Il modo migliore per organizzare i tag Evernote Use

Hai usato Evernote per anni, con tutta la tua vita memorizzata sul tuo account. Tutto funzionava così bene. Ma quella meticolosa struttura del notebook non è altro che una piaga della tua esistenza.

Stai cercando una nota specifica? Puoi anche provare a trovare una scoreggia in una tempesta.

Ma ricorda, il problema non si basa su Evernote qui. Evernote è in realtà uno strumento incredibile. Stai semplicemente organizzando le tue note in un modo che non può essere ridimensionato. C'è una soluzione, però. Ed è una soluzione che può funzionare per chiunque, indipendentemente da quante note si stia cercando di mantenere.

Il problema con i notebook di Evernote

Evernote ha tre livelli per la sua struttura organizzativa. È piuttosto semplice, ma devi comprenderlo per ottenere il massimo dall'app.

Prima di tutto sono i Quaderni. Questi sono come “cartelle”, dove si salvano le singole note.

Avanti sono pile. Queste sono come cartelle principali per aiutare a organizzare meglio i tuoi taccuini.

Quando molte persone iniziano a utilizzare Evernote, si fissano su questi notebook e stack. È probabilmente una sbornia dall'organizzare i tuoi file su Windows allo stesso modo. Ma i quaderni e gli stack di Evernote hanno due problemi principali.

• I notebook non possono essere nidificati. Ciò significa che la tua struttura organizzativa può essere solo un livello profondo. In altre parole, tu può avere una cartella figlio all'interno di una cartella genitore. Ma tu non si può avere una cartella figlio all'interno di un'altra cartella figlio.
• Il secondo (e il più frustrante) è che puoi solo piazzare ogni nota in uno Taccuino. Se hai una nota rilevante per due taccuini ... dura. Puoi solo scegliere uno.

Man mano che la tua libreria di note cresce, questi problemi sono quasi garantiti per trasformare le tue note altrimenti organizzate in un casino completo.

Fortunatamente, Evernote ha un terzo strumento organizzativo: tag. Puoi assegnare tag descrittivi e ricercabili a ciascuna nota per organizzare in modo granulare le tue note. Puoi anche nidificare questi tag e assegnare diversi tag a ciascuna nota. Problema risolto.

Risolvere il problema del tuo notebook

Se hai un sistema complesso di quaderni, la prima sfida è quella di restringere il campo al minor numero possibile.

Prima di riorganizzare il mio account, avevo più di 40 taccuini individuali. Ora ne ho cinque. Tu, tuttavia, potresti scegliere di avere solo due o tre. Questi nuovi taccuini sono semplicemente un modo per organizzare tutto estremamente in linea di massima. La vera organizzazione viene dopo.

La tua casella di raccolta

Il più importante dei tuoi pochi notebook dovrebbe essere il taccuino iniziale creato per te quando imposti il ​​tuo account Evernote. Di default, questo è chiamato “Notebook [Username]”. Rinominare questo per qualcosa di simile “-Posta in arrivo” o “-CollectionBox” per renderlo più descrittivo.

Mancia: Posizionando un simbolo come “-” prima che il nome del notebook mantenga il notebook nella parte superiore dell'elenco dei notebook.

Questo notebook è dove salverete praticamente tutte le nuove note di default. Quando si crea una nuova nota tramite l'app mobile o si acquisisce uno screenshot con il web clipper di Evernote Il nuovo web clipper di Evernote è lo strumento di conservazione dei contenuti di Evernote Il nuovo web clipper di Evernote è l'ultimo strumento di salvataggio dei contenuti Il web clipper di Evernote non è nuovo. Ma se non hai ascoltato, o forse non ti è piaciuto il clipper Evernote in passato, questo è il momento giusto per esaminarlo di nuovo. Per saperne di più, questi dovrebbero essere tutti scaricati nel tuo “CollectionBox”. Ciò ti evita il fastidio di etichettare ogni singola nota non appena la crei.

È molto più produttivo processare i processi che etichettano Time Blocking - The Secret Weapon per una migliore messa a fuoco Time Blocking - The Secret Weapon per una migliore messa a fuoco Stai cercando un modo più efficiente per organizzare i tuoi giorni di lavoro? Prova Time Block. Questa tattica di gestione del tempo può aiutarti a tenerti in pista mantenendo a bada distrazioni, procrastinazione e multitasking improduttivo. Leggi di più ogni settimana (o mese). Avere tutte queste nuove note in un unico notebook come questo rende la codifica rapida e semplice.

Un numero limitato di altri notebook

Dovresti creare altri quaderni con parsimonia. Più taccuini crei, più tempo ci vorrà per decidere dove ogni nota appartiene. E più difficile sarà per te trovare le note più tardi.

Dato che questo nuovo sistema si basa molto sui tag per l'organizzazione delle note, i notebook sono appena necessari. Se lo porti all'estremo, potresti creare solo uno ha chiamato un altro taccuino “FilingCabinet”.

Mancia: Evita di inserire spazi nei nomi e nei tag del tuo notebook. Ciò rende la ricerca molto più semplice.

Dopo aver taggato ogni nota nel tuo “CollectionBox”, spostalo sul tuo “Casellario”. In questo modo, saprai sempre dove stai. E se hai un sistema di tagging decente, è facile mantenere un numero enorme di note organizzate con solo due notebook. Maggiori informazioni su questo più tardi.

Ho scelto di creare qualche altro notebook, comunque.

• idee - Eventuali note che descrivono le idee che voglio salvare, comprese le idee sugli articoli, i luoghi in cui spero di recarmi, ecc.
• Personale - Dove immagazzino le note non relative al lavoro.
• Riferimento - Dove sono salvati articoli, note del libro, schermate, citazioni, PDF, ricevute, ecc. Fondamentalmente, qualsiasi “conoscenza” Potrei voler trovare in futuro. Questo è di gran lunga il mio taccuino più grande.
• Lavoro - Dove memorizzo le note relative al lavoro.

La tua struttura di notebook sarà sicuramente diversa da questa. Basta pensare a creare quaderni con parsimonia. Più taccuini hai, più è difficile mantenere tutto organizzato.

Seriamente con tagging

Come ho detto, i tuoi quaderni dovrebbero essere solo le basi della tua struttura Evernote. L'essenza del tuo sistema dovrebbe fare affidamento su tag.

L'opzione non scalabile qui è di taggare le note con un paio di argomenti di massima e spero che tu ricordi questi tag in futuro. Buona fortuna!

L'opzione scalabile (un piccolo campione dei miei tag è sotto) è molto più elegante.

In sostanza, quando tagghi ciascuna nota, vuoi sapere alcune cose a riguardo:

• A quale area si riferisce, in linea di massima; preceduto da “1”.
• Che tipo di contenuto è; preceduto da “2”.
• Che tema (i) copre, più specificamente; preceduto da “3”.

Il sistema che sto sostenendo fa proprio questo. Quando contrassegno ogni nota utilizzando questo sistema, so che voglio taggare questi tre cose specifiche a proposito. Ogni nota dovrebbe avere almeno un tag che si riferisce a ciascuno di questi tre punti. Ciò semplifica l'ordinamento e la ricerca di note a livello granulare.

Ad esempio, quando ripasso l'evidenziazione sottostante dal libro di Jack Kerouac Sulla strada, Posso vedere a colpo d'occhio che ho taggato tutti e tre i punti. Questa è una nota personale (il che significa che non è correlata al lavoro), è una nota di un libro, ed è sul tema della vita e dei viaggi.

La tua tassonomia di tagging individuale sarà diversa dalla mia. Ma una struttura relativamente simile è un modo estremamente scalabile per organizzare i tuoi appunti. Ci vuole un po 'di tempo per abituarsi a questo, ma presto diventerà una seconda natura.

Trovare note specifiche

Quando si tratta di trovare note in futuro, ci sono due funzioni che sono particolarmente utili: la barra di ricerca e le ricerche salvate.

Quando si utilizza la barra di ricerca, è possibile cercare più tag per trovare esattamente ciò che si sta cercando. Diciamo che ricordi di aver salvato una nota da una conversazione che hai avuto con un amico sul viaggio in Brasile. Se hai taggato questa nota in modo corretto, la ricerca seguente avrebbe sollevato quella specifica conversazione.

Questa è la vera bellezza dell'utilizzo di questo tipo di sistema di tagging. Stai cercando una citazione sulla politica? Nessun problema.

Mancia: Inserire i numeri prima di tag come questo ti aiuta a sapere che hai assegnato tag per ciascuna delle tre aree relative a ciascuna nota. Questo ti assicura di coprire tutti gli angoli per aiutarti a trovare le note in futuro.

Per le ricerche che ti trovi ad eseguire regolarmente, imposta una ricerca salvata. Per fare ciò, imposta la tua ricerca. Nella parte inferiore della casella di ricerca, puoi anche aggiungere altri parametri come taccuini, tag, parole chiave, ecc ... Di seguito, ho impostato una ricerca salvata di idee relative al lavoro.

Al termine della ricerca, fare clic su Windows File> Salva ricerca, Su Mac fare clic Modifica> Trova> Salva ricerca, e dai il nome alla tua ricerca. D'ora in poi, quando fai clic sulla casella di ricerca, vedrai un collegamento a quella ricerca salvata per visualizzare immediatamente i risultati. Puoi anche trascinare la ricerca salvata sul widget scorciatoie per un accesso ancora più semplice.

Automatizza dove possibile

Non ha senso passare più tempo a taggare i tuoi appunti di quanto sia necessario. Fortunatamente, puoi automatizzarlo in alcune aree. Il modo principale per farlo è usare la piattaforma di automazione IFTTT (se questo, poi quello).

Puoi usare IFTTT per collegare diversi servizi Cattura le tue idee creative immediatamente con la semplicità di IFTTT Cattura le tue idee creative immediatamente con la semplicità di IFTTT La creazione di un sistema centrale per tracciare le tue idee vale il tempo e lo sforzo richiesto. La tua creatività e produttività ti ringrazieranno per questo. Ecco un modo semplice. Leggi di più sul tuo account Evernote. È quindi possibile dire alla piattaforma di salvare determinati tipi di note su determinati portatili. Può persino assegnare tag specifici.

Ho questo set up per salvare tutti i miei post Instagram sul mio taccuino Reference e taggare questi 1personal, 2ststagram, 3travel.

Sono anche dipendente dalla lettura di articoli su Instapaper Diventa un Power User di Instapaper con queste 6 fantastiche funzionalità Diventa un utente di Power Instapaper con queste 6 fantastiche funzionalità Nonostante un'incredibile percentuale di adozione, una pletora di funzionalità di Instapaper spesso rimane inesplorata. Diamo un'occhiata ad alcuni di loro. Leggi di più e prendi un sacco di note su ciò che leggo. Ha quindi senso avere un'altra configurazione di automazione che salva tutti i punti salienti di Instapaper nel mio taccuino CollectionBox, con il tag “2contentnotes”. Questo mi fa risparmiare un po 'di tempo quando si tratta di taggare ogni cosa nella mia CollectionBox ogni settimana.

Per vedere un elenco più completo di come IFTTT può funzionare con Evernote, vedere qui.

Potrebbe funzionare per te?

Questo metodo potrebbe non sembrare semplice come trascinare e rilasciare le note in quaderni vaghi. Ma è molto più scalabile. In breve:

• Salva praticamente tutte le tue note a “CollectionBox” taccuino.
• Tagga regolarmente ciascuno dei tuoi appunti, usando una tassonomia che funziona per te. Questo dovrebbe spiegare:
  1. A cosa si riferisce la nota.
  2. Che tipo di contenuto è.
  3. Quali temi copre.
• Sposta la nota su uno dei pochi blocchi appunti che hai impostato.
• Utilizza questi tag per trovare note specifiche in futuro.

Questo sistema di tagging (o qualcosa di simile) può aiutarti a localizzare note specifiche in flash. Mantiene tutto molto più organizzato Come organizzare la tua lista di lettura fuori controllo in questo momento Come organizzare la tua lista di lettura fuori controllo in questo momento Una lista di lettura offre molte funzioni, dalla pratica all'ispirazione. Ma può anche sfuggire di mano. L'utilizzo di questi suggerimenti per gestire il tuo hobby di lettura può fare miracoli per la tua vita. Leggi più della maggior parte degli altri sistemi là fuori. E rimane organizzato indipendentemente da quante note tu abbia.

Se decidi di andare avanti con un sistema come questo, ci vorrà del tempo per riorganizzare la tua libreria Evernote. Ma una volta che hai preso parte alla routine di taggare le tue note in questo modo, inizierai a capire quanto può essere utile Evernote.

È un sistema che pensi possa funzionare per te? Se no, come mai?

Immagine di credito: Antonio Guillem tramite Shutterstock.com

Scopri di più su: Evernote, App per prendere appunti.