Dovresti utilizzare documenti PDF o Microsoft Office? I pro e i contro

Tutti noi troviamo documenti PDF ogni giorno: è il formato go-to per estratti conto, manuali di istruzioni, rapporti online e molto altro.

Ma è sempre il miglior formato? Come fai a sapere se dovresti usare un documento PDF o uno dei tipi di file di Microsoft Office?

Se sei in imbarazzo sul formato da utilizzare per quale scopo, continua a leggere. In questo articolo, spiegherò i pro e i contro dell'uso di un PDF rispetto ai file DOC, XLS e PPT.

PDF: i vantaggi

Iniziamo valutando i vantaggi dei documenti PDF. In quali circostanze dovresti sempre usarli?

Autosufficiente

Se produci contenuti da distribuire ad altre persone, ad esempio presentazioni di vendita, appunti di lezioni o newsletter, dovresti utilizzare il formato PDF per inviare i file.

La ragione? I PDF sono autonomi. Il file stesso contiene tutta la formattazione, i caratteri e i layout. Renderanno lo stesso modo ogni volta senza fare affidamento sul sistema operativo, sull'hardware o sul software.

Chiunque abbia aperto un documento Microsoft Word su Google Drive sa quanto sia importante. Se si invia un file DOC a un altro utente che non utilizza la stessa app o non ha gli stessi font installati, spesso avrà un aspetto disordinato.

Stampa di alta qualità

Poiché i documenti PDF sono autosufficienti, i negozi di stampa li accetteranno felicemente. Spesso non accettano documenti di Word Come stampare i documenti di Microsoft Office nel modo giusto Come stampare i documenti di Microsoft Office nel modo giusto A volte sembra impossibile stampare i documenti esattamente nel modo desiderato? Possiamo aiutare! Ti mostriamo tutte le opzioni di stampa e ti aiutiamo a scegliere le giuste impostazioni per documenti perfettamente stampati. Ulteriori informazioni o altri formati di Microsoft Office.

I PDF sono “Quello che vedi è quello che ottieni” - qualunque sia la pagina sullo schermo, puoi stare tranquillo che apparirà allo stesso modo su una copia fisica. Le immagini ad alta risoluzione manterranno il loro aspetto professionale ei layout di pagina non saranno compromessi.

Pertanto, se desideri stampare una serie di poster, volantini o anche una presentazione PowerPoint, assicurati di salvare il file come PDF prima di andare in città.

Formati multipli

Sì, è possibile importare paragrafi di testo in un file di PowerPoint o incollare una diapositiva di PowerPoint in Excel, ma il processo richiede un sacco di ritocchi se si desidera rendere rispettabile il documento finito. I vari formati di Office non sono realmente progettati per innumerevoli formati e molti incorporamenti.

Anche se il tuo documento appare buono sullo schermo, se il file è di grandi dimensioni, potrebbe essere necessario molto tempo per l'apertura e / o il salvataggio. I documenti PDF possono facilmente supportare il testo, quasi ogni tipo di immagine, grafica vettoriale, diapositive, codice HTML e altro.

Interactive

I file di Microsoft Office possono essere interattivi, ma i PDF sono una scelta migliore per moduli di domanda, moduli di feedback e altre situazioni che richiedono l'immissione di dati. Ecco perché:

• Campi Fissi - Non esiste la possibilità per un utente finale di cancellare accidentalmente un campo, interpretare erroneamente quali dati sono necessari o perdere una domanda.
• Guida passo-passo - I creatori possono aggiungere note a margine per guidare gli utenti attraverso forme complicate.
• formule - È possibile creare un PDF aggiungendo immediatamente l'imposta sulle vendite o calcolando i tassi di cambio su una fattura. Ovviamente, Excel ti consente anche di lavorare con le formule e le equazioni Hai bisogno di aiuto con le formule di Excel? 7 Risorse da consultare Hai bisogno di aiuto con le formule di Excel? 7 Risorse da consultare Excel è il gold standard per i fogli di calcolo. Se ti viene richiesto di usare Excel e devi comunque familiarizzare con esso, queste risorse ti introdurranno rapidamente alle nozioni di base e altro ancora. Ulteriori informazioni, ma non è possibile conservare le formule durante la conversione da XLS a PDF.
• Firma - Alcuni servizi, come Adobe Sign e DocuSign, ti permettono di aggiungere la tua firma Puoi firmare elettronicamente i documenti e dovresti? Puoi firmare elettronicamente i documenti e dovresti? Forse hai sentito i tuoi amici esperti di tecnologia gettare sia i termini firma elettronica che la firma digitale. Forse li hai persino sentiti usati in modo intercambiabile. Tuttavia, dovresti sapere che non sono la stessa cosa. In effetti, ... Leggi di più sui contratti e altri documenti personali in modo facile e sicuro.

Compatibilità

Ci sono dei vantaggi nell'usare sia i browser che i lettori PDF specializzati. PDF Reader vs. Browser: quale PDF Viewer è il migliore per te? PDF Reader vs. Browser: quale PDF Viewer è il migliore per te? Un lettore PDF è spesso uno dei primi strumenti che gli utenti installano sul nuovo computer. Non è glamour o sexy, ma è uno strumento vitale nel tuo arsenale di produttività. O è? Leggi di più .

In definitiva, tuttavia, finché il ricevitore ha installato un browser sul proprio sistema, sarà in grado di aprire il file. Non è il caso se si invia un file in DOC, XLS o PPT. Non tutte le suite per ufficio possono gestire tutti i formati.

PDF: svantaggi e alternative

Nonostante questi evidenti benefici, ci sono ancora momenti in cui un formato PDF non è adatto. Vedrò alcune di queste situazioni e ti suggerirò invece cosa dovresti usare.

Comporre il testo

I documenti PDF non dispongono dei potenti strumenti di formattazione di Microsoft Word e altri processori. Non è possibile modificare layout di pagina, font e altri importanti problemi stilistici.

Inoltre, non dispongono di correttori ortografici, correttori grammaticali e altri strumenti di scrittura. Dovresti usare un word processor tradizionale per comporre il tuo testo. Salva il file come PDF solo quando sei sicuro di aver finito.

Modifica del contenuto

I PDF non sono una buona scelta quando qualcun altro deve modificare o aggiungere ulteriori dettagli al documento 5 Strumenti gratuiti per modificare file PDF 5 Strumenti gratuiti per modificare file PDF I file PDF sono universalmente utili. Tuttavia, sono insufficienti quando si tratta di editing. Siamo qui per mostrarti i migliori strumenti gratuiti per modificare i tuoi file PDF. Leggi di più . Ad esempio, se sei responsabile dell'aggiunta di testo a un documento e in una fase successiva del processo qualcun altro è responsabile dell'aggiunta di immagini, non è saggio inviare il file in un formato PDF.

Il formato non è modificabile per natura. I PDF sono semplicemente un'immagine di un documento esistente, piuttosto che essere un documento originale a pieno titolo. Nella migliore delle ipotesi, la maggior parte dei lettori PDF ti consente di modificare solo poche parole alla volta.

immagini

Se è necessario riutilizzare le immagini da un documento in un secondo momento, attenersi alle app di Office. Troverai più difficile - se non impossibile - estrarre le immagini incorporate da un documento PDF.

Se è assolutamente necessario estrarre un'immagine da un PDF, è possibile afferrare una schermata di stampa e modificare l'immagine in Paint, ma non è un flusso di lavoro efficiente e probabilmente si perderà parte della qualità dell'immagine.

Collaborazione

Le app per la creazione di PDF non hanno strumenti per la collaborazione. Alcuni strumenti a pagamento introducono funzionalità che i migliori lettori gratuiti I 6 migliori lettori PDF per Windows I 6 migliori lettori PDF per Windows Adobe Reader non è sempre la scelta migliore per la visualizzazione di PDF. Ecco i migliori lettori di PDF per Windows 10 da considerare. Per saperne di più non includere, ma il processo è ingombrante.

La maggior parte delle suite di produttività come Microsoft Office 365 e le app di Google Drive ora consentono la collaborazione in tempo reale sui documenti 3 Strumenti di collaborazione e collaborazione online di Microsoft Office che stupiscono 3 Strumenti di collaborazione e collaborazione online Microsoft Office che stupiscono con Office 2016 e la sua controparte online gratuita, Office Online , Microsoft ha implementato nuovi strumenti che consentono ai team di collaborare in remoto e in tempo reale. Ti mostriamo ciò che non puoi perdere. Leggi di più . Ancora una volta, puoi fare tutto il tuo lavoro utilizzando una suite tradizionale, quindi salvare in PDF una volta completato il documento.

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Spero di avervi dato una panoramica generale su come i documenti PDF si confrontino con i tipici formati di file della suite Office, oltre a spiegare quando utilizzare i PDF e quando evitarli.

Mi piacerebbe sapere cos'altro aggiungere a questa lista. Ho perso qualche professionista? Ho trascurato degli svantaggi significativi? Puoi lasciare i tuoi pensieri e opinioni nella casella dei commenti qui sotto.

Immagine di credito: NY Studio tramite Shutterstock.com

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