione che il destinatario valuti le opinioni delle persone a cui si fa riferimento.

3. Sii arrabbiato o felice. Ma Never Neutral

quando bumerang, un'importante app Gmail, analizzata i suoi dati, hanno trovato qualcosa di incredibilmente interessante. “Uno dei fattori più significativi nel determinare i tassi di risposta è quanto siano positive (parole come grandi) o negative (parole come cattive) le parole nel messaggio sono”.

Entrambi moderatamente positivi e le e-mail negative hanno ricevuto il 5-15% in più di risposte rispetto alle email neutre. Quelle che vengono dette, email estremamente ostili 10 Suggerimenti via email per gestire messaggi di posta elettronica arrabbiati, trollistici o maleducati 10 Suggerimenti via email per gestire messaggi di posta elettronica arrabbiati, trollistici o maleducati È incredibilmente frustrante controllare la posta in arrivo solo per trovare un messaggio completamente odioso. Perché nel mondo le persone si comportano così? Detto questo, dovresti imparare a difenderti mentre ... Leggi altro ha ricevuto appena qualche risposta. Anche le email eccessivamente lusinghiere non hanno funzionato molto meglio. In altre parole, attraversa i tuoi sentimenti, ma non esagerare.

4. Keep it Short (Ma quanto breve?)

Lo so, lo so. Ci saranno eccezioni a questo. Uno dei miei siti cerebrali preferiti Leggi di più Contenuto intelligente nel 2016 con questi 35 siti Leggi di più Contenuto intelligente nel 2016 con questi 35 siti Dovremmo tutti leggere questi 35 siti più spesso. Se sei stanco di contenuti stupiti, rendi le cose un po 'più riflessive per il prossimo anno con questa super lista. Per saperne di più, Brain Pickings invia e-mail incredibilmente lunghe che sono un piacere da leggere. Ma nel complesso, i dati suggeriscono di evitare lunghe e-mail.

Infatti, insieme a quelle informazioni sui tipi di parole che dovresti usare nei tuoi messaggi, Boomerang ha anche trovato il “ideale” lunghezza di una email Sulla base della loro analisi di 40 milioni di e-mail, hanno trovato che quelle contenenti non più di 50-175 parole avevano la maggior possibilità di ricevere una risposta (49-50%). Ciò è supportato anche dai risultati di uno studio del MIT del 2010.

Questo è un consiglio saggio, ma non è sempre pratico. Ma la lezione è di mantenere concise le tue e-mail. Un modo per farlo è iscriversi alla filosofia di Five Sentences e non inviare mai email lunghe più di cinque frasi. Come investitore e autore Guy Kawasaki ha dichiarato a Entrepreneur.com, “meno di cinque frasi è spesso brusca e scortese, più di cinque frasi perdono tempo.”

5. Usa la Parola “Perché”

Se hai l'audacia di chiedere a qualcuno di fare qualcosa per te, almeno diglielo tu perché. Lo sappiamo dagli anni '70, quando Ellen Langer, professore di psicologia all'Università di Harvard, pubblicò uno studio che sottolineava l'importanza della parola “perché”.

Troppo spesso riceviamo e-mail che richiedono solo qualcosa (“Puoi inviarmi quel rapporto entro le 14:00?”), senza spiegare perché. Ma introducendo la parola “perché” nella nostra richiesta (“Potete inviarmi quel rapporto entro le 14:00 perché deve essere modificato entro le 17:00), aumentano le possibilità di conformità.

Secondo questo studio, questo potrebbe essere perché “le persone assumono un comportamento "automatico" ... come una forma di euristica o scorciatoia. E sentire la parola "perché" seguita da una ragione (non importa quanto sia zoppa la ragione), ci fa rispettare.”

6. Non offrire più di 3 scelte

Il paradosso della scelta è dove abbiamo una tale abbondanza di opzioni che diventiamo paralizzati. Per garantire che le tue e-mail non risultino in un paradosso di scelta, prova a non offrire più di tre opzioni.

La mente umana ama la magia del tre. È per questo che diamo tre medaglie alle Olimpiadi. Analizziamo le cose in termini di ottimismo, realismo e pessimismo (o alto, medio e basso). Ed è per questo che i mercati economici spesso maturano per ospitare solo tre concorrenti importanti.

In termini di processo decisionale, ci piace anche affidarci a tre motivi o tre scelte. Ciò è stato dimostrato attraverso la ricerca intitolata Quando tre incantesimi ma quattro allarmi, condotto da due scienziati comportamentali. Applicato alle e-mail, se stai organizzando una riunione o una chiamata, prova a dare solo tre opzioni di data e ora. In alternativa, è possibile utilizzare uno strumento di pianificazione delle riunioni come Doodle, che abbiamo esaminato Doodle Rimuove la frustrazione di pianificare riunioni o eventi Doodle rimuove la frustrazione di pianificare riunioni o eventi Spesso pianificare una riunione o un evento per un gruppo di persone su cui concordare può essere frustrante e dispendioso in termini di tempo come trovare i tuoi bambini persi in un centro commerciale affollato. L'applicazione web di sondaggi online, ... Leggi di più in passato.

7. Scrivi a livello di terzo livello

Il livello di lettura delle tue e-mail può avere un effetto enorme sui tuoi tassi di risposta. Secondo Boomerang, le e-mail scritte a un livello di lettura del college avevano un tasso di risposta di appena il 39%. Il grado di lettura più efficace era il terzo grado, che ha ottenuto un tasso di risposta del 53%.

Il livello di lettura è principalmente calcolato guardando “numero di sillabe nelle tue parole e il numero di parole nelle tue frasi.” Per migliorare il tuo tasso di risposta, quindi, mantieni brevi le frasi e le parole. Per verificare il grado di lettura delle tue e-mail, copialo e incollale in strumenti come Readability-Score o Hemingway Editor.

8. Correggi il tuo testo

Per email più lunghe è ovvio, ma per le e-mail più brevi, la correzione delle bozze viene spesso trascurata. Questa è una cattiva idea.

In uno studio del 2001, Larry Beason ha dimostrato che gli errori di scrittura (inclusi errori di ortografia e grammaticali e errori logici) hanno diversi effetti negativi sulla percezione dello scrittore.

Quando un lettore nota un errore, automaticamente fa delle ipotesi sullo scrittore. In questo studio, le assunzioni più comuni erano che lo scrittore era un pensatore difettoso, non una persona dettagliata, un povero comunicatore e / o scarsamente istruito.

Questi sono alcuni attributi piuttosto dannosi che puoi evitare di vedere, semplicemente rileggendo Grammarly Lite - Un'estensione del browser per tutte le tue esigenze di correzione [Chrome, Firefox, Safari] Grammarly Lite - Un'estensione del browser per tutte le tue esigenze di correzione [Chrome, Firefox , Safari] Come si esegue la revisione di ciò che si digita sul computer? Digitarlo su Google? Incollalo in Word? O usi un sito web di correzione di bozze in cui incolli il tuo testo? Sono decisamente ... Leggi di più ognuna delle tue e-mail.

9. Visualizza numeri come numeri

Se numeri come statistiche, dati, date, orari, ecc. Sono importanti nel tuo messaggio, visualizzali come numeri invece di digitarli (12, anziché dodici).

Gli studi di eye-tracking hanno mostrato che gli occhi di un lettore scansionano generalmente sul testo, mentre “i numeri spesso fermano l'occhio vagabondo”. Questo è perché “i numeri rappresentano fatti”. I numeri sono dati complessi che la mente può individuare rapidamente. La mente del lettore presuppone che quei numeri siano una parte importante del messaggio.

Tienilo a mente quando costruisci le tue email. Se i numeri sono una parte importante del tuo messaggio, visualizzali come numeri in modo che il tuo lettore possa filtrare l'importante da quello non importante.

Far funzionare l'email per te

Nella maggior parte dei lavori, le e-mail sono una parte cruciale del modo in cui comunichiamo con i nostri colleghi. Se invii 10 o 100 email al giorno, sapere come creare messaggi efficaci è un'abilità che devi imparare.

Come puoi vedere dall'alto, non è difficile. Piccoli cambiamenti, come rendere le tue e-mail più succinte, correggere le bozze o cambiare l'emozione della tua scrittura possono avere un grande impatto. E con strumenti gratuiti di miglioramento della posta elettronica 5 Strumenti che possono aiutarti a scrivere e-mail migliori 5 Strumenti che possono aiutarti a scrivere e-mail migliori Ognuno sta ancora cercando di risolvere il problema dell'email. Quindi, parliamo anche dell'abitudine più semplice di tutti: l'arte di scrivere e-mail migliori. Con l'aiuto di alcuni strumenti interessanti. Leggi di più per aiutare, non ci sono scuse.

Queste possibilità non solo rendono più probabile che le tue e-mail vengano notate e risposte, ma aiuteranno anche a coltivare un'immagine professionale migliorata di te stesso.

Quali modifiche hai apportato al modo in cui scrivi email che hanno migliorato la loro efficacia? Ci piacerebbe saperlo!

Crediti immagine: Abbraccio di Hernán Piñera (Flickr), Punto interrogativo di Marco Bellucci (Flickr), Correzione di bozze di esempio di volkspider (Flickr), Email di Dennis Sklay (Flickr)

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