I 5 migliori consigli per la gestione dei progetti per principianti

Stai appena entrando nella forza lavoro o in un nuovo lavoro con la tua azienda esistente come project manager? Impariamo molto al college e con programmi per questa posizione.

Tuttavia, molte parti dell'essere un project manager vengono apprese lungo la strada e attraverso l'esperienza. Se stai assumendo un ruolo di project manager per la prima volta, qui ci sono solo cinque suggerimenti per la gestione del progetto che ti aiuteranno a iniziare.

1. Usa gli Strumenti Giusti

Scegliere i giusti strumenti di gestione dei progetti Come utilizzare Microsoft OneNote per la gestione dei progetti Come utilizzare Microsoft OneNote per la gestione dei progetti OneNote è lo strumento di collaborazione ideale per la gestione di progetti semplici in piccoli team. Ed è completamente gratuito. Guarda come OneNote può aiutare i tuoi progetti a decollare! Leggi di più è estremamente importante. Queste applicazioni diventeranno i tuoi migliori amici per tutta la vita dei tuoi progetti. Se sei ancora in aria con cui scegliere, ecco le caratteristiche che dovresti cercare e i suggerimenti che puoi esplorare.

Facilità d'Uso

L'utilizzo di uno strumento intuitivo nel design e nelle funzionalità è più significativo di quanto si possa pensare. Dovresti usare un'applicazione facile da comprendere fin da subito.

Accessibilità multipiattaforma

Mantenere le attività e gli stati dei progetti è semplice con strumenti che puoi utilizzare sia sul tuo computer sia sul tuo dispositivo mobile.

Funzionalità utili

Alcune applicazioni sono robuste e complete. Ti consentono di creare diagrammi di Gantt, calendari specifici del team, elenchi compiti, linee di base, automazioni e molto altro ancora. Per i project manager professionisti, gli strumenti onnicomprensivi sono convenienti. Ciò include applicazioni come Microsoft Project, Smartsheet e Zoho Projects.

Altre applicazioni potrebbero non contenere tutti i campanelli e i fischi come strumenti simili, ma potrebbero essere più facili da imparare e includere le caratteristiche esatte di cui hai bisogno. Per questa situazione, controlla applicazioni come Trello, Wrike e Asana per le attività, la collaborazione e il monitoraggio semplice.

La linea di fondo è che dovresti determinare quali funzionalità hai bisogno e che vuoi di più, e poi controllare vari strumenti per scoprire quale è meglio per te.

2. Usa modelli

Non devi solo prepararti per il progetto, ma il “lavoro d'ufficio” coinvolto nella sua gestione. Dalla pianificazione della riunione ai rapporti sullo stato fino agli aggiornamenti via email, preparati per il tuo progetto raccogliendo modelli pratici e che fanno risparmiare tempo.

I modelli sono disponibili in tutte le forme e dimensioni e, più comunemente, per le applicazioni Microsoft Office come Word, Excel, PowerPoint e OneNote. MakeUseOf ti ha coperto con una varietà di modelli di articoli per tutte le esigenze del tuo progetto.

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3. Sii preparato per il cambiamento

Sarebbe meraviglioso se ogni progetto fosse andato esattamente come previsto dall'inizio alla fine. Sfortunatamente, questo spesso non è il caso. Affrontare i fastidi del progetto come lo scope creep fanno parte del lavoro. Tuttavia, appariranno probabilmente altre cose fuori dal tuo controllo.

• Potresti avere un membro del team che non può completare le attività a causa di una malattia o di un'emergenza. Questo potrebbe richiedere di spostarti rapidamente per portare un nuovo membro del team per completare le attività o persino per portarle su te stesso, in alcuni casi.
• Potresti avere un problema di sistema a breve termine che impedisce all'intero team di completare le attività. Ciò potrebbe richiedere a tutti di lavorare ore extra per recuperare il tempo e rimanere in pista.
• Potresti avere un supervisore che richiede di apportare le modifiche richieste dal cliente nel bel mezzo del progetto. Ciò attiverà una valutazione dell'impatto e adeguamenti delle attività e delle scadenze.

Quindi preparati a gestire il cambiamento grazie alla flessibilità e all'adattabilità in caso di problemi.

4. Conosci la tua squadra

A seconda della tua azienda e del tuo settore, potresti avere una squadra permanente o una che è assemblata con ogni nuovo progetto. In ogni caso, conoscere il tuo team è una parte importante della gestione di un progetto di successo. Ma questo può essere difficile se ti unisci a una nuova azienda oa un altro dipartimento.

Ascolta e impegna

Quando vi incontrate con il vostro team di progetto 5 Suggerimenti per aiutarvi a realizzare il passo perfetto per il vostro capo o il team 5 Suggerimenti per aiutarvi a ottenere il tono perfetto per il vostro capo o per la squadra Presentare al vostro capo può essere un'esperienza intimidatoria. Ecco alcuni suggerimenti per assicurarti che il tuo pitch sia perfetto. Per saperne di più, prestare attenzione al linguaggio del corpo, all'atteggiamento e all'interesse dei partecipanti. Ascolta ciò che hanno da dire, fai domande e incoraggia l'interazione. Sii professionale, ma non aver paura di sprecare un po 'il tuo senso dell'umorismo per rompere il ghiaccio.

Prendere appunti

Tenere traccia delle attività e delle scadenze dei membri del team fa parte dell'essere un project manager. Ma prendere appunti sui membri del tuo team può anche aiutarti a conoscerli meglio.

• Bill è sempre puntuale e ti fornisce i suoi aggiornamenti di stato?
• Carol ha problemi a parlare quando ha bisogno di aiuto?
• Mark è cattivo nel rispettare le sue scadenze?

Prova a annotare gli appunti durante le riunioni, dopo un colloquio personale o durante la lettura delle e-mail dai membri del team. Questo sicuramente aiuterà con i progetti attuali e futuri con loro.

5. Continua a comunicare

Come project manager, ti aspetti la comunicazione dalla tua squadra. Vuoi aggiornamenti di stato forniti e domande o dubbi comunicati a te. Allo stesso tempo, dovresti pianificare di comunicare elementi specifici alla tua squadra come loro project manager.

Condurre riunioni regolari

Per mantenere la tua squadra in pista e sulla stessa pagina, pianifica regolari riunioni di progetto. Il modo migliore per farlo è trovare il giorno e l'ora che funzionano meglio per il team e creare una riunione settimanale ricorrente. Ciò consente alla tua squadra di conoscere la routine e prepararsi di conseguenza.

Follow Up After Discussions

Dopo ogni riunione, dovresti inviare un seguito alla tua squadra. La tua email dovrebbe includere i verbali della riunione e gli elementi di azione risultanti dalla discussione. Questo è quando quei modelli formidabili possono tornare utili.

Fornire aggiornamenti di stato

In qualità di project manager, probabilmente stai segnalando progressi al tuo diretto superiore e probabilmente fino alla catena del team esecutivo. Quando i cambiamenti sono richiesti dai maggiori, le richieste arrivano dal cliente, o il tuo team riceve semplicemente elogi per il loro lavoro, assicurati di condividerlo con loro.

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Quali cose hai imparato finora nel tuo ruolo di project manager? Ci sono abilità interpersonali, professionali o personali che trovi ti aiutano di più in quella posizione? Si prega di condividere i vostri suggerimenti e suggerimenti con gli altri che sono nuovi a questo ruolo commentando di seguito.

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