Gestisci la tua casella di posta elettronica di Microsoft Outlook come un boss

Non lasciare che la tua casella di posta elettronica ti trascini.

Outlook ha una vasta gamma di fantastiche funzioni che ti consentono di gestire la tua casella di posta, offrendoti un maggiore controllo e risparmiando tempo. Puoi filtrare automaticamente le email utilizzando le regole e la formattazione condizionale, trova la velocità di cui hai bisogno usando scorciatoie e ricerca e sbarazzati di tutto quello spam usando i filtri spazzatura. Ti mostreremo come utilizzare al meglio gli strumenti di produttività di Outlook.

Se hai i tuoi suggerimenti da condividere quando si tratta di gestire la posta in arrivo di Outlook, assicurati di farcelo sapere nei commenti.

Gestisci con le regole

Le regole in Outlook sono molto potenti e possono farti risparmiare un po 'di tempo gestendo la tua casella di posta. Qualsiasi messaggio che arriva nella tua casella di posta obbedirà alle regole che hai delineato. Ad esempio, puoi contrassegnare qualsiasi messaggio dal tuo manager per essere contrassegnato e riprodurre un suono. In alternativa, è possibile spostare qualsiasi messaggio contenente la parola chiave “notiziario” nella spazzatura.

Per andare avanti, seleziona il Casa scheda dal nastro superiore e selezionare Regole> Crea una regola. Se hai selezionato un'email, noterai che alcuni campi sono precompilati, ma puoi cambiarli come preferisci.

Per ottenere davvero la personalizzazione delle tue regole, vorrai fare clic Opzioni avanzate… Qui puoi impostare qualsiasi numero di condizioni che devono essere soddisfatte, insieme a ciò che accade ai messaggi che corrispondono a loro.

Per una guida completa sulla creazione e sulla gestione delle regole, consulta la nostra guida per consentire alle regole di Outlook di gestire la tua casella di posta Consenti alle regole di Outlook Gestisci la tua casella di posta elettronica Consenti alle regole di Outlook Gestisci la tua casella di posta elettronica Gli avvisi e i filtri intelligenti ti aiutano a rimanere in cima alla tua casella di posta. Outlook desktop e Outlook.com offrono una funzione chiamata "regole" e ti mostreremo come configurarla. Leggi di più .

Padroneggia le scorciatoie

Se vuoi gestire la tua posta in arrivo con efficienza, dovrai padroneggiare tutte le scorciatoie da tastiera disponibili a portata di mano.

Uno dei migliori è quello di premere Alt + H, che evidenzia il nastro con il rispettivo tasto da premere. Altri esempi includono Ctrl + E per saltare alla casella di ricerca, Ctrl + 1-6 per spostarsi tra le diverse visualizzazioni (come Posta, Calendario e Contatti) e Inserire per contrassegnare un messaggio.

Certo, questi graffiano la superficie. Per un elenco più completo, assicurati di sfogliare la nostra guida alle scorciatoie da tastiera di Outlook 25+ Scorciatoie da tastiera di Outlook per renderti più produttivo 25+ Scorciatoie da tastiera di Outlook per renderti più produttivo Outlook è uno dei client di posta elettronica desktop più popolari in uso oggi. Se sei uno di quei tanti utenti di Outlook, le seguenti scorciatoie da tastiera ti faranno risparmiare un sacco di tempo. Leggi di più .

Usa il filtro spazzatura e la cartella Clutter

Lo spam è la rovina della posta in arrivo. Non perdere tempo a cercare di trovare le email che vuoi leggere; invece, lasciare che Outlook si prenda cura di esso utilizzando il filtro spazzatura e la funzione Clutter.

Il filtro della posta indesiderata ha diversi livelli di protezione, a seconda della severità che vuoi che sia. Per modificare le tue impostazioni, vai su Casa scheda nella barra multifunzione e selezionare Posta indesiderata> Opzioni di posta indesiderata ...

Qui puoi selezionare Basso per filtrare la spazzatura ovvia, alto per catturare la maggior parte delle cianfrusaglie, ma con la possibilità di ricevere anche alcune e-mail normali, oppure Solo elenchi di sicurezza per ricevere solo dai mittenti che hai approvato.

Dalla stessa finestra, usa il Mittenti sicuri e Mittenti bloccati scheda per elencare gli indirizzi email o i domini che si eseguono e che non si desidera ricevere rispettivamente.

Gli utenti di Office 365 for Business possono anche utilizzare una nuova funzionalità chiamata Clutter. Analizzando il mittente, i contenuti del messaggio e le abitudini di lettura, Outlook sposta alcune e-mail dalla cartella Posta in arrivo e in Clutter. Puoi spostare manualmente una email su Clutter e aiutare il sistema a imparare tasto destro del mouse il messaggio e selezionando Sposta> Sposta in Clutter.

Clutter è abilitato di default, ma puoi disattivarlo tramite la versione web di Outlook. Clicca il icona del dente e vai a Opzioni> Posta> Elaborazione automatica> Clutter e deselezionare Elementi separati identificati come confusione, quindi fare clic Salvare.

Se stai cercando altri suggerimenti sul filtraggio dello spam, leggi la nostra guida su come evitare la posta indesiderata di Outlook Come evitare la posta indesiderata di Outlook e la confusione di posta elettronica Come evitare la posta indesiderata di Outlook e il groviglio di posta elettronica Se non riesci a superare le email, amo queste funzionalità di Outlook. Possono aiutarti a filtrare e assegnare la priorità a tutte le email in arrivo. Leggi di più .

Cerca usando i parametri

Probabilmente potresti farla franca con non ordinare la tua casella di posta, se fossi così incline, e usare semplicemente la potente ricerca in Outlook. Usando la casella di ricerca istantanea nella parte superiore delle tue inserzioni e-mail, puoi cercare tra tutte le tue cartelle e caselle di posta elettronica selezionandole dal Mailbox corrente cadere in picchiata.

All'interno della casella di ricerca stessa è sufficiente iniziare a digitare qualcosa e Outlook cercherà di trovarlo in qualsiasi campo, come il nome del mittente, l'oggetto o il corpo del messaggio. È possibile ottenere più specifici utilizzando operatori logici come E, O, e NON. Puoi anche usare parametri come a partire dal, soggetto, e ricevuto, seguito da due punti e il tuo termine. Un elenco completo di questi può essere visualizzato sulla relativa pagina di supporto di Outlook.

Facendo clic nella casella di ricerca verrà visualizzato il Ricerca scheda sulla barra multifunzione, in cui è possibile selezionare molti di questi parametri dall'interfaccia.

Flair con formattazione condizionale

La formattazione condizionale consente di applicare uno stile particolare ai messaggi che corrispondono a un insieme di regole. Ad esempio, è possibile modificare il colore del carattere delle e-mail ricevute più di una settimana fa o inserire e-mail contenenti una parola chiave in una categoria.

Per impostare la formattazione condizionale, accedere a vista scheda nella barra multifunzione e fare clic Visualizza le impostazioni > Formalizzazione condizionale ... Clic Inserisci per creare una nuova regola, dagli a Nome, e impostare a Font se desideri. Quando sei pronto, clicca Condizione…

È da questa finestra che puoi affinare i dettagli più fini della regola. Ad esempio, usa A partire dal… per specificare i mittenti la regola verrà applicata a o Tempo applicare in base alla data. Assicurati di controllare le altre schede come Più scelte e Avanzate, il primo di cui ti consente di impostare le categorie di colore.

Al termine, fare clic ok e ok ancora. Per ulteriori informazioni su tutto questo, leggere la nostra guida su come contrassegnare l'e-mail con la formattazione condizionale Come contrassegnare la posta in arrivo di Outlook con formattazione condizionale Come contrassegnare la posta in arrivo di Outlook con la formattazione condizionale Ogni e-mail è una potenziale distrazione. Ti mostreremo come utilizzare la formattazione della posta in arrivo condizionale - regole, contrassegni di priorità e categorie di colori - in Outlook per mantenere la posta in arrivo chiara e la mente libera da ingombri. Leggi di più .

Richiama un'e-mail inviata

Hai mai inviato una e-mail che vorresti invertire? Questo potrebbe essere possibile. È necessario utilizzare un account Exchange e il destinatario dovrà trovarsi sullo stesso server. Inoltre, se l'e-mail originale è stata letta o spostata in un'altra cartella, il richiamo avrà esito negativo.

Per tentare di richiamare, vai al tuo Oggetti inviati e apri il messaggio che vuoi richiamare. Seleziona il Messaggio scheda sul nastro in alto, quindi, nel Mossa gruppo, clicca Azioni e poi Ricorda questo Mesage ...

Dalla nuova finestra che si apre, decidi l'azione che desideri intraprendere. O Elimina le copie non lette di questo messaggio rimuovere l'e-mail dalla posta in arrivo del destinatario o Elimina le copie non lette e sostituisci con un nuovo messaggio per inviare una nuova email al posto dell'originale.

Ticchettio Dimmi se il richiamo ha esito positivo o negativo per ogni destinatario ti invierà un'e-mail per farti conoscere il risultato di ogni tentativo di richiamo, un riassunto di cui puoi vedere cliccando il puntamento icona nel nastro.

Clic ok quando sei pronto a provare a richiamare il messaggio. Per ulteriori informazioni su questo processo, insieme a tutti i fattori per il richiamo e alcune altre alternative, consulta la nostra guida per il richiamo dell'email Come richiamare un'e-mail in Outlook dopo che l'hai inviata Come richiamare un'e-mail in Outlook dopo l'invio Hai mai colpire inviare e rimpiangere qualche istante dopo? Siamo stati tutti lì, desiderando di poter annullare l'invio. Ti mostriamo come richiamare un'email in Outlook o ritardare l'invio in Gmail. Leggi di più .

Boss Your Inbox

Si stima che 205 miliardi di e-mail vengano inviate ogni giorno. Per fortuna, solo una piccola parte di questi atterrerà nella tua casella di posta, ma è spesso una seccatura riuscire a superarli. Assicurati di utilizzare tutti i nostri suggerimenti per diventare un professionista nella gestione della posta in arrivo.

Vuoi ancora conoscere i suggerimenti di Outlook ancora più fantastici? In tal caso, approfondisci le tue conoscenze con i nostri 10 suggerimenti rapidi per padroneggiare Outlook 10 Suggerimenti rapidi per migliorare in Outlook 10 Suggerimenti rapidi per migliorare in Outlook Stai utilizzando Outlook al massimo delle sue potenzialità? Diventa un esperto di Outlook con la nostra selezione di trucchi e suggerimenti meno conosciuti e osserva la tua produttività decollare. Ulteriori informazioni e 6 modi per aumentare il flusso di lavoro di Outlook 6 Best practice per Outlook per potenziare il flusso di lavoro 6 Le migliori pratiche per Outlook per potenziare il flusso di lavoro Se trascorri un periodo di tempo considerevole con Outlook, dovresti investigare il tuo flusso di lavoro. Fai in modo che le tue email funzionino per te e risparmia tempo per attività più importanti. Leggi di più . Sarai un mago della posta elettronica in pochissimo tempo.

Quali metodi usi per mantenere il controllo sulla tua casella di posta? Ci sono funzionalità che vorresti vedere aggiunte a Outlook?

Scopri di più su: client e-mail desktop, suggerimenti e-mail, Microsoft Outlook.